Was ist eine Bürohilfe?
Als Bürohilfe, Bürohilfskraft oder Bürohelfer werden Personen bezeichnet, die ohne besondere kaufmännische Ausbildung einfache Aufgaben im Büro von Unternehmen unterschiedlicher Größen übernehmen. In der Regel erfolgt ein Anlernen am Arbeitsplatz, wonach die Bürohilfe ihr zugewiesene Aufgaben selbstständig ausführen kann.
Am Empfang begrüßt sie die Kunden und Besucher des Unternehmens und bringt sie gegebenenfalls zum gewünschten Gesprächspartner. Auch Telefonanrufe werden entgegengenommen und weitervermittelt. Darüber hinaus dient der Empfang oft als Poststelle, sodass ein Bürohelfer auch dafür sorgt, dass eintreffende Briefe und Pakete an die jeweiligen Empfänger verteilt werden.
Neben der Empfangs- und Posttätigkeit gehört es zu den Aufgaben einer Bürohilfe, die Ablage und Dokumentenverwaltung zu übernehmen. Hier werden wichtige Unterlagen systematisch abgeheftet, digitalisiert oder kopiert, damit jeder Mitarbeiter sofort alle benötigten Informationen finden kann. Letztlich gehören auch allgemeine administrative Aufgaben zum Berufsbild eines Bürogehilfen. Hier werden Serienbriefe erstellt, Rechnungen vorerfasst, Lieferscheine kontrolliert und Datenbanken gepflegt.
Manchmal ist es erforderlich, dass eine Bürohilfe sich neben den gängigen MS-Office-Anwendungen in firmenspezifische Software, beispielsweise SAP, einarbeitet. Die konkreten Aufgaben hängen hier von der Ausrichtung der Firma ab, werden regelmäßig jedoch durch ein Anlernen am Arbeitsplatz vermittelt. Bürohilfen, die über sehr viel Erfahrung in ihrem Beruf verfügen, werden teilweise für auch Tätigkeiten eingesetzt, die sonst gelernte Bürokaufleute übernehmen.
Bürohilfe JobsArbeiten als Bürohilfe
Bürohilfe – Aufgaben und Tätigkeiten
Unternehmen aller Größen und Branchen sind auf fleißige Bürohelfer angewiesen, die anfallende Routinearbeiten übernehmen, durch ihre tatkräftige Mitarbeit den Firmenalltag reibungslos gestalten und so dafür sorgen, dass das gesamte Team entlastet und unterstützt wird. Die konkreten Aufgaben können sich hierbei von Firma zu Firma unterscheiden und hängen sowohl von der Branche, etwaigen vermarkteten Produkten und Dienstleistungen sowie der Firmengröße selbst ab. Dennoch gibt es viele Überschneidungen, sodass das Berufsbild der Bürohilfe immer ein paar grundlegende Aufgaben umfasst.
Häufig werden Bürogehilfen am Empfang eingesetzt, wo sie Kunden oder andere Besucher begrüßen und ihnen dabei behilflich sind, ihren Ansprechpartner zu finden oder dringende Anliegen zu klären. Ebenfalls nehmen Bürohilfen hier Telefonate und Faxe entgegen und bearbeiten den Posteingang. Hierbei kümmern sie sich sowohl um E-Mails, die an das Unternehmenspostfach gesendet und gegebenenfalls an einen bestimmten Adressaten weitergeleitet werden müssen, als auch um Briefe und Pakete, die dann ins interne Postsystem gegeben oder direkt an die Empfänger verteilt werden.
Bürohilfen bereiten auch Meetings vor und nach und sorgen beispielsweise dafür, dass Besprechungsräume in einwandfreiem Zustand und Getränke oder Snacks vorhanden sind.
