Was ist ein Personalreferent?

In praktisch jedem Wirtschaftszweig werden Personalreferenten benötigt, die sich um die Belange der Mitarbeiter kümmern und dafür sorgen, dass im Unternehmen zu jeder Zeit ausreichend qualifizierte Mitarbeiter beschäftigt sind. Solche Personaler werden manchmal auch als HR Business Partner, HR Administrator oder Personalverwalter bezeichnet. Personalreferenten sind zunächst einmal für sämtliche Personalangelegenheiten zuständig. Zu ihren Aufgaben gehören die Suche nach und die Gewinnung von neuem Personal sowie die Koordination und Motivation von Mitarbeitern. Personalreferenten schreiben Stellenanzeigen, führen Bewerbungsgespräche und sitzen in Auswahlkommissionen. Auch schließen sie Arbeitsverträge mit neuen Mitarbeitern ab, genehmigen die Verlängerung von Verträgen oder stellen Kündigungen aus. Sie sind für die Personalakten der Mitarbeiter verantwortlich und planen in Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung die Personalentwicklung. Außerdem sind sie Ansprechpartner bei vielen administrativen Belangen der Mitarbeiter.

Häufig werden die Bezeichnungen Personalsachbearbeiter und Personalreferent synonym verwendet, manchmal ist auch vom HR Specialist oder HR Referenten beziehungsweise HR Mitarbeiter die Rede. Die Unterscheidung liegt vor allem in der Reichweite der getroffenen Entscheidungen. In manchen Unternehmen kann es durchaus vorkommen, dass ein Personalreferent zugleich die Tätigkeiten eines Sachbearbeiters übernimmt. Häufig ist dies bei kleineren Betrieben der Fall, in denen ein Personaler für eine Vielzahl verschiedener Aufgaben als Allrounder zuständig ist. Im klassischen Sinne ist mit einem Personalreferenten jedoch ein Personalverwalter gemeint, der sich um die strategische und zukunftsorientierte Personalentwicklung kümmert und hierzu Konzepte entwirft, Analysen erstellt und die Unternehmensleitung in allen Personalbelangen berät. Seine Arbeit ist somit deutlich analytischer und strategischer ausgerichtet als die des Personalsachbearbeiters, dessen Aufgaben rein administrativer Natur sind.

Personalreferenten Jobs
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Arbeiten als Personalreferent

Aufgaben und Tätigkeiten von Personalreferenten

Gute Personalreferenten sind in allen Wirtschaftszweigen gefragt. Überall dort, wo Mitarbeiter beschäftigt, eingestellt oder entlassen werden, fallen administrative und strategische Personalaufgaben an. Ein Personalreferent kann hierbei einzelne Personalbereiche übernehmen, die sich je nach Firmengröße unterschiedlich stark aufgliedern können (zum Beispiel Tarifbereich, Angestellte, Beamte). Je kleiner ein Unternehmen ist, desto größer wird die Spanne an Aufgaben sein, die zu den Tätigkeiten eines Personalreferenten zählen. 

Ein Personalreferent hat in seiner täglichen Arbeit viele Schnittmengen zu den klassischen Aufgaben eines Personalsachbearbeiters. Er ist der Ansprechpartner für alle Mitarbeiter bei Fragen zur Arbeitszeitgestaltung, zu Urlaubs- oder Abrechnungsfragen, kümmert sich um die korrekte Zeiterfassung und ist Ansprechpartner für Behörden und Sozialversicherungsträger. Ein Personalverwalter kümmert sich um die Personalakten und stellt Bescheinigungen für Mitarbeiter aus, wenn diese erforderlich werden. Er schließt Arbeitsverträge ab und kümmert sich um die Lohnabrechnung. 

In vielen Unternehmen wird ein Personalreferent jedoch eingestellt, um ausschließlich strategischen Planungsaufgaben nachzugehen. In diesem Fall übernehmen Sachbearbeiter die klassische Abarbeitung von Personalaufgaben, während der Personalreferent Auswahlkonzepte entwirft, Stellenbesetzungsverfahren plant und durchführt und sich um die strategische Entwicklung des HR-Managements im Unternehmen kümmert. Durch den demografischen Wandel, starke Pensionierungswellen, eine alternde Gesellschaft und permanenten Nachwuchs- sowie Fachkräftemangel ist es zu einer herausfordernden Aufgabe geworden, ein Unternehmen stets mit ausreichend qualifizierten Mitarbeitern auszustatten. Gerade erfolgreiche und visionäre Personalreferenten werden daher von vielen Unternehmen händeringend gesucht. Sie profitieren von ihrer Berufserfahrung, hohen analytischen und strategischen Denkfähigkeiten, exzellenten Kommunikationsfähigkeiten und einem ausgeprägten Selbstvertrauen in die eigenen Entscheidungen.

