Was ist ein Assistent?
Assistenten unterstützen ihre Vorgesetzten bei der täglichen Arbeit. Dies geht weit über die Organisation von Meetings und über die Annahme von Telefonaten hinaus. Stattdessen sind Assistenten unverzichtbare Mitarbeitende. Sie koordinieren Termine und ganze Tagesabläufe, halten den Kontakt zum Team und zu externen Parteien und unterstützen auch bei strategischen Entscheidungen. In vielen Firmen wird Assistenz auch noch mit dem Beruf der klassischen Sekretärin gleichgesetzt.
Assistenten arbeiten in verschiedenen Fachbereichen arbeiten. Dort sind sie als Büroassistenz oder Teamassistenz bekannt. Auch für die Geschäftsführung gibt es Assistenten, die eine besonders große Verantwortung übernehmen. Je nach Aufgabenbereich haben Assistenten eine kaufmännische Ausbildung oder ein Hochschulstudium absolviert. Ihnen stehen viele Karrieremöglichkeiten offen.
Der Arbeitsalltag von Assistenten gestaltet sich sehr vielseitig und hängt unmittelbar vom Vorgesetzten ab. Bei Assistenten ist es wichtig, dass die Chemie zwischen ihm und dem Vorgesetzten passt – idealerweise schon im Vorstellungsgespräch. Auch für die Bewerber gilt es dabei, den möglichen Arbeitgeber genau unter die Lupe zu nehmen. Denn gegenseitige Sympathie sowie eine gute Kommunikation sind wichtige Voraussetzungen für die enge Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Assistenz.
Assistenz-JobsArbeiten als Assistent
Assistenz – Aufgaben und Tätigkeiten
Wer in der Assistenz arbeitet, hat einen sehr abwechslungsreichen und weitläufigen Tätigkeitsbereich. Im Alltag kommt es immer wieder vor, dass neue Aufgaben anfallen. Hier sind Assistenten gefragt, die flexibel und innovativ mit den gestellten Herausforderungen umgehen.
Die folgenden Aufgaben kommen im Bereich der kaufmännischen Assistenz häufig vor:
- Organisation des Tagesablaufs: Assistenten garantieren, dass der Arbeitsalltag reibungslos abläuft. Dabei sind sie oft sowohl für den direkten Vorgesetzten als auch für den umgebenden Fachbereich zuständig. Entsprechend gibt es mehrere Ansprechpartner, die zufriedengestellt werden wollen.
- Unterstützung des Teams: Die Assistenz hilft dabei, sowohl operative als auch administrative Aufgaben wahrzunehmen. Teamassistenten sind oft für eine ganze Abteilung zuständig und unterstützen somit mehrere Kollegen. Zum Berufsbild gehört hier eine Vielzahl an Aufgaben, die die Assistenzarbeit so spannend machen.
- Büroorganisation: Assistenten ersetzen in vielen Betrieben das klassische Sekretariat und übernehmen oft auch entsprechende Aufgaben. Dazu gehören beispielsweise die Organisation des Büromaterials, die Materialbeschaffung und die Terminkoordinierung.
- Kommunikation: Auch kommunikative Aufgaben, wie etwa die schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen, aber auch mit externen Partnern gehören zum Berufsalltag von Assistenten. Hier ist es wichtig, fehlerfrei und grammatikalisch korrekt schreiben zu können und einige Grundlagen der Brief-Etikette zu kennen. In Teilbereichen übernehmen Assistenten die Korrespondenz selbstständig.
- Veranstaltungsorganisation: Regelmäßig anstehende Veranstaltungen, Seminare, Besprechungen und Konferenzen gehören zur Verantwortung von Assistenten. Sie bereiten die Tagungsräume vor, koordinieren Termine, kümmern sich um das Catering, protokollieren Besprechungen, erstellen wichtige Dokumente und sind auch für die Nachbereitung zuständig.
- Dokumentenverwaltung: Neben der Vor- und Nachbereitung von Konferenzen sind Assistenten oft für die Pflege weiterer Dokumente wie etwa für Datenbanken und Projektordner verantwortlich. Dies bezieht sich auf physische, aber auch auf digitale Produkte.
- Personalservices: Die Assistenz kümmert sich oft auch um die Zeiterfassung, die Urlaubsplanung und die Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter.
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In diesen Branchen können Assistenten arbeiten
Assistenten sind in fast allen Branchen zu finden. Wer eine kaufmännische Ausbildung oder ein Hochschulstudium mitbringt, arbeitet zum Beispiel als Assistent der Geschäftsführung, als Vorstandssekretär, als Direktionsassistent, Projektassistent, Office Manager oder kaufmännischer Assistent. Sowohl in der Tourismusbranche als auch im Gesundheitsbereich, in den Medien, im Maschinenbau und im Bereich Finanzen und Wirtschaft gibt es zahlreiche passende Stellen für Assistenten.
