Was ist ein Empfangsmitarbeiter?

Empfangsmitarbeiter haben meist den ersten Kundenkontakt, wenn diese das Unternehmen oder die Behörde betreten. Sie sind die ersten Ansprechpartner für Kunden und Besucher und sind diesen dabei behilflich, bestimmte Büroräume zu finden oder zu Gesprächspartnern im Unternehmen zu gelangen. Auch kümmern sich Empfangsmitarbeiter um die Bewirtung von Besuchern und Kunden, wenn Wartezeiten unumgänglich sind. Neben dem Kundenmanagement fallen die Parkplatzvergabe sowie die Postbearbeitung, für welche der Empfang meist die zentrale Anlaufstelle darstellt, in den Tätigkeitsbereich von Empfangsmitarbeitern. Je nach Unternehmensprofil und -ausrichtung gehört es auch zu ihren Aufgaben, sich um die Verwaltung und Buchung von Konferenzräumen zu kümmern.

Zusätzlich zum allgemeinen Besucher- und Raummanagement bedient ein Empfangsmitarbeiter die zentrale Telefonanlage und stellt so sicher, dass das Unternehmen stets erreichbar ist. Er leitet Telefonate an die richtigen Ansprechpartner weiter und beantwortet darüber hinaus interne Anfragen der Mitarbeiter, beispielsweise zu Raumbuchungen oder zur Ankunft von Gästen. Werden größere Events organisiert, kann die Empfangskraft für die Organisation des Caterings verantwortlich sein. Je nach Sicherheitsstandard im Unternehmen muss der Empfangsmitarbeiter Zugangsberechtigungen kontrollieren und Gastkarten für Besucher ausstellen, welche beim Verlassen des Gebäudes wieder eingesammelt werden. Letztlich ist der Empfangsmitarbeiter für die Datenpflege und das Adressmanagement verantwortlich. Weitere Berufsbezeichnungen beziehungsweise Spezialisierungen für den Beruf des Empfangsmitarbeiters lauten Empfangskraft, Rezeptionist, Telefonist, Empfangssekretär oder Mitarbeiter Empfang.

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Arbeiten als Empfangsmitarbeiter

Aufgaben und Tätigkeiten von Empfangsmitarbeitern

Empfangsmitarbeiter sind am Empfang eines Unternehmens oder einer Behörde eingesetzt und stellen den ersten Kontakt zum Kunden dar. Sie können jedoch auch als Vorzimmerpersonal höherer Managementbereiche fungieren. In diesem Fall fallen ihnen spezielle Tätigkeiten zu, die sich nur auf den jeweiligen Arbeitsbereich beziehen.

Eine Empfangskraft kümmert sich stets um das Besuchermanagement. Besucher  treffen mit oder ohne Termin am Empfang ein und möchten dann zu einer bestimmten Person oder Abteilung gelangen. Bei Hotels handelt es sich um Übernachtungsgäste, die gerne einchecken möchten. Die Empfangskraft klärt das Anliegen der Besucher und übernimmt die Koordination der weiteren Schritte. Hierzu zählen beispielsweise die Übernahme des Eincheckens, das Ausstellen von Gästekarten, die Überprüfung von Terminen, Einladungen und Zugangsberechtigungen. 

Im nächsten Schritt sorgt der Empfangsmitarbeiter dafür, dass die Gäste zu ihrem Termin gelangen oder während unvermeidbarer Wartezeiten ausreichend bewirtet werden, um sich im Unternehmen wohlzufühlen. Ebenfalls nimmt sich ein Empfangsmitarbeiter der Parkplatzvergabe an und bearbeitet die Ein- und Ausgangspost, welche dann entweder an einen Lieferdienst übergeben oder dem unternehmenseigenen Verteilsystem zugeführt wird. So können alle Mitarbeiter sichergehen, dass wichtige Briefe und Sendungen sie zeitnah erreichen. 

Auch um die Betreuung der Telefonzentrale kümmert sich ein Empfangssekretär. Er stellt eingehende Anrufe an die richtigen Ansprechpartner durch oder beantwortet einfache Fragen direkt am Telefon. Hierzu kennt ein Mitarbeiter am Empfang sich exzellent mit den eigenen Unternehmensstrukturen aus. Er pflegt darüber hinaus das Kontakt- und Adressverzeichnis und hält es stets aktuell. 

