Onboarding Mitarbeiter

Beim Onboarding drehen sich alle Maßnahmen darum, neue Mitarbeiter zügig in das Unternehmen zu integrieren und ihnen zu helfen, sich zurechtzufinden. Onboarding ist weiter gefasst als die reine Einarbeitung, die sich lediglich auf die Vorbereitung für spätere Aufgaben bezieht und Kenntnisse sowie Erfahrungen vermitteln soll. Der Onboarding-Prozess geht deutlich darüber hinaus und umfasst beispielsweise diese Aspekte:

• Vermittlung von Unternehmenskultur und Gepflogenheiten (z. B. gemeinsames Mittagessen)
• Produkte und USPs des Unternehmens
• Aufbau- und Ablauforganisation
• Integration in den Arbeitsalltag
• Vision und Mission des Unternehmens

Es handelt sich also um einen systematischen Ansatz, um neue Mitarbeiter in ein Unternehmen zu integrieren. Der Onboarding-Prozess beginnt im Gegensatz zur Einarbeitung auch nicht am ersten Arbeitstag, sondern bereits mit der Unterschrift des Vertrages. Mit einem cleveren Onboarding-Management senken Arbeitgeber die Wahrscheinlichkeit einer Kündigung vor Arbeitsantritt oder in den ersten Monaten der Probezeit. 

In den meisten Fällen endet der Onboarding-Plan mit dem Ende der Probezeit. Je nach Unternehmen, Branche und Komplexität der Aufgabe kann er aber auch bereits früher beendet werden oder länger dauern.

Ziel von Onboarding ist, neue Mitarbeiter schnell an ihre Aufgaben heranzuführen und in den Betriebsalltag zu integrieren. So bauen sie Kontakte auf und werden in ein soziales Netz eingebunden. Onboarding bietet viele Vorteile:

• Die Motivation des neuen Mitarbeiters wächst, weil er nicht alleine gelassen und in der herausfordernden Anfangszeit optimal unterstützt wird.
• Durch die schnelle Integration sinkt die Wahrscheinlichkeit verfrühter Kündigungen.
• Die Produktivität des neuen Kollegen steigt an, weil er schneller aktiv mitarbeiten kann.
• Ein strukturiertes Onboarding kann sich positiv auf das Employer Branding und damit auf die Arbeitgeberattraktivität auswirken.
• Vom Onboarding profitieren alle Beteiligten durch eine höhere Mitarbeiterbindung.
• Durch eine gute Begleitung in den ersten Monaten passieren weniger Fehler.

Onboarding bindet zwar zunächst interne Kapazitäten und kostet damit Geld. Langfristig spart sich das Unternehmen aber Kosten. Zum einen arbeitet der Mitarbeiter schneller produktiv und leistet somit einen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Zum anderen erspart die Senkung der Fluktuation hohe Kosten für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter. Insbesondere der Ersatz spezialisierter Fachkräfte kann sehr kostenintensiv sein. Eine vergleichsweise geringe initiale Investition zahlt sich also über viele Jahre hinweg aus.

Und noch ein weiterer Faktor macht das Onboarding attraktiv: In Zeiten des Fachkräftemangels können Arbeitgeber es sich nicht leisten, Arbeitnehmer nach kurzer Zeit gehen zu lassen, nur weil nicht genügend Zeit in ihre Integration investiert wurde. Im schlimmsten Fall ist eine direkte Nachbesetzung unmöglich und der ausscheidende Mitarbeiter hinterlässt eine Lücke.

Onboarding beruht im Regelfall auf drei Phasen.

Phase 1: Preboarding

Diese Vorbereitungsphase beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet mit dem ersten Arbeitstag. Während dieser Zeit kann noch vieles passieren, das den erfolgreichen Start des Mitarbeiters im Unternehmen verhindert. Er könnte etwa von der Konkurrenz abgeworben werden oder sich doch für eine andere angebotene Stelle entscheiden. Deshalb sollte sich der Arbeitgeber während des Preboardings darum bemühen, den Kontakt zu halten und wichtige Informationen zu übermitteln. Dies beginnt bei so banalen Dingen wie dem Arbeitsbeginn am ersten Tag, geht aber noch viel weiter. Die wichtigsten Punkte der Onboarding-Checkliste für die Phase des Preboardings:

Wie diese vorbereitende Onboarding-Phase positiv gestaltet werden kann, lesen Sie in unserem Beitrag zum Preboarding.

