Personalsuche inmitten der digitalen Transformation behält ihre Bedeutung. Digitale Recruiting-Konzepte und künstliche Intelligenz wirken nicht nur auf die Suche nach geeigneten Fach- und Führungskräften ein sondern auch auf das Rollenverständnis der gesamten Personalarbeit. Über den Wandel, dessen Herausforderungen und Perspektiven sprechen Peronalberatungs- und Recruiting Experten von Randstad und Pawlik Consulting. Eva-Maria Sieland verantwortet deutschlandweit den Bereich Personalvermittlung bei Randstad, Arne Adrian ist Geschäftsführer des Rekruitingspezialisten Pawlik Consultants.

Wird digitales Recruiting mit Blick auf Automatisierung und KI künftig noch einmal anders aussehen? Ist es bei der Masse potenzieller Recruiting-Kanäle überhaupt sinnvoll mithalten zu wollen? Diese und weitere Fragen werden im Interview behandelt. 

Ganz grundsätzlich: Haben sich in der jüngsten Zeit bei der digitalen Personalarbeit corona-bedingt einige Parameter verschoben?

AA: Kein Frage, ja. In den vergangenen Monaten war HR quer durch die verschiedenen Branchen mit Krisenmanagement und Interventionen gefragt. Da wurde Kompetenz in Themen gefordert, die viele Firmen kaum mehr auf dem Radar hatten.  Denken Sie an Remote Leadership oder Homeoffice. In gewisser Hinsicht war die Ausnahmesituation sogar ein Glücksfall. Die Personaler konnten ihre Beratungskompetenz für das Management zeigen und ausbauen. In der Vergangenheit beobachteten wir, dass einige HR-Abteilungen als reine Service-Center betrachtet wurden. Jetzt erleben wir einen Richtungswechsel: weg vom Verwalten, hin zum Gestalten. Wenn die Personaler es geschickt anstellen, können sie ihre neue strategische Rolle – die eigentlich ihre wichtigste Aufgabe ist – dauerhaft behaupten.

EMS: Es ist sicherlich überall spürbar, dass die Corona Krise die Unternehmen hart trifft. Auch im Personalwesen und allem voran im Recruiting. Viele Unternehmen fahren aus wirtschaftlichen Gründen und den mehr als volatilen Geschäftsaussichten ihre Recrutingaktivitäten runter - und haben gleichzeitig auch genug damit zu tun, die klassischen Themen der HR Arbeit sowie die hoch anspruchsvollen Themen wie Kurzarbeit - im Homeoffice von jetzt auf gleich - administrativ zu bewältigen. Das funktioniert in einigen Unternehmen besser und in einigen Unternehmen schlechter - je nachdem wie die technischen Voraussetzungen gegeben sind. Und sind wir ehrlich: “Digital Enablement” im Zusammenspiel mit einer Homeofficekultur war in vielen Unternehmen vor Corona nicht notwendig, stand nicht im Vordergrund. Das ist jetzt anders. Jede HR Abteilung muss nicht nur prüfen, inwiefern und wie aktuell die HR-Prozesse remote – also unter Homeoffice-Bedingungen – vollzogen werden, sondern auch beschleunigt daran arbeiten die Ursache für “unzureichende Digitalisierung” zu beseitigen. Das ist wettbewerbsentscheidend. 

Gerade beim Recruiting für das neue Ausbildungsjahr haben sich bei einigen Unternehmen Defizite gezeigt. Kurzfristig ließ sich da nichts mehr aktivieren, was nicht schon da war. Gibt es aus Ihrer Sicht Lerneffekte?

AA: Viele denken jetzt intensiv darüber nach, wie sie neue Zielgruppen erreichen. Vor allem, weil die Erkenntnis gereift ist, dass sie mit klassischen Stellenanzeigen und ihren Karriereseiten auf der Homepage an Grenzen stoßen. Das liegt auch daran, dass sich die Recruiter einem ganz neuen Wettbewerb stellen müssen: Früher hat ein Maschinenbauer nach Ingenieuren gesucht. Heute sind zwei von drei Fachkräften, die neu dazukommen, Software-Entwickler. Hier werden wir in nächster Zeit dramatische Verschiebungen sehen.

