Projektmanagement auf einen Blick – was ist das?
Projektmanager übernehmen nicht bloß gewisse Rollen, sondern bedienen sich bestimmter Methoden, um ihren Job erfolgreich zu erledigen. Sie bringen zudem noch weitere Skills mit, die am Ende zu messbaren Projektergebnissen führen. Projektleiter jonglieren mit den verschiedensten Anforderungen und halten selbst in den heißen Phasen alle Fäden souverän in der Hand. Dabei stehen sie zwischen ihren Vorgesetzten bzw. dem Projektauftraggeber und einem eigens zusammengestellten Team.
Die Leitung eines Projekts kann der Beginn einer wunderbaren Karriere oder aber ein einmaliges Gastspiel werden. Was fällt in den Aufgabenbereich des Projektleiters? Läuft alles reibungslos, dann werden die gesetzten Ziele erreicht oder sogar übertroffen. Welche Stolperfallen Ihnen bei der Umsetzung und Steuerung Ihrer Projekte begegnen werden und wie Sie ihnen mit Bravour ausweichen, lesen Sie in diesem Beitrag.
Rollen einer Projektleitung
Projektleitung ist eine Führungsposition auf Zeit. Während ein Abteilungsleiter die Verantwortung für sein Team und seinen Kompetenzbereich dauerhaft innehat und routiniert vorgehen kann, übernimmt der Projektleiter lediglich für ein definiertes Projekt die Verantwortung. Damit steht er vor Herausforderungen, die neben einem strukturierten Denken auch Führungskompetenz, Flexibilität, Konfliktfähigkeit und Empathie erfordern. In seinen Aufgaben ähnelt die Projektleitung zwar einer Führungsposition, doch die Rahmenbedingungen sind andere.
Die diversen Rollen und Aufgaben eines Projektleiters im Überblick:
- Führungsverantwortung
- Teamleitung
- Kommunikator
- Konfliktlöser
- Stratege
- Risikomanager
- Krisenmanager
- Verhandlungsprofi
Persönliche Fähigkeiten
In Projekten arbeiten Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammen. Im besten Fall ist das Team für einen begrenzten Zeitraum ausschließlich für dieses Projekt eingeteilt. In der Praxis sieht es allerdings meistens anders aus und die Kollegen müssen ihre täglichen Aufgaben weiterhin parallel erledigen, wobei ein gutes Zeitmanagement hilft. Ein Projekt erfordert daher von der Führungskraft besonderes Feingefühl.
Zum einen müssen Menschen, die sich bislang kaum kennen und noch nicht miteinander gearbeitet haben, zusammengeführt und für ein gemeinsames Ziel begeistert werden. Zum anderen unterscheiden sich die benötigte Zeit und das verlangte Know-how bei jedem einzelnen. Es gibt also zunächst in der Regel keine eingespielte Basis. Das kann zu Spannungen innerhalb des Projektteams führen. Die Intensität, mit der die einzelnen Projektmitarbeiter in der aktuellen Phase eingebunden sind, differiert ebenso. Gleich einem Hausbau sind unterschiedliche Spezialisten gefragt, die sich in ihrem zeitlichen Einsatz zum Teil überschneiden, aber oftmals auch erst starten, wenn die Vorstufe ihren Part erledigt hat. Der Elektriker kommt vor dem Maler, der Fliesenleger ebenfalls. Während also der Elektriker und der Fliesenleger zum Teil parallel arbeiten können, muss der Maler warten, bis alle Leitungen verlegt sind und die Wand verputzt ist.
Diese komplizierten Verknüpfungen erfordern nicht nur Geschick in der Planung, sondern auch Flexibilität und zwischenmenschliche Stärken, wenn einzelne Phasen nicht reibungslos laufen. Schließlich funktionieren die wenigsten Projekte unter Laborbedingungen und der Projektleiter sollte einen Plan für ein Worst-Case-Szenario in der Schublade liegen haben und Pufferzeiten bedenken.
Fachliche Fähigkeiten des Projektleiters
In den fachlichen Fähigkeiten darf sich der Projektleiter auf sein Team stützen. Selbstverständlich sollte er nicht völlig unbedarft sein, doch der Sinn und Zweck eines Projektteams liegt in den fachlichen Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter.