Phase 2: Orientierung

Während der ersten Arbeitswoche sind neue Mitarbeiter noch vollauf damit beschäftigt, sich im Unternehmen und mit ihrer neuen Aufgabe zurechtzufinden. Idealerweise startet der neue Kollege etwas später als alle anderen in den Tag, um das morgendliche Chaos zu umgehen. Nun gilt es die Räumlichkeiten, den Arbeitsplatz und die wichtigsten Kollegen kennenzulernen. Gibt es einen persönlichen Ansprechpartner oder Mentor, übernimmt dieser am besten die Koordination des ersten Tages.

Ist der erste Arbeitstag geschafft, geht das Onboarding-Programm natürlich weiter. In den nächsten Tagen stehen vor allem diese Punkte auf der Tagesordnung:

• Ausblick auf den weiteren Verlauf des Onboardings
• Klärung der gegenseitigen Erwartungen und Vorstellungen
• Schaffung einer entspannten Arbeitsatmosphäre
• Übernahme erster Aufgaben, die stets in den Zusammenhang mit den Unternehmens- oder Stellenzielen gesetzt werden
• Ausführlicher Rundgang durchs Unternehmen (z. B. Vorstellung des Produktionsbereiches)
• Kennenlernen der neuen Produkte
• Sofern es sich anbietet, Vernetzung mehrerer neuer Mitarbeiter zur gegenseitigen Unterstützung
• Vermittlung der Unternehmenswerte
• Vermittlung der Unternehmenskultur mit all ihren Besonderheiten und Gepflogenheiten
• Gemeinsames Verbringen der Mittagspause, um neue Kollegen nicht alleine zu lassen
• Schrittweises Kennenlernen von Tools und Software

Phase 3: Integration

Nach der ersten Arbeitswoche sollte ein Feedback stattfinden. Der Arbeitgeber ermuntert den neuen Mitarbeiter, Positives ebenso wie Negatives zu berichten. In dieser Onboarding-Phase lassen sich Probleme möglicherweise noch unkompliziert lösen. Auch in den kommenden Monaten sollte es diese Gespräche regelmäßig geben. Ziel ist, dass der Mitarbeiter alles bekommt, was er benötigt, um seine volle Leistung zu bringen. Zudem sollte der Arbeitgeber die Eindrücke aus den Gesprächen nutzen, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und künftige Onboarding-Programme noch effektiver zu gestalten.

Nach und nach wird der Mitarbeiter zunehmend in seinem Aufgabengebiet ankommen und zusätzliche Verantwortung übernehmen. Mit Schulungen und Workshops kann der Arbeitgeber ihn dabei unterstützen. Auch der Aufbau neuer Kontakte zu Kollegen und die interne Vernetzung nehmen in der dritten Onboarding-Phase eine wichtige Rolle ein. Teambuilding-Events können dabei helfen, ob gemeinsame Betriebsausflüge, Hütten-Wochenenden oder Betriebssport oder Drinks nach der Arbeit.

Hört ein Bewerber direkt nach der Vertragsunterzeichnung wochen- oder gar monatelang nichts vom Arbeitgeber, hinterlässt das bei ihm mitunter ein schlechtes Gefühl in der Magengrube. Er fragt sich: „Ist der Arbeitgeber überhaupt noch an mir interessiert? So groß kann die Vorfreude auf meinen ersten Arbeitstag kaum sein? Das Stellenangebot des anderen Arbeitgebers war eigentlich doch ganz spannend….“

Reißt die Kommunikation nach Abschluss des Arbeitsvertrags plötzlich ab, kann dies im schlimmsten Fall zu einer vorzeitigen Kündigung führen. Auch Missverständnisse tragen dazu bei. Gutes Onboarding beruht deshalb auf einer klaren und effektiven Kommunikation. Ihr Ziel ist, den Kontakt zu halten und dem neuen Kollegen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein und bereits freudig erwartet zu werden. Arbeitgeber sollten eine klare Kommunikationsstrategie erarbeiten. Benötigte Informationen weiterzugeben, Feedback einzuholen und die Erwartungen zu ermitteln, steht dabei im Vordergrund. Diese Strategie ist jeweils an die Art des Onboardings anzupassen.

Alternative Onboarding-Ideen sorgen beispielsweise dafür, dass auch Remote-Mitarbeiter im Homeoffice zwischenmenschliche Beziehungen aufbauen und vom Team aufgenommen werden. Auch hybride Arbeitsmodelle erfordern die Anpassung der Kommunikation.

Hier beantworten wir Fragen rund um das Thema Onboarding.