Tender Management gibt Ausschreibungen den nötigen Schliff

Ohne Umwege und Reibungsverluste zum effizienten Ergebnis bei Ausschreibungen und Angeboten – dafür steht die Aufgabe „Tender Management“. Routine im Umgang mit dem Thema sowie praktisches Anwendungswissen sind entscheidende Erfolgskriterien. Für einen B2B-Dienstleister wie Randstad ergibt sich daraus die Möglichkeit, Kunden in einem weiteren Bereich zu unterstützen.

Frau Thörner, Sie leiten das Tender Management bei Randstad. Was kann ich mir darunter vorstellen?

Sandra Thörner: Der Begriff Tender (engl. für Ausschreibung) Management, gelegentlich auch Bid (engl. für Angebot) Management genannt, bezeichnet das Managen von Ausschreibungen oder Vergaben im Rahmen der Beschaffung

Diese Funktion gibt es auf bietender Seite inzwischen häufig. Warum?

Sandra Thörner: Der Einkauf von Dienstleistungen wird immer komplexer. Denken Sie an die gesetzlichen Vorgaben des Vergaberechts gerade im öffentlichen Sektor für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen - also auch für Zeitarbeit, Personalvermittlung und sonstige HR-Services. Aber auch Firmen der Privatwirtschaft sind zunehmend angehalten, Compliance-Vorgaben beim Einkauf von HR-Services zu entsprechen. Ebenso bietet eine Ausschreibung den Firmen die Möglichkeit, einen guten Marktüberblick zu erhalten und so besser in Verhandlungen mit ihren Lieferanten zu treten. Das bedeutet auf Lieferantenseite, immer mehr Vorgaben zu erfüllen und den Kunden neben einem überzeugenden, inhaltlichen Angebot auch eine durchdachte Kalkulation zu bieten.

Wie halten Sie das bei Randstad?

Sandra Thörner: Dieser zunehmenden Komplexität zur Erfüllung aller Rahmenbedingungen begegnen wir bei Randstad mit unserer Abteilung Tender Management. Dazu steuern wir fokussiert die professionelle Erstellung von Angeboten für unsere Kunden. Durch unsere Erfahrung und unser Wissen bieten wir unseren Vertriebskollegen, aber auch unseren Kunden, einen Mehrwert.

Wie bieten Sie denn genau einen Mehrwert für Ihre Kunden?

Sandra Thörner: Zunächst einmal ist es unsere Aufgabe, die beste Lösung für unsere Kunden zu erarbeiten. Wir verstehen dies als Projektsteuerung. Dazu stellen wir ein Expertenteam, das sog. Deal Team, zusammen und bringen damit alle benötigten Experten für eine Ausschreibung an einen Tisch: Das Deal Team besteht immer aus Kollegen, die unsere Kunden bereits kennen z.B. aus der Niederlassung, Inhouse-Projekten oder dem Key Account. Dazu kommen Fachleute aus Legal und Kalkulation sowie der jeweilige Tender Manager. Je nach Ausschreibung können weitere Fachbereiche beteiligt werden. Im Ausschreibungsprozess übernehmen diese Personen eine genau festgelegte Rolle. So können die Kunden sicher sein, dass alle Kenntnisse, Konzepte und Ressourcen gebündelt sind, um eine überzeugende und passgenaue Lösung zu finden.

Wenn sich ein Unternehmen mit dem Gedanken trägt, eine Ausschreibung zu starten, beraten Sie dann auch?

Sandra Thörner: Wir sind Experten für Ausschreibungen und Vergaberecht - pro Jahr erreichen uns Ausschreibungen weit im dreistelligen Bereich. Deshalb haben wir einen guten Überblick über die verschiedenen Bandbreiten der Möglichkeiten im Rahmen von Ausschreibungen. So können wir Kunden, die nicht so routiniert sind im Thema, beratend zur Seite stehen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel Fragen zu einer bevorstehenden Ausschreibung hat, stehen unsere Ausschreibungsexperten schon im Planungsprozess zur Seite. Im Gespräch tauschen sie sich mit den Kunden über marktüblicher Rahmenbedingungen einer Ausschreibung aus. Wir identifizieren zusammen mit den Kunden, welche Informationen benötigt werden und wie bzw. wo sie ihre Ausschreibung am besten platzieren. So stellen wir gemeinsam sicher, dass die Kunden die richtigen Fragen stellen und damit auch zielführende, vergleichbare Antworten erhalten.

Wie bereiten Sie sich auf den Einkauf von morgen vor? Welchen Stellenwert hat die Digitalisierung im Einkauf bei Ihnen?

Sandra Thörner: Es findet eine zunehmende Automatisierung von Prozessen statt. Dies spiegelt sich auf Einkaufsplattformen wider. Auf den öffentlichen Vergabeplattformen screenen wir proaktiv nach neuen Ausschreibungen. Hier sind die Lieferanten in der Holschuld für neue Anfragen. Wir sind aber auch routiniert im Umgang mit allen kommerziellen Plattformen, den unterschiedlichsten Ausschreibungsportalen und im E-Bidding.

Zur Person

Sandra Thörner

Sandra Thörner leitet seit 2015 das Tender Management der Randstad Gruppe in Deutschland. Sie arbeitet seit 21 Jahren bei Randstad. Mit ihrem Team betreut sie im Jahr fast jeden zweiten Tag eine neue Ausschreibung