Plant ein Unternehmen beispielsweise einen neuen Onlineshop, so sind in dem Projektteam Vertreter der IT, des Einkaufs, des Vertriebs und des Marketings eingebunden. Jeder einzelne von ihnen ist in seinem Bereich qualifiziert, der Projektleiter dagegen verfügt lediglich über ein allgemeines Wissen aus diesen Bereichen. Seine Aufgabe liegt darin, die einzelnen Schnittstellen zusammenzuführen und den Fortschritt des Projekts zu steuern.
Projektplanung
Wie in jedem anderen Bereich auch, müssen Ziele exakt definiert werden, und zwar von den allgemeinen bis zu den spezifischen Zielen. Je umfangreicher ein Projekt ist, desto mehr Aufmerksamkeit muss den Etappenzielen gewidmet werden.
Das Ziel „Wir gehen mit einem Onlineshop an den Start“ macht sich gut in der Unternehmenspräsentation, ist aber für die einzelnen Teams nicht ausreichend.
- Wie groß ist der Sortimentsanteil, der zukünftig auch online angeboten wird?
- Sollen die Artikel aus dem vorhandenen Lager verwendet werden oder gibt es ein separates Einkaufsbudget?
Der Vertrieb muss neue Wege und Möglichkeiten beachten.
- Sind die Mitarbeiter dafür qualifiziert? Oder wird nach dem Start des Onlineshops gar zusätzliches Personal eingestellt?
Somit gewährleisten Muss-, Soll- und Kann-Ziele dem Projektleiter und Team die Freiheit, Wichtiges im Fokus zu behalten und weniger Wichtiges nach Möglichkeit umzusetzen. Die Zieldefinition ist Teil der Projektplanung.
Am Anfang steht die Projektplanung
Eine Projektplanung findet auf zwei Ebenen statt. Zunächst einmal ist der Projektleiter Empfänger. Die Unternehmensleitung bzw. ein Projektauftraggeber informiert ihn über das Ziel und betraut ihn mit der Projektleitung. In dieser Phase werden globale Ziele formuliert, Ressourcen besprochen und ein Datum für die Fertigstellung beschlossen. Dann beginnt der Projektleiter mit der Detailplanung. Welche Mitarbeiter passen ins Team, sind sie verfügbar und in welchen Phasen müssen welche Aufgaben erledigt werden?
Die wesentlichen Punkte in der Projektplanung sind diese:
- Zieldefinition
- Ressourcenplanung
- Projektzeitplan
- Phasen definieren
Die Zieldefinition umfasst neben den Muss-, Soll- und Kann-Zielen auch die Art, wie sie formuliert werden. Dazu ist die sogenannte SMART-Methode ein beliebtes Instrument. In fünf Schritten wird ein Ziel auf seine einzelnen Bestandteile heruntergebrochen und somit klarer und überschaubarer formuliert. Projektleiter umgehen mit dieser exakten Kategorisierung die Gefahr, dass einzelne Projektmitarbeiter das Ziel anders verstehen und dadurch nicht wie erwartet arbeiten.
SMART steht für
S = spezifisch
M = messbar
A = attraktiv
R = realistisch
T = terminiert
Während z. B. in dem neuen Onlineshop die Bestellung reibungslos funktionieren muss, kann der Einkauf zunächst bestimmte Artikel aussparen, um erste Erfahrungen zu sammeln. Die Optik des Shops sollte bereits am ersten Tag, dem sogenannten Go-live, den Erwartungen der Benutzer entsprechen, auch wenn in den anschließenden drei bis vier Wochen noch nachgebessert und optimiert werden kann.