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Typische Arbeitsorte für die Assistenz
Je nach Branche variiert der physische Arbeitsplatz von Assistenten stark. Häufig sind sie am PC zu finden, wo sie die nötige Software bedienen und den Überblick über alle Aufgaben behalten. Normalerweise haben Assistenten ihr eigenes Büro, das sie eventuell mit anderen Assistenten teilen. Auch ein Vorraum zum Vorgesetzten dient als Arbeitsort. Darüber hinaus sind Besprechungs- und Veranstaltungsräume und Empfangstheken typische Arbeitsorte.
Assistenten arbeiten aber zum Beispiel auch in technischen Versuchslaboratorien oder in Gasträumen, beaufsichtigen Magazin- und Lagerräume oder besuchen Kunden vor Ort. Medizinische Assistenten sind auch in Behandlungsräumen zu finden.
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Arbeitszeiten
Die meisten Assistenten arbeiten im Rahmen einer 40-Stunden-Woche von montags bis freitags. Häufig sind die Arbeitszeiten dabei direkt an die des Vorgesetzten gekoppelt. Assistenten kommen meist etwas früher als ihr Chef oder als das Team, um Vorbereitungen für den Tag zu treffen. Überstunden werden normalerweise bezahlt.
In der Assistenz sind auch Teilzeitstellen recht verbreitet und somit gut geeignet, um beispielsweise nach der Elternzeit wieder in den Beruf einzusteigen.
Assistenten sollten darauf achten, ihre Arbeitszeit sowie den Umgang mit Überstunden und Arbeit am Wochenende im Vertrag genau zu regeln. Denn da sie oft unverzichtbare Arbeit leisten, müssen sie etwa im Rahmen von Konferenzen in vielen Fällen länger arbeiten.
Arten von Assistenz
Es gibt viele verschiedene Arten von Assistenten in allen Bereichen der Wirtschaft und des öffentlichen Lebens. Hier werden Assistenzstellen im kaufmännischen Bereich beleuchtet. Dabei ist grob zwischen der Büroassistenz oder Teamassistenz und der Assistenz der Geschäftsführung zu unterscheiden. Beide leisten sowohl organisatorische als auch wirtschaftliche und strategische Assistenz für den Arbeitsalltag in Unternehmen aller Art. Der Assistent der Geschäftsführung übernimmt zudem oft verantwortungsvollere Aufgaben und berät die Vorgesetzten in einigen Bereichen. Hinzu kommt der persönliche Assistent, der vor allem für Personen hohen Ranges berufliche, aber auch private Anliegen organisiert.
In Stellenausschreibungen kommen gern englische Bezeichnungen vor, die den Zuständigkeitsbereich von Assistenten beschreiben. Die Büroassistenz wird als „Office Assistant“ ausgeschrieben, während die Assistenz der Geschäftsführung sowohl als „Management Assistant“ als auch als „Executive Assistant“ bekannt ist. Daher ist es sinnvoll, schon beim ersten Kontakt zum potenziellen Arbeitgeber mehr über die genau Art der Assistenz zu erfragen.
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Büroassistenz
Früher war der Job eines Assistenten recht klar begrenzt. Inzwischen gilt diese klassische Stellenbeschreibung nicht mehr, da Assistenten unzählige wichtige Aufgaben übernehmen und in verschiedenen Bereichen tätig sind. Büroassistenten übernehmen in vielen Betrieben die Aufgaben, die vorher dem Sekretariat zugeordnet waren.
Jedoch ist es nach wie vor möglich, zwischen der rein administrativen Assistenz im Sinne der “Sekretärin” und der fachlichen Assistenz, die einem Team zuarbeitet, zu unterscheiden. Unter dem Begriff der Büroassistenz sind beide Ausprägungen vorhanden. Viele Unternehmen suchen Büroassistenten, die sowohl administrative als auch fachliche Tätigkeiten übernehmen.
Gute Büroassistenten sind zielstrebig und belastbar. Sie sind sehr zuverlässig und setzen sich für ihr Unternehmen ein.
Büroassistenten sind in der Regel für mehrere Abteilungen zuständig und erhalten ihre Aufgaben aus verschiedenen Fachbereichen. Das unterscheidet sie vom persönlichen Assistenten, der nur einer Person zuarbeitet.
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Assistenz der Geschäftsführung
Assistenten der Geschäftsführung sind sehr gefragt und profitieren von einem höheren Einstiegsgehalt als Büroassistenten. Sie bringen oft eine weitergehende Ausbildung und mehr Erfahrung mit. Idealerweise sind sie Generalisten, die mit verschiedenen Fachabteilungen zusammenarbeiten und dabei jeweils das nötige Wissen mitbringen.
