Produktiv arbeiten

Warum einzelne Mitarbeiter produktiv arbeiten und andere nicht, hat nicht ausschließlich mit der eigenen Persönlichkeit zu tun. Die folgenden Aspekte spielen eine zentrale Rolle:

• Zeitmanagement
• Selbstmanagement
• Organisationskompetenz
• Konzentration
• (Eigen-)Motivation
• Prioritätensetzung
• Ablenkungspotenzial
• Psychische und physische Verfassung
• Arbeitsumgebung
• Ausstattung
• Effizienz der Abläufe und Prozesse
• Planung
• Know-how und persönliche Fähigkeiten
• Zuverlässigkeit der Team-Mitglieder

Ein nicht unwesentlicher Teil dieser Faktoren bezieht sich auf die äußeren Arbeitsbedingungen und die Unternehmenskultur, andere stehen wiederum mit der eigenen Person im Zusammenhang. Wer die eigene Produktivität steigern möchte, setzt bei sich selbst an. Die Frage „Wie werde ich produktiver?“ steht in engem Zusammenhang mit Fragen wie „Wie bleibe ich bei der Arbeit motiviert?“ oder „Wie schaffe ich es, Prioritäten zu setzen?“.

Lesetipp: Job Crafting für produktiveres Arbeiten – gestalten Sie Ihren Tätigkeitsbereich nach Ihren Bedürfnissen

Der Begriff „Energiemanagement“ stammt aus dem betriebswirtschaftlichen Bereich. Er beschreibt eine Methode, die es ermöglicht, die eigene Energie zur Bewältigung von Aufgaben und Zielen effektiv zu nutzen.

Das bedeutet, sich bewusst zu machen, dass man nur eine begrenzte Menge an körperlicher, emotionaler sowie mentaler Energie besitzt und darauf zu achten, wie man diese Energie einsetzt. Dabei geht es darum, unnötige Energieverschwendung zu vermeiden. Einzelpersonen können dadurch dauerhaft produktiver arbeiten.

Durchdachtes Energiemanagement hilft dabei, den Arbeitstag gut zu planen und Prioritäten zu setzen. Durch eine sinnvolle Einteilung von Arbeitsphasen und Pausen lassen sich Überforderung und Ermüdung gezielt verhindern. So bleiben die erforderliche Motivation und Konzentration über einen längeren Zeitraum hinweg erhalten.

Smartphones sind aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Gleichzeitig zählen sie insbesondere aufgrund der hohen Ablenkungsanfälligkeit zu den größten Produktivitätskillern. Oft befinden sich Handys aufgrund eingehender Anrufe, Push-Nachrichten und Social-Media-Meldung quasi dauerhaft im Vibrationsmodus. Die Konzentration auf die eigentliche Arbeit wird dadurch erheblich beeinträchtigt und mit ihr auch produktives Arbeiten.

Die Experten für Arbeitsmedizin der Hans Böckler Stiftung weisen ferner darauf hin, dass Smartphones heutzutage einen nicht zu vernachlässigenden Stressfaktor darstellen. Das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen, kann zu regelmäßigen Schlafstörungen und im schlimmsten Fall zu Depressionen und zum Burnout führen. Dies wiederum hat negative Auswirkungen auf die Produktivität der betroffenen Arbeitnehmer.

Großes Ablenkungspotenzial birgt darüber hinaus der Bereich der sozialen Medien. Die meisten Menschen nutzen Social-Media-Plattformen. Beispielsweise waren rund 47 Millionen Deutsche laut Blog2Social im Jahr 2022 aktive Facebook-User. Hinzu kommen Instagram, LinkedIn, XING, Pinterest, Twitter, TikTok und so weiter.

Ständige Benachrichtigungen sowie die Reizüberflutung durch Bilder, Videos und Textmeldungen führen dazu, dass Mitarbeiter sich kaum auf die Arbeit konzentrieren können. Dabei verschwenden die Menschen beim Stöbern und Scrollen auf Social-Media-Plattformen viel Zeit, die sie eigentlich produktiv nutzen könnten. Zugleich sinkt zumeist die Motivation.

Es empfiehlt sich daher, den Zugang zu Social Media während der Arbeitszeit zu beschränken. Nur bei einer klaren Trennung von Privat- und Arbeitsleben ist eine gesunde Work-Life-Balance möglich. Diese ist wiederum eine Grundvoraussetzung für produktives Arbeiten. Schalten Sie Ihre Social-Media-Kanäle während der Arbeitszeit also stumm und deaktivieren Sie entsprechende Apps auf Ihrem Smartphone.

Generell ist der gegenseitige Austausch zwischen allen Teammitgliedern oder Projekt-Beteiligten in Form von Meetings selbstverständlich förderlich. Negative Auswirkungen entstehen, wenn das Meeting

• zu lange dauert und somit die Konzentration beeinträchtigt ist,
• nicht gut vorbereitet wurde,
• keine klare Agenda aufweist,
• zu viele Teilnehmer hat und nicht alle zu Wort kommen,
• keine klare Führung hat.

