In vielen Unternehmen wird der Umgang mit den Bewerbungsunterlagen unterschiedlich gehandhabt. Doch wer darf eigentlich die Unterlagen einsehen und wer nicht?

Beim Bewerbungsprozess sind zusätzliche Gesprächsrunden, bei denen Mitarbeiter den potentiellen neuen Kollegen kennenlernen, meist üblich. Dabei erhalten die Kollegen oftmals im Voraus einen Einblick in die Bewerbungsunterlagen des Kandidaten. Ob das mit dem Datenschutz auch zu vereinbaren ist, ist fraglich. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gibt nämlich vor, dass sensible Daten, wie etwa Bewerbungsunterlagen, ausschließlich von Personen gesichtet werden dürfen, die aus sachlichen Gründen im Prozess involviert sind. Das heißt, Mitarbeiter aus der Personalabteilung, Betriebsrat, Abteilungsleiter und Geschäftsführer. Nicht vorgesehen sind hierbei die Kollegen, mit denen der Bewerber künftig zusammenarbeitet. Das BDSG erlaubt jedoch auch einen Handlungsspielraum. So kann die Geschäftsleitung frei entscheiden, wer die Unterlagen aus sachlichen Gründen zur Einsicht zusätzlich erhält. Fraglich ist hierbei jedoch, ob die Kollegen tatsächlich einen Einblick in die persönlichen Daten des Bewerbers haben müssen, um sich ein Bild von ihm zu machen. Arbeitsrechtler raten Arbeitgebern strikt darauf zu achten, welche Mitarbeiter einen Zugang zu den Unterlagen brauchen und welche nicht. Denn oft ist das zusätzliche Gespräch mit den Kollegen ausschlaggebend, um den eventuell neuen Mitarbeiter kennenzulernen – auch ohne davor Lebenslauf und Co. gesehen zu haben.