Auch für die Assistenz der Geschäftsführung hängt der Aufgabenbereich wesentlich vom Unternehmen ab. Im Bereich der Geschäftsführung haben sie dabei eine besondere Verantwortung. Bei ausreichend Vertrauen übernehmen Assistenten der Geschäftsführung teils auch strategische Verantwortung und arbeiten dem Vorgesetzten bei Analysen oder Wirtschaftlichkeitsprüfungen zu, sie verwalten jedoch auch deren Terminkalender oder sind für die Organisation von Meetings oder Konferenzen zuständig.
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Persönliche Assistenz
Die Arbeit als persönlicher Assistent ist vielen aus US-amerikanischen Filmen bekannt. Hier handelt es sich um eine größtenteils organisatorische Rolle. Denn persönliche Assistenten arbeiten meist für Vorstandsmitglieder oder Geschäftsführer, die wenig Zeit für die Organisation von beruflichen und privaten Belangen haben.
Entsprechend kümmert sich der persönliche Assistent um fachliche Anliegen sowie um die Verwaltung des Terminkalenders. Alle Anfragen, etwa von Presse, Kollegen und Partnern, laufen über den Assistenten, der filtert und zusammenfasst. Somit ist er direkt für die Kommunikation des Vorgesetzten zuständig.
Darüber hinaus organisieren persönliche Assistenten auch private Reisen und familiäre Termine. Dafür ist es wichtig, eng mit dem Vorstehenden zusammenzuarbeiten. Dabei erhalten persönliche Assistenten einen großen Einblick in das Privatleben ihrer Vorgesetzten. Aus diesem Grund müssen sie viel Diskretion und Einfühlungsvermögen mitbringen. Auch die Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, ist hier sehr gefragt.
Gehalt eines Assistenten
In der Assistenz gibt es unterschiedliche Gehälter. Diese hängen von der Ausbildung und von der Berufserfahrung, aber auch von der gewählten Branche ab. In vielen Bereichen gibt es Tarife, sodass Assistenten genau wissen, wie viel sie verdienen und wann mit Gehaltserhöhungen zu rechnen ist. Berufseinsteiger verdienen in der Assistenz durchschnittlich 2.715 EUR brutto pro Monat. Je mehr Berufserfahrung sie haben, desto höher wird das Gehalt. Bis zu 3.687 EUR brutto pro Monat sind in der Büroassistenz zu erwarten (Quelle: Endgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit, Stand: März 2024).
Assistenten der Geschäftsführung verdienen durchschnittlich 3.346 EUR brutto pro Monat. In großen Konzernen dürfen diese sogar mit durchschnittlich 4.270 EUR brutto pro Monat rechnen (Quelle: gehaltsvergleich.com, Stand: März 2024).
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Assistenten
Um sich als Assistent zu bewerben, sollten Interessierte eine thematisch passende Ausbildung absolviert haben. Die klassische Ausbildung für Büroassistenten ist die zum Bürokaufmann, die heutzutage Kaufmann für Büromanagement heißt. Auch Ausbildungen zum technischen Assistenten in der jeweiligen Fachrichtung sind ideal. Zudem kommen Studiengänge wie Wirtschaft, Medien oder Verwaltungswissenschaft in Frage. Viele Unternehmen legen viel Wert darauf, dass Bachelor- oder Masterabsolventen sowie Kaufleute zusätzlich zu ihrer Ausbildung relevante Erfahrung mitbringen.
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Weitere Fähigkeiten
Neben der Ausbildung gibt es bestimmte Fähigkeiten, die im Bereich der Assistenz hilfreich sind. Dazu gehören die folgenden Kenntnisse:
- sicherer Umgang mit dem Office-Paket
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
- Englischkenntnisse
- Erfahrung mit Veranstaltungsmanagement
- Grundwissen zur Buchhaltung und Tabellenkalkulation
- Grundverständnis von wirtschaftlichen Zusammenhängen
- Organisationsgeschick
- Erfahrung im Erstellen von Präsentationen
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Soft Skills
Im Bereich der Assistenz sind zusätzliche Soft Skills besonders gefragt. Bewerber, die demonstrieren können, dass sie in der Vergangenheit Probleme kreativ und effizient lösen konnten, haben besonders gute Chancen auf eine Anstellung. Daher ist es empfehlenswert, zum Bewerbungsgespräch ein paar Beispiele vorzubereiten. Assistenten sind für Mitarbeiter oder externe Geschäftspartner der erste Ansprechpartner – wer gut und gerne kommuniziert und sich auf ganz unterschiedliche Menschen einlassen kann, punktet hier.
