Business Knigge

Small Talk hilft dabei, die Stimmung etwas aufzulockern und sorgt obendrein für eine entspannte Atmosphäre. Doch wie beginnt man eine zwanglose Unterhaltung? Einen möglichen Einstieg bilden Fragen. Gleichzeitig zeugt es von Interesse, etwas mehr über seinen Gesprächspartner erfahren zu wollen. Bei Geschäftsterminen bieten sich Themen wie die Anreise oder die berufliche Position an. So können Sie sich beispielsweise bei Ihrem Geschäftspartner erkundigen, wie seine Anfahrt zum Meeting war.

Beim Small Talk ist es ratsam, sensible Themengebiete wie Politik, Moralvorstellungen, Religion oder Krankheiten auszulassen. Unverfängliche Themenbereiche sind zum Beispiel Reisen, Hobbys oder das Wetter. Sie sind eine gute Wahl für eine lässige Unterhaltung, da sie kein Fachwissen voraussetzen.

Wie die Bezeichnung „Small Talk” vermuten lässt, ist dieser nur von kurzer Dauer. Bei Business Meetings widmet man sich nach wenigen Minuten seichter Plauderei den geschäftlichen Themen. Der Übergang erfolgt dabei nicht schlagartig, sondern geht fließend in die Geschäftsebene über. Eine mögliche Überleitung ist der Bezug auf den Gesprächsanlass. Schließlich findet das Geschäftstreffen aus einem bestimmten Grund statt.

Bei kurzen Treffen auf Veranstaltungen wie Kongressen oder Konferenzen gibt es mehrere Optionen, das Gespräch zu beenden. Versuchen Sie dabei, einen positiven Abschluss zu finden. 

Im Notfall dürfen Sie dafür auch einen Vorwand erfinden, wie zum Beispiel:

„Das ist ein wirklich spannendes Thema und ich könnte mich noch stundenlang mit Ihnen darüber unterhalten. Leider muss ich jetzt zum nächsten Termin aufbrechen.”

Im Anschluss daran bedanken Sie sich für die Konversation. Das können Sie beispielsweise mit folgendem Satz ausdrücken:

„Danke für diese anregende Unterhaltung. Ich freue mich auf ein Wiedersehen.”

Darüber hinaus haben Sie bei dieser Verabschiedung auch die Gelegenheit, Ihre Visitenkarte zu überreichen.

In der Berufswelt unterscheidet man zwischen verschiedenen Kleidungsstilen. Hier ein Überblick der wichtigsten Dresscodes im Businessalltag:

• Casual

Das englische Wort „casual” meint in der Modewelt eigentlich „Freizeitbekleidung”. Wenn allerdings im Büro die Rede von diesem Kleidungsstil ist, darf die Bedeutung nicht allzu wörtlich genommen werden. Denn dort bedeutet casual, ein entspanntes Outfit zu tragen, das dennoch optisch etwas hermacht. Es geht also um einen Balanceakt zwischen geschmackvoller und gleichzeitig bequemer Kleidung. Das kann beispielsweise eine gebügelte Stoffhose und ein Polohemd sein. Röcke in angemessener Länge (Minimum eine Handbreite oberhalb der Knie) oder Jeans trägt man bei diesem Dresscode mit lockeren Hemden oder Blusen. Für die Damen kommen auch dezente Kleider infrage. Bei der Wahl des Schuhwerks bieten sich gepflegte Sneaker oder offene Schuhe an. Optional kann der casual Look mit Accessoires kombiniert werden. Eine Krawatte ist bei diesem Kleidungsstil jedoch nicht vorgesehen.

