Was ist ein Datenerfasser?

Ein Datenerfasser gibt Informationen zum Betrieb oder dem Personal in Datenbanken ein. Die Berufsbezeichnung Datentypist wird häufig synonym verwendet, obwohl sich vor allem Unterschiede im Umfang der Datenerhebung feststellen lassen. Ein Datenerfasser gibt nicht nur Informationen aus Papierdokumenten manuell oder mittels digitalem Einleseverfahren in eine firmeneigene Datenbank ein. Manchmal wird auch von ihm erwartet, selbst Informationen zu erheben, beispielsweise durch Recherchen im Internet oder durch Telefonkontakte. Dies ist besonders häufig der Fall, wenn Datenerfasser in der Marktforschung eingesetzt werden. Der Begriff des Datentypisten wird in der Regel synonym verwendet, es handelt sich dabei allerdings um einen eher veralteten Begriff.

Datenerfasser orientieren sich bei ihrer Arbeit an bestimmten Vorgaben und nutzen häufig Datenmasken, um eine gleiche Struktur bei all ihren eingegebenen Informationen zu gewährleisten. Sie beherrschen MS-Office-Anwendungen sicher und haben oftmals spezifische Fachkenntnisse in dem Bereich, in welchem sie arbeiten. Manchmal ist eine kaufmännische Ausbildung hilfreich, in anderen Bereichen sind Fremdsprachenkenntnisse erforderlich, wenn beispielsweise englischsprachige Texte von einem Diktiergerät abgetippt werden. Je nach Einsatzbereich übernehmen Datenerfasser auch allgemeine Büroarbeiten wie Schreibarbeiten oder die Abwicklung des Fax- und E-Mail-Verkehrs.

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Arbeiten als Datenerfasser

Aufgaben und Tätigkeiten von Datenerfassern

In vielen Unternehmen werden zahlreiche Informationen digitalisiert. Besprochene Diktiergeräte werden abgetippt, Mitarbeiterdaten werden in Excel-Tabellen erfasst und Papierdokumente digitalisiert. Manchmal ist es auch erforderlich, zusätzliche Informationen nach festen Vorgaben zu erheben und in Datenbanken abzuspeichern. Bei all diesen Aufgaben kommen Datenerfasser zum Einsatz. Sie haben gute EDV-Kenntnisse und beherrschen meist das 10-Finger-Schreibsystem, um die Informationen zügig ins System einzutippen. Werden Daten digital erfasst, überprüft der Datenerfasser die Informationen in den Datenbanken auf mögliche Fehler, die beim Einleseprozess entstanden sein könnten. Manchmal sind Dokumente darüber hinaus nicht digital einlesbar und müssen per Hand eingegeben werden. In diesem Fall orientiert sich der Datenerfasser an einer Eingabemaske, mithilfe derer er die vorliegenden Daten strukturiert erfasst. 

Die Art der einzugebenden Daten kann hierbei von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren. Manchmal handelt es sich um interne Geschäftsdaten, Informationen von Mitarbeitern oder Kennzahlen, die in Excel-Tabellen eingegeben werden, um später ausgewertet zu werden. In anderen Fällen wird vom Datenerfasser erwartet, dass er besprochene Diktiergeräte abtippt. Manchmal müssen Auftragsdaten in SAP eingepflegt oder vorgenommene Dateneingaben überprüft werden. In manchen Fällen sind Fachkenntnisse erforderlich, wenn beispielsweise ein bestimmtes medizinisches oder kaufmännisches Vokabular üblich ist. Ab und zu werden Texte auch in einer anderen Sprache erfasst, welche der Datenerfasser dann sicher beherrscht. 

Je nach Unternehmen kann der Schwerpunkt der Datenerfassung auch im Generieren neuer Daten liegen. Besonders im Bereich der Marktforschung werden Datenerfasser für Telefoninterviews eingesetzt. Hier kontaktieren sie potenzielle Kunden oder Teilnehmer für eine Studie und befragen sie nach einem vorgegebenen Katalog. Im Verlaufe des Gesprächs notiert der Datenerfasser die Antworten strukturiert und gibt sie in die dafür vorgesehene Software ein, damit die Ergebnisse später ausgewertet werden können. 

