Meetings moderieren: Können bringt Vorteile

Eine gezielte Moderation sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Meetings und Besprechungen. Der Moderator als Leiter des Meetings lenkt die Diskussion in die richtige Richtung und sorgt dafür, dass sich Teilnehmer auf das Erreichen konkreter Ergebnisse konzentrieren. Dabei übernimmt der Moderator verschiedene kommunikative Aufgaben. Moderatoren eines Meetings halten sich selbst mit Wortmeldungen zurück und greifen nur korrigierend in Gespräche ein, wenn die Teilnehmer zu weit vom Thema abrücken oder ein Konfliktpotenzial erkennbar ist. Um den Ablauf eines Meetings möglichst friktionsfrei zu gestalten, wenden gute Moderatoren bestimmte Moderationstechniken an. 

Was macht eine gute Moderation aus? Hier lesen Sie, worauf gute Moderatoren achten sollten.

Rolle: Moderatoren leiten durch eine Veranstaltung

Eine Moderation ist die Leitung einer Veranstaltung durch eine dazu bestimmte Person. Vor allem Diskussionen, Workshops oder Meetings bedürfen eines Moderators oder Leiters, um ungestört abzulaufen und konkrete Ergebnisse zu erzielen. 

Moderatoren führen strukturiert durch das Programm der Veranstaltung. Ein Moderierender verfügt über sehr viel Empathie und Konfliktlösungspotential. Wer Sitzungen leitet und moderiert, zeichnet sich durch eine hohe Sozialkompetenz aus und besitzt psychologisches Feingefühl. 

Im Wesentlichen gliedert sich eine Moderation in drei Phasen:

• die Vorbereitung der Moderation
• die Durchführung
• die Nachbearbeitung

Moderation vorbereiten

In dieser Phase bereitet der Moderator das Meeting vor. Dazu gehört ggf. auch die Auswahl der passenden Teilnehmer. In der Regel reichen sechs bis zwölf Teilnehmer für ein moderiertes Meeting vollkommen aus. 

Der Leiter der Sitzung überlegt in dieser Phase auch, welche konkreten Ziele die Veranstaltung verfolgt und welche Ergebnisse wünschenswert sind. Dabei spielt der Moderator einige mögliche Szenarien mental durch. 

Er überlegt sich zudem geeignete Interventionsmöglichkeiten. Das gilt vor allem für das Auftreten von Konflikten. Auch die Zusammenstellung von notwendigen Unterlagen gehört zur Vorbereitungsphase sowie die Vorbereitung passender Fragen. 

Nicht zuletzt legt der Moderierende einen zeitlichen Rahmen für die Diskussion oder die Besprechung fest. Langwierige Meetings sind nicht nur zeitraubend, sondern auch wenig produktiv. 

Besprechung moderieren: die Durchführung

Während des Meetings sorgt der Moderierende für eine entspannte Atmosphäre und animiert die Teilnehmer zu einer aktiven Teilnahme an den Gesprächen.

Zunächst stellt er die Ziele der Sitzung genau vor. Mit einer konkreten Fragestellung leitet er danach die Veranstaltung offiziell ein. 

Wer Meetings leiten will, braucht ein bestimmtes Maß an psychologischem Gespür. Wenn der Moderierende Spannungen und Konflikte erkennt, interveniert er zielgerichtet. Er bindet auch jene Teilnehmer in die Diskussion ein, die sich passiv verhalten. Insgesamt achtet er auf den geordneten Ablauf der Sitzung. Das Ziel des Meetings wird nicht aus den Augen gelassen. Treten zu starke Abweichungen vom eigentlichen Thema auf, führt er die Diskussion wieder in die richtige Richtung. Zum Schluss schließt der Moderator die Sitzung positiv ab und motiviert die Teilnehmer, das Besprochene umzusetzen. 

Meeting nachbereiten

Bei der Nachbereitung hat der Moderierende die Aufgabe, die besprochene Vorgehensweise oder die gemeinsam entschiedenen Maßnahmen an die Mitarbeiter weiterzuleiten. Er stellt dafür das Meetingprotokoll zusammen und lässt es den Teilnehmern des Meetings zukommen. 

