Meeting-Kultur entscheidet über Performance

12. Oktober 2017

Die Erfolgskurve jedes Unternehmens ist davon beeinflusst, ob getan wird, worüber gesprochen wurde – und ob besprochen wird, was getan werden muss. Weniger als die Technik spielen dabei menschliche Faktoren eine zentrale Rolle.

  • Fehlende Regeln und eine mangelhafte Meeting-Kultur verschwenden Ressourcen im Unternehmen, schlechte Vorbereitung gilt als häufigster Grund für ein Scheitern
  • Aus Sicht von Führungskräften schaffen Besprechungen oft wenig Mehrwert und verlaufen im Sande
  • Flexibilisierung in der Arbeitswelt zieht neue Kommunikations- und Meeting-Regeln zwingend nach sich

Die Idee kommt immer wieder mal auf den Tisch, seit Bildübertragungen außerhalb des Fernsehgeräts technisch möglich sind: Meetings und Konferenzen dadurch zu vereinfachen, dass man ihnen den Zwang zum physischen Zusammensein an einem Ort nimmt. Das klingt schon deshalb verlockend, weil aus der Reisezeit unterwegs zum Treffpunkt dann Arbeitszeit in Fabrik, Labor oder Büro würde. Die Realität sieht meistens anders aus. Der Fortschritt scheitert beim ersten Ansehen vor allem wegen des mangelhaften Einsatzes von und des fehlenden Verständnisses für schon verfügbare Technik.

Rituelle Gesprächsformen verschwenden Ressourcen

So heißt es in einem Papier des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO zur „Collaboration Productivity“: „Die Leistungsfähigkeit moderner Systeme in Bezug auf die Herstellung interaktiver Gesprächs- und Diskussionsumgebungen ist oft unbekannt. … Viele Mitarbeiter und Führungskräfte halten an der etablierten Meetingkultur und bestehenden Reisekonventionen fest. … Damit aber werden wertvolle Ressourcen, Arbeitszeit und Reisekosten verschwendet sowie unnötige Mobilitätsnebeneffekte wie CO2-Belastungen erzeugt.“ Was sich nicht nur in Meetings äußert, sondern in der Zusammenarbeit von Teams auf allen Ebenen

Führungskräfte-Meetings lassen häufig Mehrwert vermissen

Damit allein lässt sich mangelnde Effizienz von Besprechungen allerdings nicht erklären. Weshalb sich die Frage nach der Kraft des „Human Factors“ stellt. Siehe da: Wenn man sich Auswertungen betrachtet, womit zum Beispiel Führungskräfte ihren Tag verbringen, hat die genannte Überlegung durchaus etwas für sich. Die Befragung „Unternehmenssteuerung 2016“ der Unternehmensberatung Kampmann, Berg & Partner (KB&P) unter 250 Führungskräften bis hin zur CEO-Ebene zeigte, dass sie durchschnittlich ein Drittel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Vermutlich steht die Häufigkeit der Teilnahmen in direktem Bezug zur Nützlichkeit: „Oft schaffen diese Besprechungen jedoch wenig Mehrwert und verlaufen im Sande“, heißt es im Bericht der Berater. „Fehlende Vorbereitung, mangelnde Einhaltung von Meetingregeln und zu viele Teilnehmer verhindern sinnvolle Ergebnisse und haben so einen negativen Einfluss auf die Performance des gesamten Unternehmens.

Vertagung wegen schlechter Vorbereitung

Angesichts des hohen Zeitanteils von Führungskräften, der in Besprechungen eingesetzt wird, ist die Unzufriedenheit mit der Meetingkultur und -effizienz nach Einschätzung der Experten „erstaunlich hoch“. Sie stellten fest: In jedem zweiten Unternehmen werden die Besprechungen oft ergebnislos vertagt. Am häufigsten, in 47 Prozent der Fälle, gilt die schlechte Vorbereitung als Grund für das Scheitern. In 42 Prozent ist es die zu große Teilnehmerzahl. 40 Prozent der Befragten klagen darüber, dass die falschen Teilnehmer am Tisch waren.

Unbeteiligte entscheiden (zu) oft mit

Das sind Fehler, die sich mit einem einfachen Instrument beseitigen lassen: Regeln fürs Meeting. Zum Beispiel solche für eine „begründete Teilnahme“, für Plausibilität der Mitwirkung sowie für Kompetenz bei Beschluss und Umsetzung. Bei der Befragung gab jeder dritte Manager an, dass in seinem Unternehmen Personen mit Entscheidungen befasst sind, deren Auswirkungen sie überhaupt nicht berühren.

Meeting-Kultur treibt die Performance

High Performer zeichnen sich KB&P zufolge durch eine ergebnisorientierte Meetingkultur aus. „Zwar wird auch bei 35 Prozent der starken Unternehmen die fehlende Vorbereitung als häufiges Problem genannt - immer noch ein hoher Wert. Bei den schwachen sind es jedoch 56 Prozent“, hat man dort festgestellt. Noch deutlicher fällt die Differenz bei Fragen der Gesprächsführung aus: Drei Viertel der Top Performer bestätigen, dass in ihrem Unternehmen Meeting-Regeln, die zu einer ergebnisorientierten Diskussion führen sollen, eingehalten werden. Demgegenüber sehen mehr als die Hälfte der Low Performer Defizite in deren Einhaltung. „Meeting-Kultur ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit und des Anstands, sondern ein wesentlicher Treiber der Performance des gesamten Unternehmens“, analysiert Dr. Torsten Lund, Managing Partner bei KB&P.

Was tun mit Teilzeitkräften und Heimarbeitern?

Wie groß die Herausforderung für Unternehmen generell ist, sich mit verbindlichen Meeting-Regeln und dem Aufbau einer Meeting-Kultur zu befassen, zeigt sich dort, wo flexible Arbeitsformen das Miteinander in der Firma neu definieren: Besprechungen auf Zuruf gehen an Teilzeitkräften oder Home Office-Arbeitern nicht nur meistens spurlos vorüber, sie schaffen eine kommunikative Zwei-Klassen-Gesellschaft – und damit Informations- und Wissensbrüche, die für kontinuierliches, produktives Arbeiten schädlich sind.

Transparenz nicht ohne Aufwand

Umgekehrt bietet aber ein Wandel der Meeting-Kultur die Chance einer umfassenden Verbesserung der Kommunikations-Kultur im ganzen Unternehmen. In einem Papier des Bundesforschungsministeriums zum Projekt „flexship“ heißt es dazu: „Warum ist das Ergebnis verbesserte Kommunikation? Weil die neue Herausforderung der Koordination von Homeoffice-Zeiten, reduzierten Arbeitszeiten, freien Nachmittagen einen Anlass bietet, die Kommunikationsprozesse zu reorganisieren, zu straffen, neue Instrumente wie Online-Kalender einzusetzen oder Kernarbeitszeiten zu verabreden, um Transparenz für alle herzustellen. Einschränkend muss allerdings erwähnt werden, dass sich dieser Effekt nicht von allein einstellt, sondern einen gewissen Aufwand darstellt.“

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