Arbeitszeugnis verstehen

Generell muss ein einfaches Beschäftigungszeugnis die Art der Tätigkeit und ihre Dauer beschreiben. Es enthält keine detaillierten Ausführungen zu den durchgeführten Tätigkeiten und keine Bewertung. Ein einfaches Zeugnis wird nur dann ausgestellt, wenn eine Beurteilung der Leistung nicht möglich ist, beispielsweise bei sehr kurzen Beschäftigungsverhältnissen.

Entspricht ein Beschäftigungszeugnis nicht diesen Grundsätzen, hat der Betroffene rechtliche Ansprüche auf eine Änderung.

Das sogenannte „qualifizierte Arbeitszeugnis“ ist klar vom „einfachen Arbeitszeugnis“ zu unterscheiden. Anders als seine einfache Ausführung enthält das qualifizierte Beschäftigungszeugnis auch detaillierte Angaben zum Sozialverhalten und der Arbeitsleistung des Angestellten. Personalverantwortliche bevorzugen diese Art des Zeugnisses, da es zusätzliche Auskunft über die Eignung und die berufliche Erfahrung des Bewerbers gibt. Fordert der Arbeitnehmer aktiv ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, so muss der Arbeitgeber diesem Anliegen nachkommen und ein solches ausstellen. Verzichtet der Angestellte darauf, besteht für den Vorgesetzten keine Verpflichtung dazu.

Beim Verfassen des Arbeitszeugnisses muss der Arbeitgeber nicht nur bestimmte Formalitäten berücksichtigen, sondern auch der Wahrheitspflicht entsprechen. Er darf daher im Zeugnis keine unwahren Behauptungen über das Beschäftigungsverhältnis oder über den Angestellten tätigen. Obwohl Arbeitgeber diesen Grundsatz bei der Nennung der Tätigkeit und der Dauer der Anstellung meist befolgen, kommt es bei der Beurteilung des Arbeitnehmerverhaltens und seiner Leistung oftmals zu Streitigkeiten. Das ist insbesondere bei qualifizierten Arbeitszeugnissen der Fall. Zwar hat der Arbeitnehmer keinen Rechtsanspruch auf einen genauen Wortlaut im Zeugnis, doch kann er gerichtlich gegen falsche und irreführende Aussagen vorgehen.

Ein weiterer wichtiger Grundsatz ist das Wohlwollen des Arbeitgebers. Das Arbeitszeugnis muss so geschrieben sein, dass es die Zukunft des Arbeitnehmers in keiner Weise negativ beeinträchtigt. Demnach ist es gesetzlich verboten, offene Kritik im Arbeitszeugnis zu äußern oder den ehemaligen Arbeitnehmer auf andere Weise zu diskreditieren. So darf auf keine schlechten Charaktereigenschaften des Angestellten oder auf negative Begebenheiten während des Arbeitsverhältnisses Bezug genommen werden.

Ähnlich wie bei einem regulären Beschäftigungsverhältnis gestaltet sich die rechtliche Ausgangslage bei Auszubildenden. Sie haben laut Berufsbildungsgesetz (§ 16 BBiG) ein Recht auf ein Zeugnis. Dieses muss Auskunft über die Form, den Zeitrahmen und den Zweck der Beschäftigung geben. Die Bewertung der Arbeitsleistung und des Verhaltens während der Ausbildung sind nur auf Wunsch des Azubis im Ausbildungszeugnis enthalten. Darüber hinaus steht Azubis rechtlich auch ein Prüfungszeugnis nach Abschluss ihrer Ausbildungsprüfung zu. Dieses wird jedoch von der prüfenden Stelle (z. B. Industrie- und Handelskammer) ausgestellt und nicht durch den Ausbildungsbetrieb.

Absolventen eines Berufspraktikums haben ebenso Recht auf ein Zeugnis wie Auszubildende in einem Lehrbetrieb. Verweigert ihnen die Praktikumsstelle ein Arbeitszeugnis, können sich Praktikanten auf die gesetzlichen Regelungen in der Gewerbeordnung (§109 GewO) und im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 630 BGB) berufen. Das gilt im Übrigen auch, wenn Sie ein Praktikum im Rahmen Ihres Studiums oder Ihrer Schulausbildung absolvieren. 

Außerdem muss ein Praktikumszeugnis in seiner Form und seinem Inhalt dem Arbeitszeugnis gleichen. Erfüllt das Zeugnis eines Berufspraktikums diese Anforderung nicht, darf der Praktikant eine Überarbeitung verlangen. Die Praktikumsstelle hat auch dem Wunsch nach einer Leistungs- und Verhaltensbeurteilung Folge zu leisten.

