Personalsachbearbeiter - Beruf und Jobs

Personalsachbearbeiter werden überall gebraucht, wo mehrere Mitarbeiter beschäftigt werden. Sie sind in kleineren und größeren Betrieben des Handwerks zu finden sowie in großen Personalabteilungen der Industrieunternehmen. Im Handel, im Tourismus und in der Automobilbranche werden sie ebenso gebraucht wie in Krankenhäusern, Schulen oder Kulturbetrieben. Auch im öffentlichen Sektor werden Personalsachbearbeiter händeringend gesucht. Mit guten Fachkenntnissen im jeweiligen Beschäftigungsfeld sowie der Bereitschaft, sich über neue personalrechtliche Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten, finden Personalsachbearbeiter in nahezu jeder Branche eine Anstellung.

Ein Personalsachbearbeiter ist einen Großteil seiner Arbeitszeit damit beschäftigt, Vorgänge zu bearbeiten und Telefonate oder persönliche Gespräche mit Beschäftigten sowie Behörden, Krankenkassen oder anderen Organisationen zu führen. Er hält sich daher überwiegend an einem Computerarbeitsplatz im Büro auf. In Besprechungsräumen werden aufbereitete Ergebnisse der Abteilungsleitung präsentiert und Strategien für weitere Personalentscheidungen beschlossen. Typische Arbeitsorte eines Personalsachbearbeiters sind daher: 

• Büroräume 
• Konferenz- und Besprechungsräume 

Abhängig vom Unternehmen kann es sein, dass ein Personalsachbearbeiter für die Durchführung von Mitarbeiterveranstaltungen herangezogen wird, beispielsweise im Rahmen einer Informationsveranstaltung zu arbeitsrechtlichen oder unternehmensinternen Themen. Diese können gegebenenfalls auch außerhalb der Firma stattfinden. Grundsätzlich kann ein Personalsachbearbeiter jedoch mit einem festen Büroarbeitsplatz rechnen.

Die Arbeitszeiten von Personalsachbearbeitern sind meist normale Tagesdienstzeiten im Büro. Gleitzeitvereinbarungen des Unternehmens können die Arbeitszeitgestaltung flexibler machen, sodass die meisten Personalsachbearbeiter in Vollzeit ihre Arbeitszeit zwischen 35 und 40 Stunden zwischen Montag und Freitag verrichten und in dieser Zeit auch telefonisch für die Beschäftigten erreichbar sind. Schichtdienst, Wochenend- oder Feiertagsarbeiten sind beim Personalsachbearbeiter grundsätzlich nicht vorgesehen. In sehr speziellen Fällen könnten außergewöhnliche Dienstzeiten möglich werden, wenn ein Personalsachbearbeiter in Informations- oder Werbeveranstaltungen, beispielsweise auf Berufsmessen, eingebunden wird. Regelmäßig kann ein Personalsachbearbeiter jedoch mit einem geregelten Arbeitsablauf rechnen.

Unabhängig vom konkreten Aufgabenspektrum sollten Personalsachbearbeiter gewisse Fähigkeiten mitbringen, die in Stellenausschreibungen häufig verlangt werden. Hierzu zählen die folgenden Kenntnisse: 

• Ausgezeichnetes Deutsch
• Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht 
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Gleichbehandlungsgesetz, Tarifwesen und andere Rechtsvorschriften
• MS Office und Datenbanken 
• spezieller Personalverwaltungssoftware wie DATEV oder SAP 

Je nach Tätigkeitsprofil des Personalsachbearbeiters können Unternehmen ein gewisses Maß an branchenspezifischer Berufserfahrung oder, im Falle großer internationaler Unternehmen, Fremdsprachenkenntnisse erwarten.

Da ein Personalsachbearbeiter sowohl große Datenmengen bewältigen als auch administrative Vorgänge zuverlässig bearbeiten muss, ist ein gutes analytisches Denkvermögen sowie eine sorgfältige Arbeitsweise gefragt. Er sollte darüber hinaus ein exzellentes Zeitmanagement besitzen und unter Stress belastbar arbeiten können. Der Personalsachbearbeiter sollte Selbstvertrauen besitzen, um Präsentationen und Statistiken souverän der Geschäftsleitung präsentieren zu können und sie bei wichtigen Personalfragen zu beraten. Letztlich benötigt der Personalsachbearbeiter sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, die er im häufigen Kontakt mit Mitarbeitern und anderen Behörden und Organisationen einsetzt.

