Was ist ein Auftragssachbearbeiter?

Überall dort, wo Waren und Dienstleistungen angeboten werden, müssen Aufträge entgegengenommen und bearbeitet werden. Hierfür sind Auftragssachbearbeiter zuständig. Sie erfüllen in einem Unternehmen eine wichtige Aufgabe: Sie sind das Bindeglied zwischen Firma und Kunde, sie wickeln die Aufträge und Bestellungen ab, die dem Unternehmen letztlich Umsatz und Gewinn sichern. Je nach Branche können die angebotenen Produkte und Dienstleistungen sehr unterschiedlich sein, sodass spezielle Fachkenntnisse erforderlich werden. Grundsätzlich sind die Tätigkeiten von Auftragssachbearbeitern jedoch ähnlich und greifen meist auf Fähigkeiten zurück, die in einer kaufmännischen Ausbildung erlernt werden. 

So nehmen Auftragssachbearbeiter Anfragen von Kunden entgegen, kalkulieren Angebote und erfassen die Aufträge. Sie beraten hinsichtlich der Produkte und geben Auskünfte zu Lieferzeiten oder Abwicklungsmodalitäten. Je nach Unternehmen erstellen sie auch selbst die Rechnungen oder veranlassen Gutschriften oder übergeben die Aufträge an das Rechnungswesen, das diese Aufgaben übernimmt. Am Telefon oder per Mail stehen sie Kunden mit Rat und Tat zur Seite und unterstützen bei allen Anliegen und Problemen rund um die Auftragsabwicklung. In einigen Unternehmen können auch Fremdsprachenkenntnisse gefragt sein, denn viele Firmen agieren weltweit und haben einen internationalen Kundenstamm, der betreut werden will. 

Sachbearbeiter in der Auftragsabwicklung finden in vielen Branchen Einsatzmöglichkeiten und können sich bei der Jobsuche oft auch von persönlichen Präferenzen leiten lassen. Wer als Auftragssachbearbeiter nach zusätzlicher Verantwortung strebt, kann mit entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung beispielsweise Personalverantwortung für ein Team oder eine Abteilung von Sachbearbeitern übernehmen oder der erste Ansprechpartner für die wichtigsten Kunden des Unternehmens werden.

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Arbeiten als Auftragssachbearbeiter

Aufgaben und Tätigkeiten von Auftragssachbearbeitern

Auftragssachbearbeiter stehen in direktem Kundenkontakt und sorgen dafür, dass Aufträge angenommen, bearbeitet und bei Problemen zur Zufriedenheit aller Beteiligten gelöst werden. Darüber hinaus übernehmen sie vielfältige administrative Tätigkeiten im Büro, für welche ihnen ihre kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Industriekaufmann, zugutekommt. 

Ein Auftragssachbearbeiter kümmert sich um die Beratung und Betreuung eines vorhandenen Kundenstamms. Er betreibt jedoch keine aktive Kundenakquise, für welche der Vertriebsmitarbeiter zuständig ist. Der Auftragssachbearbeiter stellt sicher, dass Kunden und Partner im In- und Ausland betreut werden, und kümmert sich hierzu um die telefonische und schriftliche Korrespondenz. Je nach Kundenstamm und Ausrichtung der Firma sind hier Fremdsprachenkenntnisse erforderlich. Während Englisch mittlerweile bei vielen Stellenbeschreibungen erwartet wird, können zunehmend auch Französisch- oder Spanischkenntnisse relevant werden. Ein Auftragssachbearbeiter bewältigt sämtliche Anfragen und Aufträge, welche er für zugeordnete Kunden und Servicepartner annimmt oder in größeren Unternehmen an die zuständige Stelle weitervermittelt. Sowohl die Kommunikation, Auftragserstellung und Abstimmung mit den Auftraggebern gehören zum täglichen Tätigkeitsbereich eines Auftragssachbearbeiters, der sich durch exzellente Kommunikationsfähigkeiten und Empathie im Kundenkontakt auszeichnet. 

