Erreichbarkeit wird zur Nagelprobe

12. Oktober 2015

E-Mails und Anrufe nach Feierabend: Vielfach als schädlich erkannt, dennoch häufig betrieblicher Alltag. Beispiele zeigen: Es geht auch anders.

Bleibt die freie Zeit auch „kontaktfrei“?

  • Wenn geschäftliche Kommunikation in die Freizeit der Mitarbeiter hineinreicht, reduziert dies die Regenerationsphase und drückt auf Motivation und Produktivität.
  • Viele Mitarbeiter fühlen sich zur Erreichbarkeit verpflichtet, obwohl derlei nie gefordert wurde.
  • Unternehmen, die die Erreichbarkeit und den Gebrauch von Mails und Anrufen in die Freizeit hinein begrenzen wollen, geben sich spezielle Richtlinien oder schaffen einen Kommunikations-Kodex.

Die große Mehrheit der Berufstätigen ist auch in den Sommerferien geschäftlich erreichbar. Mehr als drei Viertel von ihnen beantworten auch aus dem Urlaub dienstliche E-Mails oder Anrufe. Das hat vor Jahresfrist eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Hightech-Verbands Bitkom ergeben. Ans Telefon gehen dabei 61 Prozent der Urlauber, E-Mails lesen und beantworten 54 Prozent.

Notfall vs. Erholungswert

„So erfreulich die hohe Identifikation der Beschäftigten mit ihrer Arbeit ist, Berufstätige müssen in den Ferien einmal richtig abschalten können", kommentiert Bitkom-Präsident Prof. Dieter Kempf das Umfrageergebnis. „Moderne Kommunikationsmittel zu nutzen, um im Notfall erreichbar zu sein, ist das eine. Den Erholungswert eines Urlaubs jedoch durch regelmäßige dienstliche Korrespondenz zu gefährden, ist etwas anderes." Wird doch andererseits die Urlaubspflicht der Mitarbeiter qua Definition als „bezahlte Freistellung zur Wiederherstellung und zum Erhalt der Arbeitskraft“ definiert.

Um ihre Mitarbeiter vor blindem Eifer – und damit vor sich selbst – zu schützen, geht eine wachsende Zahl von Unternehmen dazu über, die Erreichbarkeit des Einzelnen durch Regeln einzugrenzen und die freie Zeit auch als „kontaktfrei“ zu definieren. Hintergrund: Die aktuell verfügbaren Informations- und Kommunikationstechnologien unterstützen zwar die flexible zeitliche Gestaltung und damit auch die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben. Die theoretisch ständige Erreichbarkeit birgt aber auch Risiken, gegen die sich die Arbeitgeber im Interesse ihrer Mitarbeiter stellen.

Zwei Seiten der Medaille

Mit dem Bericht „Die Auswirkungen arbeitsbezogener erweiterter Erreichbarkeit auf Life-Domain-Balance und Gesundheit“ hat die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) den arbeitswissenschaftlichen Kenntnisstand zum Thema „ständige Erreichbarkeit“ zusammengefasst. Für den Bericht wurden 23 nationale und internationale Studien unter die Lupe genommen. Die analysierten Studien zeigen, dass mehr Arbeit ins Privatleben Einzug hält. Je stärker, desto mehr nehmen die Beschäftigten die Beeinträchtigungen des Privatlebens durch die Arbeit wahr.

Nicht nur technische Lösungen sind gefragt

Der empfundene Stress oder das Nicht-Abschalten vom Job verschlechtert ihre Befindlichkeit. Andererseits stärkt das Gefühl, gebraucht zu werden, die Arbeitszufriedenheit und Leistungsfähigkeit. Darüber hinaus eröffnet moderne Informationstechnologie neue Möglichkeiten, Privates und Beruf besser zu vereinbaren. So kann beispielsweise das Büro früher verlassen werden, weil man in Notfällen per Handy erreichbar ist oder Arbeit später zuhause erledigt.

Wertschätzung in Firmenkultur verankern

„Das Abstellen von eigenen Servern der Unternehmen nach 22 Uhr oder am Wochenende ist technisch machbar, kann aber nicht die alleinige Lösung sein“, so die BAUA. „Vielmehr kommt es auf eine Kultur im Unternehmen mit einem wertschätzenden Umgang - auch mit der Zeit der Mitarbeiter - an. So lassen sich unnötige Anrufe vermeiden, wenn Kompetenzen und Übergaben klar geregelt sind. Zudem muss deutlich gemacht werden, ob und wann der Chef Erreichbarkeit vom Beschäftigten erwartet. Zukünftig sei es wichtig, stark betroffene Beschäftigtengruppen zu identifizieren und Risiken der ständigen Erreichbarkeit zu verringern, um gezielt präventiv zu schützen.

