Geschäftsreisen richtig abrechnen

13. November 2015

Dienstreisen sind oft kostspielige Angelegenheiten. Die korrekte Abrechnung ist für die reisenden Arbeitnehmer oft kompliziert. Zusätzliche Tipps helfen, die Kosten für Fahrt, Kost und Logis richtig abzurechnen.

Darf ich die Bonusmeilen privat nutzen? Kann ich die Rechnung vom Abendessen mit Freunden in die Abrechnung mit einkalkulieren? Für die Übernachtung in ein fünf Sterne Hotel, warum nicht? Fragen und Irrtümer zur korrekten Abrechnung der Reisekosten kommen vor allem dann auf, wenn keine klaren Regeln und Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber festgelegt wurden.
Zum Beispiel dürfen geschäftlich erworbene Bonusmeilen grundsätzlich nicht vom Arbeitnehmer genutzt werden. Das liegt daran, dass der Arbeitgeber als Träger der Reisekosten das Recht hat, die Vorteile selbst zu nutzen. Möchte der Arbeitnehmer beispielsweise eine Bahncard nutzen, sollte er dies vorab mit dem Arbeitgeber absprechen, um die Kosten auf das Unternehmen übertragen zu können.
Wer sich nach getaner Arbeit mit Bekannten zum Essen verabredet, darf die Kosten nicht als Reisekosten abrechnen. Auch müssen sämtliche private Termine während der Dienstreise außerhalb der Arbeitszeit festgelegt werden. Dabei trägt der Arbeitnehmer die Mehrkosten alleine.
Was die Wahl des Hotels und der Verpflegung angeht, so kann der Arbeitnehmer diese frei wählen, sofern die Kosten in einem angemessenen Rahmen liegen. Reisekostenrichtlinien des Arbeitgebers sollten dies regeln, um Irrtümer zu vermeiden.
Interessant ist die Nutzung des Handys. Ob der Arbeitnehmer das Firmenhandy auch privat nutzen darf, sollte im Voraus im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Verlangt der Arbeitgeber, dass sein dienstreisender Mitarbeiter erreichbar ist, muss er diesem ein Firmenhandy zur Verfügung stellen.

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