Die digitale Personalakte ist immer mehr im Kommen – doch welche Kriterien muss sie erfüllen?

Eine Personalakte ist in der Regel eine Sammlung sämtlicher Daten zur Person sowie zur Tätigkeit und zur Entwicklung eines Arbeitnehmers im Unternehmen. Eine gesetzlich festgelegte Definition der Personalakte gibt es nicht, ebenso wenig eine Festlegung des notwendigen Inhalts.

Bis vor einigen Jahren war die Personalakte eine Mappe, in der die Unterlagen in Papierform aufbewahrt wurden. Heutzutage gehen die Personalabteilungen in den Unternehmen immer mehr zur digitalen Personalakte über. Diese wird in der Regel über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet.

Beim Führen digitaler Personalakten ist zu beachten, dass

  • die Dokumente vor fremden Zugriffen geschützt sind und nur befugte Personen auf die Akte zugreifen können
  • in einem Datensicherheitskonzept Art und Umfang der personenbezogenen Daten dokumentiert festgelegt sind
  • die Dokumente in guter Qualität elektronisch verwaltet werden und jederzeit zugriffbereit sind
  • die Echtheit der ursprünglichen Dokumente nachweisbar ist
  • festgelegt ist, ob und wie ein Mitarbeiter Einsicht in seine Akte nehmen kann
  • geregelt ist, wie und von wem neue Daten bzw. Dokumente in die Personalakte integriert werden

Beim Digitalisieren von größeren Datenmengen werden zumeist externe Stellen beauftragt. Hierbei muss der Auftraggeber unbedingt darauf achten, dass § 11 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) eingehalten wird. Dieser Paragraph regelt die „Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten im Auftrag“.