Mehr Produktivität im Arbeitsumfeld

Das Smartphone hier, der Laptop dort, der Kollege nebenan: In einem ablenkungsanfälligen Umfeld ist produktives Arbeiten manchmal kaum möglich. Gleichzeitig rückt der dieser Faktor in der modernen Arbeitswelt zunehmend in den Fokus – neben anderen wie „Effizienz“, „Leistung“ und „beruflicher Erfolg“. Mitarbeiter und Unternehmen ergreifen verschiedene Maßnahmen, um eine Produktivitätssteigerung zu erzielen. Die Erkenntnisse der Arbeitspsychologie helfen dabei, herauszufinden, wie Menschen produktiv arbeiten können. Doch nicht alle Methoden eignen sich für jede Person oder Arbeitsumgebung. Daher ist es für Arbeitnehmer sowie Führungskräfte wichtig, die passenden Maßnahmen zu finden. Erfahren Sie im Folgenden unter anderem, was produktives Arbeiten ausmacht, welche Methoden es gibt und wie Sie sich im Home-Office und im Büro produktiv organisieren.

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Produktives Arbeiten

Produktivität beschreibt das Verhältnis zwischen Input und Output. Produktiv arbeitet, wer mit geringem Aufwand (z. B. mit wenig Zeiteinsatz) ein erwünschtes Ergebnis erzielt. Das ist nicht nur für einzelne Mitarbeiter, sondern auch für Unternehmen von großer Bedeutung, denn es führt zu einer effizienteren Arbeitsweise, einer verbesserten Arbeitsleistung und letztendlich zu einem besseren Gesamtergebnis.

Die beiden Begriffe „Produktivität“ und „Effizienz“ werden immer wieder synonym verwendet. Allerdings beziehen sie sich auf zwei grundverschiedene Aspekte der Arbeit. Bei der Produktivität geht es um das Verhältnis zwischen den eingesetzten Ressourcen und der erzielten Leistung (Input und Output). Effizienz wiederum bezieht sich auf den Gebrauch der passenden Ressourcen wie Zeit, Geld und Arbeitsmitteln, um konkrete Arbeitsziele zu erreichen. Demzufolge ist eine hohe Effizienz die Voraussetzung für ein hohes Maß an Produktivität.

Beispiel: Ein Tischler verschraubt zwei Teile miteinander. Er nutzt dafür einen Schraubenzieher und schafft in einer Stunde 30 Verbindungen. Sein Kollege nutzt für dieselbe Aufgabe einen Akku-Schrauber und schafft in einer Stunde 80 Verbindungen. Der zweite Tischler arbeitet effizienter, denn er nutzt ein Werkzeug, das passender für die Tätigkeit geeignet ist. Damit arbeitet er auch produktiver, da er mit weniger Zeiteinsatz (Input) mehr verschraubte Teile (Output) produziert.

Eine Frau bedient einen Touchscreen-Bildschirm.
Eine Frau bedient einen Touchscreen-Bildschirm.
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Das Pausen-Paradox

Der allgemeine Glaube besagt, dass mehr Arbeitszeit gleichbedeutend mit mehr Leistung ist. Hierbei handelt es sich allerdings um einen weit verbreiteten Irrglauben. Das sogenannte Pausen-Paradoxon beruht auf der Beobachtung, dass kurze Pausen während längerer Arbeitsperioden die Produktivität, Belastbarkeit und Konzentration verbessern können.

Auf den ersten Blick mag dies paradox erscheinen. Jedoch gibt es einige wissenschaftliche Hinweise darüber, dass diese Annahme der Wahrheit entspricht. Als Beispiel lässt sich etwa eine Untersuchung der Universität von Hiroshima aus dem Jahr 2014 anführen. Dabei stellten Wissenschaftler fest, dass die Produktivität steigt, wenn Mitarbeiter nach 52 Minuten konzentrierter Arbeit eine Pause von 17 Minuten einlegen.

