Was ist ein Assistent?

Assistenten unterstützen ihre Vorgesetzten bei der täglichen Arbeit. Dies geht weit über die Organisation von Meetings und über die Annahme von Telefonaten hinaus. Stattdessen sind Assistenten unverzichtbare Mitarbeitende. Sie koordinieren Termine und ganze Tagesabläufe, halten den Kontakt zum Team und zu externen Parteien und unterstützen auch bei strategischen Entscheidungen. In vielen Firmen wird Assistenz auch noch mit dem Beruf der klassischen Sekretärin gleichgesetzt.

Assistenten arbeiten in verschiedenen Fachbereichen arbeiten. Dort sind sie als Büroassistenz oder Teamassistenz bekannt. Auch für die Geschäftsführung gibt es Assistenten, die eine besonders große Verantwortung übernehmen. Je nach Aufgabenbereich haben Assistenten eine kaufmännische Ausbildung oder ein Hochschulstudium absolviert. Ihnen stehen viele Karrieremöglichkeiten offen. 

Der Arbeitsalltag von Assistenten gestaltet sich sehr vielseitig und hängt unmittelbar vom Vorgesetzten ab. Bei Assistenten ist es wichtig, dass die Chemie zwischen ihm und dem Vorgesetzten passt – idealerweise schon im Vorstellungsgespräch. Auch für die Bewerber gilt es dabei, den möglichen Arbeitgeber genau unter die Lupe zu nehmen. Denn gegenseitige Sympathie sowie eine gute Kommunikation sind wichtige Voraussetzungen für die enge Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Assistenz.

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Arbeiten als Assistent

Aufgaben und Tätigkeiten von Assistenten

Wer in der Assistenz arbeitet, hat einen sehr abwechslungsreichen und weitläufigen Tätigkeitsbereich. Im Alltag kommt es immer wieder vor, dass neue Aufgaben anfallen. Hier sind Assistenten gefragt, die flexibel und innovativ mit den gestellten Herausforderungen umgehen. 

Die folgenden Aufgaben kommen im Bereich der kaufmännischen Assistenz häufig vor: 

  • Organisation des Tagesablaufs: Assistenten garantieren, dass der Arbeitsalltag reibungslos abläuft. Dabei sind sie oft sowohl für den direkten Vorgesetzten als auch für den umgebenden Fachbereich zuständig. Entsprechend gibt es mehrere Ansprechpartner, die zufriedengestellt werden wollen.
  • Unterstützung des Teams: Die Assistenz hilft dabei, sowohl operative als auch administrative Aufgaben wahrzunehmen. Teamassistenten sind oft für eine ganze Abteilung zuständig und unterstützen somit mehrere Kollegen. Zum Berufsbild gehört hier eine Vielzahl an Aufgaben, die die Assistenzarbeit so spannend machen. 
  • Büroorganisation: Assistenten ersetzen in vielen Betrieben das klassische Sekretariat und übernehmen oft auch entsprechende Aufgaben. Dazu gehören beispielsweise die Organisation des Büromaterials, die Materialbeschaffung und die Terminkoordinierung.
  • Kommunikation: Auch kommunikative Aufgaben, wie etwa die schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen, aber auch mit externen Partnern gehören zum Berufsalltag von Assistenten. Hier ist es wichtig, fehlerfrei und grammatikalisch korrekt schreiben zu können und einige Grundlagen der Brief-Etikette zu kennen. In Teilbereichen übernehmen Assistenten die Korrespondenz selbstständig. 
  • Veranstaltungsorganisation: Regelmäßig anstehende Veranstaltungen, Seminare, Besprechungen und Konferenzen gehören zur Verantwortung von Assistenten. Sie bereiten die Tagungsräume vor, koordinieren Termine, kümmern sich um das Catering, protokollieren Besprechungen, erstellen wichtige Dokumente und sind auch für die Nachbereitung zuständig. 
  • Dokumentenverwaltung: Neben der Vor- und Nachbereitung von Konferenzen sind Assistenten oft für die Pflege weiterer Dokumente wie etwa für Datenbanken und Projektordner verantwortlich. Dies bezieht sich auf physische, aber auch auf digitale Produkte. 
  • Personalservices: Die Assistenz kümmert sich oft auch um die Zeiterfassung, die Urlaubsplanung und die Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter.
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Arten von Assistenz