EMS: Die Wirtschaftslage in den Unternehmen entscheidet maßgeblich über die Ausbildungsbereitschaft. Viele Unternehmen zögern, neue Auszubildende unter Vertrag zu nehmen. Damit könnte dem Corona-Lockdown in zwei Jahren ein „Lockdown wegen Fachkräftemangel“ folgen. Zudem gibt es regional und branchenbezogen große Unterschiede, was Angebot und Nachfrage angeht. Und wenn Sie nach Lerneffekten fragen, hier gibt es zwei Komponenten: einmal der Blick auf die Berufswünsche der Jugendlichen und einmal der Blick auf die Art des Lernens - denn auch die Methodik der Ausbildung muss sich digitalisieren. Tik Tok, Instagram und YouTube – die Digitalisierung hat große Auswirkungen auf unser Privatleben. Das zeigt sich aber nicht nur in den sozialen Netzwerken, die wir tagtäglich nutzen. Durch den technischen Fortschritt ändern sich auch die Arbeitswelt und die Art und Weise, wie Auszubildende lernen. Auch das Employer Branding spielt eine immer wichtigere  Rolle: Wie modern ist mein Unternehmen aufgestellt was das Equipment, die Berufsbilder und Agilität  angeht - und wie werde ich eigentlich als Arbeitgeber bewertet auf z. B. Kununu? 

Noch einmal andere Herausforderungen stellen sich auf der Ebene der Fachkräfte: Die gilt es ja nicht nur zu erreichen, sondern idealerweise gleich auch auf ihre digitale Kompetenz abzuklopfen. Ist HR darauf grundsätzlich schon gut genug vorbereitet?

AA: Es gibt schon eine ganze Reihe guter Beispiele, wie man das richtig macht. Auf der anderen Seite sehen wir aber vielfach noch große Ratlosigkeit auf die Frage, welche Kompetenzen da genau gemeint sind. Da genügt es nicht, mit Schlagworten wie „Agilität“ oder „VUCA“ um sich zu werfen. Zu vieles bleibt im Vagen, vor allem wenn die Führungskräfte selbst noch Orientierung suchen und die Marschroute für die digitale Transformation nicht vorgeben können. Solange die nicht feststeht, müssen die Recruiter mehr auf die Persönlichkeitsaspekte der gesuchten Kräfte fokussieren – und da haben wir noch jede Menge Lern- und Entwicklungsbedarf.

EMS: Unternehmen stellen sich immer häufiger die Frage, woher die digitale Kompetenz kommen soll. Selbst wenn Fachkräfte auf dem hart umkämpften Markt zur Verfügung sind: Sie sind rar, sie sind teuer und man muss als Firma schon sehr attraktiv sein, damit die Fachkraft tatsächlich anheuert. Hier kommt das Thema Employer Branding zum Tragen. Wie überprüfe ich aber nun die digitalen Kompetenzen? Hier gibt es digitale Unterstützung mittels Testverfahren, die sich aus einer Selbstbeschreibung und einem Wissenstest zusammensetzen. Diese Tests werden aber aktuell zum größten Teil extern von den HR Abteilungen eingekauft. Aktuell überwiegen noch deutlich die hausinternen Fachinterviews und ggf. Persönlichkeitstest - ein Kompetenztest zum Thema “fit für die Arbeitswelt 4.0” ist für viele Unternehmen noch absolutes Neuland.

In diesem Zusammenhang: Die Digitalisierung soll die HR – nach überwiegender Ansicht – „effizienter“ machen. Der Eindruck: Die meisten haben dabei nur die Produktiv-Kosten im Blick. Geht es nicht vielmehr darum, die getroffenen Entscheidungen nachhaltiger zu machen, sprich: die Richtigen zu finden und zu binden?

AA: Der Ansatz zu einem passgenaueren Recruiting ist da. Es fehlt allerdings noch vielfach an individueller Erfahrung. Erfolgsrezepte lassen sich eben nicht kopieren, wenn die Marken ein starkes eigenes Profil haben. Gegenwärtig sehen wir insbesondere einen Wettbewerb zwischen zwei Strategien: Die einen wollen möglichst schnell automatisieren, die anderen suchen nach Gelegenheiten für disruptive Geschäftsmodelle. Beide Zielrichtungen sind aber zu schlicht, um individuelle Anforderungen daraus abzuleiten. Wenige Ausnahmen, wie z. B. Bosch, haben das erkannt und ihre Personalarbeit entsprechend ausgerichtet. Da braucht die HR Querschnittskompetenzen aus Juristerei, Kaufmännischem und Psychologie, damit sie die ihr gebührende Position einnimmt und die personelle Grundlage für die Zukunft des Unternehmens schafft. Personalarbeit ist heute so wichtig wie Controlling. Dieser Verantwortung muss sich HR stellen, die muss sie an sich ziehen.