• Business casual

Der Dresscode Business casual eignet sich für informelle Anlässe im Beruf. Events wie interne Meetings oder ein Business Brunch sind typische Beispiele für diesen Look. Er ist generell als leger zu beschreiben, doch ist er nicht so lässig wie Freizeitbekleidung bzw. casual. Mögliche Kleidungskombinationen sind ein Sakko oder ein Blazer mit einem Hemd oder einer Bluse. Dazu trägt man eine Stoffhose, eine gute Jeans oder einen Rock. Genauso wie beim casual Outfit darf auch hier der Schlips zu Hause bleiben. Im Hinblick auf die Schuhwahl sind elegante Loafer, Budapester, flache Peeptoes oder Sandaletten mit kurzem Absatz eine Möglichkeit.

• Business Attire

Unter dem Business Attire oder Business Dresscode versteht man eine formale Kleidung für offizielle und geschäftliche Angelegenheiten. Bei Männern setzt sich dieser Kleidungsstil aus einem Anzug mit Hemd, einer Krawatte und Anzugsschuhen zusammen. Frauen greifen dahingegen zu Hosenanzügen oder Kostümen in Kombination mit eleganten Schuhen. Was die Farbauswahl betrifft, sind gedeckte, unauffällige Farben empfehlenswert. Beim Schließen von Sakkos gilt, dass immer der unterste Knopf offenbleibt, unabhängig davon, wie viele Knöpfe das Oberteil hat.

Bei aller Aufgeschlossenheit und Toleranz gibt es Empfehlungen, die bei der Kleidungswahl für die Arbeit – speziell für Bürojobs – beachtet werden sollten. Kurze Hosen, Muskelshirts und offene Schuhe sind für Männer im Büro tabu. Frauen sollten nicht zu viel Bein zeigen und tief ausgeschnittene bzw. bauch- oder rückenfreie Oberteile lieber nur in der Freizeit tragen. Ebenso sind Gesundheitssandalen ebenso im Freizeitbereich zu sehen wie ausgefallene Plateauschuhe.

Pünktlichkeit ist das A und O in der professionellen Arbeitswelt. Bei Meetings beweist pünktliches Erscheinen Verantwortungs- und Pflichtbewusstsein. Unpünktlichkeit ist dahingegen ein Ausweis für mangelnde Professionalität und Unhöflichkeit.

Ein Smartphone ist praktisch und erweist sich oftmals als netter Zeitvertreib. Wenn Mitarbeiter jedoch während einer Besprechung am Handy hängen, wirkt das unhöflich und unseriös. Zudem sind Telefone während eines Meetings auf lautlos zu stellen, damit es zu keinen Störungen kommt. Ist es aufgrund wichtiger Umstände unvermeidbar, ein bestimmtes Telefonat entgegenzunehmen, weisen Sie die Meeting-Teilnehmer darauf hin. Bitten Sie höflich darum, den Raum kurz verlassen zu dürfen, um die Angelegenheit zu klären.

Sie finden Geräusche wie lautes Kauen, Schmatzen oder Schlürfen irritierend? Damit sind Sie nicht allein. Bei Meetings ist Essen störend und unangebracht. Außerdem zeugt es nicht gerade von Aufmerksamkeit, wenn jemand während eines Vortrags genüsslich sein Pausenbrot verzehrt. Bitten Sie, wenn es gar nicht mehr geht und Sie essen müssen, um eine kurze Pause.

Wer schon einmal einen Vortrag oder eine Präsentation gehalten hat, der weiß, wie unangenehm Plaudereien im Publikum sind. Sie können Vortragende verunsichern und lenken obendrein die anderen Teilnehmer des Meetings ab.

Bei einem geschäftlichen Essen begrüßen alle Teilnehmer den Gastgeber zuerst. Nach dem Empfang warten die Gäste darauf, dass der Gastgeber ihnen einen Sitzplatz zuweist.

Haben alle Teilnehmer des Geschäftsessens Platz genommen, geht es zur Auswahl von Speisen und Getränken. Empfehlungen des Gastgebers können in diesem Zusammenhang ein Hinweis darauf sein, an welcher Preiskategorie Sie sich bei der Wahl von Speisen und Getränken orientieren sollten. Bestellen Sie außerdem nur Gerichte, mit denen Sie sich „sicher” fühlen. Kompliziertes Filetieren und lästige Kleckereien bringen Sie möglicherweise in Verlegenheit.

