Was ist ein Auftragssachbearbeiter?
Überall dort, wo Waren und Dienstleistungen angeboten werden, müssen Aufträge entgegengenommen und bearbeitet werden. Hierfür sind Auftragssachbearbeiter zuständig. Sie erfüllen in einem Unternehmen eine wichtige Aufgabe: Sie sind das Bindeglied zwischen Firma und Kunde, sie wickeln die Aufträge und Bestellungen ab, die dem Unternehmen letztlich Umsatz und Gewinn sichern. Je nach Branche können die angebotenen Produkte und Dienstleistungen sehr unterschiedlich sein, sodass spezielle Fachkenntnisse erforderlich werden. Grundsätzlich sind die Tätigkeiten von Auftragssachbearbeitern jedoch ähnlich und greifen meist auf Fähigkeiten zurück, die in einer kaufmännischen Ausbildung erlernt werden.
So nehmen Auftragssachbearbeiter Anfragen von Kunden entgegen, kalkulieren Angebote und erfassen die Aufträge. Sie beraten hinsichtlich der Produkte und geben Auskünfte zu Lieferzeiten oder Abwicklungsmodalitäten. Je nach Unternehmen erstellen sie auch selbst die Rechnungen oder veranlassen Gutschriften. Alternativ übergeben sie die Aufträge an das Rechnungswesen, das diese Aufgaben übernimmt. Am Telefon oder per Mail stehen sie Kunden mit Rat und Tat zur Seite und unterstützen sie bei allen Anliegen und Problemen rund um die Auftragsabwicklung. In einigen Unternehmen können auch Fremdsprachenkenntnisse gefragt sein, denn viele Firmen agieren weltweit und haben einen internationalen Kundenstamm, der betreut werden will.
Sachbearbeiter in der Auftragsabwicklung finden in vielen Branchen Einsatzmöglichkeiten und können sich bei der Jobsuche oft auch von persönlichen Präferenzen leiten lassen. Wer als Auftragssachbearbeiter nach zusätzlicher Verantwortung strebt, kann mit entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung beispielsweise Personalverantwortung für ein Team oder eine Abteilung von Sachbearbeitern übernehmen oder der erste Ansprechpartner für die wichtigsten Kunden des Unternehmens werden.
Jobs anzeigenArbeiten als Auftragssachbearbeiter
Auftragssachbearbeiter – Aufgaben und Tätigkeiten
Auftragssachbearbeiter stehen in direktem Kundenkontakt und sorgen dafür, dass Aufträge angenommen, bearbeitet und bei Problemen zur Zufriedenheit aller Beteiligten gelöst werden. Darüber hinaus übernehmen sie vielfältige administrative Tätigkeiten im Büro, für die ihnen ihre kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Industriekaufmann, zugutekommt.
Ein Auftragssachbearbeiter kümmert sich um die Beratung und Betreuung eines vorhandenen Kundenstamms. Er betreibt jedoch keine aktive Kundenakquise, für die der Vertriebsmitarbeiter zuständig ist. Der Auftragssachbearbeiter stellt sicher, dass Kunden und Partner im In- und Ausland betreut werden, und kümmert sich hierzu um die telefonische und schriftliche Korrespondenz. Je nach Kundenstamm und Ausrichtung der Firma sind hier Fremdsprachenkenntnisse erforderlich. Während Englisch mittlerweile bei vielen Stellenbeschreibungen erwartet wird, können zunehmend auch Französisch- oder Spanischkenntnisse relevant werden. Ein Auftragssachbearbeiter bewältigt sämtliche Anfragen und Aufträge, die er für zugeordnete Kunden und Servicepartner annimmt oder in größeren Unternehmen an die zuständige Stelle weitervermittelt. Sowohl die Kommunikation, Auftragserstellung und Abstimmung mit den Auftraggebern gehören zum täglichen Tätigkeitsbereich eines Auftragssachbearbeiters, der sich durch exzellente Kommunikationsfähigkeiten und Empathie im Kundenkontakt auszeichnet.
