Fluktuation: Definition, Ursachen und was Unternehmen tun können

Im Unternehmensalltag ist Fluktuation ein natürlicher und unvermeidbarer Prozess, der unterschiedliche Auswirkungen haben kann. So ist der Weggang eines Mitarbeiters neben dem Kostenfaktor in vielen Fällen mit dem Verlust von Wissen und Erfahrung verbunden und gerade bei Leistungsträgern problematisch. Andererseits kann der Personalabgang auch einen positiven Prozess anstoßen: Die anschließend neu eingestellten Mitarbeiter bringen bei der Bewältigung von Aufgaben ihr Wissen und ihre Sichtweisen von außen mit ein und fördern damit die Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit des Unternehmens.

Was bedeutet Fluktuation? Mit dem Begriff Fluktuation wird das Ausscheiden von Mitarbeitern aus einem Unternehmen bezeichnet. Das kann eine Kündigung oder das Erreichen des Rentenalters betreffen. Auch ein unternehmensinterner Wechsel fällt unter Mitarbeiter-Fluktuation. Häufig sind bei Verwendung des Begriffs jedoch nur die arbeitnehmerseitigen Kündigungen gemeint. Denn sie besitzen die größte Relevanz, wenn es um die Bewertung der Unternehmenskultur und der Arbeitgeberattraktivität geht.

Eine hohe Fluktuation im Unternehmen wird daher oft als Ausdruck einer geringen Mitarbeiterbindung betrachtet. Unternehmen sollten also genau dort ansetzen, um durch Fluktuation verursachte Kosten zu senken und negative Auswirkungen auf die Arbeitgebermarke zu verhindern. Voraussetzung hierfür ist, die Mitarbeiter-Fluktuation möglichst genau zu beleuchten und die Ergebnisse beurteilen zu können. Nur so sind Unternehmen in der Lage, passgenaue Maßnahmen zu ergreifen.

Die Mitarbeiterfluktuation lässt sich in drei Arten unterteilen: Die natürliche, die unternehmensinterne und die unternehmensexterne Fluktuation. Sie besitzen jeweils eine unterschiedliche Bedeutung für das Unternehmen.

Fluktuation differenziert betrachten

Die Gesamtfluktuation eines Unternehmens umfasst alle drei der oben vorgestellten Arten der Mitarbeiter-Fluktuation. Eine alleinige Betrachtung der Gesamtfluktuation ergibt allerdings wenig Sinn. Denn während die natürliche und die interne Fluktuation in der Regel nicht auf Probleme innerhalb des Unternehmens zurückzuführen sind, sieht das bei der externen Mitarbeiterfluktuation und ihrer Unterkategorie Frühfluktuation anders aus: Verlässt eine ungewöhnlich hohe Anzahl an Mitarbeitern auf eigenen Wunsch Ihr Unternehmen, liegen mit ziemlicher Sicherheit genau dort auch die Gründe für die Personalabgänge.

Die vorhandenen Probleme frühzeitig aufzudecken und entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen, ist für Unternehmen besonders wichtig. Denn eine hohe Fluktuation der Mitarbeiter ist mit zahlreichen Nachteilen verbunden, die Ihnen als Arbeitgeber langfristig schaden können. Welche das sind und wann der Weggang von Mitarbeitern auch Anlass für positive Entwicklungen sein kann, erfahren Sie im Folgenden.

Fluktuation ist ein natürlicher Vorgang innerhalb eines Unternehmens. Eine hohe und vom Arbeitgeber unerwünschte Fluktuation sollte allerdings genau untersucht werden, denn sie ist mit zahlreichen Nachteilen und Risiken verbunden.

• Unternehmensinterne Aufwände:
  Verlässt ein Mitarbeiter auf eigenen Wunsch das Unternehmen, entstehen dem Unternehmen administrative Aufwände, z. B. für Kündigungsgespräche, Exit-Interviews sowie Berechnungen von Ansprüchen. Zudem kann eine verringerte Motivation des Mitarbeiters und auch bei seinen Kollegen zu einem Produktivitätsverlust führen. Gegebenenfalls können geplante Projekte aufgrund der befristeten Zeit bis zum Austritt nicht mehr angegangen und müssen somit umgeplant werden.
   
• Aufwände für Rekrutierung, Onboarding, Einarbeitung und Schulung:
  Im weiteren Verlauf entstehen Aufwände für die Rekrutierung einschließlich der Bewerbersuche auf verschiedenen Kanälen, für Korrespondenzen, Vorstellungsgespräche, eventuell weiterer Auswahlverfahren und schließlich Vertragsverhandlungen. Hat der Wunschkandidat zugesagt, fallen Kosten für das Onboarding sowie etwaige zusätzliche Schulungen an. 
  Der neue Mitarbeiter kann zunächst eine Zeitlang noch nicht die volle Arbeitsleistung erbringen, erhält aber bereits das volle Gehalt. Hinzu kommt, dass an der Einarbeitung beteiligte Kollegen wiederum ihrer Arbeit nicht in vollem Umfang nachgehen können.
  Wie hoch die Fluktuationskosten tatsächlich sind, hängt auch von den zu ersetzenden Qualifikationen des ausscheidenden Mitarbeiters ab. Je höher das Anforderungsprofil ist, desto höher sind auch die Ausgaben für Rekrutierung und Einarbeitung des neuen Mitarbeiters. Weitere Unterschiede ergeben sich durch die Unternehmensgröße und die Branche. Die Maßnahmen und Ausgaben eines kleinen Fertigungsbetriebs sind daher kaum vergleichbar mit denen eines großen IT-Unternehmens.
   
