Einträge in die Personalakte werden nicht in jedem Fall wieder gelöscht.

Wurde einem Arbeitnehmer eine Abmahnung erteilt – also der formale Hinweis auf eine Handlung, die künftig unterlassen werden soll – dann wird das Vorgehen in der Personalakte vermerkt. Allerdings darf die Abmahnung nicht pauschal formuliert sein, sondern muss klar darstellen, weshalb sich der Mitarbeiter falsch verhalten hat.

Laut § 83 BetrVG hat ein Mitarbeiter das Recht, seine Personalakte einzusehen:

"(1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird.
(2) Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen."


Fühlt sich ein Arbeitnehmer durch die Abmahnung falsch dargestellt, ist die Sachlage nicht richtig erläutert oder könnte der Eintrag dem Betroffenen für seine berufliche Zukunft schaden, dann kann dieser verlangen, dass die Abmahnung aus seiner Personalakte entfernt wird.

Erhält der Arbeitgeber allerdings nur eine schriftliche Ermahnung – die ebenfalls in der Personalakte einsehbar ist – dann hat er keinen Anspruch auf Löschung. Denn eine Ermahnung beinhaltet keine Androhung einer Kündigung, die im Gegensatz dazu in einer Abmahnung enthalten sein darf. Eine Ermahnung bedeutet ausschließlich das Rügen eines bestimmten Verhaltens.