Was ist ein Jahresgespräch und wozu überhaupt?

Ein Jahresgespräch ist eine spezielle Form des Mitarbeitergesprächs, das jährlich stattfindet und strategisch ausgerichtet ist. In der Regel geschieht dies zu Beginn oder am Ende eines Kalenderjahres. Dabei besprechen Vorgesetzte und Mitarbeiter die Ereignisse des vergangenen Geschäftsjahres miteinander. Zumeist nutzen sie die Gelegenheit, das kommende Jahr zu planen und eine entsprechende Zielvereinbarung für das kommende Jahr zu treffen.

Das Jahresgespräch dient der Verbesserung der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter. Schließlich trägt ein gutes Gesprächsklima zu einem ebenso guten Betriebsklima bei. Schwierigkeiten, Konflikte und Schwächen sind gleichermaßen mögliche Themen eines Jahresgesprächs wie die weitere Entwicklung des Mitarbeiters im Unternehmen.

Im Grunde handelt es sich beim Jahresgespräch um ein Feedbackgespräch oder Evaluierungsgespräch. Führungskraft und Arbeitnehmer blicken auf die Arbeitsleistung der vergangenen zwölf Monate zurück. Auf Basis dieser Erfahrungen geben und erhalten beide Seiten ein entsprechendes Feedback. Wenn sich die Gesprächspartner konstruktiv verhalten, wirkt sich das Jahresgespräch für gewöhnlich positiv auf das Verhältnis aus.

Im besten Fall geht der Mitarbeiter gestärkt und motiviert aus dem Gespräch hervor. Gleichzeitig weiß er, wo er noch Entwicklungspotential hat. Dasselbe gilt für den Vorgesetzten. Nach umfangreichen Jahresgesprächen mit seinen Mitarbeitern weiß dieser, um welche Schwachstellen er sich in Zukunft kümmern wird. Die Jahresgespräche leisten dadurch einen enormen Beitrag zur Verbesserung der betriebsinternen Abläufe sowie der Arbeitsleistung.

Dauer des Jahresgesprächs

Ein produktives Jahresgespräch ist eine durchaus zeitaufwendige Angelegenheit, denn es muss nicht nur durchgeführt, sondern auch vor- und nachbereitet werden. Im Idealfall planen sich beide Seiten ausreichend Zeit ein. Die reine Besprechungszeit dauert in der Regel zwischen 40 Minuten und zwei Stunden. Viele Unternehmen setzen etwa eine Stunde für dieses Evaluierungsgespräch an, was auch die Empfehlung von Experten aus dem Bereich Personalmanagement ist. Im Anschluss empfehlen sie eine umfassende Nachbesprechung, deren Dauer vom individuellen Bedarf abhängt. 

Erfahrungsgemäß fallen Jahresendgespräche in einigen Betrieben wesentlich kürzer aus. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn beide Seiten miteinander zufrieden sind. Laut der Randstad-ifo-Personalleiterbefragung aus dem 4. Quartal 2022 führen 49% der Unternehmen jährliche Feedbackgespräche. Regelmäßigere Möglichkeiten zum Austausch sind eher die Seltenheit. 22% der Firmen tauschen sich vierteljährlich, 6% monatlich mit ihren Beschäftigten aus. Anders in kleineren Betrieben (<50 Mitarbeiter). Dort haben Mitarbeiter häufiger Gelegenheit sich Feedback einzuholen bzw. Rückmeldung zu geben: monatlich in 13% und vierteljährlich in 16% der Unternehmen. Der Großteil der Arbeitnehmer in Deutschland empfindet ein solches Jahresgespräch für die eigene Motivation und Leistung als wesentlich. Machen Sie von dem Angebot also unbedingt Gebrauch, wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die Möglichkeit dazu gibt. Im Regelfall kommt es Ihnen zugute.

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Jahresgespräch vorbereiten

Die Voraussetzung für ein positives und produktives Jahresgespräch mit dem Vorgesetzten ist ausreichende Vorbereitung. Aber keine Sorge: Natürlich ist keine tagelange Recherche oder Vorarbeit erforderlich. Wichtig ist vor allem, dass Sie sich Gedanken über Ihre eigene Arbeitsleistung, den Status quo und Ihre Zukunft im Unternehmen machen. Was möchten Sie erreichen? Was brauchen Sie dafür? Was gefällt Ihnen gut, wo sehen Sie Verbesserungsbedarf. Außerdem ist es hilfreich, wenn Sie vorab wissen, was Sie beim Gespräch mit dem Chef erwartet. So kommt es zu keinen bösen Überraschungen.

