Zeitmanagement: Strukturen schaffen Ordnung

Mithilfe von Zeitmanagement lassen sich wesentliche Dinge schneller erledigen. Gelingt es damit, auch Freiraum zu schaffen, befreit das von unnötigen Belastungen und Zeitdruck. Vorhandene Energie kann besser wirken, die Arbeitsproduktivität wird gesteigert.

Für einen, der dem strengen Schweige-Orden der Kartäuser beitritt, hat sich das Thema „Zeitmanagement“ ein für alle Mal erledigt. Nachts um halb zwölf aufstehen, gut drei Stunden im Gebet, vier Stunden Schlaf, halb sieben Uhr wieder aufstehen, Gebet, Messe, Gebet, Studien und Handarbeiten, 12 Uhr Gebet, Mittagessen, Rekreation, 14 Uhr Gebet, Studien und Handarbeiten, 16 Uhr Gebete, halb sechs Uhr Abendessen, danach Gebete, 19.30 Uhr schlafen gehen. Sein Leben lang wird jeder Tag von dieser Routine geprägt sein, der Rhythmus wird ihm in Fleisch und Blut übergehen.

Nun sind solch kontemplative Tätigkeiten sehr selten in dieser Welt. Mit dem globalisierten Miteinander erscheinen sie gar vollständig inkompatibel. Man stelle sich vor: Die Einkaufsabteilung lehnt die Teilnahme an einem Meeting mit der Begründung ab: „Nachmittags um zwei denken wir jeden Tag über neue Möglichkeiten nach, günstigere Preise zu erzielen.“ Oder die Personalabteilung nimmt zwischen 11 Uhr und dem Gang zur Kantine kein Telefonat entgegen, „weil wir uns in dieser Zeit ganz auf die Bearbeitung schriftlicher Vorgänge konzentrieren“. Ganz offensichtlich: undenkbar.

Stattdessen lassen wir zu, dass wir jedes Mal, wenn das Telefon klingelt, aus begonnenen Arbeiten herausgerissen, in angefangenen Prozessen unterbrochen oder individuellen Gedankengängen gestört werden. Wir erlauben, dass E-Mails, die dringend nach Antwort schreien, unseren Tagesplan über den Haufen werfen. Und wir nehmen in Kauf, dass andere, die sich nicht an vereinbarte Termine halten, unsere Pläne durcheinanderwirbeln und an unserem Zeitbudget schrauben: Auf einmal sind wir knapp dran, während wir noch Minuten zuvor Däumchen gedreht haben. Nicht wenige denken in solchen Situationen: „Ich gehe besser ins Kloster…“

Filter und Strukturen schaffen Ordnung – ob selbstgewählt oder vorgegeben.

Die Wahrheit liegt wie sooft in der Mitte zwischen völliger Enthaltsamkeit und absolutem Engagement. Selbst die schweigsamen Kartäuser entziehen sich nicht vollkommen dem Weltgeschehen: Allein der Prior jedes Klosters darf die Tageszeitung lesen – Fernsehen, Radio, Internet gibt es dort bis heute nicht – um anschließend die wirklich wesentlichen Dinge seinen Mitbrüdern weiterzugeben. Strukturierte Kommunikation statt chaotischer Info-Überflutung: Ist das der Schlüssel? Schafft das jene vernünftige Grundlage, auf die sich alles Weitere aufbauen lässt? Keine Frage: Das „wirklich Wesentliche“ – die Kunst dies zu erkennen und sich darauf zu konzentrieren – ist nach Auffassung aller, die sich mit Zeitmanagement befassen, der Schlüsselfaktor zu dessen Gelingen, auch wenn jeder Experte es ein bisschen anders formuliert und unterschiedliche Wege dorthin weist.

Schauen wir uns im Leben um. Highspeed-Internet, Express-Kassen, Nonstop-Flug; immer mehr kann in immer kürzerer Zeit erledigt werden; das knappe Gut „Zeit“ wird möglichst ökonomisch eingeteilt, Zeitmanagement scheint der Schlüssel zum Erfolg zu sein. Denn in unserer modernen multilokalen Gesellschaft gelten Geschwindigkeit und Effizienz als Vorteil – und machen auch vor der Ernährung nicht Halt, dem offenkundigsten Indikator für nichtfunktionierendes Zeitmanagement. Denn zum einen kann die Zeit für die Nahrungszubereitung heute auf ein Minimum beschränkt werden, weil alles überall und schnell verfügbar ist. Zum anderen nutzen wir genau dieses Angebot, um beim Essverhalten auszugleichen, was uns beim Arbeitsverhalten aus dem Ruder läuft. Ein Rundblick in der Kantine genügt, um zu erkennen, wer noch Muße zu genussvollen Mahlzeiten hat – und wer durch beschleunigte Kalorienzufuhr die Abkürzung durch den Tagesablauf sucht. (Siehe auch Extra „Was das Mahlzeit-Management verrät“)

Die Grundausstattung für gutes Zeitmanagement ist nach übereinstimmender Ansicht der Experten ein Tagesplaner. Jeder darin fixierte Zeitblock wirkt wie ein Damm gegen die Flut weiterer Termine, Zusatzaufgaben und Ablenkungen, die unsere verfügbare Zeit erst so weit durcheinander bringen, dass wir zum Zeitmanagement greifen müssen. Gleichzeitig liefern sie die sichtbare und glaubwürdige Begründung, warum wir „Nein“ zu einer Anfrage oder einem Auftrag sagen – und machen aus dem „Nein“ ein „Nein, weil…“.

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter grundsätzlich zu Zeitmanagement motivieren wollen, sind daher nicht schlecht beraten, wenn sie Taschen- oder Tischkalender zur Verfügung stellen oder eine elektronische Variante anbieten. Ideal sind dabei Versionen mit Stundenregister – denn nur sie erlauben es dem Benutzer, sämtliche Aufgaben mit geschätztem Zeitaufwand präzise einzutragen.

Am besten auch mal einen Termin mit sich selbst vereinbaren

Profis machen mit sich selbst Termine, tragen diese konsequent in den Tagesplaner ein und nutzen die Zeit zum Aufräumen und Strukturieren. Etwa ein Drittel der Tageszeit sollte für Unvorhergesehenes reserviert werden. Grundsätzlich sollten unumstößliche Fixtermine sofort notiert und Zeit für die Alltagsorganisation kalkuliert werden. Dazu gehören heute auch täglich rund zehn Minuten für das Löschen von E-Mails.