EMS: Digitalisierung von HR meint den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie und alle Veränderungen, die damit einhergehen: Formen der Zusammenarbeit, Rollenverständnis, Führungsverhalten etc. Beim Thema Recruiting können wir in der Tat auch von Effizienzsteigerung in Teilbereichen sprechen, es geht unter anderem um Qualität und Quantität der zeitlichen Ressourcen, damit meine ich beispielsweise: Für stundenlanges Screening von Lebensläufen ist keine Zeit, die Vorselektion muss schnell gehen und herausfiltern, wer passen könnte, Stichwort KI. Das bringt wieder mehr Zeit für qualitative Themen: gute Kandidatengespräche führen anstatt nur Papier zu wälzen. 

Worin liegen die größten Irrtümer, was sind die häufigsten Fehler auf diesem Gebiet?

AA: Zuerst: Digitalisierung ist mehr als die Automatisierung von Prozessen. Sie verändert die gesamte Struktur und Kultur eines Unternehmens – ohne Ausnahme. Damit ist HR nicht mehr das ausführende Organ für die Wunschlisten anderer Bereiche, sondern übernimmt eigene, vollumfängliche Verantwortung für die Zukunft der Organisation. Wer jetzt nicht erkennt, dass Personalarbeit der eigentliche Treiber aller Veränderung und aller Weiterentwicklung ist, der nimmt sich die Chance, zum Gestalter zu werden. Personalverantwortliche müssen klar artikulieren „Ich will, weil….“, um die Weichen für das Unternehmen an einer entscheidenden Stelle richtig zu stellen.

EMS: Digitalisierung ist keine Hau-Ruck Aktion, sondern kann nur Schritt für Schritt erfolgen. Die digitale Transformation ist gekommen, um zu bleiben, lebenslanges Lernen beinhaltet neben Fachwissen eine fortwährende Weiterentwicklung  von “tech & touch” Komponenten. Und wenn man von Irrtümern sprechen möchte, darf ich provokant formulieren: Digitalisierung ist nicht abgeschlossen, wenn jeder Mitarbeiter ein Tablet besitzt. Und Digitalisierung  ist auch nicht ausschließlich Sache der IT Abteilung. Digitalisierung betrifft uns alle und klappt nur, wenn wir die Menschen dabei mitnehmen, im Prozess begleiten und ihnen Mut machen für eine spannende Zukunft.

Wird digitales Recruiting künftig noch einmal anders aussehen als bisher, Stichwort Automatisierung und KI?

AA: Eindeutig. Der Grad der Automatisierung wird zunehmen. Im Recruiting-Prozess werden wir beim Matching in wachsendem Umfang den Einsatz von Chatbots erleben. Die Intelligenz und Kreativität der Menschen in den Personalabteilungen wird dort gefordert sein, wo es gilt, die genannten Perspektivwechsel zu vollziehen: Sie werden gebraucht, um den Bewerbermarkt mit Fantasie und Mut zu bespielen. Sie müssen Systeme für Elektronische Bewerbungen so gestalten, dass sie fundierte Ergebnisse liefern, keine beliebigen. Allein um Kompetenz-Defizite auszugleichen, die heute vielfach noch im Online-Marketing und Online-Recruiting bestehen, brauchen wir jeden Freiraum, den die Automatisierung an anderer Stelle schafft.

EMS: Bewerbungsverfahren sind für die Firmen ein aufwändiger Prozess, in den sie Zeit und Kosten investieren müssen. Von der Ausschreibung einer neuen Stelle bis zu ihrer Neubesetzung sind Besetzungszeiten zwischen 12 und 16 Wochen der Regelfall. Hier kommen zukünftig verstärkt digitale Tools zum Einsatz. Modernes Bewerbermanagement- bzw. E-Recruiting Software digitalisiert idealerweise alle Prozesse rund um die Bewerbung. Die Programme unterstützen das Erstellen und die Publikation von Stellenanzeigen in verschiedenen Kanälen inklusive Mobile Recruiting und Social Media, übernehmen anhand standardisierter Kriterien die Vorauswahl geeigneter Bewerber, lesen also mittels künstlicher Intelligenz/Algorithmen Bewerbungsunterlagen aus und automatisieren einen Teil der schriftlichen Kommunikation mit den Kandidaten, laden beispielsweise direkt zum Video Call ein, etc. Im Weiteren dienen die Tools auch als Schnittstelle zu anderen Digitalsystemen. Beispielsweise lässt sich direkt aus der E-Recruiting Software eine digitale Personalakte erstellen, die der Personaladministration und der Personalentwicklung dient. Aber ehrlicherweise ist das in vielen Unternehmen noch Zukunftsmusik. 

