Was ist ein Sachbearbeiter Einkauf?

Viele produzierende und verkaufende Unternehmen sind auf einen stetigen Warenfluss angewiesen. Ohne gefüllte Lager stehen im schlimmsten Fall Produktionsketten still und das Unternehmen macht Verluste. Gewinne werden gleichzeitig jedoch selten über Preiserhöhungen eingefahren, welche die Stammkunden irritieren würde. Stattdessen wird durch den strategischen Einkauf des benötigten Warenbestands zu marktgünstigen Zeiten die Gewinnmarge erhöht. Ein Sachbearbeiter im Einkauf ist dafür zuständig, die Warenbeschaffung zu planen. Hierzu recherchiert er Bezugsquellen, bewertet Lieferanten nach qualitativen Gesichtspunkten und wählt letztendlich die Lieferpartner aus, mit welchen die erforderlichen Materialien in gewünschter Menge zum besten Preis beschafft werden können. 

Die Tätigkeit des Sachbearbeiters im Einkauf wird hierbei von dem Berufsbild des Einkäufers abgegrenzt. Während der Einkäufer eher für Marktforschung und Strategieentwicklung zuständig ist und somit auf strategischer Ebene eingesetzt wird, ist der Sachbearbeiter im Einkauf vorrangig auf operativer Ebene tätig. Das bedeutet jedoch nicht, dass er keine Verantwortung übernimmt. Im Gegenteil, durch die geschickten Analysen des Mitarbeiters im Einkauf sowie die genaue Überwachung des Bestellprozesses stellt dieser sicher, dass die Ziele der vom Einkäufer entworfenen Beschaffungsstrategie erreicht werden können. Mit etwas Berufserfahrung und der Bereitschaft zur Weiterbildung kann der Sachbearbeiter im Einkauf weitere Karrierestufen erklimmen, beispielsweise durch eine Fortbildung zum Fachmann für Einkauf und Logistik.

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Arbeiten als Sachbearbeiter Einkauf

Aufgaben und Tätigkeiten von Sachbearbeitern im Einkauf

Ein Sachbearbeiter im Einkauf ist dafür zuständig, die unternehmenseigene Beschaffungsstrategie umzusetzen, um wichtige Firmenziele zu erreichen. Hierzu kann das Erreichen von Gewinnspannen zählen oder aber auch die ständige Verfügbarkeit bestimmter Waren, um Lieferketten zu gewährleisten. Dabei übernimmt der Einkaufssachbearbeiter eine große Verantwortung, denn es ist nicht immer leicht, einen günstigen Einkaufszeitpunkt festzulegen. Zögert er zu lange, sind Materialien möglicherweise vergriffen oder nur noch zu hohen Preisen verfügbar, welche die Gewinne des Unternehmens schmälern. Wird zu viel eingekauft, sind Warenlager überfüllt oder es fehlt der Platz für andere wichtige Dinge. Ein Sachbearbeiter im Einkauf ist somit dafür verantwortlich, dass Güter oder Dienstleistungen kosten-, termin- und qualitätsgerecht beschafft werden. 

Sachbearbeiter im Einkauf müssen mit viel Feingefühl Marktanalysen betreiben und dann den Einkauf bestmöglich planen. Hierzu bereiten sie Ausschreibungen vor und führen Anfragen durch. Sie holen Angebote ein und vergleichen diese, um die wirtschaftlichsten Vertragsabschlüsse zu ermöglichen. Ebenfalls recherchieren Sachbearbeiter im Einkauf immer wieder mögliche neue Bezugsquellen, sodass stets das günstigste Angebot ausgewählt werden kann, welches den Qualitätsansprüchen gerecht wird. Auch die Auswahl und Bewertung von Lieferanten zählt zu den Aufgaben des Einkaufssachbearbeiters, ebenso wie die Kommunikation und Kontaktpflege mit diesen. 

Letztlich sind Mitarbeiter im Einkauf dafür zuständig, Bestellmengen zu ermitteln und Liefertermine und -fristen zu überwachen. Durch eine sorgfältige Kontrolle vertraglich vereinbarter Leistungen stellt der Sachbearbeiter im Einkauf den reibungslosen Einkaufsprozess sicher, erfasst diesen im Warenwirtschaftssystem und führt abschließend eine Rechnungskontrolle durch.

