Kommen Arbeitnehmer in den Genuss eines Dienstwagens, sollten dienstliche und private Fahrten gegenüber dem Finanzamt eindeutig ausgewiesen werden.

Sie ist zwar lästig, doch für die Steuererklärung mitunter unabdingbar, wenn vom Arbeitgeber ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird: die Führung eines Fahrtenbuchs. Hier werden alle dienstlichen und privaten Fahrten getrennt voneinander erfasst.

Zu den erforderlichen Angaben bei jeder dienstlichen Nutzung des Wagens gehören Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, genaue Angabe des Zielorts, Grund der Fahrt sowie Name des Kunden. Bei unvollständiger oder auch unleserlicher Erfassung der Daten, wird das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt.

Das ergeht aus einem Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 14.03.2012. Anlass dazu gab ein Arbeitnehmer, der ein Fahrtenbuch führte, jedoch nur unvollständige Angaben zu oben genannten Punkten machte. Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch nicht an und der Arbeitnehmer legte Einspruch ein. Die nachträglich angegebenen Daten wurden nicht mehr berücksichtigt und er hatte das Nachsehen.

Nicht nur die Vollständigkeit der Angaben in einem Fahrtenbuch ist für die steuerliche Anerkennung zwingend notwendig, auch die Lesbarkeit muss gewährleistet sein. Es reicht nicht aus, wenn der Fahrtenbuchinhaber seine handschriftlichen Aufzeichnungen entziffern kann, auch dem Sachbearbeiter muss dies gelingen. Sorgfalt hat demnach höchste Priorität, möchte man bei der Steuererklärung vom Fahrtenbuch profitieren.