Ihre Ausschreibung
in guten Händen

Wie laufen Ausschreibungen (engl. "tender") ab? Was ist Tender Management und wie ist der Ablauf einer Ausschreibung in der Personaldienstleistung? Wir haben die Antworten.

Ausschreibungen in der Personaldienstleistung

Unternehmen der Privatwirtschaft oder öffentliche Auftraggeber mit einem größeren Bedarf an Personaldienstleistung führen oft Ausschreibungen durch. Eine Ausschreibung ist eine Aufforderung an mehrere Dienstleister zur Abgabe eines Angebots, in dem zahlreiche Parameter abgefragt werden. Ziel ist es, eine langfristige Kooperation mit einem Personaldienstleister einzugehen, der die Anforderungen des Unternehmens versteht, erfüllt und individuelle Konzepte erstellt. Im Fokus steht dabei die Verpflichtung eines lieferfähigen Partners mit Branchen-Know-how bei gleichzeitiger Optimierung der Kostenstruktur. Der Personaldienstleister profitiert im Gegenzug von einer guten Auslastung und Planungssicherheit. Basis der Zusammenarbeit ist der Abschluss eines Rahmenvertrages für die jeweilige Dienstleistung.

Ihre Ausschreibung – das können wir für Sie tun

Sie haben Ihre Personaldienstleistungen bereits ausgeschrieben und Angebote angefragt?

  • Unser Experten-Team erstellt ein optimal für Sie zugeschnittenes Konzept und ein faires Angebot.

Sie planen eine Ausschreibung über Personaldienstleistung, brauchen aber noch Unterstützung?

  • Die Ausgestaltung einer Ausschreibung kann vielfältig und komplex sein. Wir geben unsere jahrelange Erfahrung gerne an Sie weiter und besprechen mit Ihnen, wie Sie Ihre anstehende Ausschreibung am besten planen und durchführen.

Passgenaue Lösungen

Nachdem Sie Ihren Bedarf an Personaldienstleistungen ausgeschrieben haben, bringt unser Tender Management alle Experten an einen Tisch. Das Schaubild skizziert den Ablauf. Sie können somit sicher sein, dass bei uns alle Kenntnisse, Konzepte und Ressourcen gebündelt werden, um eine überzeugende und passgenaue Lösung für Sie zu finden – und dies sogar bei Bedarf deutschlandweit über die gesamte Randstad Gruppe und auch international.

Ausschreibungen im Bereich Personaldienstleistungen

Wie agiert Randstad, wenn Sie ausgeschrieben haben?

Ihre Ausschreibung wird bei uns von dem sogenannten "Deal Team" bearbeitet, das von unserem Fachbereich "Tender Management", unseren internen Ausschreibungsexperten, gesteuert wird. Es setzt sich wie folgt zusammen:

  • Ihre Vertriebskontakte bei Randstad
    Das Deal Team besteht immer aus Kollegen, die Sie bereits kennen, d. h. Ihre Vertriebsansprechpartner von Randstad.Der Sales Lead ist Ihr Experte für alle kaufmännischen Themen. Mit seinem Hintergrundwissen zu Ihrem Unternehmen und dem lokalen Arbeitsmarkt in Ihrer Region kann die beste Lösung erarbeitet werden. Dazu gehören auch die Findung eines kommerziellen Angebots und die finale Vertragsverhandlung.
    Der Operations Lead ist Ihr Experte für eine sichere Belieferung und Ihr Ansprechpartner vor Ort. Nach Vertragsabschluss ist er für die Implementierung und den Service verantwortlich.
  • Tender Manager – Ihr Experte für Ausschreibungen
    Der Tender Manager stammt aus unserem Tender Team und ist Ausschreibungsexperte. Er ist Ihr Ansprechpartner, wenn es um individuelle Lösungen für Ihr Unternehmen geht. Mit seinem Wissen um das Portfolio der Randstad Gruppe steuert er den Ausschreibungsprozess und benennt die restlichen Mitglieder des Deal Teams. Er erarbeitet ein kundenspezifisches Angebot und erstellt die finalen Angebotsunterlagen. Dabei hat er das Ziel vor Augen: Die beste Lösung für Ihren Bedarf zu finden.
  • Kollegen aus dem Fachbereich Recht
    Unsere Kollegen aus der Rechtsabteilung (Legal Affairs) sind speziell für Ihre vertraglichen Themen Ansprechpartner und unterstützen das Deal Team bei allen rechtlichen Fragen. So können wir den Vertragsprozess zügig zum Abschluss bringen.
  • Experte aus dem Fachbereich Kalkulation für eine faire Preisgestaltung

Je nach Ausschreibung können weitere Fach- und Unternehmensbereiche und beteiligt werden.