Daher gilt es, beim Abhalten von Meetings einige Regeln zu berücksichtigen. Produktiver wird ein Meeting mit einer klaren Agenda, eindeutigen Zielen sowie einer begrenzten Dauer. Eine gründliche Vorbereitung und Planung ist unabdingbar. Mehr Tipps für erfolgreiche Meetings erhalten Sie im Beitrag „Effektive Meetings veranstalten“.

Insbesondere aufgrund ihrer Unberechenbarkeit beeinträchtigen Telefonate die Konzentration massiv. Das Smartphone oder Diensttelefon kann schließlich zu jeder Zeit klingeln und zu einer plötzlichen und unerwarteten Unterbrechung der Arbeit führen.

Um diese Störungen zu reduzieren, lohnt es sich, feste Zeiten für Anrufe einzuplanen und gegebenenfalls einkommende Anrufe zu blockieren, falls Sie die Möglichkeit dazu haben. So ist es während der Arbeitszeit wesentlich, Prioritäten für Anrufe zu setzen. Überlegen Sie, ob ein Anruf wichtig genug ist, um den aktuellen Arbeitsfortschritt zu unterbrechen. In vielen Fällen ist es sinnvoll, nicht direkt zu antworten oder zurückzurufen. Führen Sie das Telefonat lieber zu einem späteren Zeitpunkt in Ruhe und mit voller Aufmerksamkeit.

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Lassen Sie keine Aufgaben liegen und erledigen Sie diese, sofern möglich, immer mit dem nächsten Schritt. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht schreiben müssen und mit einem Absatz fertig sind, so beginnen Sie bereits den nächsten Absatz, ehe Sie in die Pause gehen oder den Arbeitstag beenden. So bearbeiten Sie sämtliche Aufgaben effizienter und werden insgesamt produktiver.

Die meisten Menschen haben negative Angewohnheiten, die bei der Arbeit zu echten Produktivitätskillern werden. Sie können diese allerdings steuern, indem Sie Ihre Arbeitsumgebung entsprechend verändern. Schalten Sie die Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone aus und setzen Sie sich konkrete Zeitlimits für bestimmte Aktivitäten. Sie können außerdem Kollegen um Hilfe bitten oder Tools und Apps nutzen, die fokussiertes und produktives Arbeiten unterstützen.

Wer vorher weiß, was ihn erwartet, kann produktiv in den neuen Arbeitstag starten. Deshalb lohnt es sich, den kommenden Tag schon am Vorabend durchzuplanen. Überlegen Sie sich, um welche Uhrzeit Ihre Arbeitsleistung am besten ist. Reservieren Sie diese Zeiträume für diejenigen Aufgaben, die Ihnen besonders viel Energie abverlangen.

Finden Sie Wege, um mehr von den Arbeiten zu tun, die Ihnen Spaß machen: Sprechen Sie mit Ihren Vorgesetzten und Kollegen. Möglicherweise sind andere Teammitglieder froh, wenn Sie sich dazu bereit erklären, bestimmte Aufgaben zu übernehmen. Sollte es in Ihrer aktuellen Position kaum Tätigkeiten geben, die Ihnen Freude bereiten, ziehen Sie einen Jobwechsel in Erwägung. Wenn Ihnen Ihr Beruf keinen Spaß macht, werden Sie darin auch nicht produktiv arbeiten können.

Mit einer Checkliste behalten Sie den Überblick über alle Aufgaben, die Sie zu erledigen haben. Das Abhaken trägt zum produktiveren Arbeiten bei, da Sie so den Fortschritt der Arbeit verfolgen, Prioritäten setzen und Ablenkungen vermeiden. Zudem erhöht es die eigene Motivation, wenn Sie sehen, was Sie alles bereits geschafft haben. Insbesondere bei Tätigkeiten, bei denen man den Arbeitsforschritt nicht direkt sieht (im Gegensatz zu handwerklichen Jobs, bei denen man das Arbeitsergebnis direkt erkennt), ist diese Methode dafür hilfreich.

E-Mails gehören mitunter zu den größten Produktivitätskillern. Mit dem Smartphone lassen sich diese schließlich rund um die Uhr von überall aus bequem beantworten. Doch wer ständig Mails lesen und schreiben muss, kommt nicht dazu, sich auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren. Darum empfiehlt es sich, feste Zeiten zur aktiven Beantwortung von E-Mails einzuplanen und das Postfach ansonsten auszuschalten. Es gibt keine festgelegte Regel, wie oft man E-Mails abrufen sollte. Je nach Art der Arbeit, der Arbeitsbelastung und persönlichen Vorlieben empfiehlt es sich beispielsweise, sie jeweils morgens, nach der Mittagspause und abends vor Dienstschluss abzurufen.

Insgesamt hilfreich ist die Anwendung der Zero-Inbox-Methode.