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• Eine faire Bezahlung, angelehnt an den Tarifvertrag 
• In der Regel einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Gute Übernahmechancen durch Kundenunternehmen 
• Umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld 
• Gesundheitsvorsorge durch Werksarztzentrum 
• Mitarbeiterrabatte im Rahmen von Corporate Benefits 
• Kostenlose Nutzung der Randstad App zur digitalen Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaubsanträgen und Gehaltsabrechnungen 

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Als Personalsachbearbeiter profitieren Sie vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten: 

• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz für kaufmännische Berufe
• Sprachkurse Deutsch und Englisch
• Buchungen im Personalbereich 
• Coaching Management
• Talente fördern 
• Cultural Diversity 
• zahlreiche Kurse im Bereich Persönlichkeitsentwicklung

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Ein Personalsachbearbeiter ist für alle administrativen Aufgaben verantwortlich, die mit den Mitarbeitern des Unternehmens zu tun haben. Er legt Personalakten an und pflegt diese, erstellt Gehaltsabrechnungen und Bescheinigungen, prüft Teilzeitanträge und berät bei Schwangerschaft und Elternzeit. Ein Personalsachbearbeiter ist der erste Ansprechpartner für die Beschäftigten in allen Fragen rund um ihr Arbeitsverhältnis. Teilweise berät er die Unternehmensführung, erstellt Statistiken und Berichte und gibt einen Überblick über das eingesetzte Personal. Mit steigendem Verantwortungsgrad und mit längerer Berufserfahrung kann ein Personalsachbearbeiter Karriere machen und beispielsweise im Recruiting tätig werden oder die Leitung einer Abteilung oder eines Sachbereichs, übernehmen. Hierzu ist in vielen Fällen eine Fortbildung zum Personalreferenten notwendig.

Der Weg zum Personalsachbearbeiter ist nicht einheitlich. Regelmäßig werden eine kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung vorausgesetzt, bevor eine Tätigkeit im Personalbereich einer Firma möglich wird. Hier ist es besonders hilfreich, wenn der Bewerber nachweisen kann, welche Kenntnisse er im Bereich des Personal- und Arbeitsrechts besitzt oder ob er bereits Erfahrungen in der Bearbeitung von Personalsachen gemacht hat. Ein weiterer Weg zum Personalsachbearbeiter ist ein Studium des Personalmanagements. Studierte Personaler mit Bachelor- oder Masterabschluss werden gerne in größeren Unternehmen eingesetzt und bringen darüber hinaus die Voraussetzungen mit, Leitungsaufgaben zu übernehmen.

Ein Personalsachbearbeiter kümmert sich regelmäßig um administrative Tätigkeiten. Er ist der erste Ansprechpartner für die Beschäftigten und sorgt dafür, dass alle Anliegen bearbeitet werden. Er hält den Kontakt zu anderen Behörden und Ämtern und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter bestmöglich eingesetzt wird. Ein Personalreferent hingegen übernimmt oft auch strategische Aufgaben in der Personalauswahl und -planung. Er konzipiert Auswahlkriterien, führt Personalbedarfsberechnungen durch und erstellt personalwirtschaftliche Konzepte, mit welchen das Management in allen Fragen rund um die Personalauswahl beraten werden soll. Für die Tätigkeit als Personalreferent ist häufig ein Studium oder eine Weiterbildung zum Personalverantwortlichen gewünscht, sie ist jedoch nicht in jedem Betrieb erforderlich, sodass es im Einzelfall auf die Qualitäten des Bewerbers ankommt. Letztlich sind Personalsachbearbeiter und -referent jedoch nur zwei Stellenbezeichnungen – die genauen Aufgaben und Anforderungen sind in der Regel der Stellenanzeige zu entnehmen.

Ein Sachbearbeiter Entgeltabrechnung hat sich auf den Bereich der Lohnabrechnungen spezialisiert. Er ist Experte für das Tarif- und Arbeitsrecht, kann mit der notwendigen Computersoftware für Gehaltsabrechnungen umgehen und steht den Mitarbeitern in all ihren Abrechnungsfragen mit Rat und Tat zur Seite. Er führt Probeabrechnungen für Mitarbeiter durch, beispielsweise bei einer angestrebten Elternzeit oder einem Steuerklassenwechsel. Durch die gewissenhafte Arbeit des Sachbearbeiters Entgeltabrechnung stellt dieser sicher, dass alle Beschäftigten pünktlich eine korrekte Abrechnung erhalten. Oft werden Sachbearbeiter Entgeltabrechnung auch Lohn- und Gehaltsbuchhalter genannt.

Ein Personalsachbearbeiter muss sich in vielfältigen Themen rund um das Arbeits- und Tarifrecht, Fragen der Gleichstellung und des Arbeitsschutzes auskennen. Je nach Einsatzgebiet muss er sich jedoch auch zusätzliche Kenntnisse aneignen, beispielsweise den Umgang mit spezieller Personalverwaltungssoftware. Darüber hinaus sollte sich der Personalsachbearbeiter sehr gut mit den firmeneigenen Programmen für Mitarbeiter auskennen, diese können von Suchtberatung und Unterstützung in Krisen bis hin zu Auditierungsverfahren im Bereich Beruf und Familie reichen.