Welche Bereiche der Personaldienstleistung umfassen Ausschreibungen?

Ausschreibungen in der Personaldienstleistung können z. B. folgende Bereiche umfassen:

  • Klassische Arbeitnehmerüberlassung
    Der Personaldienstleister überlässt dem Kundenunternehmen Mitarbeiter für einen begrenzten Zeitraum (Zeitarbeit).
  • Direkte Personalvermittlung
    Bei der Personalvermittlung übernimmt der Personaldienstleister den Rekrutierungsprozess zur Direktanstellung von Mitarbeitern beim Kundenunternehmen.
  • Onsite Management
    Der Personaldienstleister übernimmt die Steuerung seiner Zeitarbeitskräfte beim Kunden vor Ort (insbesondere wenn viele Zeitarbeitskräfte dort im Einsatz sind).
  • Master Vendor
    Als Master Vendor übernimmt der Personaldienstleister die komplette Koordination und Steuerung des beim Kunden eingesetzten Zeitarbeitspersonals. Er ist Hauptlieferant und steuert weitere Personaldienstleister, die Co-Lieferanten sind.
  • Personalmanagement für Unternehmen
    Hierunter fallen die Servicemodelle Managed Service Provider (MSP), Recruitment Process Outsourcing (RPO) und Consolidated Supplier Invoicing (CSI).
  • Outsourcing
    Beim Outsourcing übernimmt der Personaldienstleister ganze Aufgabenbereiche und führt sie in Eigenverantwortung durch.

Randstad ist in allen genannten Bereichen erfahren. Daher sind wir in der Lage, auf Ihre Ausschreibung hin individuelle Personalkonzepte für Ihren Bedarf zu ermitteln, die auch in der Kombination unterschiedlicher Serviceleistungen bestehen können. Zudem unterstützen wir Sie mit innovativen Lösungen, z. B. der elektronischen Zeiterfassung oder unserem interaktiven und webbasierten Schichtplanungstool "WePlan". Damit können Sie sich voll und ganz auf Ihre Projekte konzentrieren.

Welche Unternehmen schreiben ihren Bedarf für Personaldienstleistungen aus?

In der Regel machen Auftraggeber mit großvolumigen Aufträgen von Ausschreibungen Gebrauch. Aber auch für Unternehmen mit mittlerem Personalbedarf wird das Instrument Ausschreibung immer interessanter, da das strukturierte Verfahren zur Kosteneinsparung und zur effizienteren Gestaltung von Prozessen führen kann. Das Erfordernis einer Ausschreibung kann zudem aus unternehmensinternen Vorgaben resultieren. Im öffentlichen Bereich sind Ausschreibungen ab einem bestimmten Auftragsvolumen vorgeschrieben und somit zwingend erforderlich.

Ist Randstad erfahren genug und was bietet Ihnen Randstad?

Wir haben die Erfahrung, um Ihnen ein optimales Angebot zu unterbreiten bzw. Sie im Aufsetzen Ihrer Ausschreibung zu unterstützen. In 2018 haben wir an nahezu 200 Ausschreibungen, d. h. Requests für Quotation (RFQ) und Requests for Proposal (RFP) teilgenommen und 45 elektronische Plattformen genutzt

Zudem bieten wir Ihnen Sicherheit, die durch unsere unbefristete Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung und Zertifikate (TÜV-zertifizierter Datenschutz, ISO-zertifiziertes Qualitätsmanagement etc.) belegt werden. Im Bereich der Zeitarbeit verringern Sie Ihr Risiko der Subsidiärhaftung durch die Zusammenarbeit mit einem wirtschaftlich soliden und erfahrenen Personaldienstleister.