Machen Sie eine realistische Planung. Um den Fokus zu fördern und Überforderung zu vermeiden, sollten Sie sich auf eine überschaubare Anzahl von größeren Aufgaben pro Tag beschränken. So setzen Sie all Ihre Energieressourcen effektiv ein und erledigen alle Aufgaben in der erforderlichen Qualität. Im Gegensatz dazu können zu viele Aufgaben auf einmal zu Ablenkung und Stress führen. Planen Sie auch immer Pufferzeiten für Unvorhergesehenes ein, das aber dringend erledigt werden muss.

Viele der eintreffenden E-Mails sind für Sie schlicht irrelevant. Werbemails, wenig relevante Newsletter, Rundmails ohne Bezug zu Ihren Projekten. Diese E-Mails sollten Sie konsequent löschen.

Sind Sie tatsächlich der richtige Adressat und können Sie die E-Mail adäquat beantworten bzw. die notwendigen Handlungen einleiten? Falls nicht, überlegen Sie, wer der richtige Ansprechpartner im Unternehmen ist und leiten Sie die Anfrage an diesen weiter.

Sofern Sie in den Vorgang grundsätzlich involviert sind (z. B. als Projektverantwortlicher), verschieben Sie die E-Mail anschließend in den Ordner „Delegierte E-Mails“. Prüfen Sie zu einem späteren Zeitpunkt, ob alles erledigt wurde. Wenn sich die Sache für sie erledigt hat, löschen Sie die E-Mail oder archivieren Sie sie.

Wenn die Beantwortung bzw. Bearbeitung einer E-Mail weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, kümmern Sie sich direkt darum. Anschließend ist die Sache erledigt, die E-Mail wandert entsprechend ins Archiv, in den „Antwort erwartet“-Ordner oder in den Papierkorb.

Die letzte Kategorie von E-Mails sind Anfragen, die Sie zwar betreffen und die Sie persönlich bearbeiten müssen, die aber mehr Zeit in Anspruch nehmen. Planen Sie für die Bearbeitung dieser E-Mails feste Zeiten ein, z. B. indem Sie sich eine Aufgabe in Ihrem Kalender anlegen und verschieben Sie sie in den Ordner „Zu bearbeitende E-Mails“.

Der Begriff „Produktivität“ bezieht sich auf das Verhältnis zwischen dem erbrachten Aufwand (Input) zum erzielten Ergebnis (Output). Produktiv arbeiten bedeutet demnach, dass Aufgaben oder Projekte möglichst effizient abgeschlossen werden. Das Ziel ist hierbei, ohne Qualitätseinbußen so viel wie möglich mit wenig Einsatz von Ressourcen zu erreichen. Eine Steigerung der Produktivität erzielt man, indem man Aufgaben priorisiert, Zeitlimits setzt und Ablenkungen vermeidet. Regelmäßige Pausen leisten ebenfalls einen Beitrag zur Produktivitätssteigerung.

Am besten legen Sie zunächst Ihre Ziele und Prioritäten fest. Definieren Sie, was Sie in welchem Zeitraum erreichen möchten. To-do-Listen und Planer helfen Ihnen bei der Organisation Ihres Zeit- und Aufgabenmanagements. Darüber hinaus sollten jegliche Formen von Ablenkungen beseitigt werden. Vergessen Sie nicht, immer wieder Pausen einzulegen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie über längere Zeiträume hinweg konzentriert arbeiten können. Regelmäßiges Reflektieren über die eigene Arbeitsweise hilft dabei, die eigene Produktivität zu erhöhen. Überlegen Sie, welche schlechten Angewohnheiten Ihre Produktivität bei der Arbeit bremsen und was Sie dagegen tun können. Beobachten Sie sich selbst aufmerksam bei der Arbeit und fragen Sie bei Kollegen nach. Finden Sie heraus, um welche Uhrzeiten Sie besonders produktiv arbeiten können. Versuchen Sie, diese Zeiträume in Zukunft für die wichtigsten Aufgaben zu nutzen.

Eine allgemeingültige Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Die maximale Dauer, während der Menschen produktiv arbeiten können, variiert je nach Person, Tagesverfassung und Aufgabe. Grundsätzlich sind die meisten Menschen dazu in der Lage, 90 Minuten lang produktiv zu arbeiten. Danach sollten Sie zumindest eine kurze Pause einplanen. Einer Studie der Universität von Hiroshima zufolge steigt die Produktivität, wenn Mitarbeiter nach 52 Minuten konzentrierter Arbeit eine Pause von 17 Minuten einlegen.

Wer produktiv werden möchte, sollte die eigenen Produktivitätskiller und potenzielle Ablenkungen kennen und eliminieren. So kann man beispielsweise das Handy in die Schublade legen und Benachrichtigungen abstellen, die Social-Media-Nutzung ausschließlich auf die Abendstunden beschränken oder E-Mails nur dreimal täglich zu bestimmten Zeiten beantworten. Eine realistische Planung sowie ein produktiver Arbeitsplatz, an dem die Arbeit Spaß macht, spielen ebenfalls eine wesentliche Rolle. Um produktiv arbeiten zu können, sollte man mit den eigenen körperlichen und psychischen Ressourcen sinnvoll haushalten. Ein gesunder Lebensstil und viele Pausen während der Arbeit sorgen für ein Mehr an Produktivität.