Ein smartes Ziel wäre hier, festzulegen, dass ein Unternehmen einen Onlineshop einrichten will, der eine breite Palette von Produkten in verschiedenen Kategorien anbieten soll (spezifisch). Bis zum 01. Juni 2025 müssen alle Produkte im Shop erfasst und mit Produktbeschreibungen und Bildern versehen sein (messbar). Die Aufgaben werden aufgeteilt und alle im Team sind informiert über die jeweiligen Zwischenziele. Der Projektmanager prüft regelmäßig, ob das Projekt auf Kurs bleibt (attraktiv). Bis zum geplanten Go-live des Onlineshops sind es noch 2 Jahre. Diese Zeit reicht aus, um die festgelegten Aufgaben zu erledigen und Zwischenziele erreichen zu können (realistisch). Der Go-live des Onlineshops ist für den 01. Juli 2025 geplant (terminiert).
Wichtig für die Projektplanung sind demnach folgende Fragen:
Welche Ressourcen stehen dem Projektleiter zur Verfügung? Wie hoch ist das Budget und wie viele Arbeitsstunden gewährt die Unternehmensleitung für das Projekt? Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen können ihr eigenes Arbeitspensum für einen begrenzten Zeitraum reduzieren oder an andere Kollegen weitergeben, neue Mitarbeiter kommen hinzu, ggf. wird externe Unterstützung eingekauft. All das muss im ersten Schritt geklärt und dann detailliert geplant werden. Die zur Verfügung stehenden Ressourcen haben einen großen Einfluss auf den Zeitrahmen, der für das Projekt veranschlagt wird.
Projektbudgetierung
Das Budget für ein Projekt setzt sich aus den monetären Mitteln und den innerbetrieblichen Faktoren zusammen. Somit können Leistungen und Material eingekauft werden und Mitarbeiterstunden für das Projekt genutzt oder eigene Produkte weiterverarbeitet werden. Es ist Aufgabe des Projektleiters, die Kosten im Vorhinein zu ermitteln und in eine realistische Planung einfließen zu lassen.
Das Negativbeispiel des Berliner Flughafens BER, der erst mit acht Jahren Verspätung und immensen Mehrkosten eröffnet werden konnte. Hier wird deutlich, wie sehr ein umfangreiches Projekt aus dem Ruder laufen kann. Nicht nur die Materialien, auch die Zeit spielt bei der Budgetplanung eine wichtige Rolle. Je länger die Fertigstellung dauert, desto höher werden die Kosten sein, so die Faustregel.
Risikomanagement – Teil der erfolgreichen Projektleitung
Ein Projekt birgt Risiken, umso mehr, da verschiedene Phasen und Teams miteinander korrespondieren müssen. Sitzt nur ein Baustein schief, könnte das gesamte Haus instabil sein. Es ist also nicht nur die Statik, sondern jedes einzelne Element, das nahtlos funktionieren muss. „Augen zu und durch“ ist keine Alternative, wenn das Projekt auf gesunden Füßen stehen soll. Die Risiken eines Projekts gilt es zu minimieren.
Das gelingt durch diese fünf Faktoren:
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Identifikation möglicher Risiken
Zunächst muss der Projektleiter mit seinem Team mögliche Risiken erkennen. Da die einzelnen Mitarbeiter Profis in ihrem jeweiligen Segment sind, sollten sie zu möglichen Risiken eine Einschätzung geben.
Im Beispiel des neuen Onlineshops könnte der IT-Beauftragte die Serverleistung infrage stellen, der Vertrieb die Einkaufsgewohnheiten der Stammkunden anführen und das Marketing Strategien zur Neukundenakquise entwickeln und Aspekte der Suchmaschinenoptimierung eingehen, damit der Shop nicht mit viel Engagement online geht, aber dann zur Nullnummer mutiert.
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Analyse von Risiken
Der Projektleiter tut gut daran, sich mit wirklich jedem potenziellen Risiko auseinanderzusetzen und auf das Fachwissen seines Teams zu vertrauen. In dem Fall bedeutet Führung, sich das Know-how der Mitarbeiter zunutze zu machen und nicht aufgrund von Hierarchiedenken Einwände zu ignorieren oder kleinzureden. Bei der anschließenden Analyse der Risikofaktoren kann der Projektleiter Außenstehende hinzuziehen und eine zweite oder auch dritte Meinung einholen. Schließlich fällt es in seinen Aufgabenbereich, eine realistische Einschätzung vorzunehmen und ihre Bedeutung für das Gesamtprojekt im Auge zu behalten.
