Urlaubsplanung: Königsdisziplin in Unternehmen

5. März 2013

Urlaub und Freizeit gewinnen im Rahmen der Work-Life-Balance für Mitarbeiter eine steigende Bedeutung. Ihr Umfang und ihre Wertschätzung im Unternehmen spielen für Fach- und Führungskräfte heute eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für oder gegen einen Arbeitgeber. Umso mehr gilt es, der Urlaubsplanung im Unternehmen besonderes Augenmerk zu widmen.

Der Anruf kam überraschend und löste eine Katastrophe aus. Weil sein Chef die Mutter von Michael M. so lange beharkt hatte, bis diese die private Telefonnummer ihres Sohnes herausgegeben hatte, lagen sich M. und seine Frau Silke nun im kleinen Bungalow auf Zakynthos mächtig in den Haaren. Der Chef hatte gejammert und gedrängt – „Vier Leute aus Ihrer Abteilung sind krank, M.! Wenn Sie nicht gleich zurückkommen, können wir morgen die ganze Abteilung dicht machen“ – bis er nachgegeben und in die Rückrufaktion eingewilligt hatte.

„Sie werden das nicht bereuen. Ich lasse ein Business-Class-Ticket am Flughafen für Sie hinterlegen“, waren die letzten Worte des Chefs gewesen. Doch M. bereute schon jetzt. „Wenn Du fliegst, gehe ich.“ Das waren vermutlich auch die letzten Worte seiner Frau. Wie die Kinder, die noch im Pool plantschten, reagieren würden, wagte er sich gar nicht mehr auszumalen. 

Urlaub unter Kollegen geregelt

Seit Monaten hatten sich M. auf den Urlaub gefreut. Monate voller harter Arbeit, die durch eine gute Auftragslage und rapides Wachstum sowieso schon an die Grenzen der Belastung gegangen waren. Schon zu Jahresbeginn hatte er den Antrag eingereicht. Der war auch gleich genehmigt worden – im Betrieb galt das Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“.

Zudem hatten sich die Kollegen mit Kindern, wie jedes Jahr, über die Nutzung der Ferienzeiten verständigt; das geschah informell und abseits des Dienstwegs, funktionierte aber prächtig. Jeder konnte sich darauf einstellen, auch der Abteilungsleiter, der froh war, keine Konflikte lösen und keine Streitereien schlichten zu müssen. An einen Anruf wie diesen hatte M. nicht im Traum gedacht.

Mitarbeiter-Rückruf ist nicht zulässig

Vor die Wahl gestellt, das Unternehmen oder die Familie im Stich zu lassen, hatte M. sich für den Job und die existenzielle Sicherheit entschieden. Ein Fehler in doppelter Hinsicht: Die persönliche Quittung hatte ihm seine Frau schon verpasst. Und zudem hatte er sich ins Bockshorn jagen lassen, sind doch solche Rückrufe durch den Arbeitgeber in Deutschland nicht zulässig. Zwar sind sie (ArbG Frankfurt am Main, Urteil vom 17.05.2006, Az.: 2 Ca 4283/05) in existenzbedrohenden Situationen für das ganze Unternehmen erlaubt. Aber davon kann nicht die Rede sein, wenn in einer Abteilung die Leute knapp werden. Dafür müsste schon das Werksgelände unter Wasser stehen.

Ein Rückruf ist nicht einmal dann erlaubt, wenn er vertraglich vereinbart wurde (BAG, Az. 9 AZR 405/99). Auch die etwas mildere Vorstufe dazu, ein einseitiger Widerruf eines erteilten Urlaubs vor dessen Antritt, ist grundsätzlich nicht möglich und kann allenfalls in betrieblichen Notfällen vorgenommen werden.

Spiel mit der Angst

Gleichwohl spielen Arbeitgeber immer wieder mit der Angst der Beschäftigten, um sie in Situationen wie dieser unter Druck zu setzen. „Derlei ist absolut demotivierend und löst normalerweise die innere Kündigung aus“, warnt Motivationstrainerin Nicola Fritze. (Siehe auch das Interview: „Urlaub – ein echtes Motivationsprogramm.“)

Eine gute Urlaubsplanung, da sind sich die Experten einig, ist unverzichtbar, wenn ein Unternehmen die Wünsche seiner Mitarbeiter nach Work-Life-Balance ernst nimmt. „Das Verhältnis von Arbeit und Leben stellt sich für viele Beschäftigte als problematisch dar – nicht nur, wie oft unterstellt wird, für erwerbstätige Mütter“, diagnostizierte im Juli 2011 das Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung (ISF) in München.