Neben Kreativität ist auch eine schnelle Auffassungsgabe ein entscheidender Mehrwert. Assistenten sollten gut analysieren können und rasch verstehen, was bestimmte Herausforderungen in der Praxis bedeuten. Hier ist die Erfahrung sehr wertvoll, aber auch Soft Skills wie eine sehr gute Menschenkenntnis helfen bei der Problemlösung.
Vorteile für Assistenten bei Randstad
Bei Randstad liegt uns nicht nur am Herzen, dass Sie einen Job finden, der perfekt zu Ihren Kompetenzen und Interessen passt. Wir stellen auch sicher, dass Sie beste Arbeitsbedingungen vorfinden, damit Sie in Ihrem Wunschjob Ihr volles Potenzial entfalten können.
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Diese Benefits dürfen Sie als Assistenz bei Randstad erwarten
Bei Randstad erhalten Mitarbeiter viele Vorteile. Wir bieten Ihnen in unseren Jobs unter anderem diese Benefits für die Assistenz:
- leistungsgerechte Bezahlung nach Tarifvertrag
- gute Übernahmechancen durch Geschäftspartner
- bis zu 30 Tage Urlaub im Jahr
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Interessensvertretung durch einen bundesweiten Betriebsrat
Weitere Informationen über Zeitarbeit und zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
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Kostenlose Weiterbildungen
Wenn Sie Interesse an einer Stelle als Assistenz haben, aber noch an bestimmten Fähigkeiten arbeiten möchten, sind die Kurse für persönliche Entwicklung sowie die Online-Sprachkurse der Randstad Akademie eine gute Wahl für Sie. Mithilfe von kostenlosen e.learnings gelingt es Ihnen, sich perfekt auf die Arbeit als Assistenz vorzubereiten.
Die folgenden Kurse kommen beispielsweise für Sie in Frage:
- Sprachkurse Deutsch und Englisch
- E-Mails schreiben
- Business-Etikette
- Jedes Projekt ein Erfolg
- Online Teamwork
- Das 80/20 Prinzip
- Zeitmanagement
- Zielgerichtet arbeiten
- zahlreiche Kurse im Bereich Persönlichkeitsentwicklung
Zudem geben wir Ihnen in unserem Bewerbungsratgeber Tipps rund um Anschreiben, Lebenslauf und Vorstellungsgespräch.
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Jobs in Festanstellung
Wussten Sie schon, dass Randstad auch Jobs in Festanstellung vermittelt? Jedes Jahr finden tausende von Bewerbern über unsere Personalvermittlung den richtigen Job. Hier geht es zu den freien Positionen für Assistenten, die wir direkt bei unseren Kunden besetzen. Bestimmt ist auch etwas für Sie dabei!
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf der Assistenz.
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Was verdienen Assistenten?
Das Gehalt von Assistenten variiert je nach Erfahrung, Branche und Einsatzgebiet. Büroassistenten verdienen durchschnittlich 2.715 EUR brutto im Monat rechnen (Quelle: Endgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit, Stand: März 2024). Assistenten der Geschäftsführung sowie persönliche Assistenten verdienen meist mehr. Hier liegt das durchschnittliche Monatsbrutto bei 3.346 EUR (Quelle: gehaltsvergleich.com, Stand: März 2024).
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Welche Aufstiegschancen haben Assistenten?
Mithilfe von Weiterbildungen können Assistenten nicht nur ein höheres Gehalt, sondern auch bessere Positionen erzielen. Dabei ist es sehr wichtig, viel Erfahrung mitzubringen und erreichte Erfolge belegen zu können. Der klassische Aufstieg ist vom Büroassistenten zum Assistenten der Geschäftsführung. In großen Konzernen arbeiten ehemalige Assistenten der Geschäftsführung in ihrer nächsten Position in der Regel als Führungskraft.
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Welche Ausbildung sollten kaufmännische Assistenten haben?
Bewerber, die gern eine Stelle als Büroassistent antreten möchten, haben mit einem Abschluss als Kaufmann für Büromanagement oder für Marketingkommunikation gute Chancen. Auch Industriekaufleute sowie Bewerber mit einem thematisch relevanten Universitätsabschluss und praktischer Erfahrung sind begehrt.
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Welche beruflichen Einsatzmöglichkeiten gibt es für kaufmännische Assistenten in Unternehmen?
Kaufmännische Assistenten unterstützen meist die Unternehmensleitung oder Bereichsleitungen im Büro. Sie kümmern sich um das Team, um die Organisation von Veranstaltungen, um die Kommunikation sowie um Teile der Buchhaltung. Teils arbeiten kaufmännische Assistenten auch als Wirtschaftsassistenten, als Assistenten der Geschäftsführung oder als persönliche Assistenten.
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