Hat ein Auftragssachbearbeiter die Kundenwünsche entgegengenommen, führt er eine Angebotskalkulation durch und übersendet dem Kunden ein entsprechendes Angebot. Auch die Rechnungserstellung sowie die Bearbeitung von Reklamationen übernimmt der Auftragssachbearbeiter. Er sorgt darüber hinaus dafür, dass alle Geschäftsvorgänge sorgfältig dokumentiert und archiviert werden. Hierzu nutzt er spezielle Computersoftware für die Verwaltung der Stammdaten oder das firmeneigene Warenwirtschaftssystem. Vertrags- und Auftragsdaten werden von vielen Firmen in SAP erfasst, sodass ein Auftragssachbearbeiter fundierte Kenntnisse dieser Software besitzen sollte.
Je nach Einsatzbereich muss ein Auftragssachbearbeiter zusätzliche Qualifikationen oder Kenntnisse mitbringen. So kann ein Auftragssachbearbeiter im Küchenbau mit anderen Anfragen beschäftigt sein als ein Sachbearbeiter für die Auftragsbearbeitung in der Fotoindustrie oder im Medizinproduktevertrieb.
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In diesen Branchen können Auftragssachbearbeiter arbeiten
Auftragssachbearbeiter werden überall dort gebraucht, wo Aufträge von Kunden erfasst und verarbeitet werden. Sowohl im Handwerk als auch in der Industrie benötigen Privat- und Geschäftskunden kompetente Ansprechpartner, die Aufträge entgegennehmen, sie über den Stand ihrer Auftragsabwicklung informieren und bei Problemen unterstützen. Auftragssachbearbeiter finden unter anderem im Großhandel, Einzelhandel, der Lebensmittelindustrie oder im Dienstleistungssektor Jobs.
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Typische Arbeitsorte für Auftragssachbearbeiter
Meist arbeiten Auftragssachbearbeiter am Computer und Telefon, wo sie spezielle Software für ihren Aufgabenbereich nutzen. Wie der Arbeitsplatz im Detail aussieht, richtet sich nach der Branche und dem individuellen Tätigkeitsprofil. Viele Auftragssachbearbeiter arbeiten ausschließlich am Computer, typische Arbeitsorte sind daher:
- Einzel- oder Großraumbüros
- Call-Center
- Besprechungsräume
Wird ein Kundenkontakt vor Ort ermöglicht, so können weitere Einsatzräume auch in Ausstellungsräumen, beispielsweise Küchen- und Bäderausstellungen, sein.
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Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten eines Auftragssachbearbeiters hängen stark von seinem Einsatzort und der Art und Größe des Unternehmens ab. Wer auf der Suche nach einem Job als Auftragssachbearbeiter ist, findet sowohl in Vollzeit als auch Teilzeit zahlreiche Anstellungsmöglichkeiten. Wenn eine Kommunikation ausschließlich per Computer und Telefon stattfindet, sind auch Arbeitsplätze im Homeoffice denkbar. In vielen Unternehmen sind Auftragssachbearbeiter zu normalen Bürozeiten in der Firma. Sie können teilweise Gleitzeitvereinbarungen nutzen und so den Beruf mit einer optimalen Work-Life-Balance finden. Gerade in großen Unternehmen kann es jedoch erforderlich sein, dass Auftragssachbearbeiter im Schichtdienst arbeiten, damit Kunden bei Rückfragen und Problemen eine 24/7-Betreuung erhalten. In diesem Fall können die Arbeitszeiten im Zwei- oder Drei-Schicht-System erfolgen. In diesem Fall sind oft auch Arbeitszeiten am Wochenende sowie an Feiertagen möglich. Dies wird im Arbeitsvertrag geregelt, auch welche Zulagen für ungünstige Dienstzeiten vorgesehen sind. In diesem Fall ist eine Bereitschaft zum Schichtdienst oder zur Nachtarbeit meist Bestandteil der Stellenausschreibung.