Jahre Revue passieren lassen, eigene Leistung einschätzen

Es liegt in der Natur von uns Menschen, dass wir schnell vergessen. Manchmal erinnern wir uns kaum noch an die Erlebnisse der letzten Monate und Wochen. Im Jahresgespräch geht es aber nun einmal um die letzten zwölf Monate. Darum ist es unabdingbar, dass Sie sich genau diesen Zeitraum ins Gedächtnis rufen.

Am besten fangen Sie damit bereits mehrere Wochen vor dem Jahresgespräch an. Gehen Sie Monat für Monat durch und erinnern Sie sich an Ihre Projekte, Leistungen, Erfolge und Misserfolge. Lassen Sie dabei Ihre persönliche Entwicklung nicht außer Acht. Wenn es Konflikte mit Kollegen oder unangenehme Situationen gab, berücksichtigen Sie diese ebenfalls.

Manche Menschen legen den Fokus ausschließlich auf negative Ereignisse. Es ist nachvollziehbar, dass schlechte Erfahrungen besonders lange in Erinnerung bleiben. Im Idealfall spielen diese bei der Vorbereitung auf ein Jahresgespräch jedoch eine untergeordnete Rolle. Vielmehr liegt der Schwerpunkt hierbei auf dem persönlichen Wachstum und der eigenen Weiterentwicklung im Unternehmen. Sprechen Sie negative Erfahrungen oder Konflikte im Jahresgespräch natürlich dennoch an, wenn es Ihnen ein Anliegen ist.

Notizen zu allen „Highlights“ des Jahres dienen Ihnen als Erinnerungshilfe, wenn Sie sich auf das Jahresgespräch vorbereiten. Darüber hinaus sind kurze Reflexionsgespräche mit den Kollegen ebenfalls hilfreich. Denn letztlich steht das Jahresgespräch allen Mitarbeitern bevor. Ein kurzer Austausch unter Kollegen lohnt sich daher oft.

Tipps zur Selbstreflexion

Eine gründliche Selbstreflexion stellt die beste Form der Vorbereitung auf das Gespräch mit dem Chef dar. In der Regel sind für ein Jahresgespräch drei Aspekte von besonderer Relevanz. Dazu gehören der Rückblick auf das vergangene Jahr, der Status quo sowie der Ausblick auf das kommende Jahr. Diese drei Bereiche bilden eine gute Struktur für die Vorbereitung auf das Jahresgespräch:

Notieren Sie sich alles, was Ihnen dazu einfällt. Womöglich wird Ihnen Ihr Arbeitgeber selbst einige der aufgelisteten Fragen stellen. Sie dienen in erster Linie jedoch der Selbstreflexion. Insbesondere bei der Beurteilung Ihrer eigenen Leistungen ist es wichtig, dass Sie nicht zu hart mit sich selbst ins Gericht gehen. Das Jahresgespräch ist vor allem eine gute Chance, den Chef an Ihre besten Leistungen und Erfolge zu erinnern. Wenn Ihnen die Selbsteinschätzung schwerfällt, hilft häufig ein Vergleich mit dem Status quo der vergangenen Jahre. Die individuelle Weiterentwicklung steht hierbei im Vordergrund. Gerade wenn Sie bereits länger in einem Unternehmen tätig sind, wird Ihnen vielleicht kaum auffallen, was Sie alles leisten.

Ein kleiner Tipp: Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken und stressen Sie sich nicht. Ein Gespräch mit Vorgesetzten wirkt auf manche Menschen durchaus einschüchternd. Dabei ist ein Jahresgespräch eigentlich ein positiver Gesprächsanlass. Es ist für Sie in erster Linie eine Chance, die Sie nutzen können.

Jahresgespräch
Jahresgespräch

Fragen und Antworten beim Jahresgespräch

Im vorangegangenen Abschnitt finden sich einige Reflexionsfragen, die Ihnen bei der Vorbereitung auf das Jahresgespräch helfen. Nun geht es um konkrete Antworten, die Sie als Mitarbeiter beim Jahresgespräch idealerweise parat haben werden. Natürlich hängen die tatsächlichen Themen des Mitarbeiter-Jahresgesprächs immer von den aktuellen Umständen im Unternehmen ab. Der Erfahrung nach tauchen im Jahresgespräch viele Fragen und Antworten immer wieder auf. Wenn Sie darauf optimal vorbereitet sind, können Sie besser auf das Feedback Ihres Vorgesetzten eingehen. Häufige Fragen beim Jahresgespräch sind zum Beispiel:

Vielleicht gab es in Ihrem Betrieb bestimmte Ereignisse, die der Chef wahrscheinlich im Jahresgespräch aufgreifen wird. Wenn Sie sich gut auf das Gespräch vorbereiten, haben Sie nichts zu befürchten.

