Die Digitalisierung verändert die Kommunikation und Zusammenarbeit. Gerade mit Mitarbeitern im Home Office wird deutlich: Ohne digitale Kommunikation geht nichts. Diese Tipps helfen, auch digital den richtigen Ton zu treffen.
Als Kommunikationsmittel haben sich digitale Lösungen etabliert – auch im Berufsalltag. Denn in Zeiten, in denen Teams sich immer häufiger neben der Belegschaft im Büro auch aus mobilen Mitarbeitern, Teilzeit-Beschäftigten, Home Office-Arbeitern und Freelancern zusammensetzen, sind neue Kommunikationsmittel gefragt. Für die optimale digitale Zusammenarbeit müssen schließlich alle in einen ständigen Informationsfluss und Dialog eingebunden sein.
Das richtige Medium wählen
Das Angebot an digitalen Tools zur Kommunikation im Team ist riesig und es wächst stetig. Zu beachten ist, dass sich die verschiedenen Lösungen für einige Aufgaben besser oder schlechter eignen. Doch wann passt welches Medium?
- Klassische E-Mails
Für kurze sachliche Absprachen, das Teilen wichtiger Informationen wie Status Updates oder zur Zusammenfassung der Telefonkonferenz eignet sich die E-Mail. - Instant Messaging
Chat Systeme empfehlen sich für kurze informelle Rückfragen oder für den privaten Plausch in der Pause. - Videokonferenzen
Online-Meetings eignen sich, um in Gruppen gemeinsame Vorgehensweisen oder Strategien zu besprechen. Im Vergleich zu Telefonkonferenzen haben Videokonferenzen den Vorteil, dass hier auch die nonverbale Reaktion der Gesprächspartner wahrnehmbar ist. - File Sharing
Um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten oder diese zu teilen, eignen sich Cloud Dienste mit Kommentarfunktion. So arbeiten Teams effizient gemeinsam und in Echtzeit an Projekten. - Dialog am Telefon oder im Videochat
Wenn es um persönliche oder mögliche Konfliktthemen geht, empfiehlt sich der Griff zum Telefonhörer oder zum Videochat – sofern ein persönliches Treffen nicht möglich ist.
Schreiben ist nicht sprechen
Auf neue digitale Kommunikationslösungen folgen neue Verhaltensweisen. Während das gesprochene Wort schnell vergessen ist, bleiben zum Beispiel Inhalt und Stimmung eines Kommentars im gemeinsam bearbeiteten Dokument bestehen. Es gibt für Kollegen und Chefs in der digitalen Kommunikation miteinander einiges zu beachten. Allen voran gilt: Erst denken, dann schreiben.
- Rechtzeitig antworten
Nicht jede E-Mail muss sofort beantwortet werden und im Gruppendokument muss nicht auf jeden Kommentar sofort reagiert werden. Eine Antwort innerhalb von 24 Stunden sollte jedoch möglich sein. Auch wenn der Inhalt nur lautet: „Ich melde mich dazu morgen.“ - Kein Scrollen
Für alle digitalen Kommunikationslösungen gilt, schriftliche Nachrichten sollten kurz, bündig und fokussiert sein. Sie sind kein Ersatz für ausführliche Briefe. - Der richtige Betreff oder Titel
Gerade beim Schreiben von E-Mails oder dem Benennen von Dokumenten sollte die Betreffzeile bzw. der Titel auf einen Blick deutlich machen, worum es geht. - Korrekte Rechtschreibung
Auch wenn es schnell gehen muss, E-Mails, Kommentare und Chatnachrichten sollten immer zweimal gelesen werden. So vermeiden Autoren Rechtschreib- und Tippfehler. - Keine Ironie
Im Schriftverkehr ist Ironie tabu. Zu häufig kommt sie beim Leser nicht oder falsch an. - Höflich bleiben
Die Regeln der Netiquette sind auch bei der digitalen Zusammenarbeit einzuhalten, besonders wenn es um emotionale Themen geht. - Kein Schreien
GROSSBUCHSTABEN sind zu vermeiden. Sie wirken wie Geschrei und lenken vom eigentlichen Inhalt ab.
Miteinander aus der Ferne
Die digitale Zusammenarbeit kann auch schnell einseitig werden. Gerade wenn Teile des Teams dauerhaft im Home Office arbeiten, liegt es am Führungspersonal, einen produktiven Austausch zu ermöglichen. Zu einer guten Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter gehört Vertrauen, Mitarbeiter bei Entscheidungen zu beteiligen und sensibel für ihre Bedürfnisse zu sein – auch ohne persönlichen Kontakt.
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