Tender Management verstehen...

Professionelles Planen und Umsetzen führt zum Erfolg beim Umgang mit Ausschreibungen und bei der Abgabe punktgenauer Angebote. „Tender Management“ ist der Weg dorthin – und bei Randstad Deutschland von Start bis Ziel sehr übersichtlich strukturiert.

Illustration mit Punkten und Pfeilen

Tender Management oder Bid Management ist die professionelle und umfassende Bearbeitung einer Ausschreibung (englisch: tender) oder eines Angebots (englisch: bid). Dafür stehen, je nachdem wie einzelne Unternehmen das handhaben, eigene interne Teams bereit oder die Aufgabe wird an externe Experten ausgelagert. Der gesamte Prozess startet mit der Auswahl der Lieferanten - auf Einkäufer-Seite – und die einschlägigen Recherchen sowie die komplette Begleitung und Abwicklung aller mit Ausschreibung oder Angebot verbundenen Aufgaben sowie gegebenenfalls auch die fachliche Beratung einzelner Beteiligter bis zum Vertragsabschluss. 

Grundsätzlich stehen vier verschiedene Formen von Ausschreibungen zur Diskussion, bei denen ein professionelles Tender Management zu einer effizienten Umsetzung führt, die Missverständnissen oder unzulänglichen Angeboten vorbeugt.

  • RFI - Request for Information
    Anfrage an Dienstleister, ob sie einen skizzierten Bedarf grundsätzlich erfüllen können. Im RFI werden ausschließlich Informationen zum Unternehmen bzw. Produkt abgefragt, keine Tarife.
  • RFP - Request for Proposal
    Anfrage an Dienstleister, ein umfassendes Angebot mit Informationen zum Unternehmen, zu Leistungen, Vertragsbedingungen und Tarifen abzugeben.
  • RFQ - Request for Quotation
    Zu einem detailliert beschriebenen Bedarf wird eine Leistungsbeschreibung mit einem möglichst präzisen Preis angefragt.
  • Vergabe - Öffentliches Ausschreibungsverfahren
    Den Ablauf bei der Vergabe öffentlicher Aufträge und die Zuständigkeiten regelt das öffentlich- rechtliche Vergaberecht.

Bei Randstad als Dienstleister steht im nächsten Schritt das sogenannte Deal Team bereit, um die Aufgabe anzunehmen und zu lösen. Zu diesem Expertenteam für eine erfolgreiche Ausschreibung gehören bei Randstad…

  • …der Tender Manager als Ansprechpartner, wenn es um individuelle Lösungen für das Unternehmen geht. Mit seinem Wissen um das Portfolio der Randstad Gruppe steuert er den Ausschreibungsprozess und benennt die restlichen Mitglieder des Deal Teams. Er erarbeitet ein kundenspezifisches Angebot und erstellt rechtssichere Unterlagen. Dabei hat er das Ziel vor Augen: Die beste Lösung für den Kunden-Bedarf zu finden.
  • …der Sales Lead als Experte für alle kaufmännischen Themen. Seine Rolle ist bei dem Vertriebsmitarbeiter angesiedelt, der das anfragende Unternehmen am besten kennt. Sein Hintergrundwissen zu dieser Firma und dem lokalen Arbeitsmarkt in der jeweiligen Region sind Grundlage dafür, eine bestmögliche Lösung zu erarbeiten. Dazu gehört auch die Findung eines kommerziellen Angebots und die finale Vertragsverhandlung.
  • …der Operations Lead. Dieser Experte für eine sichere Belieferung ist der Ansprechpartner des Kunden vor Ort. Dieses Teammitglied stellt die Belieferung für Ihre Ausschreibung sicher. Nach Vertragsabschluss ist es für die Implementierung und den Service verantwortlich.
  • … Legal – ein Experte aus der Rechtsabteilung für eine rechtssichere Vertragsgestaltung. Er ist speziell für alle vertraglichen Themen Ansprechpartner und unterstützt das Deal Team bei allen rechtlichen Fragen. So kann Randstad als Dienstleister einen zügigen Vertragsprozess sicherstellen.
  • …die Kalkulation, die sich genau mit allen Tarifen und Berechnungsgrundlagen auskennt, und so zum Garant wird für einen fairen Preis

Der Prozess für das Tender oder Bid Management ist klar strukturiert und linear aufgebaut – ein Schritt folgt auf den anderen. Das trägt wesentlich zur Transparenz und Zielgenauigkeit aller darin enthaltenen Arbeiten bei. 

Ein umfassendes Tender oder Bid Management beherrscht auch den Umgang mit den aktuellen digitalen Kanälen und deren Potenzialen. Mit Beschaffungsportalen bzw. B2B-Marktplätzen und Sourcingportalen hat ein Auftraggeber die Möglichkeit, Lieferanten zur Teilnahme an einer Ausschreibung aufzufordern. Diese Portale erlauben es Einkäufern und Lieferanten, Ausschreibungen komplett digital abzuwickeln. Lieferanten geben ihr Angebot nach festgelegten Regeln ab – mit dem Ziel, den Auftrag zu erhalten. Für Lieferanten ergibt sich zunächst ein gewisser Verwaltungsaufwand bei wenig Flexibilität. Allerdings reduzieren sich die administrativen Tätigkeiten wieder an anderer Stelle, da z. B. allgemeingültige Informationen wie Zertifikate nur einmal hinterlegt werden. Für die Kunden ist ein gut gepflegtes Unternehmensprofil auf einer Plattform hilfreich, um Informationen schnell in strukturierter Form finden und auswerten zu können. Die Tätigkeiten im Rahmen des Tender oder Bid Managements passen sich diesen Herausforderungen an.

Das E-Bidding wiederum ist vergleichbar mit einer Online-Auktion, bei dem die Bietenden Transparenz über Angebotskonditionen der Mitbietenden haben. Für die Angebotsabgabe steht ein klar umrissenes Zeitfenster zur Verfügung, bei dem die „Uhr tickt“, bis mit dem Ablauf der vorgegebenen Frist der dann günstigste Anbieter den Zuschlag erhält. Denn im Gegensatz zu den gängigen Online-Auktionen unterbieten sich die Teilnehmer hierbei. Um für diese Form von Ausschreibung gut vorbereitet zu sein, ist ebenfalls ein ausgefeiltes Tender Management hilfreich.

Als Hilfestellung für den konkreten Aufbau und Formulierung Ihrer Ausschreibung, haben wir eine Checkliste für Sie zusammengestellt. Besuchen Sie für weitere umfassende Informationen unsere Homepage.