Vor welchen falschen Erwartungen in diese Richtung warnen Sie?

AA: Künstliche Intelligenz wird die bestehenden Herausforderungen am Ende nur bedingt lösen. Sie schafft aus sich heraus keine Attraktivität, keine Nähe zu den Menschen, die man gewinnen möchte. Vor allem liefert sie keine Antwort auf die größte Challenge: Wie gelingt es mir, die gewonnenen Mitarbeiter zu halten? Die klassische Personalentwicklung, dieses Erkennen und Weiterbilden von Potenzialen – das erfordert die sieben Sinne.

EMS: KI und Algorithmen im Recruiting führen zu Fortschrittseuphorie, gesunder Vorsicht und tiefer Skepsis. Die einen sehen Chatbots, die Bewerberfragen automatisiert beantworten, Matching-Algorithmen und andere digitale Instrumente als willkommene Erleichterung für ihren Berufsalltag. Die anderen fürchten, dass die digitalen Helferlein ihre Tätigkeit tiefgreifend verändern oder obsolet machen könnten. Eine Substitution des Recruiters ist für mich nicht zu erwarten: der umfassende Erfahrungsschatz, Intuition und die Fähigkeit flexibel bzw. jenseits von algorithmischen Vorgaben zu entscheiden, ist unabdingbar mit dem Job verbunden. Berufe, in denen zwischenmenschliche Interaktionen eine große Rolle spielen, bergen ein niedrigeres Automatisierungsrisiko. Der Beruf Recruiter fordert eine Reihe an sozialen Kompetenzen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten - und das kann KI nicht. 

Die Kehrseite der Medaille: Die möglichen Kanäle fürs Recruiting werden immer mehr, auch die Vorlieben der User wechseln. Ist es überhaupt sinnvoll, mithalten zu wollen?

AA: In die Antwort auf diese Frage spielen zwei Faktoren herein. Erstens: Wir werden eine weitergehende Spezialisierung der diversen Plattformen erleben. Das ist durch Geschäftsmodelle und Zielgruppen bedingt. Zweitens: Unternehmen werden sich davon verabschieden müssen, als reine Verwerter der bestehenden Plattformen „irgendetwas“ zu ernten. Sie werden mit übergeordneten Digitalstrategien selbst den Ton angeben und den Takt bestimmen müssen. Entweder haben die diversen Anbieter dann passende Angebote– oder aber nicht. Die Methoden „Von allem ein bisschen“ und „Wir probieren uns durch“ sind jedenfalls zum Scheitern verurteilt.

EMS: Viele Unternehmen stehen täglich vor der gleichen Herausforderung: Wie finden Sie neue und gute Mitarbeiter? Früher war dies sicherlich noch ein Stück weit einfacher. Mittlerweile jedoch hat die klassische Stellenanzeige in Printmedien immer mehr an Bedeutung verloren. Die digitale Welt hat bei der heutigen jungen und anspruchsvollen Generation Einzug erhalten. Schon jetzt nutzen gut 80% der Jobsuchenden das Internet als erste Anlaufstelle. Die Suchmaschine spielt dabei eine wichtige Rolle. Daher ist es für Personaler im Unternehmen wichtig, sich der digitalen Welt zu öffnen, die verschiedenen Kanäle zu kennen und zu nutzen. Die Aufgabe ist es, sich als begehrten Arbeitgeber zu präsentieren (Employer Branding) und die richtigen Kommunikationskanäle zu wählen. 
Ob die eigene Karriereseite, Online-Jobbörsen wie Monster, Social-Media-Netzwerke (Facebook, Twitter) oder Social-Media-Business-Netzwerke (Xing, LinkedIn) – sie alle zählen zu den Möglichkeiten des Online-Recruiting. Es gibt kein Patentrezept, welche Kanäle die richtigen sind. Schließlich kommt es auf verschiedene Parameter an, welche Kanäle nützlich sind. Es gibt sicherlich auch traditionelle Kanäle, die bedient werden können, wenn damit die richtige Zielgruppe angesprochen wird. Letztendlich ist die Frage, wer Ihre Zielgruppe ist und wo Sie diese erreichen. Das ist von der Altersgruppe, der Branche, der Berufskategorie oder auch der Region abhängig. Im Einzelnen gilt es zu sagen, dass viele der verschiedenen Kommunikationskanäle ineinandergreifen und miteinander verzahnt sind. Unternehmen müssen sich digital aufstellen und als attraktiver Arbeitgeber präsentieren, denn alle Kanäle sind miteinander verknüpft und zahlen aufeinander ein. Je mehr Kanäle genutzt werden, desto besser werden Sie als attraktives Unternehmen gefunden und wahrgenommen.