Welche Vorteile bietet eine professionelle Unterstützung durch Randstad bei der Gestaltung der Ausschreibung?

Wenn Sie Fragen zu einer bevorstehenden Ausschreibung haben, unterstützen Sie unsere Randstad Ausschreibungsexperten gerne im Planungsprozess. Im Gespräch tauschen wir uns mit Ihnen zu den Rahmenbedingungen der Ausschreibung aus. Wir identifizieren zusammen mit Ihnen, welche Informationen benötigt werden und wie bzw. wo Sie Ihre Ausschreibung am besten platzieren. So stellen Sie sicher, dass Sie genügend Angebote erhalten und ermöglichen einen Wettbewerb.

Tender Management und Ausschreibungen

Was ist Tender Management (Bid Management)?

Tender Management, auch Bid Management genannt, bezeichnet das Ausschreibungsmanagement, also das Screenen von Plattformen auf neue Ausschreibungen und das Bearbeiten eingehender Ausschreibungen – von der ersten internen Beurteilung bis zur Angebotsabgabe und darüber hinaus.

Der Ablauf kann beispielsweise wie folgt aussehen:

Zunächst beurteilt der Dienstleister, ob sich die Angebotsabgabe für ihn lohnt. Dazu sammelt er Informationen und wertet sie aus. Kriterien sind z. B. das Umsatzpotenzial und die Gewinnchancen, ob man lieferfähig ist, welche strategische Bedeutung der Tender haben kann usw. In einem weiteren Schritt erfolgen Konzepterstellung und Kalkulation durch Experten-Teams und interne Abstimmungen. Es kommt zur Angebotsabgabe und ggf. Angebotspräsentation. Die Angebotsunterlagen berücksichtigen im Idealfall alle vom Auftraggeber geforderten Formalitäten und Angaben. Nach einer Verhandlungsphase erhält ein Dienstleister den Zuschlag, es kommt zum Vertragsabschluss und im weiteren Verlauf zur Evaluierung. Das Tender Management begleitet den gesamten Prozess.

Die Rolle der Ausschreibungsexperten:

Wenn ein Personaldienstleister einen eigenen Fachbereich zum Thema Ausschreibungen (Tender Management) vorweist, kann er in der Regel schnell und professionell auf die Anforderungen eines Auftraggebers reagieren. Aufgrund der routinierten Bearbeitung werden die richtigen Fachleute zusammengebracht, um die bestmögliche Lösung zu erarbeiten und ein optimales Angebot zu erstellen.

Im Zuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses evaluiert das Tender Management jedes abgegebene Angebot im Nachgang. Dafür informiert es sich beim Kunden, ob er mit dem abgegebenen Angebot zufrieden war oder Fragen unbeantwortet geblieben sind. Auch wenn es letztlich nicht zu einem Vertragsabschluss kommt, erkundigt sich ein qualitätsorientiertes Tender Management nach den Gründen, um daraus für zukünftige Ausschreibungen zu lernen.
 

Welche unterschiedlichen Ausschreibungsformen gibt es?
  • RFI - Request for Information
    Anfrage an Dienstleister, ob sie einen skizzierten Bedarf grundsätzlich erfüllen können. Im RFI werden ausschließlich Informationen zum Unternehmen bzw. Produkt abgefragt, keine Tarife.
  • RFP - Request for Proposal
    Anfrage an Dienstleister, ein umfassendes Angebot mit Informationen zum Unternehmen, zu Leistungen, Vertragsbedingungen und Tarifen abzugeben.
  • RFQ - Request for Quotation
    Zu einem detailliert beschriebenen Bedarf wird eine Leistungsbeschreibung mit einem möglichst präzisen Preis angefragt.
  • Vergabe - Öffentliches Ausschreibungsverfahren
    Den Ablauf bei der Vergabe öffentlicher Aufträge und die Zuständigkeiten regelt das öffentlich rechtliche Vergaberecht.
Warum werden Ausschreibungen durchgeführt?

