Was ist ein Personalsachbearbeiter?

Personalsachbearbeiter sind in praktisch jeder Branche und jedem größeren Unternehmen zu finden. Sie sind die Ansprechpartner für die Mitarbeiter in sämtlichen Angelegenheiten, die das Arbeitsverhältnis betreffen und kümmern sich um Gehaltsabrechnungen, Urlaubsansprüche oder Teilzeitanträge. Ein Personalsachbearbeiter stellt sicher, dass die Mitarbeiter zu jeder Zeit gut betreut sind. Hierzu zählen auch Beratungen zur betrieblichen Altersvorsorge, die Berechnung von Mutterschutzzeiten oder die Einteilung von Beschäftigen für Schulungen und Fortbildungen. Je nach Größe des Betriebs kann das Aufgabenfeld eines Personalsachbearbeiters recht breit gefächert oder auf einen bestimmten Bereich spezialisiert sein.

In großen Unternehmen und Behörden ist es üblich, dass Personalsachbearbeiter für spezielle Aufgaben eingesetzt werden, beispielsweise betriebliche Altersvorsorge, Krankenversicherung oder Arbeitszeitmodelle. Ebenfalls wird in größeren Unternehmen oft eine Unterscheidung zwischen Personalsachbearbeitern und Personalreferenten vorgenommen. Während der Sachbearbeiter sich um einzelne Vorgänge kümmert und vorwiegend administrative Tätigkeiten übernimmt, hat der Personalreferent auch die strategische Personalplanung im Blick. Da in kleineren Betrieben oft nur ein Personalverantwortlicher beschäftigt wird, kann es hier sein, dass dieser Tätigkeiten aus beiden Berufsbildern übernimmt und sich sowohl um administrative als auch strategische Belange kümmert. Ob Sachbearbeiter Personal oder Personalreferent – die genauen Aufgaben lassen sich in der Regel dem Stellenangebot entnehmen.

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Arbeiten als Personalsachbearbeiter

Aufgaben und Tätigkeiten von Personalsachbearbeitern

Ein Personalsachbearbeiter kümmert sich um alle Fragen der Belegschaft eines Unternehmens. Er ist der erste Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Fragen, zum Beispiel zur Zeiterfassung, zu Urlaubsanträgen oder zu Vermögenswirksamen Leistungen. Er kümmert sich um personelle Angelegenheiten wie Lohnabrechnungen, Arbeitszeitkonten, die Berechnung von Mutterschutzzeiten sowie Elternzeiten. Manchmal gehört hierzu ebenfalls eine Beratung zur betrieblichen Altersvorsorge, die in kleinen Betrieben durch einen Personalverantwortlichen übernommen wird, in größeren Unternehmen oder Behörden durch eine Versorgungsstelle für Angestellte bzw. Beamte. 

Je nach Aufgabenbereich kümmert sich ein Personalsachbearbeiter auch um die Terminkoordination von Vorstellungsgesprächen, erledigt die Korrespondenz mit Bewerbern, bereitet Arbeits- und Ausbildungsverträge und Zeugnisse vor und stellt Bescheinigungen aus. Zudem stellt er die Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Krankenkasse, Ämtern und Behörden dar. Auch ist der Personalsachbearbeiter oft ein Bindeglied zur nächsthöheren Hierarchieebene, welche von den Mitarbeitern häufig in hierarchisch geprägten Unternehmen nicht selbst angesprochen werden kann. 

Der Personalsachbearbeiter ist für Durchführung des gesetzlichen Melde- und Bescheinigungswesens verantwortlich, über deren Vorgaben und Fristen er gut informiert ist. Er kennt sich im Arbeitsrecht aus und informiert sich über gesetzliche Neuerungen, damit Beschäftigte stets den Vorschriften entsprechend eingesetzt werden können. Auch übernimmt der Personalsachbearbeiter administrative Tätigkeiten, wie das Anlegen und Verwalten von Personalakten, die Erstellung von Statistiken und Reports für die Geschäftsleitung sowie die Überwachung von Kranken- und Ausfallzeiten. Während für diese Tätigkeit in großen Unternehmen Controller eingesetzt werden, muss der Personalsachbearbeiter in kleineren Betrieben mit großem Aufgabenspektrum ein wahrer Allrounder sein. Letztlich kann er Personalreferenten oder die Leitungsebene bei der Planung und Durchführung von Auswahlverfahren sowie Maßnahmen der Personalentwicklung beraten und unterstützen. Er spielt somit eine wichtige Rolle in sämtlichen personalbezogenen Aufgaben der Firma und muss in vielen unterschiedlichen Themengebieten fachlich bewandert sein. Nur so kann er rechtlich einwandfreie Entscheidungen treffen und das Management bestmöglich in Personalfragen informieren.