Arten von Auftragssachbearbeitern
Die Tätigkeit eines Auftragssachbearbeiters wird zunächst nicht näher unterschieden. Besonderheiten im Tätigkeitsprofil ergeben sich vielmehr durch Spezifika des Unternehmens. So ist ein Sachbearbeiter in der Auftragsabwicklung eines Sportunternehmens mit anderen Produkten und Kundenanfragen beschäftigt als ein technischer Auftragssachbearbeiter in der Konstruktion, wo gegebenenfalls CAD-Zeichnungen erstellt werden müssen und Kenntnisse zur Bearbeitung des CAD-CAM-CNC-Flows erforderlich werden.
Während Auftragssachbearbeiter grundsätzlich über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung verfügen sollten, sind zusätzliche erforderliche oder wünschenswerte Qualifikationen in der Regel der Jobbeschreibung zu entnehmen.
Gehalt eines Auftragssachbearbeiters
Das durchschnittliche Gehalt eines Auftragssachbearbeiters hängt von mehreren Faktoren ab. Bei Berufseinsteigern fällt das Gehalt meist niedriger aus als bei erfahrenen Kräften. Außerdem spielen die Größe des Unternehmens, die Branche und die Region eine ausschlaggebende Rolle. Einen guten Anhaltspunkt für das Durchschnittseinkommen eines Auftragssachbearbeiters in bestimmten Regionen liefert der Randstad Gehaltschecker.
Weitere nützliche Links zum Thema Lohn und Gehalt:
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Auftragssachbearbeiter
Ein Auftragssachbearbeiter benötigt in der Regel eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise zum Industriekaufmann, Kaufmann für Außenhandelsmanagement oder für Büromanagement. Darüber hinaus können die Anforderungen einer speziellen Stelle Zusatzqualifikationen erforderlich machen, beispielsweise eine zusätzliche handwerkliche Ausbildung.
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Weitere Fähigkeiten
Fremdsprachenkenntnisse sind im heutigen Berufsalltag eines Auftragssachbearbeiters nicht mehr wegzudenken. So werden regelmäßig bei knapp der Hälfte aller Stellenangebote für Auftragssachbearbeiter Englischkenntnisse erwartet. Darüber hinaus werden von Arbeitgebern oft folgende Fähigkeiten als erforderlich bewertet:
- Kenntnisse in der Auftragsabwicklung
- Kenntnisse im Vertrieb und im Abrechnungswesen
- Computerkenntnisse, z. B. MS Excel, ERP oder SAP
Ein Auftragssachbearbeiter verfügt idealerweise über Berufserfahrung in der Branche, in der er tätig werden möchte, da er hierdurch produkt- oder branchenspezifisches Fachwissen mitbringt. Gutes Denkvermögen, um sich in neue Problembereiche einzuarbeiten sowie solide Computerkenntnisse runden sein Profil ab.
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Soft Skills
Da Auftragssachbearbeiter im permanenten Kundenkontakt stehen, müssen sie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten besitzen. Sie müssen stressresistent sein, um auch unter Druck und bei Unstimmigkeiten stets freundlich auf die Kundenbedürfnisse eingehen zu können. Ein Sachbearbeiter für die Auftragsbearbeitung ist kundenorientiert und gleichzeitig flexibel, um auftretende Probleme im Sinne aller Beteiligter zu lösen. Er zeigt eine hohe Einsatzbereitschaft und arbeitet ergebnisorientiert. Letztlich ist eine hohe Lernbereitschaft wichtig, um sich in neue Aufgabengebiete einarbeiten zu können. Wer nach höheren Aufgaben strebt, sollte Führungsqualitäten und ein ausgeprägtes analytisches Denkvermögen besitzen.
Vorteile für Auftragssachbearbeiter bei Randstad
Bei Randstad liegt uns die Arbeitszufriedenheit unserer Mitarbeiter am Herzen. Indem wir Ihnen optimale Arbeitsbedingungen bieten, können Sie Ihr Potenzial voll entfalten. Vielleicht wartet der perfekte Job als Auftragssachbearbeiter bereits auf Sie!