Ebenfalls wird Teamarbeit großgeschrieben, denn Bürohilfen entlasten mit ihren Tätigkeiten vor allem Kolleginnen und Kollegen im eigenen Unternehmen. So kümmern sie sich um die Ablage und Dokumentenverwaltung. Da jede Firma über ein unterschiedliches Ablagesystem verfügt, arbeiten sich Bürohilfen in dieses genau ein und können dann meist schneller als jeder andere Angestellte die benötigten Dokumente finden und steuern. Sie beachten hierbei Lager- und Aufbewahrungsfristen, beispielsweise für kaufmännische Unterlagen wie Rechnungen.
Bürohilfen übernehmen oftmals auch zeitaufwändige Scann- oder Kopierarbeiten und unterstützen in der Regel bei Schreibtätigkeiten. So fertigen sie Serienbriefe an und kümmern sich um die Vorerfassung von Rechnungen oder erstellen Listen. Darüber hinaus kontrollieren sie Lieferscheine und pflegen die Datenbanken des Unternehmens, sodass beispielsweise erforderliche Kontaktinformationen und Kommunikationsdaten stets auf dem neuesten Stand sind und Erreichbarkeiten gewährleistet werden.
Auch wenn keine spezifische Berufsausbildung erforderlich ist, so sind doch oftmals zumindest Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen in Stellenanzeigen für Bürohilfen vorausgesetzt. Darüber hinaus sind gerade in internationalen Unternehmen Englisch- sowie weitere Fremdsprachenkenntnisse sehr gern gesehen.
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In diesen Branchen können Bürohilfen arbeiten
Bürohilfen finden in zahlreichen Unternehmen unterschiedlicher Größe in praktisch jeder Branche und jedem Industriezweig Anstellung. Sie arbeiten in Pharmakonzernen und der IT-Industrie, bei Automobilherstellern und in der Lebensmittelbranche. Auch im Bekleidungswesen, Beratungsagenturen und Werbefirmen gibt es zahlreiche Stellenangebote für Bürohilfen. Darüber hinaus finden sie regelmäßig Jobs in der öffentlichen Verwaltung.
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Typische Arbeitsorte für Bürohilfen
Bürohilfen stehen ihren Kollegen als „fleißige Bienchen“ zur Seite und übernehmen für sie teils zeitaufwändige Routineaufgaben. Sie arbeiten hierbei sowohl mit dem Telefon als auch am PC und im persönlichen Kontakt. Sie stellen Briefe zu, führen Botengänge aus, organisieren Akten aus dem Archiv oder führen Kunden zu ihren Gesprächspartnern. Typische Arbeitsorte für Bürohilfen sind daher:
- Empfangsschalter
- Büroräume
- Besprechungsräume
- Poststellen und Lagerräume
- Archive
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Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten von Bürohilfen liegen in der Regel in der normalen Tagesdienstzeit, da zu diesen Zeiten auch die Telefone bedient werden, Besucher empfangen und Aufgaben von den Kollegen übernommen werden. Die konkreten Arbeitszeiten können daher bereits ab 7 Uhr morgens beginnen und teilweise bis in den Abend hineinreichen und richten sich nach den Öffnungs- oder Geschäftszeiten des einzelnen Unternehmens. So ist durchaus auch Arbeitszeit am Samstag denkbar, Bürozeiten am Sonntag, an Feiertagen oder in der Nacht sind hingegen für Bürohilfen nicht üblich. Welche wöchentliche Arbeitszeit von Bürohilfen erwartet wird, hängt stark von den Bedürfnissen sowie dem Arbeitsvolumen in der einstellenden Firma ab und wird durch den individuellen Arbeitsvertrag geregelt. Auch wenn es im Büro schon einmal hektisch zugehen kann, ist die Tätigkeit von Bürohilfen durchaus ausgeglichen und mit einer guten Work-Life-Balance vereinbar. Der Beruf der Bürohilfe wird häufig von Frauen und auch gerne in Teilzeit ausgeübt und ist somit eine gute Möglichkeit, beispielsweise nach einer Elternzeit wieder ins Berufsleben zurückzukehren.