Einkäufer von Personaldienstleistungen
Einkäufer von Personaldienstleistungen
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Arten von Sachbearbeitern im Einkauf

Es gibt keine festgelegte Ausbildung, die zum Berufsbild des Sachbearbeiters im Einkauf führt. Genauso wenig gibt es festgelegte Spezialisierungen. Sachbearbeiter im Einkauf übernehmen alle zuvor benannten Aufgaben, können sich hierbei jedoch auf bestimmte Produkte spezialisieren, für welche sie eine besondere Expertise mitbringen. Müssen beispielsweise für einen Pharmakonzern chemische Stoffe oder für ein IT-Unternehmen Hardware-Komponenten beschafft werden, dann sollte der Sachbearbeiter im Einkauf über entsprechende Fachkenntnisse verfügen. Nur mit einer einschlägigen Ausbildung oder einem entsprechenden Studium verfügt er über die Kenntnisse, um die Qualität von Produktmerkmalen tatsächlich beurteilen zu können und somit den Kaufprozess auch optimal gestalten und überwachen zu können. Welche Kenntnisse und Fähigkeiten hier genau erforderlich sind, hängt stark von der Ausrichtung und dem Marktsegment des Unternehmens ab und ist regelmäßig den Stellenangeboten zu entnehmen. 

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Gehalt eines Sachbearbeiters im Einkauf

Berufsanfänger können mit einem durchschnittlichen Einstiegsgehalt von 2.845 € brutto im Monat rechnen. Wer als Sachbearbeiter im Einkauf bereits einige Berufserfahrung vorzuweisen hat, verdient ein durchschnittliches Gehalt von 3.764 € brutto pro Monat. (Quelle: Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit, Stand: 2020). Mit steigender Berufserfahrung und mehr übernommener Verantwortung nimmt in der Regel auch das Gehalt des Sachbearbeiters im Einkauf zu. So haben Einkaufssachbearbeiter viele Möglichkeiten, die Karriereleiter zu erklimmen und somit auch höhere Gehaltsstufen zu erreichen. Wer ein für den Job relevantes Studium mitbringt, hat dadurch Chancen auf eine noch attraktivere Vergütung. Zudem hängt das tatsächliche Gehalt stark von individuellen Faktoren ab. Hierzu zählen unter anderem: 

  • Größe und Art des Unternehmens
  • Standort und Bundesland
  • Branche und Industriezweig
  • Qualifikationsprofil des Arbeitnehmers
  • Tarifvertrag
  • Berufserfahrung des Arbeitnehmers
  • Persönliches Verhandlungsgeschick
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Qualifikationen und Fähigkeiten

Diese Ausbildung benötigen Sachbearbeiter im Einkauf

Es gibt keine bestimmte Ausbildung und kein spezifisches Studium, welches zum Beruf des Sachbearbeiters im Einkauf befähigt. Vielmehr können Interessierte mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung punkten, beispielsweise der Ausbildung zum Industriekaufmann oder zum Groß- und Außenhandelskaufmann. Ebenfalls hilfreich ist es, wenn Bewerber bereits über Berufserfahrung im Einkauf verfügen. Wer höher hinaus möchte, kann eine Aufstiegsfortbildung beziehungsweise Weiterbildung zum Fachmann für Einkauf und Logistik oder zum geprüften Fachwirt für Einkauf (IHK) absolvieren. Darüber hinaus verbessert ein Studium die Karrierechancen. In den letzten Jahren werden bevorzugt immer mehr Einkaufssachbearbeiter eingestellt, die über einen akademischen Hintergrund verfügen, beispielsweise ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder der Wirtschaftswissenschaften.

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Vorteile für Sachbearbeiter im Einkauf bei Randstad

Bei Randstad liegt uns nicht nur am Herzen, dass Sie einen Job finden, der perfekt zu Ihren Kompetenzen und Interessen passt. Wir stellen auch sicher, dass Sie beste Arbeitsbedingungen vorfinden, damit Sie in Ihrem Wunschjob Ihr volles Potenzial entfalten können. 

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Fragen und Antworten

Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Sachbearbeiters im Einkauf.

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