Seit Meetings und Besprechungen überwiegend online stattfinden, hat die Frage nach dem idealen Protokoll neues Gewicht bekommen: Wer notiert was und wo ist es abrufbar? 

Die Versuchung, einfach Chats oder Mitschnitte abzuspeichern ist groß, bringt aber wenig bis nichts. Es ist viel zu mühsam, Inhalte strukturiert abzurufen. Für einen schnellen Überblick, der zur Integration in die Arbeitsabläufe einzelner taugt, sind daher Ergebnis-Protokolle die erste Wahl. Wobei sich stets aufs Neue bewahrheitet, dass ein Protokoll nicht besser sein kann als das Meeting. Eine Struktur, die beides in Griff bekommt, bewirkt daher doppelte Effizienz.

Virtuelles Meeting

 

Tipps für gute Meetings und nachhaltiges Handeln

  1. Disziplin ist nicht verhandelbar
    Der Ausgangspunkt aller Meetings ist heute mehr denn je: Pünktlichkeit. Da keine Anreise zum gemeinsamen Treffpunkt erfolgt, steht ihr auch nichts entgegen – sowohl beim Beginn wie beim Ende des Treffens oder bei einer eventuell nötigen Fortsetzung. Dies ist gerade bei verteilten Standorten der Teilnehmer essenziell, weil häufigere und kürzere Meetings möglich sind. „On time“ zu sein ist und bleibt ein Zeichen der Wertschätzung. Entsprechend präzise und schnell sollten die Protokolle verfügbar sein.
  2. Aufgaben sind schon vorab klar verteilt
    Gerade bei virtuellen Zusammenkünften ist eine vorab geklärte Verteilung der Aufgaben von Vorteil. Eine Person übernimmt die Leitung und Moderation, eine andere protokolliert. Dabei dürfen die Rollen von Meeting zu Meeting neu verteilt werden, während die Formalien stets gleich bleiben. Das rollierende System hat den Vorteil, dass alle im Lauf der Zeit das Vorgehen der anderen wahrnehmen und sich in die beiden Rollen am gezeigten Vorbild hineinfinden.
  3. Tagesordnung aufstellen und als Timeline einblenden
    Die Bildschirmansicht liefert einen Mehrwert zum Präsenzmeeting, der nicht zu unterschätzen ist: Dokumente lassen sich für jeden identisch sichtbar machen. Ausgehend von Ziel und Dauer der Konferenz eignet sich bei den einzelnen Punkten das Anbringen von Zeitmarkern. Daran lässt sich ablesen, ob man vorankommt oder hinterherläuft. Die Moderatoren erhalten ein verlässliches Instrument zum Wahren der Zeitdisziplin.
  4. Fortlaufendes Protokoll
    Idealerweise füllen die Protokoll-Verantwortlichen die sichtbare Tagesordnung unmittelbar und sachlich-nüchtern mit zusammengefassten Gesprächsbeiträgen und Dokumenten – was sowohl bei Meetings online als auch offline machbar ist. Damit ist für alle sofort wahrnehmbar, was später als Ergebnis festgehalten werden soll, wie Aufgaben verteilt werden und welche Zieltermine gelten. Fehler können sofort korrigiert, Ergänzungen direkt eingebracht werden. Da Widersprüche sofort eingearbeitet werden, können Moderator und Protokollant das Dokument gleich am Ende des Meetings prüfen, bei Bedarf (um)gewichten, von Überflüssigem reinigen und freigeben. Der Zeitgewinn macht sich bezahlt: Teilnehmer können zugewiesene Aufgabe sofort beginnen.
  5. An die Nicht-Teilnehmer denken
    Die Schattenseite des fortlaufenden Protokolls: Da sich alle Meeting-Teilnehmer bestens an das gerade Besprochene erinnern, besteht die Gefahr, dass Inhalte verkürzt oder ohne Kontext protokolliert werden. Darauf gilt es zu achten – vor allem, wenn während der Besprechung schon erkennbar ist, dass Externe in die Kommunikation einbezogen werden. Aber auch für Vorgesetzte, Vertretungen oder unregelmäßig Teilnehmende ist Sorgfalt beim Kontext wichtig. Das gleiche ist gefragt, damit vereinbarte Ziele und Aufgaben beim folgenden Meeting konkret geprüft werden können. In die gemeinsame Abstimmung des Dokuments durch Moderator und Protokollant muss dieser Aspekt einfließen.