Bei einer Ausschreibung werden Dienstleister um die Abgabe eines Angebots gebeten. Öffentliche Auftraggeber sind in Deutschland sogar dazu verpflichtet, Aufträge ab einem bestimmten Auftragsvolumen öffentlich auszuschreiben. Anhand der Angebote erhalten die ausschreibenden Auftraggeber einen transparenten Überblick über marktübliche Konditionen und das Spektrum der zu erwartenden Dienstleistungen. Eine Ausschreibung bietet ihnen die Möglichkeit, den Dienstleister mit dem für sie passendsten Konzept und dem besten Preis-Leistung-Verhältnis zu ermitteln.

Was sind Beschaffungs- und Sourcingportale? Was ist E-Bidding?

Mit Beschaffungsportalen bzw. B2B-Marktplätzen/Sourcingportalen hat ein Auftraggeber die Möglichkeit, Lieferanten zur Teilnahme an einer Ausschreibung aufzufordern. Diese Portale erlauben es Einkäufern und Lieferanten, Ausschreibungen komplett digital abzuwickeln. Lieferanten geben ihr Angebot nach festgelegten Regeln ab mit dem Ziel, den Auftrag zu erhalten. Für Lieferanten ergibt sich zunächst ein gewisser Verwaltungsaufwand bei wenig Flexibilität. Allerdings reduzieren sich die administrativen Tätigkeiten wieder an anderer Stelle, da z. B. allgemeingültige Informationen wie Zertifikate nur einmal hinterlegt werden. Für die Kunden ist ein gut gepflegtes Unternehmensprofil auf einer Plattform hilfreich, um Informationen schnell in strukturierter Form finden und auswerten zu können.

Das E-Bidding ist vergleichbar mit einer Online-Auktion, bei dem die Bietenden Transparenz über Angebotskonditionen der Mitbietenden haben. Für die Angebotsabgabe steht ein klar umrissenes Zeitfenster zur Verfügung, bei dem die "Uhr tickt". Im Gegensatz zu den gängigen Online-Auktionen unterbieten sich die Teilnehmer hierbei.

Das Tender Management von Randstad ist routiniert im Umgang mit unterschiedlichsten Ausschreibungsportalen und im E-Bidding.

Entstehen durch die Angebotsabgabe Kosten?

In der Regel wird die Angebotsabgabe durch die Personaldienstleister kostenfrei für den Auftraggeber erbracht.

Was zeichnet ein gutes Angebot aus und wann war eine Ausschreibung erfolgreich?

Ein gutes Angebot beantwortet alle Fragen der Ausschreibung. Der Auftraggeber erhält einen umfassenden Überblick über die zu erwartende Dienstleistung und ihre Rahmenbedingungen. Er weiß genau, was nach Vertragsabschluss auf ihn zukommt. Neben den konkreten Angaben zur Leistungserbringung kommt es vor allem auf die Qualität der Dienstleistung an. Diese lässt sich am besten anhand von Service Level Agreements und Referenzprojekten unter Beweis stellen. So kann der Auftraggeber sicher sein, einen zuverlässigen Partner zu finden.

Ihre Ausschreibung war erfolgreich, wenn Ihnen geliefert wird, was Sie gefordert haben. Aber es gibt noch mehr Indikatoren. Sie merken es besonders an der Zusammenarbeit mit Ihrem Dienstleister:

  • Haben Sie ein partnerschaftliches Verhältnis?
  • Wurden Service Level Agreements vereinbart und werden diese auch eingehalten?
  • Ist der Übergang von einem Dienstleister zu Ihrem neuen Dienstleister reibungslos verlaufen?
  • Sind die richtigen Kennzahlen aufgestellt worden und erkennen Sie eine positive Entwicklung?

Wenn Sie all diese Fragen mit "ja" beantworten können, haben Sie alles richtig gemacht.

Als Lead Tender Management liegt mein Fokus auf einem guten Kundenerlebnis im Einkauf von Personaldienstleistungen. Mein Ziel: Die Kooperation zwischen Randstad und seinen Kunden von Anfang an zu einem Gewinn für beide Seiten zu machen – die Basis für eine langfristige Partnerschaft.
Sandra Thörner,
Lead Tender Management bei Randstad Deutschland
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