In der westlichen Welt gehört die Verwendung von Besteck und Servietten bei Geschäftsessen zum Standard. Ist das Besteck einmal aufgedeckt, arbeiten Sie sich je nach Speisegang von außen nach innen vor. Neben Regelungen zum Essbesteck gibt es auch beim Gebrauch von Servietten gewisse Dinge zu beachten: Verwenden Sie zum Reinigen des Mundes nur die Innenseite der Serviette und platzieren Sie diese danach wieder zusammengefaltet auf Ihrem Schoß.

Ein Geschäftsessen ist ein Anlass für Small Talk. Auch hier sind keine polarisierenden Themen erwünscht. Bevorzugen Sie deshalb lockere und positive Gesprächsinhalte. Ist der Grund des Essens der Abschluss eines Geschäfts, besprechen Sie diese Inhalte erst am Ende der Mahlzeit.

Vertrauliche Belange bespricht man am besten unter vier Augen. Das ist zum Beispiel bei der Unterzeichnung von Geschäftsverträgen oder der Aushandlung von Geschäftsstrategien der Fall. Eine Grundregel ist bei Business Gesprächen, den anderen nicht zu unterbrechen. Zudem sollten Sie sich um die richtige Anrede Ihres Gegenübers bemühen. Über die Frage nach dem „Du“ oder „Sie“ entscheidet stets die ranghöhere Person.

Das Telefonat eignet sich sowohl für die firmeninterne als auch für die externe Kommunikation. Ein geschäftliches Gespräch beginnt mit einer höflichen Begrüßung und der Vorstellung des Anrufenden. Danach wird ohne große Umwege der Grund des Anrufs genannt. Hier ist es von Vorteil, sich vorab ein Konzept für das Gespräch zurechtzulegen und alle notwendigen Unterlagen bereitzuhalten. Während des Telefongesprächs sind störende Tätigkeiten wie Essen oder Trinken zu vermeiden.

E-Mails erlauben es, Botschaften innerhalb weniger Sekunden zu übermitteln. Im beruflichen Alltag existieren gewisse Richtlinien für die Kommunikation per Mail. Zunächst braucht eine E-Mail einen aussagekräftigen Betreff, damit der Empfänger gleich weiß, um was es geht. Der eigentliche Text beginnt mit der Begrüßung und Anrede, wie zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr Mustermann“. Danach folgt die Beschreibung des Sachverhalts. Die E-Mail schließt mit einer Grußformel, beispielsweise „Mit freundlichen Grüßen“ und dem Namen des Absenders ab. Vor dem Abschicken der Nachricht sollte der Inhalt auf die korrekte Rechtschreibung, Grammatik und Interpunktion kontrolliert werden.

Business casual ist ein informeller Kleidungsstil, der oftmals im Büro und bei legeren beruflichen Anlässen zum Einsatz kommt. Sie können beispielsweise ein Sakko oder einen Blazer zu einem Hemd oder einer Bluse tragen und diese mit einer Stoffhose oder einem Rock kombinieren.

Unter der Business Etikette versteht man bestimmte Verhaltensregeln und Umgangsformen, die speziell für den beruflichen Kontext vorgesehen sind. Dazu gehört zum Beispiel Höflichkeit, Angemessene Kommunikation und Fairness.

Beim Small Talk sind polarisierende Themen wie zum Beispiel Krankheiten, Moralvorstellungen, Politik oder Religion zu vermeiden.

Die empfohlene minimale Länge eines Kleides oder eines Rockes im Büro beträgt eine Handbreite oberhalb der Knie.

Im beruflichen Kontext reicht die ranghöhere Person zuerst die Hand.