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Teamassistenz (m/w/d)

Job Details

Zusammenfassung

Job Details

Ihre Aufgaben

  • Koordination des Terminkalenders des Abteilungsleiters
  • Organisation und Koordination von Meetings sowie Veranstaltungen wie Workshops und Teamevents
  • Koordination der Eingangspost, Verteilung nach Zuständigkeiten und Prioritäten
  • Einholung von Unterschriften unter Berücksichtigung der Unterschrifts-/Vollmacht-Regelung
  • Betreuung von Besuchern
  • Unterstützung bei fachbezogenen Themen, z.B. Erstellung von Präsentationen und Diagrammen nach Skizzen, Tabellen und konkreten Vorgaben
  • Selbstständige Organisation, Koordination, Planung und Abwicklung sowie Abrechnung von Dienstreisen
  • Verwaltung der Belange von Mitarbeitern externer Dienstleister
  • Anfertigung und Bearbeiten von ELAN Workflows, z.B. Mitnahmeschein
  • Zuständigkeit für die Pflege der Mitarbeiterliste und Verwaltung von E-Mail-Verteilern
  • Spezifische abteilungsrelevante Tätigkeiten, wie z.B. Budget- und Investplanung
  • Mitarbeit  bei der Beschaffung und dem Austausch von Infrastruktur, wie z.B. Handys, Laptops, Mobiliar und gegebenenfalls der Inventarisierung, z.B. Rechner, Test Rack
  • Prozessgerechte Vorbereitung von Einkaufsvorgängen für Abteilungsbedarfe, wie die Einholung von Angeboten, Einsteuerung zur Bestellung und Abnahme der Lieferung
  • Durchführung der Leistungsbestätigung von Lieferanten und Prüfung von Abrechnungen anhand von Unterlagen und Vorgaben
  • Administrative Abwicklung bei Zu- und Abgängen im Bereich Personal, z.B. Beantragung oder Löschung von IT-Berechtigungen, Antrag oder Löschung von Telefonfreischaltung
  • Erledigung von abteilungsspezifischen Aufgaben, wie z.B. die Verwaltung von Softwarelizenzen, Pflege der Zeitwirtschaft, Veranstaltungsmanagement, Trainings Akademie
  • Monatliche Zusammenführung der Budgetzahlen mit dem HA Planer

Ihr Kontakt

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