Besonderheiten und Tipps bei virtuellen Meetings  

Wenn Sie Meetings online moderieren, unterscheidet sich Ihre Vorgehensweise nicht im Wesentlichen von Sitzungen im Konferenzraum. Eine Besonderheit ist allerdings, dass die Aufmerksamkeit der Meetingteilnehmer noch kürzer ist als in einer realen Zusammenkunft. Legen Sie daher Wert darauf, nach längeren Sprechzeiten Pausen einzulegen und generell die Zeit der einzelnen Einheiten zu reduzieren. Darüber hinaus empfiehlt es sich, das Publikum aktiv mit einzubinden. Mit Fragen, Abstimmungen und Gruppenarbeiten holen Sie die Zuhörer aus dem digitalen Dämmerschlaf. 

Daneben gibt es für die Online-Moderation weitere Tipps, die einen flüssigen Ablauf gewährleisten. Dazu gehören:

• Einwandfreie Funktion der Technik sicherstellen
• Ton und Kamera kontrollieren
• Fehlerfreiheit von Präsentationen, Grafiken und Darstellungen vorab überprüfen
• Aktuelle Meeting-Software (um Updates vor oder während der Besprechung zu vermeiden) sicherstellen
• Meeting-Protokoll nach Ablauf der Sitzung an die Teilnehmenden versenden

Genauso wie bei einer Besprechung vor Ort achten Sie auch in digitaler Form auf einen professionellen Auftritt. Das betrifft mitunter Ihre Kleidung und die Wahl des Raumes für die Meeting-Übertragung. Wählen Sie dabei einen möglichst neutralen Hintergrund, wenn Sie virtuelle Meetings übertragen, vor allem im Home-Office. Für diesen Zweck gibt es zum Beispiel Raumteiler, mit denen Sie auch Ihre Privatsphäre schützen. Manche Meeting-Softwares haben auch die Funktion, den Hintergrund des Moderierenden zu ändern (sog. „virtueller Hintergrund“). So können Sie ganz einfach einen neutralen Hintergrund auswählen.

Falls Sie Online-Meetings moderieren und dabei Ihren Desktopbildschirm teilen müssen, denken Sie an den Schutz Ihrer privaten Daten. Das bedeutet, dass Sie keine Anwendungen oder Programme im Hintergrund geöffnet haben, die Ihnen peinlich sein könnten oder jedwede personenbezogene Daten preisgeben.

Umgang mit schwierigen Situationen

In jedem Meeting kann es zu schwierigen Situationen kommen. Angefangen von Zeitdruck aufgrund technischer Pannen bis hin zu verbalen Gefechten innerhalb des Publikums gibt es Vieles, das den Meetingverlauf beeinträchtigen kann. Daher ist es entscheidend, im richtigen Augenblick die passende Lösungsstrategie parat zu haben. 

Konfliktmanagement und Lösungsfindung

Kommt es beispielsweise zu einer Meinungsverschiedenheit oder zu Unmut unter den Teilnehmern, dann braucht der Moderierende geeignete Skills im Konfliktmanagement. Zunächst ist es wichtig, selbst einen kühlen Kopf zu bewahren und unparteiisch zu bleiben. Kriegt sich das Publikum in die Haare oder äußert es seinen Unmut gegenüber dem Vortragenden, hat der Moderator verschiedene Möglichkeiten zur Lösungsfindung. 

Beispiele dafür sind:

• Konfliktparteien ihre Standpunkte in Ruhe vortragen lassen
• Aktives Zuhören fördern
• Einzelne Sichtweisen zusammenfassen und zu einem neutralen oder positiven Abschluss kommen
• Rahmenbedingungen für eine respektvolle Diskussion erstellen
• Zeitliches Limit für Debatten festlegen
• Meeting vertagen und Konfliktlösung außerhalb der Besprechung suchen

Umgang mit unterbrechenden Teilnehmern 

Zwischenrufe und andere Unterbrechungen stören den geregelten Ablauf eines Meetings enorm. Auch Teilnehmer, die ausschweifende Wortbeiträge von sich geben, können den erfolgreichen Ausgang einer Besprechung beeinträchtigen. Ihre Aufgabe als Moderator eines Meetings ist es, diese „Störfaktoren“ aktiv einzudämmen. Um Dauerrednern oder Störfrieden den Wind aus den Segeln zu nehmen, haben Sie mehrere Optionen:

• Störende Personen mit Fragen oder Aufgaben aktiv einbinden
• Zeitrahmen für Wortmeldungen vorgeben
• Diskussionsphasen für Wortbeiträge des Publikums einplanen
• Regelmäßige Pausen (spätestens nach 90 Minuten)