In manchen Fällen benötigen Angestellte, Azubis und Praktikanten ein Zwischenzeugnis, beispielsweise wenn der Arbeitnehmer keine Aussicht auf eine Weiterbeschäftigung hat. Das Zeugnis braucht er vor dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses, damit er es der Bewerbung auf andere Stellen beilegen kann. Die Arbeitsstätte ist allerdings nur dann zur Ausstellung eines Zwischenzeugnisses verpflichtet, wenn ein „berechtigtes Interesse“ des Beschäftigten besteht. Der Arbeitnehmer muss also begründen können, warum er ein Zwischenzeugnis benötigt. Ansonsten kann sich der Arbeitgeber dieser Forderung widersetzen. 

Folgende Gründe legitimieren die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses:

• Veränderungen im Beschäftigungsverhältnis (zum Beispiel Auslauf des Praktikumsverhältnisses)
• Betriebliche Umgestaltung (beispielsweise der Wechsel des Arbeitsstandorts, der Führungskraft oder bevorstehender Personalabbau)
• Veränderungen im Privatleben des Arbeitnehmers (etwa der Eintritt in die Elternzeit oder bei der Bewerbung für eine andere Arbeitsstelle) 
• Erforderlicher Nachweis für Bank- und Kreditinstitute, Ausbildungsstätten oder staatliche Behörden

Am Beginn eines Arbeitszeugnisses steht eine Überschrift, welche den Zeugnistyp beschreibt. Danach folgt ein einleitender Satz, welcher den Namen und das Geburtsdatum des Beschäftigten und dessen Eintrittsdatum in das Arbeitsverhältnis beinhaltet.

Nach der Einleitung kann die Beschreibung des Unternehmens folgen, jedoch ist diese nicht verpflichtend. Sie dient der Repräsentation des Arbeitgebers und steigert idealerweise das Ansehen des ehemaligen Arbeitnehmers. So kann sich die Selbstdarstellung von internationalen Firmen im Arbeitszeugnis als vorteilhaft bei zukünftigen Bewerbungen erweisen.

An den einleitenden Teil eines Arbeitszeugnisses schließt in der Regel die Beschreibung der Tätigkeitsfelder an. Dabei sind alle Aufgaben zu nennen, die vom Arbeitnehmer während des Beschäftigungsverhältnisses regelmäßig erfüllt wurden. Der Umfang der Tätigkeitsbeschreibung sollte dem Qualifikationsprofil der beschriebenen Stelle entsprechen und im ausgeglichenen Verhältnis zum Rest des Textes stehen.

Neben Ausführungen zu den beruflichen Tätigkeiten bewertet ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auch das Fachwissen eines Mitarbeiters. Hierbei ist die Art der Fachkompetenzen und deren Umfang zu beschreiben. Ausschlaggebend ist für zukünftige Leser des Zeugnisses außerdem, ob der Arbeitnehmer seine Expertise auch in der Berufspraxis anwenden konnte. Dieser Aspekt sollte bei der Darstellung von Fachkenntnissen nicht vernachlässigt werden. 

Beispielhaft für die Beschreibung von beruflichem Fachwissen ist folgender Satz: „Sie zeichnete sich durch fundiertes Fachwissen aus, welches sie mit Erfolg in der beruflichen Praxis umsetzte.“

Die Leistungs- oder Arbeitsbereitschaft ist eine Eigenschaft von Bewerbern, auf die Personaler besonderen Wert legen. Daher sollte dieser Punkt immer Teil eines qualifizierten Arbeitszeugnisses sein. Er schildert die Ausprägung der Leistungsbereitschaft und legt dar, wie diese im Arbeitsalltag zum Ausdruck kam. 

Ein Beispiel dafür ist folgende Formulierung: „Er hat eine ausgezeichnete Leistungsbereitschaft in all seinen Arbeitsbereichen gezeigt und sich engagiert für die Interessen unseres Unternehmens eingesetzt.“

Der Punkt Arbeitsweise und Arbeitsqualität beschäftigt sich mit der Art, wie der Mitarbeiter seine beruflichen Tätigkeiten ausgeübt hat. Hier spielen Eigenschaften wie Selbstständigkeit, Eigenverantwortung, Sorgfalt, Ordentlichkeit und Zuverlässigkeit eine Rolle. 