• Kompetenzverlust: 
  Scheidet ein geschätzter und leistungsstarker Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, gehen damit auch wertvolles Fachwissen und Kompetenzen verloren. Zudem kann es sehr schwierig und aufwändig sein, für diesen Kollegen einen geeigneten Ersatz zu finden.
   
• Demotivation:
  Auch kann der Weggang eines anerkannten Kollegen die Motivation der übrigen Mitarbeiter beeinträchtigen – insbesondere, wenn der Kollege zu einem anderen Unternehmen wechselt und dort zufriedener zu sein scheint. Handelt es sich um eine Führungskraft, kann auch der vorübergehende Strukturverlust im Team zu Demotivation führen.
   
• Erhöhte Arbeitsbelastung: 
  Fällt ein leistungsstarker Mitarbeiter plötzlich weg, müssen die übrigen Kollegen dessen Aufgaben übernehmen und Mehrarbeit leisten. Eventuell werden sie auch mit der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters betraut. Diese zusätzliche Belastung kann Frustration oder sogar krankheitsbedingte Ausfälle durch Stress und Überarbeitung zur Folge haben – vor allem wenn die Suche nach einem Nachfolger sich über einen längeren Zeitraum hinzieht oder der neue Kollege sehr intensiv eingearbeitet werden muss.
   
• Unsicherheit: 
  Manchmal sind die Umstände nicht klar, unter denen ein Mitarbeiter gekündigt hat oder gekündigt wurde. Das kann bei den übrigen Beschäftigten Unsicherheiten bezüglich der eigenen Jobsicherheit auslösen. Auch plötzlich veränderte Hierarchien, Funktionen und Aufgabenverteilungen können die Teammitglieder verunsichern und eine längere Eingewöhnung im neuen Job erforderlich machen.
   
• Beeinflussung von Kundenbeziehungen: 
  Gehört auch die Betreuung von Kunden zum Aufgabenprofil des Mitarbeiters, so kann dessen Weggang unter Umständen auch die Beziehung zu diesen Geschäftspartnern gefährden. Das gilt vor allem, wenn der betreffende Mitarbeiter schon seit längerem der feste Ansprechpartner für die Kunden ist. Das Vertrauen zum Unternehmen ist beeinträchtigt und eine Beziehung zum neuen Mitarbeiter muss erst aufgebaut werden.

Die Mitarbeiterfluktuation muss nicht ausschließlich negative Folgen haben. In einigen Fällen kann sie auch positive Effekte mit sich bringen oder sogar erwünscht sein.

• Neue Impulse und Wissenstransfer:
  Wie eingangs erwähnt, bringt ein neuer Mitarbeiter auch neue Sichtweisen und zusätzliches Wissen – vielleicht sogar aus anderen Branchen – mit ins Team. Diese neuen Impulse und Ideen können zur Innovationsförderung im Unternehmen beitragen. Vielleicht werden durch die neue Perspektive sogar Schwachstellen im Unternehmen aufgedeckt, für die das übrige Team bereits „betriebsblind“ war. Oder der neue Mitarbeiter verfügt über nützliche Kontakte, die das bisherige Netzwerk des Unternehmens erweitern und ihm einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
   
• Weggang problematischer Mitarbeiter:
  Verlässt ein leistungsschwacher und vielleicht negativ eingestellter Mitarbeiter das Unternehmen, stellt die Neubesetzung trotz Aufwand und Kosten in der Regel einen Gewinn dar. Insbesondere wenn der Nachfolger seine neue Position motiviert und teamorientiert angeht, profitieren das Unternehmen und vor allem die direkten Kollegen von dem Wechsel. Die Folgen sind eine bessere Stimmung im Team sowie eine höhere Leistungsbereitschaft und Arbeitsproduktivität.
   
• Karrierefördernder Strukturwechsel: 
  Durch den Austritt eines Mitarbeiters können sich auch neue Karriereperspektiven für die verbleibenden Teamkollegen ergeben. Erhält ein interner Mitarbeiter die Stelle, bewirken die berufliche Weiterentwicklung und zusätzliche Verantwortung oftmals eine Steigerung der Motivation und Leistungsbereitschaft. Die Bindung zum Unternehmen kann sich durch die entgegengebrachte Wertschätzung und die gebotenen Möglichkeiten ebenfalls verstärken.
   