Manchmal übernehmen Datenerfasser auch allgemeine Bürotätigkeiten. Sie bewältigen dann allgemeine Schreibarbeiten oder wickeln den Telefon-, Fax- oder E-Mail-Verkehr ab.

Datenerfasser Jobs
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Arten von Datenerfassern

Der Beruf des Datenerfassers ist nicht einheitlich geregelt, vielmehr handelt es sich um eine berufliche Einsatzmöglichkeit. Die genauen Tätigkeiten richten sich nach den Bedürfnissen des Arbeitgebers. Dabei werden die beiden Berufsbezeichnungen Datenerfasser und Datentypist synonym verwendet. Letztere ist die veraltete Form. Im Hinblick auf die Aufgaben gibt es zwischen den beiden Bezeichnungen in der Regel keinen Unterschied. Ein weiterer ähnlicher Beruf ist der des Phonotypisten, für welchen eine gesonderte Ausbildung existiert. Phonotypisten tippen Texte am Computer ab, welche sie entweder von einem besprochenen Diktiergerät abhören oder direkt diktiert bekommen.

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Gehalt eines Datenerfassers

Das durchschnittliche Bruttogehalt eines Datenerfassers beträgt in Deutschland pro Monat 2.150 €. Datenerfasser verdienen zu Beginn ihres Berufslebens etwa 1.837 € brutto pro Monat und können dann mit steigender Berufserfahrung auch mit einem höheren Gehalt rechnen. Alle drei Jahre steigt das durchschnittliche Bruttogehalt um etwa 50 € bis 70 €, sodass für Datenerfasser mit mehr als neun Jahren Berufserfahrung ein Monatsgehalt von 2.176 € brutto üblich ist (Quelle: gehalt.de/beruf/datenerfasser-datenerfasserin; Stand: Dezember 2021). 

Das individuelle Gehalt hängt jedoch stets von zahlreichen Faktoren ab. Hierzu zählen:

  • Branche und Industriezweig des Unternehmens
  • Art der Anstellung
  • Existenz eines Tarifvertrags oder freie Gehaltsverhandlung
  • Berufserfahrung und besondere Fachkenntnisse

Gerade in Jobs, in denen Datenerfasser besondere Fachkenntnisse vorweisen müssen, können die Gehälter auch höher ausfallen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn in medizinischen Praxen, Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsunternehmen gearbeitet wird, in denen der Datenerfasser ein bestimmtes Vokabular oder Fremdsprachen beherrscht, um seinen Tätigkeiten nachgehen zu können.

Auch die Unternehmensgröße stellt einen wichtigen Faktor dar. So ist ein durchschnittliches Bruttogehalt von 2.037 € pro Monat bei Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern üblich. Bei Unternehmen, die mehr als 20.000 Mitarbeiter beschäftigen, liegt das durchschnittliche Monatsgehalt bereits bei 2.675 € brutto (Quelle: ebenda). Hier lohnt sich der Vergleich während der Jobsuche, um einen besonders gut bezahlten Job als Datenerfasser zu finden.

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Qualifikationen und Fähigkeiten

Diese Ausbildung benötigen Datenerfasser

Der Begriff Datenerfasser bezeichnet eine berufliche Einsatzmöglichkeit. Es ist kein bestimmter Bildungsgang für den Beruf vorgeschrieben. Vielmehr erfolgt ein Anlernen meistens im Job selbst. Gute Voraussetzungen hat, wer über fundierte EDV-Kenntnisse verfügt und das Maschinenschreiben beherrscht. Auch der versierte Umgang mit gängigen Datenerfassungsprogrammen ist hilfreich. Ebenfalls denkbar ist eine berufliche Verwendung nach einer kaufmännischen Ausbildung oder vorherigen Beschäftigung als Phonotypist oder Sekretär.

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Vorteile für Datenerfasser bei Randstad

Wenn Sie sich für eine Stelle als Datenerfasser bei Randstad entscheiden, kommen Sie in den Genuss vieler Vorteile, die wir für unsere Mitarbeiter bereithalten.

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Fragen und Antworten

Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Datenerfassers.

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