Bei Vielrednern besteht außerdem die Chance, den Redeschwall positiv zu nutzen. Greifen Sie sich bei langwierigen Diskussionsbeiträgen einfach ein Sichtwort heraus und knüpfen Sie thematisch daran an, um wieder das Wort zu erlangen. Wie zum Beispiel: „Das Thema, das Sie hier ansprechen, ist sehr wichtig für unsere Abteilung, deshalb werde ich im folgenden Punkt genau darauf eingehen.“

Umgang mit Zeitdruck und Verzögerungen

Zeitliche Pannen sind bei Meetings nicht nur ärgerlich, sondern wirken sich auch negativ auf das Vorankommen der Besprechung aus. Ob notorische Zuspätkommer, Stau an der Kaffeemaschine oder technische Schwierigkeiten, die Gründe für Zeitdruck und Verzögerungen sind vielseitig. Häufig steht eine schlechte oder mangelnde Planung dahinter, wenn die Zeit während des Meetings davonläuft. Beispiele dafür sind etwa ein defektes Mikrofon oder ein langwieriges Systemupdate am Computer. Dabei ließen sich die meisten zeitfressenden Ärgernisse mit guter Vorbereitung verhindern. 

Dazu zählt:

• Früh genug beim Meeting-Termin eintreffen
• Vorab die Funktion der technischen Infrastruktur kontrollieren
• Einzelne Punkte in der Tagesordnung zeitlich begrenzen
• Timer einstellen
• Pünktlichkeit als Rahmenbedingungen für die Meeting-Teilnahme festlegen 
• Fixes Ende des Meetings einplanen

Welche Moderationstechniken gibt es?

Heute haben sich zahlreiche verschiedene Techniken etabliert, um Meetings richtig zu moderieren. Manche davon sind speziell für die Einleitung geeignet – und andere Techniken passen am besten, um eine Sitzung erfolgreich abzuschließen. 

Meeting eröffnen

Für die Eröffnung einer Besprechung eignen sich zum Beispiel folgende Methoden:

• Check-in-Fragen
  Es handelt sich um einleitende Fragestellungen, die an jeden einzelnen Teilnehmer der Sitzung gerichtet sind. Diese haben in den meisten Fällen mit dem Thema des Meetings zu tun. Jeder Teilnehmer skizziert als Antwort seine eigenen Erwartungen und Vorstellungen an die Besprechung.
• Vorstellung der Themenschwerpunkte
  Eine weitere Möglichkeit, um eine Sitzung einzuleiten, ist eine kurze Vorstellung der wichtigsten Themen. Der Moderierende kann dabei die Priorität der einzelnen Themenbereiche mit den Sitzungsteilnehmern festlegen.  
• Kennenlern-Technik
  Besteht das Meeting aus Personen, die sich noch nicht kennen, werden die Teilnehmer aufgefordert, sich selbst kurz vorzustellen. 

All diese Moderationstechniken zielen darauf ab, das berühmte Eis zu brechen. Danach kommt das Meeting erst richtig in Schwung. 

Kommunikationstechniken

Während der Moderation stehen dem Moderierenden ebenfalls verschiedene Kommunikationstechniken zur Wahl. Als Beispiele dafür gelten:

• Brainstorming
  Hier werfen alle Beteiligten spontan ihre Ideen ein. 
• Beantwortung konkreter Fragen
• Metaplantechnik
  Bei der Metaplantechnik geht es darum, komplexe Themengebiete zu strukturieren und einzelne Lösungen für jeden Unterbereich zu finden.

Am Ende des Meetings fasst der Moderator die erzielten Ergebnisse kurz mündlich zusammen. Diese Zusammenfassung fließt dann auch in das Sitzungsprotokoll ein, welches alle Beteiligten später erhalten. Der Moderierende hat ferner die Gelegenheit, am Ende des Meetings ein Feedback der Teilnehmer einzuholen. Diese Rückmeldung erleichtert die Vorbereitung künftiger Sitzungen.

Individuelle Gestaltung

Die Gestaltung von Meetings ist für den Moderierenden je nach Art und Umfang der Themen eine individuelle Angelegenheit. Moderation stellt eine besondere Form der Mitarbeiterführung dar, deren Gelingen ein wesentlicher Faktor für den Meeting-Erfolg ist. 

Nun haben Sie einige Anregungen erhalten, wie sich Meetings moderieren lassen. Damit bereiten Sie sich zielführend auf die nächste Diskussion oder den nächsten Workshop vor, um einen erfolgreichen Ablauf des Meetings zu gewährleisten. Bei der Anwendung von Moderationstechniken gilt: Übung macht den Meister.