Was ist Onboarding?

Wenn Mitarbeiter neu in ein Unternehmen einsteigen, lässt man sie oft unbegleitet ins kalte Wasser springen. Das „Welcome“ der Unternehmen beschränkt sich auf eine schlichte Begrüßung, gefolgt von einer Einarbeitungsphase. Manchmal kommt es vor, dass sich die Unternehmensführung erst eine gewisse Zeit nach der Einstellung an die neuen Mitarbeiter wendet. Dann ist das berühmte schwarze Loch nach der Vertragsunterzeichnung die Folge. Beim Onboarding werden Mitarbeiter auf dem Weg in das Unternehmen begleitet.

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Was bedeutet Onboarding für Führungskräfte?

Führungskräfte benötigen eine Reihe von Informationen über das Unternehmen und dessen Mitarbeiter, um sinnvoll und effektiv Entscheidungen zu treffen. Zwar können sich Manager sehr rasch auf neue Situationen einstellen, doch sie kennen einige wichtige Faktoren im Unternehmen noch nicht. Dazu gehören in erster Linie:

  • die Unternehmensphilosophie und die Unternehmensziele
  • Informationen über Stakeholder
  • Entscheidungswege im Unternehmen 

Um der Führungskraft einen Überblick über diese Faktoren zu verschaffen, ist ein strukturiertes Onboarding sinnvoll. Der Onboarding-Prozess vermittelt die Werte des Unternehmens sowie die Unternehmenskultur. Das ist vor allem für neue Manager ein bedeutender Punkt.

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Wie lange dauert Onboarding?

Onboarding ist ein Prozess, der sich über einen gewissen Zeitraum erstreckt. Dieser Onboardingprozess kann im Zeitverlauf in verschiedene Phasen gegliedert werden. Zu diesen einzelnen Schritten zählen:

  • das Preboarding oder die Einführungsphase
  • die Orientierungsphase
  • die Integrationsphase

Das Preboarding 

Diese Phase gilt als Vorbereitungsphase und reicht von der Unterzeichnung des Vertrags bis hin zum ersten offiziellen Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Noch vor Beginn des Arbeitsverhältnisses und bevor der Neuling sein Dienstverhältnis beginnt, lässt das Unternehmen ihm die notwendigen Unterlagen zukommen. Dazu gehören die Beschreibung des Unternehmens, die Unternehmensphilosophie und das Leitbild. Darüber hinaus kann man in dieser Vorbereitungsphase noch offene organisatorische Fragen klären. Das betrifft zum Beispiel die Einrichtung des passenden Arbeitsplatzes im Hinblick auf EDV-Anlagen, Geräte etc. Der neue Mitarbeiter kann im Anschluss daran spezielle Wünsche äußern. Das gilt vor allem, wenn es sich um einen Mitarbeiter mit Führungsaufgaben handelt. Parallel dazu werden die anderen Mitarbeiter des Unternehmens über die neue Stellenbesetzung informiert.

Die Orientierungsphase

In diesem Schritt findet die Einarbeitung neuer Mitarbeiter statt. Der Zeitraum erstreckt sich dabei vom ersten Arbeitstag bis zum dritten Arbeitsmonat im Betrieb. Meistens ist das auch mit dem Ende der Probezeit verbunden. In diesem Zeitraum muss der neue Arbeitnehmer die Gelegenheit haben, alle Kollegen, Vorgesetzten und ggf. die zu führenden Mitarbeiter kennenzulernen. Möglicherweise kann hier auch ein direkter Ansprechpartner, z. B. ein zuvor definierter Pate hilfreich sein. Daneben erhält der Neueinsteiger in dieser Phase auch Kenntnisse über die Arbeitszeiten, die Zusammenstellung der einzelnen Teams sowie über laufende Projekte. Ein Pate ist hilfreich, um Fragen des Mitarbeiters zu beantworten. Bei diesem Paten kann es sich um einen direkten Vorgesetzten oder eine andere Führungskraft im Unternehmen handeln.

Die Integrationsphase

Schließlich geht die Orientierungsphase nach dem dritten Monat in die Integrationsphase über. Diese kann sich über einen Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten erstrecken. In dieser Zeit kann die Führungskraft bereits selbständig Entscheidungen treffen und dafür Gespräche mit den Mitarbeitern führen. Auch Projekte und neue Arbeitsgruppen werden in dieser Phase ins Leben gerufen.

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Wie sieht gutes Onboarding aus?

Die erste Zeit im Unternehmen stellt sowohl für den Neueinsteiger als auch für die Führungskräfte im Unternehmen eine Herausforderung dar. Mithilfe des Onboardings soll es gelingen:

  • neue Mitarbeiter rascher an die Aufgaben zu führen,
  • sie mit der Unternehmenskultur und der Unternehmensphilosophie vertraut zu machen,
  • sie beim Kontaktaufbau zu anderen Kollegen zu unterstützen.

Die Begleitung der neuen Führungskraft ist jedoch nicht die Aufgabe des HR-Managements, sondern die der anderen Führungskräfte im Unternehmen. Diese müssen dafür sorgen, dass sich der Neueinsteiger möglichst rasch in das Unternehmen integriert.

Welche Aufgaben haben Führungskräfte beim Onboarding?

Führungskräften kommt die Aufgabe zu, den Prozess des Onboardings möglichst effizient zu gestalten. Das erfordert ebenfalls Arbeit. Zu den Aufgaben zählen dabei:

  • die Zusammenstellung eines Onboarding-Konzepts
  • die Festlegung der Vorlaufzeiten und der Zuständigkeitsbereiche
  • das Zusammenstellen einer Checkliste
  • die Benennung eines Paten

Im Konzept hält die Führungskraft fest, welche Aufgaben in den einzelnen Phasen des Onboardings erfüllt werden sollen. Dazu gehört auch die Festlegung, welche Abteilungen bzw. Personen wann für gewisse Aufgaben zuständig sind. Das hängt natürlich von der Aufbau- und Ablauforganisation des jeweiligen Unternehmens ab. 