• Saisonal bedingte Fluktuation:
  Ist ein Unternehmen in einem saisonabhängigen Markt tätig oder arbeitet an einem saisonalen Projekt, muss die Anzahl der Angestellten in der Nebensaison beziehungsweise nach Projektende reduziert werden. Die nicht benötigten Mitarbeiter weiter zu bezahlen, würde eine zu große finanzielle Belastung darstellen. Fluktuation ist in diesem Fall also erwünscht.

Die Fluktuationsrate oder Fluktuationsquote ist eine wichtige Kennzahl aus dem Personalcontrolling. Sie gibt Ihnen Aufschluss über die Personalbewegungen in Ihrem Unternehmen. Damit ist sie zugleich Indikator für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Ihre Attraktivität als Arbeitgeber und somit für die Mitarbeiterbindung.

Um geeignete Gegenmaßnahmen zu entwickeln und dem Weggang von Talenten vorzubeugen, ist allerdings eine differenzierte Betrachtung der Fluktuationsrate notwendig. So ist eine Berechnung für das gesamte Unternehmen ebenso möglich wie für einzelne Abteilungen oder Standorte. Je nach Situation ist auch die Untersuchung spezieller Zeiträume sinnvoll, wobei eine jährliche oder quartalsweise Berechnung üblich ist. Wenn es um die Fluktuation von Mitarbeitern geht, gilt dasselbe wie für andere Personalkennzahlen: Je mehr Daten Sie haben, desto mehr erfahren Sie.

Ist zum Beispiel die Fluktuationsrate für eine bestimmte Abteilung besonders hoch, kann dies auf Probleme mit einer Führungskraft zurückzuführen sein. Eine überdurchschnittlich hohe Mitarbeiterfluktuationsrate für das gesamte Unternehmen ist unter Umständen ein Anzeichen für schlechtes Management oder grundsätzliches Fehlverhalten gegenüber den Beschäftigten. Ist wiederum die Rate für die Frühfluktuation sehr hoch, sollten Probleme beim Onboarding oder bei der Bewerberauswahl in Betracht gezogen werden.

Die Fluktuationsrate kann mithilfe verschiedener Formeln berechnet werden. Sie verwenden jeweils unterschiedliche Bezugsgrößen, sodass für den gleichen Untersuchungszeitraum und -bereich auch die Ergebnisse unterschiedlich ausfallen. Um die Fluktuationsrate für Ihr Unternehmen langfristig zu beobachten und Vergleiche anstellen zu können, sollten Sie daher immer die gleiche Formel verwenden. Auch bei Vergleichen mit anderen Unternehmen Ihrer Branche sollten Sie auf die dort verwendete Formel achten. Nur so erhalten Sie belastbare Werte.

Eine hohe Fluktuationsrate ist oft Anzeichen für Probleme innerhalb eines Unternehmens und mit Kosten verbunden. Für Arbeitgeber ist es also wichtig, die genauen Umstände zu prüfen und frühzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Doch wann genau gilt eine Fluktuationsrate als zu hoch?

Laut dem Institut der deutschen Wirtschaft bewegte sich die Fluktuationsrate von 2007 bis 2019 mit etwas mehr als 30 % auf einem ähnlichen Niveau. Im Zuge der Corona-Pandemie ist der Wert allerdings deutlich gesunken: Betrug die Fluktuationsrate 2019 noch 33,1 %, lag sie im Pandemie-Jahr 2020 nur noch bei 29,8 % Durch die zunehmende Arbeitsnachfrage und verbesserte Konjunkturaussichten hat sich die Entwicklung aber bereits Ende 2020 wieder stabilisiert.

Für ein einzelnes Unternehmen kann es allerdings sehr schwer sein, Vergleichswerte für die Fluktuationsrate zu finden. Denn sie ist auch immer von Faktoren abhängig, die sich nicht oder nur schwer beeinflussen lassen. Diese können Unternehmen unterschiedlich stark betreffen, sodass die gleiche Fluktuationsrate für verschiedene Arbeitgeber eine jeweils andere Bedeutung haben kann.

Beeinflussende Faktoren

Einige Faktoren müssen bei der Bewertung der Fluktuationsrate berücksichtigt werden. Nur so lässt sich beurteilen, ob ein hoher Wert tatsächlich Ausdruck von Problemen innerhalb eines Unternehmens ist. Auch ein Vergleich mit der Fluktuationsrate anderer Unternehmen ist nur sinnvoll, wenn die Voraussetzungen ähnlich sind.

Ist die Fluktuationsrate tatsächlich überdurchschnittlich hoch, ist eine differenzierte Betrachtung nötig – zum Beispiel durch die Berechnung der Fluktuationsrate für einzelne Abteilungen oder Altersgruppen. Nur so können Sie die richtigen Schlüsse ziehen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um Ihr Unternehmen für Beschäftigte attraktiver zu machen und die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Sie möchten wissen, aus welchen Gründen Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen und was Sie dagegen tun können? Dann laden Sie unser Whitepaper herunter:

Hier finden Sie Fragen und Antworten zum Thema Fluktuation.