Was ist ein Sachbearbeiter?
Sachbearbeiter sind in verschiedenen Branchen beschäftigt, ihre Aufgaben hängen vom Arbeitsplatz ab. So wird ein Sachbearbeiter häufig auch ganz allgemein als kaufmännischer Angestellter, Büroangestellter oder Bürofachkraft bezeichnet. Ein EDV-Sachbearbeiter bearbeitet Vorgänge im Finanz- und Rechnungswesen, im Vertrieb, im Einkauf, im Personalwesen oder in der Logistik. Personalsachbearbeiter übernehmen Sachbearbeitungs- und Verwaltungsaufgaben in Bereichen, die das Personal oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen betreffen. Sachbearbeiter in der Logistik befassen sich mit Verwaltungs- und Sachbearbeitungsaufgaben in den Sparten Einkauf, Disposition und Transport. Weitere berufliche Einsatzmöglichkeiten von Sachbearbeitern sind:
- Dokumentensachbearbeitung (Bank)
- Kaufmännische Sachbearbeitung
- Kreditsachbearbeitung
- Reservierungssachbearbeitung (Hotel)
- Sachbearbeitung in der Luftaufsicht
- Verkaufssachbearbeitung
- Versicherungsleistungssachbearbeitung
Während die Aufgaben von kaufmännischen Angestellten somit recht unterschiedlich sein können, sind ihnen auch einige Aspekte gemein. So sind Sachbearbeiter häufig in der sogenannten Endsachbearbeitung tätig, das heißt, dass sie einen Vorgang bis zum Ende abschließend bearbeiten. Sie kennen sich mit der von ihnen betreuten Materie sehr gut aus, da sie hierzu auch spezielle Fragen ihrer Kunden beantworten können müssen. Sie handeln eigenverantwortlich in ihrem Tätigkeitsbereich und organisieren ihre Aufgaben selbstständig, sind hierbei jedoch einem Vorgesetzten unterstellt und diesem gegenüber auch berichtspflichtig. Eine Position als Sachbearbeiter stellt meist eine Tätigkeit auf der unteren Hierarchieebene dar. Darüber hinaus ist sie eine wichtige Voraussetzung, um nach einigen Jahren in höherwertige Positionen, beispielsweise mit Führungsverantwortung, aufzusteigen.
Sachbearbeiter JobsArbeiten als Sachbearbeiter
Aufgaben und Tätigkeiten von Sachbearbeitern
Das Berufsbild des Sachbearbeiters stellt meist eine berufliche Einsatzmöglichkeit dar, die nach dem Abschluss einer entsprechenden Ausbildung im gewünschten Arbeitsbereich wahrgenommen wird. Sachbearbeiter unterstützen die Prozesse in ihrem Unternehmen und kümmern sich um die Bewältigung von klar umrissenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. So führen sie in der Personalsachbearbeitung Abrechnungen durch, geben Auskunft zu steuerlich relevanten Merkmalen und nehmen verpflichtende Meldungen an andere Ämter vor. Im Verkauf nimmt ein Sachbearbeiter hingegen Kundenanfragen sowie Bestellungen entgegen und bearbeitet diese. Ein Versicherungssachbearbeiter kümmert sich um Fragen der Leistungsprüfung oder befasst sich mit der Kundenakquise.
Sachbearbeiter kennen sich mit den Strukturen ihres Unternehmens gut aus und nutzen meist spezielle Software für ihre Aufgaben. Sie sind Ansprechpartner für Mitarbeiter, aber auch andere Organisationseinheiten oder Behörden in Fragen, die ihr Fachgebiet betreffen. Sachbearbeiter führen kalkulierende oder planende Tätigkeiten durch und erstellen Bescheide, Rechnungen, bearbeiten Reklamationen oder führen Akten, die von ihnen aktualisiert und verwaltet werden.
Die Aufgaben eines Sachbearbeiters sind meist klar definiert und durch Kundenkontakt gekennzeichnet. Es handelt sich hierbei in der Regel um Positionen ohne Führungsverantwortung, die bereits von jungen Berufsanfängern wahrgenommen werden können. Mit steigender Erfahrung im Beruf ist es dann häufig möglich, in höhere Funktionen aufzusteigen und hierdurch mehr Personal- und auch Sachverantwortung zu übernehmen.
Sachbearbeiter nehmen innerhalb ihrer Organisation eine wichtige Funktion ein, da ohne ihre Arbeit das täglich anfallende Arbeitsvolumen nicht bewältigt werden könnte. Auch stellen sie häufig eine Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden, Kunden und der nächsten Führungsebene dar. Gute Sachbearbeiter kennen sich daher nicht nur mit ihrer Arbeitsmaterie bestens aus, sondern repräsentieren auch ihre Organisation in besonderem Maße, wenn ihnen durch Kundenkontakt eine Außenwirkung zufällt.