Die Erklärung des Paradoxons erscheint simpel: Durch Pausen wird die Konzentration erneuert, der Geist erfrischt und die Motivation gestärkt. Bei der Rückkehr zur Arbeit ist ein produktiveres Arbeiten somit leichter möglich. Folglich ist es überaus wichtig, bei der Arbeit kurze Pausen einzulegen.

Aber Achtung: Zu lange Pausenzeiten führen zu einer Unterbrechung des Workflows. Manchmal kommt es dann sogar dazu, dass die Motivation komplett verloren geht. Umso entscheidender ist es, ein gesundes individuelles Maß zu finden, um Konzentration und Energie so lange wie möglich aufrechtzuerhalten.

Lesetipp

Pause machen am Arbeitsplatz ist wichtig, um den ganzen Tag produktiv zu bleiben. Lesen Sie, wie eine gute Pausengestaltung funktioniert.

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Produktivitätskiller

Als Produktivitätskiller bezeichnet man sämtliche äußere Einflüsse, die negative Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit, Effizienz und Output haben können. Im Regelfall gibt es bei den meisten Menschen bestimmte Arten von Störquellen, die den eigenen Workflow behindern. Dazu gehören beispielsweise das eigene Smartphone, unproduktive Meetings oder private Browsertabs, die am Laptop im Hintergrund geöffnet sind.

Der größte Produktivitätskiller ist Multitasking. Aus neurologischen Gründen ist es uns Menschen nicht möglich, mehreren Aufgaben gleichzeitig hundertprozentige Aufmerksamkeit zu schenken. Deshalb können die wenigsten Menschen produktiv arbeiten, während sie in sozialen Netzwerken Bilder kommentieren oder wichtige Telefonate führen. Wer sich nicht auf eine Aufgabe fokussieren kann, wird eine qualitativ schlechtere Performance erbringen. Es ist daher essenziell, alle Produktivitätskiller zu kennen und im Vorhinein auszuschalten.

Ein Mann steht neben der Küchentheke und schaut auf sein Telefon.
Ein Mann steht neben der Küchentheke und schaut auf sein Telefon.

Nicht nur die oben genannten Faktoren sind Produktivitätskiller. Lästereien am Arbeitsplatz, also das Schlechtreden über Abwesende, lenken ab und wirken sich insgesamt negativ auf das produktive Arbeiten aus. Lesen Sie jetzt, wann das Maß überschritten ist und was Sie dagegen tun können.

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Methoden für produktiveres Arbeiten

Spätestens seit dem Beginn der Industrialisierung versuchen Experten, effektive Methoden zur Produktivitätssteigerung zu entwickeln. Insbesondere in den letzten Jahren sind zahlreiche Ratgeber zu dieser Thematik erschienen. Und auch die Nachfrage nach konkreten „Formeln“ wächst stetig. 

Wenn Sie persönlich produktiver arbeiten möchten, sollten Sie zum Beispiel die folgenden Tipps und Methoden berücksichtigen:

Die überwiegende Mehrheit der Maßnahmen zum produktiveren Arbeiten zielt darauf ab, die Planung der Arbeit effizient zu organisieren. Die anfallenden Aufgaben sollen auf möglichst sinnvolle Weise auf die zur Verfügung stehende Zeit aufgeteilt werden. Hierfür ist es mitunter auch erforderlich, anderen Grenzen zu setzen und Nein zu sagen – auch wenn es Unbehagen bereitet. 

Wer im Beruf gelassen ist, reduziert Stress und arbeitet produktiver. Doch wie kann das funktionieren? Jetzt Tipps für mehr innere Ruhe und gefassteres Arbeiten erhalten!

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Inbox-Zero-Methode

Wer im Büro arbeitet, kennt sie nur zu gut: die tägliche Flut an E-Mails. In zahlreichen Berufen nimmt die elektronische Kommunikation viel Aufmerksamkeit und Arbeitszeit in Anspruch. 

Allzu oft wandert der Blick ins überquellende Postfach. Nicht nur neue, sondern auch bereits gelesene Mails werden erneut kurz überflogen. Neu ankommende E-Mails poppen dank Mail-Benachrichtigung im Minutentakt rechts am Bildschirmrand auf und reißen uns fortlaufend aus der Konzentration. Kein Wunder, dass die Arbeitsleistung sinkt und Sie in Zeitdruck und Stress geraten.