Es gibt viele verschiedene Arten von Assistenten in allen Bereichen der Wirtschaft und des öffentlichen Lebens. Hier werden Assistenzstellen im kaufmännischen Bereich beleuchtet. Dabei ist grob zwischen der Büroassistenz oder Teamassistenz und der Assistenz der Geschäftsführung zu unterscheiden. Beide leisten sowohl organisatorische als auch wirtschaftliche und strategische Assistenz für den Arbeitsalltag in Unternehmen aller Art. Der Assistent der Geschäftsführung übernimmt zudem oft verantwortungsvollere Aufgaben und berät die Vorgesetzten in einigen Bereichen. Hinzu kommt der persönliche Assistent, der vor allem für Personen hohen Ranges berufliche, aber auch private Anliegen organisiert. 

In Stellenausschreibungen kommen gern englische Bezeichnungen vor, die den Zuständigkeitsbereich von Assistenten beschreiben. Die Büroassistenz wird als „Office Assistant“ ausgeschrieben, während die Assistenz der Geschäftsführung sowohl als „Management Assistant“ als auch als „Executive Assistant“ bekannt ist. Daher ist es sinnvoll, schon beim ersten Kontakt zum potenziellen Arbeitgeber mehr über die genau Art der Assistenz zu erfragen.

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Gehalt eines Assistenten

In der Assistenz gibt es unterschiedliche Gehälter. Diese hängen von der Ausbildung und von der Berufserfahrung, aber auch von der gewählten Branche ab. In vielen Bereichen gibt es Tarife, sodass Assistenten genau wissen, wie viel sie verdienen und wann mit Gehaltserhöhungen zu rechnen ist. 

Berufseinsteiger verdienen in der Assistenz durchschnittlich 2.500 bis 3.000 € brutto pro Monat. Je mehr Berufserfahrung sie haben, desto höher wird das Gehalt. Bis zu 3.800 € brutto pro Monat sind in der Büroassistenz zu erwarten (Stand: August 2021, Quelle: https://www.karrieresprung.de/jobprofil/assistent/).

Assistenten der Geschäftsführung verdienen durchschnittlich 37.000 bis 40.000 € brutto im Jahr. Jedoch sind hier auch Jahresgehälter von bis zu 50.000 € brutto möglich. Besonders qualifizierte Vorstandsassistenten in großen Konzernen dürfen mit bis zu 70.000 € brutto pro Jahr, also etwa 5.800 € brutto pro Monat, rechnen (Stand: August 2021, Quelle: https://www.karrieresprung.de/jobprofil/assistent/).

Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:

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Qualifikationen und Fähigkeiten

Diese Ausbildung benötigen Assistenten

Um sich als Assistent zu bewerben, sollten Interessierte eine thematisch passende Ausbildung absolviert haben. Die klassische Ausbildung für Büroassistenten ist die zum Bürokaufmann, die heutzutage Kaufmann für Büromanagement heißt. Auch Ausbildungen zum technischen Assistenten in der jeweiligen Fachrichtung sind ideal. Zudem kommen Studiengänge wie Wirtschaft, Medien oder Verwaltungswissenschaft in Frage. Viele Unternehmen legen viel Wert darauf, dass Bachelor- oder Masterabsolventen sowie Kaufleute zusätzlich zu ihrer Ausbildung relevante Erfahrung mitbringen.

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Vorteile für Assistenten bei Randstad

Bei Randstad liegt uns nicht nur am Herzen, dass Sie einen Job finden, der perfekt zu Ihren Kompetenzen und Interessen passt. Wir stellen auch sicher, dass Sie beste Arbeitsbedingungen vorfinden, damit Sie in Ihrem Wunschjob Ihr volles Potenzial entfalten können. 

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Fragen und Antworten

Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Maschinenbedieners.

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