Da Sachbearbeiter häufig mit vertraulichen Dokumenten arbeiten, sind sie besonders verschwiegen und zuverlässig. Darüber hinaus bringen sie gute Umgangsformen für den Kundenkontakt mit und besitzen ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, die ihnen im täglichen Kontakt mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden zugutekommen.
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In diesen Branchen können Sachbearbeiter arbeiten
In welcher Branche Sachbearbeiter tätig werden können, richtet sich nach ihrer Fachrichtung. Versicherungsleistungssachbearbeiter werden von Versicherungen angestellt, während Reservierungssachbearbeiter in der Hotellerie tätig sind. Wertpapier- und Dokumentensachbearbeiter arbeiten in Banken, an Börsen oder bei Kreditinstitutionen. Logistik- und Personalsachbearbeiter werden von Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche beschäftigt, ebenso EDV-Sachbearbeiter, die darüber hinaus auch in der öffentlichen Verwaltung tätig sind.
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Typische Arbeitsorte für Sachbearbeiter
Meist arbeiten Sachbearbeiter am Computer, wo sie spezielle Software für ihren Aufgabenbereich nutzen. Wie der Arbeitsplatz im Detail aussieht, richtet sich nach der Branche. Beispielsweise arbeiten Sachbearbeiter in der Luftaufsicht auch auf der Rollbahn sowie in Werkstätten, Abfertigungs- und Flugzeughallen. Bei ihren Tätigkeiten müssen sich Sachbearbeiter nach Vorschriften und gesetzlichen Vorgaben richten. Zu den typischen Arbeitsorten von Sachbearbeitern gehören:
- Büroräume
- Besprechungsräume
- Vorfeld oder Rollbahn von Flughäfen
- Flugzeughallen
- Werkstätten
- Abfertigungshallen
- Verkaufsräume
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Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten eines Sachbearbeiters liegen normalerweise innerhalb der Tagesarbeitszeit. Da besonders viele Sachbearbeiter im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, ist eine 39-Stunden-Woche mit geregelten Arbeitszeiten für Angestellte hier üblich. Schichtdienste sowie Dienste am Wochenende oder an Feiertagen sind in der Regel nicht vorgesehen. In besonderen Organisationseinheiten können abweichende Regelungen erforderlich sein, beispielsweise wenn Sachbearbeiter in Krankenhäusern oder Behörden mit Sicherheitsaufgaben tätig werden. In diesem Fall können Schichtdienste und Rufbereitschaften erforderlich sein, die durch den individuellen Arbeitsvertrag geregelt werden. Ob Heimarbeit oder flexible Arbeitszeiten möglich sind, regelt ebenfalls der individuelle Arbeitsvertrag. Grundsätzlich ist die Tätigkeit eines Sachbearbeiters gut planbar und besitzt eine gute Work-Life-Balance.
Arten von Sachbearbeitern
Die Tätigkeit eines Sachbearbeiters ist klassischerweise auf niedriger Hierarchieebene im öffentlichen Dienst angesiedelt. Dort bearbeitet der Sachbearbeiter die Aufgaben eines speziellen Sachgebiets im Rahmen der Vorgangs- und Aktenbearbeitung. Tatsächlich umfasst die Tätigkeit eines Sachbearbeiters jedoch so vielfältige kaufmännische, organisatorische und verwaltende Aufgaben, dass die Bezeichnung des Sachbearbeiters in vielen Stellenangeboten auch außerhalb des öffentlichen Dienstes Verwendung findet. So gibt es zahlreiche Stellenangebote für Auftragssachbearbeiter, Personalsachbearbeiter und Sachbearbeiter im Einkauf. Auch Exportsachbearbeiter oder Sachbearbeiter in der Logistik finden Anstellung bei zahlreichen Unternehmen. Weitere Beschäftigungsfelder ergeben sich für Sachbearbeiter in der Buchhaltung oder im Controlling. Teilweise werden Sachbearbeiter auch durch die Bezeichnung ihres Unternehmens unterschieden, wie zum Beispiel Sachbearbeiter in der Versicherung, Sachbearbeiter bei der Krankenkasse oder Sachbearbeiter im öffentlichen Dienst.
Der Beruf des Sachbearbeiters kennt viele Synonyme. So wird ein Sachbearbeiter auch als kaufmännischer Angestellter, Büroangestellter oder Bürofachkraft bezeichnet. Ebenfalls ist die Bezeichnung des kaufmännischen Mitarbeiters üblich. Welche Tätigkeiten sich hinter einer Sachbearbeiterstelle konkret verbergen und welche Kenntnisse und Fähigkeiten hierfür benötigt werden, ist daher regelmäßig nur der individuellen Stellenausschreibung sowie dem Anforderungsprofil zu entnehmen.