„Herr Mustermann hat seine beruflichen Aufgaben mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und mit größter Sorgfalt erledigt.“

In der heutigen Arbeitswelt ist Belastungsfähigkeit ein wesentliches Merkmal von qualifizierten Arbeitskräften. Daher sind Recruiter stets auf der Suche nach Bewerbern, die berufliche Stresssituationen meistern und auch bei gesteigerter Auftragslage gute Leistungen erzielen. Beschreibt ein Berufszeugnis die Belastbarkeit eines Mitarbeiters, so bezieht sich das auch auf seine Ausdauer und sein Verhalten bei Termindruck. 

Eine beispielhafte Formulierung zur Belastbarkeit eines Arbeitnehmers könnte wie folgt aussehen: „Frau Bauer hat größte Ausdauer in beruflichen Stresssituationen bewiesen und ihre Aufgaben immer zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt.“

Das Gesamturteil gibt im Arbeitszeugnis Auskunft darüber, ob eine Arbeitskraft insgesamt den Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens entsprach. Daraus lässt sich ableiten, ob der Arbeitgeber allgemein zufrieden mit der Arbeitsleistung und dem Verhalten des jeweiligen Mitarbeiters war. 

Beispielhaft für eine sehr gute Gesamtbewertung ist der Satz: „Die Arbeitsleistung von Herrn Müller hat in vollstem Ausmaß unserer Zufriedenheit entsprochen.“

Beurteilt ein Arbeitszeugnis auch das Sozialverhalten, erfahren Personalverantwortliche mehr über die Soft Skills eines Bewerbers. Hier geht es darum, wie sich der Arbeitnehmer gegenüber seinen Vorgesetzten, Kollegen und Kunden verhalten hat. Daneben sind Bezüge auf die zwischenmenschliche und interkulturelle Toleranz des Mitarbeiters möglich. 

„Frau Müller war eine geschätzte Mitarbeiterin, die sich jederzeit vorbildlich gegenüber Vorgesetzten und Kollegen verhielt.“

Im Allgemeinen besteht keine Pflicht für den Arbeitgeber, den Austrittsgrund eines Mitarbeiters in seinem Beschäftigungszeugnis zu nennen. Das gilt vor allem dann, wenn sich der Kündigungsgrund negativ auf zukünftige Bewerbungen des ehemaligen Arbeitnehmers auswirken könnte. Allerdings endet ein Beschäftigungsverhältnis niemals grundlos. Fehlt der Grund des Austritts eines Mitarbeiters, sind Fragen bei zukünftigen Bewerbungen vorprogrammiert. Daher ist es ratsam, bei der Anforderung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses auf die Nennung des Beendigungsgrundes des Arbeitsverhältnisses zu bestehen. 

Ein Beispiel für eine eigene Kündigung eines Angestellten könnte folgendermaßen lauten: „Herr Mustermann verlässt unsere Firma auf eigenen Wunsch zum heutigen Tage.”

Wurde ein Arbeitnehmer hingegen von einem Unternehmen gekündigt, drückt sich das beispielsweise so aus: „Frau Müller scheidet zu unserem Bedauern mit dem heutigen Datum aufgrund betrieblicher Umstrukturierungen aus dem Unternehmen aus.”

Anders gestaltet sich die Formulierung bei einem befristeten Arbeitsverhältnis: „Das befristete Arbeitsverhältnis mit Herrn Muster endet mit dem 31.01.2023, was wir sehr bedauern.”

Das Ende eines Arbeitszeugnisses beinhaltet im Normalfall eine Abschiedsformel. Sie folgt gewöhnlich auf die Nennung des Kündigungsgrundes. Allerdings ist dieser Abschnitt nicht verpflichtend für den Arbeitgeber. Das Fehlen der Schlussformel kann jedoch auf ein schlechtes Verhältnis zum Vorgesetzten oder auf eine Entlassung aufgrund von persönlichem Fehlverhalten hinweisen. Somit lässt der Abschluss des Zeugnisses je nach Wortwahl Rückschlüsse auf das persönliche Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu. Im Idealfall wünscht ein wohlgesinnter Arbeitgeber seinem Ex-Mitarbeiter viel Erfolg auf dem weiteren Lebensweg und dankt für die Zusammenarbeit:

„Wir danken Frau Maier für die hervorragende Zusammenarbeit und wünschen ihr sowohl für die berufliche als auch für die private Zukunft alles Gute.“

Beinhaltet ein Arbeitszeugnis Passivformulierungen, wirkt sich das meist nachteilig auf die betroffene Person aus. Sie gelten als Hinweis auf Passivität, mangelnde Eigeninitiative und Unselbstständigkeit. Daher sollten Arbeitnehmer ihre Zeugnisse stets auf eine passive Wortwahl kontrollieren. 

