Wo es gilt, die Gefahren der Pandemie zu begrenzen, öffnet die Arbeit im Home Office neue Chancen: Die Arbeit geht weiter, die Beschäftigten bleiben im Job. Die Umstellung von Präsenz auf Distanz zieht indes auch Herausforderungen nach sich, die Arbeitgeber im Blick behalten müssen.

Digitalisierung und Datenschutz

Chance
Die Digitalisierung der Arbeit, insbesondere im Büro, hat mit der rapiden Ausbreitung von Home-Office-Arbeitsplätzen einen immensen Schub bekommen. Am deutlichsten ist dies auf der Kommunikationsebene zu sehen, wo digitale Meetings inzwischen selbstverständlich sind. Auch das kollaborative Arbeiten in verteilten Prozessen findet in viel größerem Umfang statt als noch vor einem Jahr.

Challenge
Insbesondere dort, wo „über Nacht“ der Wandel von der Präsenzarbeit in firmeneigenen Räumen zum Home oder Mobile Office vollzogen wurde, hinkt die IT-Struktur hinterher. Dabei geht es weniger um Hardware und Software, sondern vor allem um Datenschutz und Datensicherheit. Die wenigsten der neu definierten externen Arbeitsplätzen dürften den strengen Vorschriften der DSGVO entsprechen – wenn es nicht schon vorher, z. B. für den Außendienst, ein fixes Regelwerk gab. Themen wie Zugangsschutz am Arbeitsplatz, einbruchsichere Verwahrung der Arbeitsmittel und Kundendaten oder Virenschutz und Firewall bedürften schneller, einheitlicher und belastbarer Regeln. 

Personalmanagement und Zusammenarbeit

Chance
In der Personalplanung und -entwicklung entstehen neue Optionen. Karrierepfade lassen sich flexibler an die individuelle Lebensplanung anpassen. Talente können gehalten werden, auch wenn sich deren Wohnort oder Lebenssituation ändert. Beschäftigte lassen sich unabhängig vom Standort innerhalb des Unternehmens oder bei Kunden einsetzen.

Challenge
Manches heute bewährte Instrument verliert einen Teil seiner Effizienz, neue Instrumente müssen geschaffen werden. Nicht nur für Besprechungen oder Meetings sind neue Regeln gefragt, sondern auch für Schulungen, Trainings und Leistungskontrollen. Die Aufmerksamkeit, die sozialen Aspekten des Zusammenarbeitens zukommt, muss erhöht und ausgedehnt werden. Denn die gegenseitige Wahrnehmung verändert sich und es wird schwieriger, unmittelbar wahrnehmbares Vorbild zu sein oder Herausforderungen durch „gemeinsames Zupacken“ zu überwinden. Selbst beim Recruiting finden sich neue Vorzeichen: Beschäftigte, die aus einer reinen Home Office-Umgebung kommen, stehen Präsenzarbeit unter Umständen kritisch gegenüber – und umgekehrt.

Nachhaltigkeit und Work-Life-Balance

Chance
An der Home Office-Strategie eines Unternehmen lässt sich dessen Bereitschaft und Fähigkeit zu nachhaltigem Handeln messen. Arbeitswege, Dienstreisen und Energieverbraucher kommen auf günstigere Werte, die grüne Bilanz verbessert sich. Selbst bei der Gesundheit der Beschäftigten sind positive Folgen möglich, Stichwort: Work-Life-Balance. Das fängt bei geringerem Bedarf an Parkflächen an und reicht bis zu reduzierter Reisetätigkeit. Es wirkt sich, wie die Randstad Personalleiter-Befragung im Juni 2020 zeigte, vorteilhaft aufs Unternehmensimage und die Arbeitgeberattraktivität aus. Als wichtige Maßnahme für mehr Nachhaltigkeit im Personalwesen gaben die Befragten zum Beispiel an, flexiblere Arbeitszeitmodelle einzusetzen (48%). Knapp ein Drittel der Befragten misst mobilem und flexiblem Arbeiten allgemeine eine höhere Bedeutung zu (30%). „Flexibilität ist ein wichtiger Faktor für produktives Arbeiten. Doch auch das Arbeitsklima und die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen können davon profitieren. Schließlich zeigt sich gerade in akuten Notlagen, dass der langfristige wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens auf der Zusammenarbeit von Führung und Belegschaft aufbaut“, erklärt Andreas Bolder, Director HR bei Randstad Deutschland.

Videochat im Homeoffice

Challenge
Über kurz oder lang werden die Unternehmen nicht umhinkommen, den Horizont für das Bewerten der Nachhaltigkeit weiter zu spannen. Der Flächenverbrauch in den Home Offices gehört ebenso in die Bilanz wie der Energieverbrauch für höhere Auslastung der Rechenzentren und der Übertragungstechnik. Gleichzeitig sind Investitionen ins Teammanagement gefragt, um die neuen Arbeitsbedingungen sozial zu gestalten. Nicht alle Aspekte der Work-Life-Balance, die Einzelnen entgegenkommen, lassen sich auf die Gemeinschaft übertragen. Manche, wie soziale Distanz im Übermaß, können die Wirkung sogar ins Gegenteil verkehren. Nicht zu vergessen: ein angepasster Versicherungsschutz bzw. absehbar angepasste Regeln der Berufsgenossenschaften.

Wirtschaftlichkeit und Produktivität

Chance
Wirtschaftliche Gründe scheinen den Umzug der Arbeitenden ins Home Office, wo immer möglich, zu begünstigen. Zahlreiche Unternehmen planen schon in diese Richtung. Im August sorgte die Allianz, Vertreterin der traditionell konservativen Versicherungsbranche, für Schlagzeilen. Das Unternehmen erwarte, zitierte das Handelsblatt Allianz-Vorstand Christof Mascher, dass längerfristig bis zu „40 Prozent der Mitarbeiter von zu Hause arbeiten“ werden. „Aber auch eine höhere Zahl ist möglich.“ Aktuellen Untersuchungen zufolge wird die neue, nach-Corona Arbeitswelt zu 47,4% aus Hybridlösungen bestehen, in 23,5% der Fälle wird es mehr Home Office geben, 24 % werden auf Präsenzkultur setzen.

Challenge
Ob sich diese Minderausgaben bei den Infrastrukturkosten indes tatsächlich bezahlt machen, ist dahingestellt. Denn die gelegentlich suggerierte höhere Produktivität der Arbeit im Home Office lässt sich bisher nicht belegen. Im Gegenteil. Fast die Hälfte der deutschen Unternehmen, in denen Homeoffice zumindest theoretisch umsetzbar ist, erwartet laut der Randstad-ifo-Personalleiterbefragung vom Sommer 2020 einen Leistungsabfall. „Die Produktivität von Mitarbeitern im Homeoffice hängt von vielen Faktoren ab. Eigenverantwortliches und diszipliniertes Arbeiten funktioniert nur dann, wenn die Kommunikation und das Arbeitsklima im Team stimmen. Besonders in der digitalen Distanz sind dabei Führungskräfte gefordert, ihre Mitarbeiter mit Empathie und Achtsamkeit anzuleiten“, so Andreas Bolder. Unter anderem ist Fingerspitzengefühl dort gefordert, wo sich die Vorzüge des Home Offices nicht für alle Beschäftigten anwenden lassen, etwa in der Produktion oder in der Logistik.

 

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