Gehalt eines Sachbearbeiters
So unterschiedlich die Tätigkeiten eines Sachbearbeiters sind, so breit ist auch die Gehaltsspanne. Wer als Bürosachbearbeiter tätig wird, kann in Vollzeit durchschnittlich mit einem Gehalt von 2.441 € brutto pro Monat rechnen. Während das durchschnittliche Gehalt zu Beginn der Karriere meist bei 2.268 € brutto pro Monat liegt, können Bürosachbearbeiter am Ende ihrer Karriere mit Gehältern von etwa 2.570 € brutto pro Monat rechnen (Quelle: Gehaltsvergleich.com, Stand: 02.06.2022).
Da viele Sachbearbeiter im öffentlichen Dienst arbeiten, richtet sich hier das individuelle Gehalt nach dem jeweils gültigen Tarifvertrag für Angestellte. Auch im Bereich der Beamten gibt es Sachbearbeiter. Diese werden dann entsprechend der für das jeweilige Bundesland gültigen Beamtenbesoldung entlohnt. Sachbearbeitertätigkeiten gehören regelmäßig zu den Aufgaben unterer Hierarchieebenen. Die Eingruppierung in eine Besoldungs- beziehungsweise Entgeltstufe richtet sich nach der Arbeitsplatzbeschreibung, der Komplexität der Aufgaben sowie der übernommenen Verantwortung. Deshalb kann hier pauschal keine Entgeltgruppe benannt werden, die für Sachbearbeiter realistisch ist. Im öffentlichen Dienst ist es für Sachbearbeiter mit hoch spezialisierten Fachkenntnissen durchaus möglich, in die Entgeltgruppe EG 12 (bzw. A 12 als Beamte) eingruppiert zu werden. Auch die Berufsausbildung bzw. vorhandene Studienabschlüsse wirken sich auf die Eingruppierung aus. Darüber hinaus steigen Gehälter im öffentlichen Dienst durch Erfahrungsstufen in mehreren Jahreszyklen kontinuierlich an. In der freien Wirtschaft hingegen müssen Gehälter individuell verhandelt werden, wenn eine Gehaltserhöhung angestrebt wird.
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Sachbearbeiter
Mit Abschluss einer kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Ausbildung wird die Qualifikation für die Tätigkeit als Sachbearbeiter erworben. Welche Fachrichtung eingeschlagen wird, ist auch vom Ausbildungsbetrieb abhängig.
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Weitere Fähigkeiten
Sachbearbeiter besitzen Fachkenntnisse in dem von ihnen betreuten Arbeitsbereich, die sie durch regelmäßige Fortbildungen vertiefen und ergänzen. Je nach Branche sind zusätzlich Fremdsprachenkenntnisse erforderlich oder wünschenswert. Sachbearbeiter sind darüber hinaus versiert im Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen und kennen sich darüber hinaus mit spezieller Software ihres Unternehmens aus, beispielsweise Personalbearbeitungssoftware oder Software für Lagerlogistik.
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Soft Skills
Sachbearbeiter besitzen ein ausgezeichnetes Organisationstalent und organisieren ihre Aufgabenpakete eigenständig. Sie sind sehr verschwiegen und gehen diskret mit persönlichen oder anderweitig vertraulichen Daten um. Im Kundenkontakt sind sie zuvorkommend und freundlich, im innerbehördlichen Umgang kollegial und hilfsbereit. Wer über die ausreichende Motivation verfügt und sich in seinem Arbeitsbereich bewährt hat, kann sich für höherwertige Tätigkeiten qualifizieren und Personalverantwortung übernehmen. Die Entwicklungschancen für Sachbearbeiter sind somit grundsätzlich sehr gut.
Vorteile für Sachbearbeiter bei Randstad
Bei Randstad liegt uns Ihre berufliche Zufriedenheit sehr am Herzen. Wir sorgen deshalb mit optimalen Arbeitsbedingungen dafür, dass Sie in Ihrem Job als Sachbearbeiter Ihr volles Potenzial entfalten können.