Inbox Zero schafft Abhilfe

Durch konsequentes Bearbeiten und Verschieben von E-Mails soll der Posteingang stets leer sein. Unter anderem verhindert dies, dass Sie bei vielen eingehenden E-Mails etwas übersehen und Nachrichten mehrfach unnötig lesen.

Beim E-Mail-Check ist weniger ist mehr. Wie oft gehen Sie zu Ihrem Briefkasten? Ein- bis zweimal am Tag oder alle zwei Minuten? Halten Sie es mit dem Abrufen Ihrer E-Mails genauso. Schalten Sie die Mail-Benachrichtigung ab und checken Sie Ihren Posteingang nur sporadisch – je nach Notwendigkeit einmal die Stunde oder auch nur zweimal täglich. Die restliche Zeit arbeiten Sie konzentriert ohne ständige Ablenkung.

Inbox-Zero-System

Hilfreich bei Inbox Zero ist es, z. B. folgende vier Ordner anzulegen:

  1. Zu bearbeitende E-Mails
  2. Antwort erwartet
  3. Delegierte E-Mails
  4. Archivierte E-Mails

Stellen Sie sich bei neuen E-Mails folgende Fragen:

  1. Ist diese E-Mail für mich von Bedeutung?
  2. Wenn ja, welche Reaktion/Handlung wird von mir erwartet?
  3. Was bedeutet dies für den Umgang mit der E-Mail?

Auf Basis dieser Fragen entscheiden Sie, ob Sie die E-Mail sofort löschen oder weiterbearbeiten.

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Produktivität im Home-Office

Bei der Arbeit im Home-Office sehen sich Arbeitnehmer oft mit speziellen Problemen konfrontiert. Dazu gehören insbesondere die fehlende Trennung zwischen dem Arbeits- und Privatbereich sowie Ablenkungen durch Familienmitglieder. Vor allem für Eltern oder Arbeitnehmer mit anderen Betreuungspflichten sind Home-Office und Produktivität oft kaum miteinander zu vereinbaren. Abgesehen davon eignen sich viele Wohnungen schlichtweg nicht als Arbeitsplatz. Aufgrund fehlender Ausrüstung, mangelnder Ressourcen oder schlechter Rahmenbedingungen ist produktives Arbeiten im Home-Office dann nicht möglich.

Deshalb benötigen Sie einen klar definierten Arbeitsbereich. Vermeiden Sie es, auf dem Sofa oder im Bett zu arbeiten. So ist auch für die Familienmitglieder klar, dass Sie arbeiten, wenn Sie dort sitzen. Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung und -atmosphäre, in der Sie sich wohlfühlen. Eine Veränderung der Lichtverhältnisse kann ebenso hilfreich sein wie beispielsweise das Erstellen einer Soundtrack-Playlist für Ihre Home-Office-Tätigkeit. 

Manche Menschen brauchen zudem die regelmäßige soziale Interaktion mit Kollegen und anderen Personen. Ihnen schlägt die lange Arbeit im Home-Office häufig aufs Gemüt. Die Folge sind zumeist mangelnde Motivation und Disziplin, wodurch auch die Produktivität im Home-Office auf der Strecke bleibt.

Hier kann es helfen, zum Arbeiten in sogenannte Coworking Spaces zu gehen. Coworking Spaces sind Arbeitsbereiche, die von Remote Workern, Freelancern oder digitalen Nomaden genutzt werden können. Es handelt sich dabei um voll ausgestattete Arbeitsplätze mit Besprechungsräumen, WLAN-Zugang, Druckern und Kaffeeküchen. Dort können Sie auch neue Menschen kennenlernen und haben persönlichen Austausch.

Lesetipp: Weitere Tipps für mehr Produktivität im Homeoffice erhalten!

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Fragen und Antworten

Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen.

Ein Mann und eine Frau spielen im Büro Tischtennis.
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