Folgender Satz ist beispielhaft für eine Passivkonstruktion bei der Beurteilung eines Arbeitnehmers: „Herrn Maier wurde die Aufgabe der Kassenaufsicht übertragen.” oder „Frau Müller wurde in der Abteilung für Rechnungswesen eingesetzt.”

Wenn in einem Arbeitszeugnis die Beschreibung zentraler Tätigkeitsbereiche fehlt, verheißt das für Recruiter im Normalfall nichts Gutes. Verzichtet ein Arbeitgeber absichtlich auf die Erwähnung beruflicher Aufgaben und Eigenschaften eines Mitarbeiters, handelt es sich um „beredtes Schweigen”. Er möchte mit dem Weglassen von entscheidenden Zeugnisteilen seiner Unzufriedenheit Ausdruck verleihen. Beispielhaft dafür wäre, wenn ein Chef im Zeugnis über den Kundenumgang einer ehemaligen Supermarktangestellten schweigt. Aber: Da es sich beim Umgang mit Kunden um ein zentrales Merkmal in ihrer Branche handelt, hat die Betroffene rechtlichen Anspruch auf eine Zeugnisüberarbeitung.

Negativformulierungen übermitteln auf indirekte Weise, dass ein Arbeitgeber mit der Leistung eines ehemaligen Mitarbeiters unzufrieden war. Sie werden von Personalverantwortlichen meist negativ interpretiert. 

Beispielhaft für eine solche Formulierung ist der Satz: „Herrn Mustermanns Arbeitsweise war ohne Tadel und auch im Kundenkontakt gab es nichts zu beanstanden.”

Diese Charakterisierung eines Ex-Beschäftigten mag zwar auf den ersten Blick unverfänglich wirken, vermittelt aber bei genauerem Hinsehen genau das Gegenteil. Denn hier möchte der Arbeitgeber in Wirklichkeit sagen, dass er bei diesem Mitarbeiter jeden Grund zu Beanstandungen und Tadel hatte. 

Verwickeln sich die Aussagen eines Beschäftigungszeugnisses in Widersprüchen, ist das ein versteckter Hinweis auf Kritik am Ex-Arbeitnehmer. Solche Ungereimtheiten ergeben sich oftmals bei der Benotung von Mitarbeitereigenschaften und erbrachten Leistungen. So hat ein potenzieller Arbeitgeber Anlass zum Zweifeln, wenn ein Zeugnis einerseits von „genügender Leistungsbereitschaft” und andererseits von „ausgezeichneten beruflichen Erfolgen” spricht.

Relativierungen

Relativierungen sind in Berufszeugnissen ein beliebtes Stilmittel, um das Vorliegen eines mangelhaften Arbeitserfolges zu umschreiben. Floskeln wie „im Großen und Ganzen” oder „im Wesentlichen” sind hierbei typisch. 

Ein Beispiel für eine relativierende Formulierung in einem Arbeitszeugnis ist folgender Satz: „Herr Müller hat im Wesentlichen den Erwartungen unseres Unternehmens entsprochen.” oder „Frau Maier erfüllte ihre beruflichen Aufgaben im Großen und Ganzen zufriedenstellend.”

Ein gutes Arbeitszeugnis stellt den ehemaligen Arbeitnehmer in einem positiven Licht dar. Der Arbeitgeber drückt darin seine Wertschätzung für den Ex-Mitarbeiter und dessen Arbeitsleistung aus. Im Unterschied dazu zeichnet ein schlechtes Arbeitszeugnis ein negatives Bild. Das erkennen Sie zum Beispiel an Stilmitteln wie Negativformulierungen, dem absichtlichen Weglassen entscheidender Teile oder dem Einsatz von Sprachcodes.

Gesetzlich ist jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitern nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis auszustellen. Vernachlässigt der Vorgesetzte diese Pflicht, darf der ehemalige Mitarbeiter die Zeugnisausstellung vor Gericht einfordern.

Fordern Sie ein Arbeitszeugnis am besten grundsätzlich schriftlich an und setzen Sie Ihrem Arbeitgeber eine Frist. Wenn Sie selbst Ihr Arbeitsverhältnis kündigen, bitten Sie direkt in Ihrem Kündigungsschreiben um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.

Ein Arbeitszeugnis sollte keine Wörter wie „ausreichend“ oder „genügend“ enthalten, da sie auf eine mangelhafte Arbeitsweise hinweisen. Darüber hinaus erwecken auch Passivkonstruktionen einen schlechten Eindruck.

Laut des Gesetzgebers ist es nicht erlaubt, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeugnisse selbst verfassen. Bittet Sie der Arbeitgeber um einen Entwurf für Ihr Arbeitszeugnis, dann dürfen Sie seinem Wunsch entsprechen.