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Priorisierung der Risiken
Die Priorisierung der Risiken ist eine schwierige Aufgabe, zumal jede Fachkraft innerhalb des Teams ihren eigenen Bereich als wichtiger empfinden wird. Der Erfolg hängt sowohl von einem reibungslosen Prozess als auch von den geplanten Kosten ab. Welche Risiken vertretbar sind, welche im Vorfeld ausgeschlossen werden müssen und wie das Worst-Case-Prozedere aussieht, entscheidet der Projektleiter.
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Maßnahmen entwickeln sowie Überwachung und Steuerung
Bekannte Risiken können rechtzeitig eliminiert werden, wenn beizeiten die richtigen Maßnahmen ergriffen werden. Ergibt die Risikoanalyse und Bewertung Handlungsbedarf, kann das bereits in die Planung einfließen. Ein Plan B in der Schublade sorgt im Fall der Fälle dafür, dass es weitergehen kann. Auch wenn ein Umweg gegangen werden muss, führt diese Maßnahme immerhin nicht zum Stillstand. Ein sinnvolles Maßnahmenpaket sorgt für Entspannung beim gesamten Team und sichert so den Fortschritt des Projekts. Bei den einzelnen Maßnahmen sind übrigens auch die Mitarbeiter der einzelnen Fachbereiche gefragt. Gemeinsam mit dem Projektleiter werden so sinnvolle Alternativen erarbeitet.
Führung von Projektteams
Die Führung eines Projektteams liegt nicht jedem Mitarbeiter. Selbst erfahrene Angestellte in leitenden Positionen stehen mitunter vor neuen Herausforderungen. Die Vielseitigkeit des Teams erfordert ein hohes Maß an Kommunikation und zwischenmenschlichen Einsatz. Während also der Verwaltungsleiter tagtäglich mit ähnlichen Aufgaben hantiert und seine Mitarbeiter weitgehend dieselben sind, ist es beim Projektleiter anders.
Daher sollte sein Augenmerk im Interesse des Projekts, aber auch der Teilnehmer, auf diesen Punkten liegen:
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Kommunikation
Je umfangreicher das Projekt ist und je mehr Menschen an seinem Fortschritt beteiligt sind, desto wichtiger ist die Kommunikation zwischen den einzelnen Parteien. Es existieren eine Reihe von Möglichkeiten zur besseren Abstimmung zwischen allen Beteiligten. Von Teammeetings in fest definierten Abständen bis zur Kollaborationssoftware haben Projektmanager viele Möglichkeiten, für den Austausch miteinander zu sorgen. Schließlich darf in einem laufenden Projekt niemand eine Insel sein und allein für sich arbeiten. Die einzelnen Ziele ergeben zusammen das eigentliche Ziel. Nur wenn alle nahtlos zusammenarbeiten und kommunizieren, kann das gelingen. Welche Maßnahmen zur Kommunikation nötig sind und über welche Schnittstellen das läuft, entscheidet der Projektleiter.
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Delegation
Welche Aufgaben kann der Projektleiter delegieren und inwieweit können die einzelnen Teammitglieder ihre Aufgaben weitergeben? Klar ist, niemand kann ein Projekt allein erfolgreich umsetzen. Das Team ist dazu da, die Last auf viele Schultern zu verteilen. Das setzt voraus, dass die Delegation von Aufgaben rechtzeitig und inklusive aller Informationen erfolgt. Welches Teilziel hat diese Aufgabe und bis wann muss sie erledigt sein? Diese Punkte müssen zwingend in der Aufgabenbeschreibung enthalten sein, ebenso die Festlegung, wie die Rückmeldung zu erfolgen hat. Das kann beim wöchentlichen Termin, über ein Erfolgsprotokoll, ein Projektmanagement-Tool oder eine Mail passieren.