Letztlich sind manche Empfangskräfte auch für das Management der Konferenzräume sowie die Beschaffung von Büromaterial verantwortlich. Ihre Aufgaben gehen somit weit über das reine Betreuen von Besuchern und Kunden hinaus. Vielmehr leisten sie einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte im Unternehmen.

Empfangsmitarbeiter Jobs
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Arten von Empfangsmitarbeitern

Es gibt keine einzelne Ausbildung, welche zum Berufsbild des Empfangsmitarbeiters führt. Vielmehr gelingt der Einstieg in diesen Beruf meist über eine kaufmännische Ausbildung oder eine Lehre in der Gastronomie oder im Hotelgewerbe. So unterschiedlich die Zugänge zum Berufsbild sein können, so vielfältig ist auch die spätere Ausgestaltung des Jobs als Empfangsmitarbeiter. Ein Empfangsmitarbeiter eines Hotels wird sich vorrangig um das Ein- und Auschecken von Übernachtungsgästen sowie Reservierungen und Buchungen kümmern, während ein Empfangsmitarbeiter im Krankenhaus die Besuchersteuerung verantwortet. In besonders gesicherten Bereichen sind hingegen Zugangskontrollen und -beschränkungen erforderlich. Die genaue Tätigkeit des Empfangsmitarbeiters ist somit stark an seinen Einsatzbereich gekoppelt und lässt sich in der Regel der Tätigkeitsbeschreibung in den jeweiligen Stellenangeboten entnehmen. 

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Gehalt eines Empfangsmitarbeiters

Da die Zugangswege zum Beruf des Empfangsmitarbeiters so vielfältig sind, lässt sich auch keine genaue Aussage über das zu erwartende Gehalt eines Empfangsmitarbeiters treffen. Der individuelle Verdienst hängt hierbei nicht nur von der Branche und dem Industriezweig ab, in welchem ein Job angeboten wird, sondern wird von vielen weiteren Faktoren bestimmt. Hierzu zählen:

  • Größe des Unternehmens
  • Tarifvertrag oder freie Gehaltsverhandlung
  • Schichtarbeit und mögliche Schichtzuschläge
  • Berufserfahrung des Empfangsmitarbeiters
  • Besondere Fähigkeiten des Empfangsmitarbeiters, zum Beispiel Fremdsprachenkenntnisse

Werden all diese Aspekte berücksichtigt, kann ein durchschnittliches Gehalt von etwa 2.299 € brutto pro Monat als realistisch betrachtet werden. Unterschiede ergeben sich auch durch die Region beziehungsweise das Bundesland. So verdient ein Empfangsmitarbeiter mit 2.498 € brutto pro Monat in Hessen am meisten. In Mecklenburg-Vorpommern liegt das Gehalt im Durchschnitt bei monatlichen 1.757 € brutto (Quelle: gehalt.de, Stand: November 2021). 

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Qualifikationen und Fähigkeiten

Diese Ausbildung benötigen Empfangsmitarbeiter

Für Mitarbeiter am Empfang ist keine bestimmte Vorbildung erforderlich. Hilfreich bei der Jobsuche ist es allerdings, wenn man eine Ausbildung absolviert hat. Je nachdem, welche Branche angestrebt wird, ist eine Lehre als Hotelkaufmann, Hotelmanagement- oder Kommunikationsassistent, Kaufmann oder kaufmännischer Assistent empfehlenswert. Insgesamt sollte man ein höfliches und verbindliches Auftreten haben.

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Vorteile für Empfangsmitarbeiter bei Randstad

Bei Randstad liegt uns nicht nur am Herzen, dass Sie einen Job finden, der perfekt zu Ihren Kompetenzen und Interessen passt. Wir stellen auch sicher, dass Sie beste Arbeitsbedingungen vorfinden, damit Sie in Ihrem Wunschjob Ihr volles Potenzial entfalten können.

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Fragen und Antworten

Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Empfangsmitarbeiters.

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