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Ablauf Jahresgespräch

Jahresgespräch ist nicht gleich Jahresgespräch. Im Hinblick auf den exakten Ablauf, die Dauer und sonstige Rahmenbedingungen gibt es teilweise gravierende Unterschiede. Manche Betriebe halten sich hierbei an ein striktes Protokoll und arbeiten Punkt für Punkt ab. Andere gehen eher locker und intuitiv vor. In vielen Fällen läuft ein Jahresgespräch folgendermaßen ab:

  • Gemeinsamer Rückblick auf Projekte und Ereignisse des vergangenen Jahres
  • Ausführliches Feedback zu den persönlichen Arbeitsleistungen, der Performance und der Zusammenarbeit mit den Kollegen im Team
  • Zielvereinbarung für die kommenden Monate
  • Besprechung möglicher Maßnahmen zur Weiterbildung und Weiterentwicklung
  • Gegebenenfalls Vereinbarung zukünftiger Evaluierungsgespräche oder anderer Performance-Gespräche

Dieses Schema dient jedoch lediglich zur groben Orientierung. Im Folgenden gehen wir ausführlicher auf den Ablauf des Jahresgesprächs ein. So wissen Sie, was Sie vermutlich erwartet. Dennoch ist es besser, wenn Sie auf alles gefasst sind. Lassen Sie sich keineswegs aus dem Konzept bringen, wenn plötzlich alles anders als geplant kommt.

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Was möchte ich gerne loswerden?

Am Ende des Jahresgesprächs fragt der Vorgesetzte im Regelfall nach, ob der Mitarbeiter etwas loswerden möchte. Seien Sie an dieser Stelle mutig und trauen Sie sich ruhig, die Dinge beim Namen zu nennen.

Beim Jahresgespräch befinden Sie sich als Mitarbeiter keineswegs in einer Rechtfertigungsposition. Kritik und Verbesserungsvorschläge sind hier oft ausdrücklich erwünscht. Wenn es Schwierigkeiten im Team gibt oder bestimmte Abläufe Probleme bereiten, besteht nun eine reale Chance auf Veränderung. Bleiben Sie dabei selbstverständlich sachlich und konstruktiv und geben Sie auch Ihrer Führungskraft Feedback

Gehaltsverhandlung beim Jahresgespräch?

Das Thema Gehalt brennt vielen Mitarbeitern auf den Nägeln. Das Jahresgespräch ist allerdings keine Gehaltsverhandlung. Daher erscheint es eher unangebracht, wenn Sie diese Thematik beim Evaluierungsgespräch aufgreifen.

Vereinbaren Sie lieber einen eigenen Termin für Ihre Gehaltsverhandlung. Ein positiv verlaufendes Jahresgespräch stellt immerhin eine gute Grundlage dafür dar. Es empfiehlt sich demnach, möglichst bald ein entsprechendes Gespräch zu vereinbaren. Wenn das Jahresgespräch mit Ihrem Vorgesetzten weniger gut gelaufen ist, lassen Sie sich mit Forderungen nach einer Gehaltserhöhung lieber Zeit.

Lesetipp

 Erfolg bei der Gehaltsverhandlung – die richtige Taktik zählt 

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Fragen und Antworten

Hier finden Sie die häufigsten Fragen zum Jahresgespräch:

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Jahresgespräch – Fazit

Beim Jahresgespräch lassen Führungskraft und Mitarbeiter das vergangene Jahr gemeinsam Revue passieren. Sie blicken zusammen in die Zukunft und auf kommende Herausforderungen. Persönliche Anliegen und Kritik finden hier ebenfalls Beachtung. Wer diese Chance zu nutzen weiß, profitiert nachhaltig von einem erfolgreich verlaufenen Jahresgespräch. Im Idealfall gehen Sie als Mitarbeiter gestärkt und motiviert aus einem solchen Gespräch mit dem Chef heraus.