Bei der Checkliste halten Führungskräfte schriftlich fest, welche administrativen Schritte wann und wo umgesetzt werden. Für die Erstellung der Checkliste und deren Abarbeitung kann man auch eine entsprechende HR-Software nutzen. 

Beim Onboarding sollen Führungskräfte integriert werden
Beim Onboarding sollen Führungskräfte integriert werden
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Konzepte für gutes Onboarding

Modelle für ein gelungenes Onboarding orientieren sich heute nicht nur nach dem Unternehmen, sondern folgen auch den Vorstellungen der neuen Mitarbeiter. Beim Recruitment ist es heute wichtig, dass sich auch das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber darstellt. Das gilt in erster Linie bei der Einstellung von Fach- und Führungskräften. Im Gegensatz zu früheren Zeiten bewerben sich heute Führungskräfte und hoch qualifizierte Mitarbeiter nicht immer von sich aus bei einem Unternehmen. Viel mehr werben Unternehmen qualifizierte Mitarbeiter zunehmend selbst aktiv an. Einige große Unternehmen sind dafür bereits mit Beispielen vorangegangen:

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Warum ist Onboarding für Führungskräfte notwendig?

Neue Führungskräfte sind ebenfalls neue Mitarbeiter in einem Unternehmen. Sie unterscheiden sich jedoch in ihrem Qualifikationsniveau und in ihrem Erfahrungspotenzial von den übrigen Mitarbeitern auf unteren hierarchischen Stufen. Dennoch stehen auch Führungskräfte bei der Übernahme neuer Aufgaben vor ähnlichen Herausforderungen.

Es gibt verschiedene Wege für ein gutes Onboarding. Grundlage dafür ist jedoch ein ausgeklügelter Onboarding-Plan. Das gilt sowohl für die Einstellung neuer Mitarbeiter als auch für das „Welcome“ für Führungskräfte. Unternehmen können sich beim Onboarding Prozess für Führungskräfte auch am Onboarding neuer Mitarbeiter orientieren. Beim Onboarding für Führungskräfte gelten ähnliche Spielregeln wie bei der Einarbeitung von Mitarbeitern. 

Für die Einführung von Führungskräften im Unternehmen sind jedoch einige weitere Punkte zu berücksichtigen. Zu diesen zählen:

  • Aufbau eines guten Netzwerks
  • Jour-fixe-Termine
  • Thematisierung des Führungsstils
  • Intensive Betrachtung des Leitbilds und der Unternehmenskultur
  • Einsatz eines Mentors
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Die häufigsten Fehler beim Onboarding

Das Onboarding ist ein wichtiger Vorgang, um neue Mitarbeiter oder neue Führungskräfte auf die Arbeit im Unternehmen vorzubereiten. Allerdings passieren dabei immer wieder Fehler, die vermieden werden können. Zu den häufigsten Fehlern beim Onboarding gehören Folgende:

Verlässt ein Neuling den Betrieb vorzeitig wieder, entsteht dadurch auch ein ökonomischer Schaden für das Unternehmen. Die wirtschaftlichen Folgen beschränken sich dabei nicht nur auf ein erneut startendes Recruitingverfahren. Ferner müssen dann auch angefangene Projekte wieder abgebrochen werden oder es kommt zu einer mangelhaften Betreuung von Kunden. Der Schaden setzt sich also aus den Recruiting-Kosten und den sogenannten Lost Opportunities zusammen.

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Checkliste für das Onboarding

Um Fehler beim Onboarding zu vermeiden, ist eine Checkliste hilfreich. Hier finden Sie eine entsprechende Checkliste für einen optimalen Onboardingprozess. 

Vor dem ersten Arbeitstag

Im Preboarding wird der Arbeitsvertrag unterzeichnet, der Mitarbeiter erhält die notwendigen Unternehmensinformationen und kann alle erforderlichen Unterlagen für den Abschluss des Arbeitsvertrags einreichen. Zudem sind noch andere organisatorische Dinge zu regeln. Dazu gehören:

  • die Bekanntgabe von wichtigen Terminen
  • die Kleiderordnung
  • eventuelle Unterstützung bei der Wohnungssuche

Darüber hinaus richtet man den Arbeitsplatz mit allen notwendigen technischen Geräten für den Mitarbeiter ein. Außerdem erhält der neue Kollege die nötigen Zugangsdaten. Zugleich stellen die Verantwortlichen in dieser Vorbereitungsphase den Einarbeitungsplan zusammen. 

Der erste Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag erfolgt die offizielle Begrüßung des Mitarbeiters. Dafür sollte sich eine Führungskraft, bestenfalls der direkte Vorgesetzte im Unternehmen Zeit nehmen. Vielfach gibt es ein Willkommenspaket für den neuen Mitarbeiter oder ein Willkommensgeschenk. Abschließend führt die Geschäftsführung noch ein Gespräch mit dem Neuling.

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Fragen und Antworten

Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Thema Onboarding von Führungskräften:

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Onboarding von Führungskräften – Fazit

Onboarding ist auch für die Einführung von neuen Führungskräften wichtig. Sie lernen durch diese Maßnahme die Unternehmenskultur und die Ziele des Unternehmens rascher und besser kennen. Eine Checkliste und ein gut geplantes Onboarding führt zu einer effizienten Eingliederung von neuen Mitarbeitern und spart Zeit und Geld.