Personalmanagement
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Arten von Personalreferenten

Je nach Organisation des Unternehmens arbeiten Personalreferenten entweder als Generalist in einer Vielzahl von personalbezogenen Aufgaben oder sie spezialisieren sich auf einen bestimmten Bereich. Beide Ausprägungen des Berufsprofils sind in der Wirtschaft heute stark gefragt, sodass sie sich qualitativ nicht unterscheiden. Vielmehr kann ein interessierter Personaler seine eigenen Interessen und Kompetenzen in die eigene Karriereentwicklung einfließen lassen. So wird er nicht nur zu einem Spezialisten in seinem jeweiligen Fachgebiet, sondern hat auch lange Spaß an seinem Beruf. 

Eine mögliche Unterscheidung von Personalreferenten kann mit Blick auf den Sektor oder die Branche des einstellenden Unternehmens getroffen werden, da hierbei gleichzeitig eine Aussage zu den Arbeits- und Gehaltsvorstellungen getroffen wird. So steht ein Personalreferent in der IT-Branche mit erheblichem Fachkräftemangel vor großen Herausforderungen, während ein Personaler in der öffentlichen Verwaltung möglicherweise weniger Schwierigkeiten hat, die passenden Mitarbeiter zu finden. Letztlich kommt es jedoch stets den Arbeitgeber und die an den Arbeitsvertrag geknüpften Erwartungen an, die das Berufsbild des Personalreferenten prägen.

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Gehalt eines Personalreferenten

Das tatsächliche Gehalt eines Personalreferenten kann stark variieren und hängt von vielen Faktoren ab. Wird ein Durchschnitt betrachtet, kommen Personaler im Monat auf ein Einkommen von 4.041 € brutto. (Quelle: GEHALT.de, Stand: November 2021). Diese Zahl bildet jedoch nicht ansatzweise die große Spanne ab, die sich zwischen den Gehältern von Personalreferenten abzeichnen kann. So beeinflussen beispielsweise folgende Faktoren stark das individuelle Gehalt eines Personalers: 

  • Branche und Industriezweig
  • Öffentlicher Dienst
  • Existenz eines Tarifvertrags
  • Berufserfahrung des Personalers
  • Spezielles Fachwissen und besondere Kompetenzen des Personalers
  • Individuelles Verhandlungsgeschick


Bei allen Brutto-Gehältern darf jedoch nicht vergessen werden, dass das Netto-Gehalt stark von individuellen steuerrelevanten Merkmalen abhängt. So beeinflussen der eigene Familienstand, die Zahlung von Kirchensteuern, Kinderfreibeträge oder weitere Lohnsteuerabzugsmerkmale stark die Summe, welche am Monatsende auf das eigene Konto überwiesen wird. Wer in Stellenangeboten ein Brutto-Gehalt gefunden hat und ausrechnen möchte, wie viel davon individuell übrig bleiben würde, kann dies mit unserem Randstad Gehaltsrechner tun. Ebenfalls ist dies eine gute Möglichkeit, um sein gewünschtes Brutto-Gehalt einzuordnen und sich auf Gehaltsverhandlungen vorzubereiten.

Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:

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Qualifikationen und Fähigkeiten

Diese Ausbildung benötigen Personalreferenten

Wer als Personalreferent tätig werden möchte, kann auf verschiedenen Wegen zu diesem Ziel gelangen. Einerseits ist eine berufsbegleitende Fortbildung zum Personalreferenten möglich, die mit einer Prüfung der IHK abschließt. Voraussetzungen sind hierbei regelmäßig einige Jahre Berufserfahrung im Personalwesen, eine zugrunde liegende kaufmännische Ausbildung oder ein einschlägiges Studium. Wer ein Studium mit einem Schwerpunkt im Personalwesen wie zum Beispiel im Bereich Personalmanagement mitbringt, hat besonders gute Einstellungschancen. Andererseits ist der Einstieg in den Beruf über eine Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann denkbar.

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Vorteile für Personalreferenten bei Randstad

Bei Randstad liegt uns nicht nur am Herzen, dass Sie einen Job finden, der perfekt zu Ihren Kompetenzen und Interessen passt. Wir stellen auch sicher, dass Sie beste Arbeitsbedingungen vorfinden, damit Sie in Ihrem Wunschjob Ihr volles Potenzial entfalten können. 

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Fragen und Antworten

Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Personalreferenten.

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