Arten von Bürohilfen
Bei einer Bürohilfe handelt es sich um eine ungelernte Tätigkeit, für die keine kaufmännische Ausbildung erforderlich ist. Erfahrungen im Büro sowie gute Computerkenntnisse werden gern gesehen, die tatsächlichen Anforderungen richten sich jedoch nach dem konkreten Arbeitsplatz, an dem in der Regel eine gründliche Einarbeitung erfolgt. Daher sind Bürohilfen zunächst nicht nach Art oder Typ zu unterscheiden. Vielmehr bringen sie grundlegende Fähigkeiten und Kenntnisse mit, mit denen sie im Büro eingesetzt werden können und erlernen dann am Arbeitsplatz die notwendigen Details. So schärft sich im Laufe ihres Berufslebens ihr Profil, was sie gegebenenfalls für Firmen der gleichen Branche attraktiv macht. Welche konkreten Anforderungen an Bürohilfen gestellt werden und welche Aufgaben zu erwarten sind, ist regelmäßig dem Anforderungs- und Aufgabenprofil der Stellenbeschreibung zu entnehmen. Wird eine Tätigkeit ausgeschrieben, für die keine besondere Qualifikation erforderlich ist, ist häufig von einer Bürohilfskraft, einem Bürohelfer, einem Bürogehilfen oder einer Hilfskraft im Büro die Rede. Der Begriff Büroangestellter hingegen bezieht sich zunächst zwar auch auf Personen, die im Büro arbeiten. Hiermit sind jedoch häufig Mitarbeiter gemeint, die über zusätzliche Qualifikationen oder eine Berufsausbildung verfügen. Aufschluss gibt auch hier nur der konkrete Blick in die Stellenangebote.
Gehalt einer Bürohilfe
Das durchschnittliche Gehalt einer Bürohilfe hängt von mehreren Faktoren ab. Bei Berufseinsteigern fällt das Gehalt in der Regel niedriger aus als bei erfahrenen Kräften. Außerdem spielen die Größe des Unternehmens, die Branche und die Region eine ausschlaggebende Rolle. Einen guten Anhaltspunkt für das Durchschnittseinkommen einer Bürohilfskraft in bestimmten Regionen liefert der Randstad Gehaltschecker.
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Bürohilfen
Wer als Bürohilfe tätig werden möchte, benötigt keine bestimmte Ausbildung. Vielmehr wird der Job häufig als Nebenjob angeboten, bei dem eine Einarbeitung am Arbeitsplatz erfolgt. Ein Schulabschluss ist ebenfalls nicht zwingend erforderlich, solide Deutschkenntnisse werden jedoch in der Regel erwartet.
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Weitere Fähigkeiten
Eine erfahrene Hilfskraft im Büro greift auf solide Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen zurück und weiß mit Telefonanlagen, Scannern, Druckern oder Kopierern umzugehen. Sie hat gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, um Anfragen persönlich, telefonisch oder per Mail kompetent zu beantworten, Aufgaben entgegenzunehmen und korrekt auszuführen, Briefe zu schreiben oder Diktate abzutippen. Darüber hinaus wird von der Bürohilfskraft regelmäßig die Bereitschaft erwartet, sich in Programme oder Softwareprodukte einzuarbeiten, die in der jeweiligen Firma zum Einsatz komen. Fremdsprachenkenntnisse werden nicht immer zwingend vorausgesetzt, sind jedoch in vielen Unternehmen sehr gern gesehen und zunehmend gefragt.
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Soft Skills
Bürohilfen sind hilfsbereit, fleißig und gewissenhaft und unterstützen ihre Kollegen bei allen anfallenden Aufgaben. Sie sind teamfähig und besitzen einen hohen Grad an Empathie und Einfühlungsvermögen. Darüber hinaus sind ein gepflegtes Erscheinungsbild, ein freundliches Wesen und gute Ausdrucksfähigkeit wichtig, beispielsweise bei der Arbeit am Empfang. Letztlich zeichnen sich Bürohilfen durch ihre Stressstabilität und ihr Organisationstalent aus. Auch wenn es im Büro einmal hektisch zugeht, behalten sie den Überblick über Aufgaben und Termine und lassen sich auch von Zeitdruck und einem hohen Arbeitsvolumen nicht aus der Ruhe bringen.