Personalmanagement
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Arten von Personalsachbearbeitern

Personalsachbearbeiter müssen wahre Alleskönner sein, da sie insbesondere in kleinen Firmen eine enorme Bandbreite an Tätigkeiten abdecken, für welche sie sich das notwendige Fachwissen aneignen. Je größer ein Unternehmen wird, desto differenzierter ist jedoch meist auch die Personalabteilung aufgestellt. Hier können Personalsachbearbeiter dann nach verschiedenen Tätigkeitsfeldern unterschieden werden. Mögliche Spezifizierungen sind Zuständigkeiten für: 

  • Schwangere und Familienangelegenheiten 
  • Arbeits- und Tarifrecht 
  • Versorgungsleistungen 
  • Beihilfe oder Freie Heilfürsorgeansprüche 
  • Arbeitszeitgestaltung, z. B. Teilzeitanträge oder Sabbaticals 
  • Gehaltsabrechnungen 
  • Aus- und Fortbildung 
  • Personalentwicklung 

In anderen Firmen ist es wiederum üblich, dass Sachbearbeiter Fälle nach einem bestimmten System zugewiesen bekommen. So kann ein Sachbearbeiter beispielsweise alle Mitarbeiter der Nachnamen mit A-F betreuen. Hier erfolgt die Zuteilung über willkürliche Merkmale, wohingegen der Sachbearbeiter selbst dann für sämtliche Anfragen zuständig ist, welche der Beschäftigte vorbringt. 

Wer darüber hinaus an strategischen Entscheidungen beteiligt ist oder die Personalplanung für die gesamte Organisation übernimmt, wird meist als Personalchef, Personalleiter, Personalreferent oder HR Manager bezeichnet.

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Gehalt eines Personalsachbearbeiters

Das Gehalt eines Personalsachbearbeiters hängt sehr stark von seiner Position im Unternehmen sowie der Größe und Art des Unternehmens ab. Im Durchschnitt kann ein Personalsachbearbeiter mit einem jährlichen Bruttogehalt von 35.899 € rechnen (Quelle: Steuerklassen.com, Stand: September 2021). Wer im öffentlichen Dienst eine Anstellung findet, wird meist als Tarifbeschäftigter oder Angestellter im öffentlichen Dienst nach dem Tarifvertrag entlohnt. Teilweise sind auch Beamtenstellen in der Personalsachbearbeitung verfügbar. Diese sind teilweise, je nach Aufgabenzuschnitt und Stellenbewertung, mit den Gehaltsgruppen EG10/A10 bis EG12/A12 bewertet. Personalverantwortung, beispielsweise bei der Sachbereichs- oder Abteilungsleitung, steigern hier regelmäßig das Grundgehalt. Gerade in der freien Wirtschaft sind jedoch Gehälter im Personalbereich oft verhandelbar, sodass die tatsächliche Entlohnung stark von den persönlichen Qualifikationen des Einzelnen sowie seinem Verhandlungsgeschick abhängt. Wer sogar ein Studium im personalwirtschaftlichen Bereich aufweisen kann, hat hier eine besonders gute Verhandlungsposition.

Faktoren, welche sich stets auf das eigene Gehalt auswirken, sind: 

  • Branche und Industriezweig des Unternehmens 
  • Anstellungsform (z. B. als Tarifbeschäftigter oder Beamter) 
  • Größe des Unternehmens 
  • Aufgabenzuschnitt sowie Grad der Verantwortung 
  • Berufserfahrung des Personalsachbearbeiters 
  • Qualifikationen des Personalsachbearbeiters 
  • Persönliches Verhandlungsgeschick

Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:

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Qualifikationen und Fähigkeiten

Diese Ausbildung benötigen Personalsachbearbeiter

Es gibt keine festgelegte Ausbildung zum Personalsachbearbeiter. Wenn vorrangig administrative Personalaufgaben übernommen werden, hat der Personalsachbearbeiter meist eine kaufmännische Ausbildung absolviert. So ist beispielsweise eine abgeschlossene Berufsausbildung als Industriekaufmann oder Kaufmann für Büromanagement denkbar. Werden darüber hinaus strategische Aufgaben in der Personalentwicklung und -planung übernommen, die eher einem Personalreferenten oder HR Manager zufallen, ist häufig eine Weiterbildung zum Personalreferenten oder ein einschlägiges Studium im Personalbereich relevant.

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Vorteile für Personalsachbearbeiter bei Randstad

Bei Randstad liegt uns nicht nur am Herzen, dass Sie einen Job finden, der perfekt zu Ihren Kompetenzen und Interessen passt. Wir stellen auch sicher, dass Sie beste Arbeitsbedingungen vorfinden, damit Sie in Ihrem Wunschjob Ihr volles Potenzial entfalten können. 

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Fragen und Antworten

Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Personalsachbearbeiters.

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