Hat ein Auftragssachbearbeiter die Kundenwünsche entgegengenommen, führt er eine Angebotskalkulation durch und übersendet dem Kunden ein entsprechendes Angebot. Auch die Rechnungserstellung sowie die Bearbeitung von Reklamationen übernimmt der Auftragssachbearbeiter. Er sorgt darüber hinaus dafür, dass alle Geschäftsvorgänge sorgfältig dokumentiert und archiviert werden. Hierzu nutzt er spezielle Computersoftware für die Verwaltung der Stammdaten oder das firmeneigene Warenwirtschaftssystem. Vertrags- und Auftragsdaten werden von vielen Firmen in SAP erfasst, sodass ein Auftragssachbearbeiter fundierte Kenntnisse dieser Software besitzen sollte. 

Je nach Einsatzbereich muss ein Auftragssachbearbeiter zusätzliche Qualifikationen oder Kenntnisse mitbringen. So kann ein Auftragssachbearbeiter im Küchenbau mit anderen Anfragen beschäftigt sein als ein Sachbearbeiter für die Auftragsbearbeitung in der Fotoindustrie oder im Medizinproduktevertrieb.

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Arten von Auftragssachbearbeitern

Die Tätigkeit eines Auftragssachbearbeiters wird zunächst nicht näher unterschieden. Besonderheiten im Tätigkeitsprofil ergeben sich vielmehr durch Spezifika des Unternehmens. So ist ein Sachbearbeiter in der Auftragsabwicklung eines Sportunternehmens mit anderen Produkten und Kundenanfragen beschäftigt als ein technischer Auftragssachbearbeiter in der Konstruktion, wo gegebenenfalls CAD-Zeichnungen erstellt werden müssen und Kenntnisse zur Bearbeitung des CAD-CAM-CNC-Flows erforderlich werden. 

Während Auftragssachbearbeiter grundsätzlich über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung verfügen sollten, sind zusätzliche erforderliche oder wünschenswerte Qualifikationen regelmäßig der Jobbeschreibung zu entnehmen.

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Gehalt eines Auftragssachbearbeiters

Das Gehalt eines Auftragssachbearbeiters kann sehr unterschiedlich ausfallen, da mit steigenden Anforderungen und erforderlichen Kompetenzen auch die Bezahlung regelmäßig höher ausfällt. Während im Durchschnitt das Monatsgehalt bei etwa 2.500 € brutto liegt, können Auftragssachbearbeiter mit entsprechenden Fähigkeiten deutlich mehr verdienen. (Quelle: Gehaltsvergleich.com, Stand: September 2021). 

Die Höhe des Gehalts wird hierbei von unterschiedlichen Aspekten beeinflusst: 

  • Branche und Industriezweig 
  • Größe und Art des Unternehmens 
  • Erforderliche Fähigkeiten und Spezialisierungen 
  • Berufserfahrung des Auftragssachbearbeiters 
  • Besondere Fähigkeiten, zum Beispiel Fremdsprachenkenntnisse 
  • Existenz eines Tarifvertrags 

So kann ein Auftragssachbearbeiter im Küchenbau mit abgeschlossener Ausbildung zum Industriekaufmann und weiterführender Ausbildung zum Holzingenieur oder Tischlermeister ein deutlich höheres Gehalt aushandeln. Auch Fremdsprachenkenntnisse werden im Umgang mit internationalen Kunden immer wichtiger, sodass nicht nur Englisch-, sondern auch Französisch- oder Spanisch-Kenntnisse gesucht und entsprechend honoriert werden. Letztlich zählt auch das persönliche Verhandlungsgeschick. Durch eventuelle Zuschläge für Schicht- oder Wochenendarbeit, die je nach Unternehmen anfallen können, lässt sich das Gehalt deutlich aufbessern.

Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:

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Qualifikationen und Fähigkeiten

Diese Ausbildung benötigen Auftragssachbearbeiter

Ein Auftragssachbearbeiter benötigt in der Regel eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise zum Industriekaufmann, Kaufmann für Außenhandelsmanagement oder für Büromanagement. Darüber hinaus können die Anforderungen einer speziellen Stelle weitere Zusatzqualifikationen erforderlich machen, beispielsweise eine zusätzliche handwerkliche Ausbildung.

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Vorteile für Auftragssachbearbeiter bei Randstad

Bei Randstad liegt uns die Arbeitszufriedenheit unserer Mitarbeiter am Herzen. Indem wir Ihnen optimale Arbeitsbedingungen bieten, können Sie Ihr Potenzial voll entfalten. Vielleicht wartet der perfekte Job als Auftragssachbearbeiter bereits auf Sie! 

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Fragen und Antworten

Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Auftragssachbearbeiters.

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