Vorteile für Bürohilfen bei Randstad
Bei Randstad liegt uns Ihre berufliche Zufriedenheit sehr am Herzen. Wir unterstützen Sie dabei, einen Job mit perfekten Arbeitsbedingungen zu finden, in dem Sie Ihr Potenzial voll entfalten und sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können.
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Diese Benefits dürfen Sie als Bürohilfe bei Randstad erwarten
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Weitere Informationen über Zeitarbeit und zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
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Kostenlose Weiterbildungen
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Als Bürohilfe profitieren Sie vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
- Sprachkurse Deutsch und Englisch
- MS Office
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- Business Etikette
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- Jedes Projekt ein Erfolg
- Online Teamwork
- Das 80/20 Prinzip
- Zeitmanagement
- Zielgerichtet arbeiten
Darüber hinaus können Sie unseren umfangreichen Kurskatalog nach weiteren Fortbildungsangeboten durchsuchen.
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf der Bürohilfe.
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Was macht man als Bürohilfe?
Eine Bürohilfe übernimmt alle unterstützenden Tätigkeiten, die im kaufmännischen Bereich eines Unternehmen gerade anfallen. Hierzu ist keine spezielle Ausbildung erforderlich, vielmehr erfolgt eine Einweisung am Arbeitsplatz. Bürohilfen scannen und kopieren, sind am Empfang tätig und begrüßen Gäste, nehmen Telefonate entgegen und erfassen Kundendaten. Sie pflegen Datenbanken, beantworten E-Mails, übernehmen Schreibarbeiten, verteilen eingehende Post und archivieren Unterlagen, damit diese schnell und einfach gefunden werden können und jederzeit zur Verfügung stehen. Bürohilfen kennen sich mit gängigen MS-Office-Anwendungen aus und arbeiten sich darüber hinaus in spezielle Software ein, die im Unternehmen genutzt wird, wie zum Beispiel SAP. Kollegiale Zusammenarbeit und die Abstimmung mit anderen Mitarbeitern sind dabei genauso wichtig wie ein freundliches und kompetentes Auftreten gegenüber den Besuchern des Unternehmens.
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Was bedeutet Bürohilfe?
Mit der Bezeichnung Bürohilfe werden in der Regel Tätigkeiten beschrieben, für die keine bestimmte Berufsausbildung erforderlich ist. Ebenfalls ist häufig kein Schulabschluss erforderlich. Unternehmen erwarten jedoch angemessene Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen. Die Tätigkeiten einer Bürohilfe unterscheiden sich hierbei teilweise von Unternehmen zu Unternehmen und hängen davon ab, welche Produkte vermarktet werden oder in welcher Abteilung die Bürohilfe eingesetzt wird. Welche konkreten Aufgaben zu bewältigen sind, ist regelmäßig dem Anforderungsprofil der Stellenangebote zu entnehmen.
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Wie viel verdient man als Bürohilfe?
Durchschnittlich verdient eine Bürohilfe in Deutschland in Vollzeit 1.901 € brutto pro Monat (Quelle: Gehaltsvergleich.com; Stand: Februar 2022). Da es sich hierbei um eine ungelernte Tätigkeit handelt und die Einweisung regelmäßig in kürzester Zeit am Arbeitsplatz möglich ist, sind deutliche Gehaltssteigerungen durch Berufserfahrung nicht vorgesehen. Auch wirkt sich die Firmengröße weniger auf das Gehalt aus. Oftmals werden Jobs als Bürohilfe als Nebenjobs oder in Teilzeit angeboten oder von Werkstudenten sowie Praktikanten während der Semesterferien wahrgenommen.
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