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Teamgeist
Zusammenhalt im Team und ein gutes Miteinander sind wesentliche Voraussetzungen für den Teamerfolg. Herrscht Konkurrenzdenken zwischen den Mitarbeitern oder schätzt der eine den Bereich des anderen als nebensächlich ein, entsteht ein Missklang, der problematisch werden kann. Es ist die Aufgabe des Projektleiters, den Teamgeist zu stärken und das Konfliktpotenzial rechtzeitig zu erkennen. Gemeinsame Events und ein wertschätzender Umgang mit allen Beteiligten sind mögliche Maßnahmen zur Teamförderung.
Projektmanagement-Methoden
Je nach Art des Projekts und Struktur des Unternehmens eignen sich verschiedene Projektmanagement-Methoden. Sie alle sollen den Prozess vereinfachen und übersichtlich darstellen. Welche dieser Methoden im Einzelfall am besten passt, entscheidet der Projektmanager, der auch Elemente verschiedener Methoden miteinander kombinieren kann.
Die einzelnen Methoden des Projektmanagements lassen sich grob in klassische und agile Methoden unterscheiden.
Klassisches Projektmanagement
Klassisches Projektmanagement unterteilt das Projekt in abgeschlossene Phasen, die das Projektteam nacheinander abarbeitet. Alle Ziele und Anforderungen sowie eine klare Hierarchie unter den Beteiligten sind bereits zu Beginn festgelegt. Kontrolle und Planung sind wichtige Elemente der traditionellen Methoden. Fortschritte sowie die Einhaltung von Zeit- und Kostenplänen überprüft das Projektmanagement meistens anhand vordefinierter Meilensteine.
Beispiel: Wasserfallmethode
Die Wasserfallmethode steht exemplarisch für diese Art des Projektmanagements. Wie bei einem Wasserfall mit mehreren Stufen fließt das Ergebnis jeder Projektphase in die nächste ein, die auf den vorherigen aufbaut. Der Ablauf des Projektes ist dabei strikt sequentiell, das heißt, eine neue Phase beginnt erst dann, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Paralleles Arbeiten und Feedbackschleifen sind nicht vorgesehen.
Ein typisches Beispiel für ein Projekt, das sich gut auf klassische Weise managen lässt, ist der Bau eines Massivhauses: Nach dem Fundament folgt das Keller- oder Erdgeschoss. Danach folgen die Wände, denn das Dach aufzusetzen, bevor die Wände stehen, ist schlicht unmöglich.
Agiles Projektmanagement
Da klassisches Projektmanagement mit seinen starren Strukturen oft nicht flexibel genug ist, um auf Unvorhergesehenes oder Veränderungen zu reagieren, hat sich das agile Projektmanagement entwickelt. Diese Methoden legen ihren Schwerpunkt auf Flexibilität, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung. Agile Methoden akzeptieren, dass sich Anforderungen und Lösungen im Laufe des Projekts ändern können und dass kürzer gefasste Projektphasen und -ziele sich besser eignen, um schnelle Fortschritte zu erreichen und bereits Zwischenergebnisse ausliefern zu können. Die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team stehen im Vordergrund. Agiles Projektmanagement setzt voraus, dass Teams selbstorganisiert arbeiten und Entscheidungen gemeinsam treffen.
Agile Projektleitungen haben verschiedene Arbeitstechniken zur Auswahl. Zu den beliebtesten gehören:
Scrum
Scrum ist ein agiles Framework für Projektmanagement und Produktentwicklung, das darauf abzielt, komplexe Aufgaben in Teams effizient zu bearbeiten. In Scrum gibt es fix definierte Rollen, Instrumente und Veranstaltungen, zu denen das Team zusammenkommt. Kennzeichnend für Scrum sind die sogenannten „Sprints“, die kurze Zeiträume von wenigen Wochen für das Erreichen jedes Ziels bezeichnen. Dass Sprints sich innerhalb des Projektes wiederholen, ist dabei ausdrücklich gewollt, denn durch diese Iterationen (Durchgänge) ist es möglich, Verbesserungen und Anpassungen bereits vorzunehmen, während das Projekt noch läuft.
Kanban
Kernstück der Kanban-Methode ist das Kanban-Board. Es dient dazu, die Abläufe innerhalb des Projektes sichtbar zu machen und so den Überblick über agil geleitete Projekte zu behalten. Wie bei einem Brettspiel bewegen sich Kärtchen, Pins oder Post-its über das Board, die zum Beispiel Aufgaben oder Teammitglieder darstellen.