Sind eigentlich die Follow-up-Strukturen im HR heute schon weit genug entwickelt, um effizient zu verarbeiten, was an der Frontline aktiviert und abgesaugt wird?

AA: Nein. Hier besteht jede Menge Nachholbedarf. Die Technik für ein Bewerbermanagementsystem ist schnell installiert, der Nutzen daraus aber langsam gewonnen. Erst wenn der Transfer von Information und Ratschlägen an die Führungskräfte gelingt, entfalten solche Systeme eine messbare und belastbare Wirkung. Man kann es nicht oft genug sagen: Gestalter sind gefragt. Denn entscheidend ist nicht, was man hat, sondern was man daraus macht.

Müssen sich Unternehmen und ihre HR – unabhängig von Größe und Standort – u. U. daran gewöhnen, dass sie nicht mehr alle Personalaufgaben allein bewältigen können, sondern Partner brauchen?

AA: Die zunehmende Spezialisierung der einzelnen Aufgabengebiete macht das unausweichlich. Wobei „Kompetenz“ nicht gleich „Kompetenz“ ist. Die gleiche Werbeagentur, die die eigenen Produkte perfekt vermarktet, wird vermutlich beim Employer Branding nicht das Optimum herausholen. Sieht hübsch aus, wirkt aber nicht. Wenn das Detailwissen fehlt, werden substanzielle Lösungen sehr schwierig. Generalisten sind hier genauso fehl am Platz wie etwa bei Rechts- oder Steuerfragen. Da gehen die Unternehmen doch auch auf Nummer sicher. Alles spricht für eine intelligente Kombination: fehlende Kompetenz von außen holen und die eigene Kompetenz „von innen heraus“ kreativ und produktiv einbringen. Da muss HR aus der Deckung!

EMS: Vieles ist im Umbruch: Technologien, Organisationsstrukturen, die Ansprüche der Mitarbeiter. In dieser Zeit arbeiten Teams zunehmend an verteilten Standorten virtuell zusammen. Sie treffen sich nicht am Besprechungstisch, sondern auf einer Teamwebsite oder virtuellen Plattform. Das traditionelle Bereichs- (und manchmal leider auch Silo-) Denken weicht zunehmend einem funktionsübergreifenden, prozessorientierten Denken. Das meint auch,  nicht jeder Einzelne muss als Generalist in seinem Bereich alles können, es ist vielmehr wichtig interkulturelle Teams aufzusetzen. Unternehmen, die eine Digitalisierungsstrategie umsetzen, haben oft eine bunte Mischung von Mitarbeitern. Menschen verschiedener Generationen, Lebensphasen, Nationalitäten, ja sogar Sprachen arbeiten bunt gemischt im Team zusammen. Alle bringen ihre Erfahrungen, Ideen, Stärken und Schwächen ein. Gemeinsam statt einsam - positive Disruption statt penetrante Tradition. 
 

Zu den Personen

Eva-Maria Sieland und Arne Adrian

Peronalberatungs- und Recruiting Experten

Eva-Maria Sieland verantwortet die Bereiche Finance & Permanent Placement bei Randstad Deutschland. Unternehmen und Bewerber in einer sich ständig verändernden und zunehmend digitalisierten Arbeitswelt zusammenzubringen ist eine Herausforderung, der die Personalberatung von Randstad täglich mit innovativen Lösungen begegnet.

Arne Adrian ist Geschäftsführer von Pawlik Consultants. Gemeinsam mit seinem Team hilft er Unternehmen dabei, ihre Recruiting-Strategien und -Prozesse auf die stark digitalisierte Welt auszurichten und sich den Herausforderungen mit ganzheitlichen Beratungskonzepten zu stellen.