Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, hat Personalkosten. Personalkosten setzen sich aus direkten und indirekten Kosten zusammen. Wie unterscheiden sich direkte und indirekte Personalkosten und wo sind die Hebel zur Senkung dieser Kostenarten?

Direkte Personalkosten

Zu den direkten Personalkosten gehören

  • Bruttolöhne und -gehälter für Voll- und Teilzeitbeschäftigte und Minijobber
  • Zuschläge wie Überstundenzuschläge, Schichtzulagen
  • Variable Lohnkosten bei Akkordarbeit
  • Bonuszahlungen
  • Tariflich geregelte bzw. freiwillige soziale Leistungen wie die betriebliche Altersvorsorge, Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Sachwertbezüge (z. B. freie Unterkunft, Reisekosten, freie Verpflegung)
  • Direkte Aus-, Fort- und Weiterbildungskosten für Mitarbeiter 

Indirekte Personalkosten

Die indirekten Personalkosten umfassen

  • Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung: für die Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung und Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung)
  • Pauschalsteuern für beispielsweise Minijobber
  • Umlagen zur Entgeltfortzahlung in Krankheits- oder Elternzeiten 
  • Raumkosten für beispielsweise Büroräume samt Nebenkosten
  • Kosten für die Ausstattung von Arbeitsplätzen
  • Berufsbekleidung und Arbeitsmittel

Darüber hinaus zählen die Kosten, die sich durch Mitarbeiterfluktuation und die Anwerbung neuer Arbeitskräfte ergeben, zu den indirekten Personalkosten. Sowohl die HR-Abteilung als auch die Fachabteilungen in Unternehmen wenden viel Zeit für die Personalbeschaffung und die Eingliederung von neuen Mitarbeitern in die Arbeitsabläufe der Firma auf. Diese internen Personalprozesse verursachen ebenfalls indirekte Personalkosten im Rahmen der Rekrutierung, Verwaltungsaufwand bei Einstellungen, Ausgabe von Arbeitskleidung oder Zugangskarten sowie die Einarbeitung von neuen Arbeitskräften.

Direkte und indirekte Personalkosten managen
Direkte und indirekte Personalkosten managen

Direkte Personalkosten optimieren

Eine Maßnahme zur Senkung des Kostenniveaus ist der Einkauf von Personaldienstleistungen. Mit externem Personal lassen sich saisonale Fluktuationen oder krankheitsbedingte Engpässe im Unternehmen ausgleichen. Die Personalkosten sind bei Zeitarbeit einfach zu kalkulieren. Unternehmen zahlen immer nur für die tatsächlich erbrachten Leistungen.

Serviceorientierte Personaldienstleister kommen auch für die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter auf. Randstad qualifiziert seine Mitarbeiter unter anderem mittels e.learning. So halten wir die Qualifikationen unserer Zeitarbeitnehmer auf dem aktuellen Stand und lassen sie flexibel neue Kompetenzen fürs Berufsleben erwerben. An ihren Einsatzstellen sind sie damit schneller produktiv.

Indirekte Kosten senken

Standardisierungen im Recruiting helfen dabei, Prozesse zu vereinfachen und damit einhergehend  indirekte Kosten zu senken. Die Personalbeschaffung lässt sich beispielsweise durch die Zusammenarbeit mit Personaldienstleistungsunternehmen optimieren. An die Stelle der indirekten Personalkosten, die sonst unternehmensintern für diese Maßnahmen anfallen würden, treten die Kosten für die Leistungen des Personaldienstleisters.  

Bei der Personalvermittlung, dem sogenannten Headhunting, übernimmt der Personaldienstleister den Rekrutierungsprozess für Unternehmen bis zur direkten Einstellung der Arbeitskraft im Unternehmen. 

Personaldienstleistungsunternehmen bieten verschiedene Modelle der Zusammenarbeit an. Dabei können sie über die Rekrutierung hinaus weitreichende Aufgaben der HR-Abteilung übernehmen, z. B. auch das Onboarding im Betrieb. Der Fachbereich Personal wird somit zugunsten anderer Aufgaben entlastet.

Die dauerhafte Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister bringt darüber hinaus weitere Vorteile mit sich. Beim Master Vendor Modell, welches sich für große Unternehmen eignet, ist lediglich die Zusammenarbeit mit einem Hauptlieferanten nötig. Dieser steuert alle weiteren an der Bereitstellung von flexiblem Personal beteiligten Dienstleister. Die Anfrage bei mehreren Lieferanten und die Klärung von Konditionen entfällt damit. 

Auch der Aufwand der Einarbeitung von stets neuen Mitarbeitern kann durch die Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister minimiert werden. Im Rahmen der Zeitarbeit setzt dieser im besten Fall externe Arbeitskräfte ein, die mit dem Unternehmen bereits vertraut sind.

Effektives Kostenmanagement durch Standardisierung

Arbeiten Sie mit einem Partner! Der Einkauf von Personaldienstleistungen schließt – je nach gewähltem Modell – viele Standardisierungsmaßnahmen ein. Mit der Einführung von digitalen Tools vereinfachen sich die Abläufe in der Personalplanung erheblich. 

Randstad kann Ihnen helfen, passende Strategien für Ihr Personalmanagement zu entwickeln. Wir sind spezialisiert auf die Bereitstellung von individuellen Lösungen zur Personaldienstleistung. Diese sind immer abgestimmt auf Ihre betrieblichen Ziele und Ihren Personalbedarf. Wir unterstützen Sie dabei, die Produktivität Ihrer Arbeitskräfte zu steigern, zur Verringerung der Fluktuation beizutragen und Kosteneinsparungen zu generieren.  

Leitfaden: Wie Unternehmen Personalkosten sparen

Wenn die Senkung der Ausgaben für Personal und Arbeitskräfte ein wichtiges Anliegen für Sie ist, empfehlen wir Ihnen unseren Leitfaden zum Thema Cost Savings.  

Fachwissen für Einkäufer von Personaldienstleistungen

Einkäufer von Personaldienstleistungen sehen sich insgesamt vor eine unübersichtliche Ausgangssituation gestellt. Randstad bietet Ihnen kompakt zusammengestelltes Fachwissen. Jetzt mehr über Einkaufsmanagement erfahren!