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Diese Benefits dürfen Sie als Auftragssachbearbeiter bei Randstad erwarten
Mit einem Job in der Auftragssachbearbeitung können Sie sich bei Randstad über viele Mitarbeiter Benefits freuen. Hierzu zählen unter anderem:
- leistungsgerechte Bezahlung nach Tarifvertrag
- kostenlose E-Learning-Angebote zur Weiterbildung
- bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr, inklusive Urlaubsgeld
- Vertretung durch einen bundesweiten Betriebsrat
- Gesundheitsvorsorge durch Werksarztzentrum
- Mitarbeiterrabatte im Rahmen von Corporate Benefits
- kostenlose Nutzung unserer praktischen Randstad-App für die digitale Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaubsanträgen und Gehaltsabrechnungen
Weitere Informationen über Zeitarbeit und zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
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Kostenlose Weiterbildungen
Weiterbildung wird bei Randstad großgeschrieben. Deshalb unterstützen wir Sie in Ihrer Karriere mit vielen unterschiedlichen kostenlosen Qualifikations- und Weiterbildungsangeboten. Im Angebot der Randstad Akademie finden Sie unter rund 300 kostenlosen e.learning-Kursen sicherlich genau die richtige Fortbildung.
Als Auftragssachbearbeiter profitieren Sie vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
- Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz für kaufmännische Berufe
- Sprachkurse Deutsch und Englisch
- E-Mails schreiben
- Business-Etikette
- Jedes Projekt ein Erfolg
- Online Teamwork
- Das 80/20-Prinzip
- Zeitmanagement
- Zielgerichtet arbeiten
- Rechnen
- Kommunikation am Telefon
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Jobs in Festanstellung
Sie suchen eine Festanstellung? Dann sind Sie bei Randstad ebenfalls an der richtigen Adresse. Jährlich bringen wir über 30.000 Kandidaten in direkter Personalvermittlung mit unseren Kunden zusammen. Stöbern Sie doch einmal unter den freien Positionen als Auftragssachbearbeiter und finden Sie Ihren Wunschjob!
Fragen und Antworten
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Auftragssachbearbeiters.
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Was verdient man als Auftragssachbearbeiter?
Das durchschnittliche Gehalt eines Auftragssachbearbeiters liegt bei rund 2.514 EUR brutto pro Monat (Quelle: gehaltsvergleich.com, Stand: April 2024). Wie in anderen Berufen auch, fällt die Bezahlung mit steigenden Anforderungen, höherer Komplexität der zu vertreibenden Produkte und längerer Berufserfahrung meist höher aus.
Zudem gibt es starke Unterschiede, je nach Branche, Unternehmensgröße und Bundesland.
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Was versteht man unter Auftragssachbearbeitung?
Zur Auftragssachbearbeitung zählt die Betreuung und Beratung von Stammkunden, die Annahme von Aufträgen sowie das Erstellen von Angebotskalkulationen, Angeboten und Rechnungen. Alle Vorgänge, die mit einem Auftrag zu tun haben, müssen meist computergestützt bearbeitet, dokumentiert und archiviert werden. Bei Problemen kümmert sich ein Auftragssachbearbeiter um Reklamationen. Welche genauen Fachkenntnisse von einem Auftragssachbearbeiter erwartet werden, ergibt sich aus der Branche sowie Ausrichtung des Unternehmens.
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Was macht man in der Auftragsabwicklung?
Die Auftragsabwicklung beschreibt den gesamten Prozess des Kundenkontakts von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Beendigung seines Auftrags. Sie umfasst die erste Kontaktanfrage und das Erstellen eines individuellen Angebots sowie die abschließende Bearbeitung, wenn ein Verkaufsvertrag zustande kommt. Darüber hinaus müssen sämtliche administrative Tätigkeiten, wie Stammdatenerfassung, Rechnungserstellung und Dokumentation, vom Auftragssachbearbeiter während der Auftragsabwicklung durchgeführt werden.
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