Diese Visualisierung des Projekts hat gleich mehrere Vorteile: Arbeit, die kein sichtbares Resultat erbringt (beispielsweise Wissensvertiefung) wird sichtbar, alle Teammitglieder sehen ständig den aktuellen Status und eine Überlastung einzelner Personen oder Gruppen kann vermieden werden. Auf einem richtig verwendeten Kanban-Board ist nämlich auch zu sehen, ob überhaupt noch jemand für eine Aufgabe verfügbar ist. Je schneller sich die Figuren auf dem Board bewegen, umso besser kommt das Projekt voran. Stillstand auf dem Board weist den Projektmanager dagegen auf mögliche Probleme hin.
Zum Beispiel eignet sich für die Errichtung eines Online-Shops für Werkzeuge ein agiles Projektmanagement besser als ein klassisches. Die Anforderungen an einen Onlineshop können sich schnell ändern. Eine agile Projektmanagement-Methode ermöglicht es dem Team, sich schnell an Veränderungen auf dem Markt anzupassen. So können neue Funktionen oder Verbesserungen basierend auf Feedback von Kunden oder Markttrends in die laufende Entwicklung integriert werden.
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die häufigsten Fragen zum Thema:
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Wie leite ich ein Projekt?
Wie wird das Budget verteilt? Welche Mitarbeiter befinden sich im Team, wer arbeitet parallel oder nacheinander an welchen Teilaufgaben? Je nach gewählter Methode existieren unterschiedliche Herangehensweisen, von klassisch bis agil. Die Rollen des Projektleiters sind vielseitig. Sie sollten Führungsqualitäten besitzen, teamfähig und stark in der Kommunikation sein und in der Lage, Konflikte zu bereinigen. Außerdem sollten Sie strategisch denken können sowie Risiken erkennen und vermeiden. Letztlich steuern Sie als Projektmanager das Team über alle Phasen hinweg und sind verantwortlich für den Projekterfolg.
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Was sind Projektziele?
Für jeden Bereich und jede Phase des Projekts werden eigene Projektziele definiert, die eindeutig formuliert, messbar und terminiert sein müssen. Nur realistische und akzeptable Ziele kommen infrage, daher müssen alle Etappenziele kritisch auf diese Faktoren überprüft werden. Ein sinnvoller Ansatz ist die sogenannte SMART-Methode zur Zielentwicklung: Smarte Ziele sind spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert.
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Welche Projektphasen gibt es?
Die einzelnen Projektphasen führen ein Team strukturiert durch den Prozess. Zu Beginn steht der Projektstart, dann folgt die Planung, anschließend die Durchführung und Projektüberwachung. Am Schluss steht der Projektabschluss. Während Beginn und Abschluss für sich stehen, können sich die mittleren drei Phasen überschneiden. So können während der Planung bereits erste vorbereitende Schritte eingeleitet werden. Die Projektdurchführung und -überprüfung gehen Hand in Hand, je nachdem, welche Projektmethode angewendet wird.
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Wie finden Unternehmen zusätzliches Personal für Projekte?
Projekte können Projektleiter vor besondere Herausforderungen bei der personellen Ressourcenplanung stellen. Nicht immer ist die unternehmenseigene Personaldecke so dick, dass Mitarbeiter für die Projektarbeit abgestellt werden oder sie die Projektaufgaben zusätzlich zu ihrem Tagesgeschäft ausführen können. Oder das Projekt erfordert Experten mit einem spezifischen Know-how, die in der Firma bislang nicht vorhanden sind. In diesem Fall ist der Einkauf von Personaldienstleistung eine gute Lösung. Um vorübergehend Experten-Know-how zur Verfügung zu haben oder personelle Ressourcen aufzustocken, eignet sich Arbeitnehmerüberlassung. Auch Freelancer bringen ihr Know-how projektbasiert ein. Auch wenn hausintern kein Projektleiter zur Verfügung steht, kann dieser temporär über einen Personaldienstleister wie Randstad gewonnen werden.