Work-Life-Balance muss stimmen

„Die Arbeit frisst oft so viel Zeit und Nerven, dass für das Privatleben nicht mehr genug übrig bleibt“, heißt es beim ISF. „In den Betrieben ist inzwischen angekommen, dass so etwas auch auf die Arbeit selbst zurückschlägt: Nicht nur die Beschäftigten „haben ein Problem“, auch die Unternehmen. Um Abhilfe zu schaffen, muss der Zusammenhang von Work-Life Balance und betrieblicher Leistungspolitik thematisiert werden.“

Ein anschaulicher Beleg dafür: Ein gemeinsames Forschungsprojekt der Universitäten Hamburg und Leipzig in den Bereichen Psychologie, Sozialökonomie und Pädagogik, brachte erst unlängst an den Tag, dass Flexibilisierungsmaßnahmen, die von vielen Unternehmen zur Förderung von Frauen eingeführt werden, als alleinige Maßnahme nicht zum Aufstieg von Frauen beitragen. Dazu zählen unter anderem flexible Arbeitszeiten oder Arbeitsorte, die Unterstützung beim Wiedereinstieg in den Beruf etwa nach der Elternzeit – und eben eine familienfreundliche Urlaubs- und Terminplanung.

Erholung fördert Produktivität

Den Wunsch nach und den Sinn von Erholung und Regeneration der Mitarbeiter auf eine Stufe zu stellen wie das Streben nach Produktivität und Effizienz des Unternehmens erschließt sich vor diesem Hintergrund sicher leichter als allein auf Basis der Worte, die sich in § 7, Absatz 1 des Bundesurlaubsgesetzes finden: „Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.“

Wenn sich Unternehmen also entscheiden, davon zu profitieren, dass sich Privat- und Berufsleben ihrer gegenwärtigen und künftigen Mitarbeiter im Gleichgewicht befinden, dann folgt daraus: Urlaub steht nicht für sich allein, sondern ist Bestandteil eines ganzheitlichen Personalkonzepts, das nicht nur den Buchstaben des Gesetzes befolgt, sondern die individuelle Persönlichkeit berücksichtigt. Entsprechend professionell und glaubwürdig muss Urlaubsplanung gestaltet und umgesetzt sein. Dann lassen sich unter Umständen sogar eher unangenehme Maßnahmen wie Betriebsferien in akzeptabler Form gestalten. (Siehe auch „Verordnete Ferien machen wenig Laune“)

Freiheit und Sicherheit

Denn es besteht kein Zweifel: Eine funktionierende und entspannte Urlaubsplanung, die viel Spielraum für individuelle Wünsche lässt, macht den Urlaub aus Sicht der Mitarbeiter wertvoller. Denn sie können sich dann entspannen, wenn sie wollen und es brauchen. Gleichzeitig haben sie die Sicherheit, dass ihrem Unternehmen daran gelegen ist, dass sie sich auch wirklich erholen.

Genau der gegenteilige Effekt tritt ein, wenn trotz Abwesenheit eine Erreichbarkeit der Mitarbeiter erwartet oder verordnet wird. Oder wenn sie sich den Laptop ins Gepäck stecken müssen, um auch am Strand noch Mails abzuarbeiten. (Siehe auch „Ich bin dann mal gar nicht richtig weg…“)

Konfliktpotenziale vermeiden

Urlaubsplanung, die eher auf bürokratische Automatismen setzt und die menschlichen Komponenten ignoriert, potenziert das gefährliche Konfliktpotenzial, das sowieso schon das Thema beherrscht. Erstens im Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen an sich („die denken nur an ihre Bedürfnisse“). Zweitens zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten („die lassen immer ihren Lieblingen den Vorzug“). Drittens zwischen Mitarbeitern und Mitarbeitern („du hattest schon voriges Jahr drei Wochen am Stück und wir mussten uns zusätzlich reinhängen“). Viertens zwischen Mitarbeitern und deren Angehörigen („Schatz, warum kannst du deinem Chef nicht klarmachen, dass wir an Ostern fliegen wollen?“). Ein bisschen viel Risiko für einen relativ kleinen Aufwand, den eine schlauere Lösung erfordert.

Vorgesetze wirken als Mediator

Dem lässt sich nur durch offene und glaubwürdige Kommunikation vorbeugen. Und dadurch, so Motivations-Expertin Fritze, dass der „Vorgesetzte als Mediator agiert, der in Zweifelsfällen zur Seite steht und über ein entsprechendes Instrumentarium zur Konfliktbewältigung verfügt“. Eine echte Managementaufgabe also – und eine logische dazu: Denn Unternehmen tun gut daran, die Urlaubszeit ihrer Mitarbeiter als Kapital zu betrachten. Schließlich regenerieren diese dann ihre körperlichen und geistigen Kräfte, um anschließend wieder richtig produktiv und kreativ zu sein. „Wie sich ein Unternehmen zum Thema Urlaub stellt, trägt wesentlich zur Motivation der Mitarbeiter bei“, merkt denn auch Fritze an.

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