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Diese Benefits dürfen Sie als Sachbearbeiter bei Randstad erwarten
Wenn Sie sich einen abwechslungsreichen Job als Sachbearbeiter bei Randstad sichern, kommen Sie in den Genuss vieler Vorzüge, die wir für unsere Mitarbeiter bereithalten. Hierzu zählen:
- Eine leistungsgerechte Bezahlung nach Tarifvertrag
- Gute Übernahmechancen durch Kundenunternehmen und Geschäftspartner
- Umfangreiche Sozialleistungen, beispielsweise Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
- Kostenlose Gesundheitsvorsorge durch das Werksarztzentrum
- Vertretung durch einen bundesweiten Betriebsrat
- Kostenlose Fortbildungen
Weitere Informationen zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
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Kostenlose Weiterbildungen
Auch Ihre berufliche Entwicklung nimmt bei Randstad einen hohen Stellenwert ein. Wir unterstützen Sie daher mit einem maßgeschneiderten Beratungs- und Informationsangebot bei jedem Karriereschritt. Stehen Sie noch am Anfang Ihrer Karriere und suchen nach Orientierung, dann bieten wir Ihnen mit unseren zahlreichen Berufsprofilen die notwendige Inspiration für neue Tätigkeitsfelder. Haben Sie hingegen schon ein paar vielversprechende Stellenangebote entdeckt, bringen wir Ihnen in der Randstad Akademie bei, wie Sie sich auf das perfekte Bewerbungsgespräch vorbereiten. Für welche Stellenangebote Sie bereits jetzt die idealen Voraussetzungen und Kompetenzen mitbringen, finden Sie mit unserer kostenlosen Karriereberatung heraus. Suchen Sie hingegen nach speziellen Fortbildungen, werden Sie auf unserem modernen e.learning-Portal fündig. Hier halten wir aktuell über 300 kostenlose Kurse für unsere Mitarbeiter bereit.
Als Sachbearbeiter profitieren Sie vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
- Sprachkurse Deutsch und Englisch
- MS-Office-Kurse (Word, Excel, PowerPoint)
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Jobs in Festanstellung
Wussten Sie schon, dass Randstad auch Jobs in Festanstellung vermittelt? Jedes Jahr finden tausende von Bewerbern über unsere Personalvermittlung den richtigen Job. Hier geht es zu den freien Positionen für Sachbearbeiter, die wir direkt bei unseren Kunden besetzen. Bestimmt ist auch etwas für Sie dabei!
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Sachbearbeiters.
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Was muss man als Sachbearbeiter machen?
Die Aufgaben von Sachbearbeitern hängen stark von der Branche und der genauen Einsatzmöglichkeit des Sachbearbeiters ab. So bearbeiten Sachbearbeiter im Versicherungsbereich Leistungsanträge und prüfen Mitgliedschaftsvoraussetzungen, während Sachbearbeiter in der Buchhaltung Rechnungen bearbeiten und Zahlungseingänge kontieren. Personalsachbearbeiter pflegen Personalakten der Mitarbeitenden, während Lohnsachbearbeiter Gehalts- und Entgeltabrechnungen erstellen und versicherungs- oder steuerrelevante Meldungen an die jeweiligen Behörden übermitteln. Sachbearbeiter stehen in direktem Kontakt zu Mitarbeitern, Kunden und Zulieferern und bringen daher regelmäßig gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein freundliches und gepflegtes Auftreten mit.
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Wie viel verdient man als Sachbearbeiter?
Die genaue Höhe des individuellen Gehalts richtet sich nach der Komplexität der Aufgaben sowie dem übernommenen Grad der Verantwortung. Da Sachbearbeiter in unterschiedlichsten Bereichen und Branchen eingesetzt werden, können hier gemachte Angaben daher nur als erster Anhaltspunkt verstanden werden. So verdient ein Bürosachbearbeiter im Durchschnitt 2.441 € brutto pro Monat in Vollzeit (Quelle: Gehaltsvergleich.com, Stand: Juni 2022). Wer im öffentlichen Dienst als Sachbearbeiter tätig wird, wird entsprechend seiner Qualifikation und Arbeitsplatzbeschreibung in die entsprechende Besoldungsstufe bzw. Entgeltgruppe eingruppiert. Hier erfolgt ein linearer Gehaltsanstieg alle paar Jahre, der mit den unterschiedlichen Erfahrungsstufen korrespondiert.
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Ist Sachbearbeiter und kaufmännischer Angestellter identisch?
Ja, in der Regel wird mit dem Berufsbild des Sachbearbeiters ein kaufmännischer Angestellter bezeichnet, sodass die Begriffe synonym verwendet werden können. Dadurch berechtigt in der Regel auch eine kaufmännische Ausbildung zu Sachbearbeitertätigkeiten im entsprechenden Bereich. Sollte explizit ein anderer Hintergrund erforderlich sein, geht dies meist aus der zusätzlichen Berufsbezeichnung des Sachbearbeiters hervor oder wird im entsprechenden Anforderungsprofil der Stellenausschreibung erwähnt.
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Wie wird man Sachbearbeiter?
Um Sachbearbeiter zu werden, ist in der Regel eine einschlägige kaufmännische Ausbildung in dem gewünschten Arbeitsbereich notwendig. Da die Position des Sachbearbeiters auf der untersten Hierarchiestufe angesiedelt ist, sind meist weder Führungserfahrung noch Berufserfahrung erforderlich, sodass sich diese Position vor allem für Einsteiger gut eignet. In manchen Fällen arbeiten Unternehmen auch mit der Bezeichnung des Junior-Sachbearbeiters, um auf die Eignung der Stelle für Berufsanfänger hinzuweisen.