Fehlende Absprachen verursachen Stress

Worin liegen die Ursachen, dass überhaupt die Kommunikation aus der Arbeit ins Privatleben hineinreicht? Fehlende Absprachen könnten einer der Gründe dafür sein. Diesen Schluss legt eine Untersuchung des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) in Dresden aus dem Jahr 2012 nahe. „Die meisten der Befragten fühlten sich durch die ständige Erreichbarkeit nicht oder wenig belastet", sagte Studienautorin und IAG-Psychologin Dr. Hiltraut Paridon. Allerdings habe rund jeder Siebte angegeben, sich durch die ständige Erreichbarkeit stark oder sehr stark belastet zu fühlen. „Diese Teilnehmer gaben an, dass sie auch in ihrer Freizeit nicht abschalten können und das Gefühl hätten, dass ihnen alles zu viel wird." Das Ausmaß der Belastung ist übrigens in der Arbeitszeit genauso wie in der Freizeit.

Erwartungshaltung statt Abmachung

Als Grund für Erreichbarkeit nannten die Befragten häufig, dass der Vorgesetzte dies erwarte. „Wenn man diese Menschen allerdings fragt, woher sie das wissen, kommt häufig die Antwort: Ich habe das Gefühl, dass es erwartet wird. Eine ausdrückliche Anweisung liegt nur bei einer Minderheit vor", so Paridon. „Eine klare Abmachung mit dem Vorgesetzten, wann wer im Team erreichbar zu sein hat und wann nicht, sehen daher auch viele als eine Möglichkeit an, Stress durch Erreichbarkeit zu verringern." Die Vereinbarungen sollten die Beteiligten sowohl für die Arbeitszeit als auch für die Freizeit treffen.

„Nur in begründeten Ausnahmefällen“ – Beispiele aus der Praxis

Beispiele quer durch die Branchen zeigen, dass Unternehmen inzwischen Ernst machen beim Kappen der virtuellen Standleitung zwischen Arbeitsplatz und Mitarbeiter:

  • So hat der Automobilhersteller BMW gemeinsam mit seinem Betriebsrat Handlungsempfehlungen zum Umgang mit dem Thema Erreichbarkeit erarbeitet. Sie sollen Freiräume gewähren, mobile Kommunikationsmittel unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes und in Abstimmung mit der Führungskraft flexibel und eigenverantwortlich zu nutzen.

    „Mit der BMW Mobilarbeit wurde daher zum Januar 2014 eine Betriebsvereinbarung unter dem Motto ,Flexibel arbeiten - bewusst abschalten‘ abgeschlossen, die für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an allen Standorten in Deutschland gilt“, berichtete Dr. Peter Cammerer, Betriebsrat und Verhandlungsführer Mobilarbeit, BMW AG, beim Deutschen Betriebsrätetag 2014. „Im Rahmen dieser Regelung umfasst Mobilarbeit alle arbeitsvertraglich vereinbarten Tätigkeiten, die sowohl online als auch offline (z. B. per Computer, Telefon oder mit Papiermedien) außerhalb der Büros der BMW Group durchgeführt werden. Mobilarbeitszeit ist Arbeitszeit und wird vom Mitarbeiter im Zeiterfassungssystem als Zeitdauer erfasst.“

    Um das Prinzip auch unter den Mitarbeitern zu verankern – mehr als 35.000 von ihnen sind inzwischen als „Mobile User“ erfasst – werden ihnen über einen „Mobilarbeitsführerschein“ die Grundzüge verantwortungsbewussten und vernünftigen mobilen Arbeitens vermittelt.
  • Auch die Branchenkollegen Daimler und VW haben Instrumente installiert, um der überbordenden Mailflut Einhalt zu gebieten. In Wolfsburg wird 30 Minuten nach Ende der Gleitzeit die Übertragung von Mails an die Dienst-Blackberrys der Mitarbeiter eingestellt. In Stuttgart hat man einen Abwesenheits-Assistenten kreiert, der nicht nur die Umstellung des Mail-Accounts auf „nicht erreichbar“ erleichtert.Mitarbeiter haben die Freiheit, darüber auch E-Mails automatisch zu löschen, die während ihrer Abwesenheit eintreffen.  
  • Zur Stressvermeidung bei den Mitarbeitern haben das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) schon 2013 einen Verhaltenskodex zum Umgang mit Kommunikation außerhalb der Dienstzeit vereinbart. Darin heißt es unter anderem: „Niemand, der über einen mobilen Zugang und ein Handy verfügt, ist außerhalb der individuellen Arbeitszeit verpflichtet, diese zu nutzen. Eine Selbstausbeutung der Beschäftigten soll vermieden werden." Vorgesetzte dürfen ihre Mitarbeiter nur noch in begründeten Ausnahmefällen mit E-Mails oder Anrufen in der Freizeit stören. Darüber hinaus soll keiner benachteiligt werden, der außerhalb seiner Arbeitszeit etwa sein Handy abschaltet oder Nachrichten nicht abruft.

Rechtliche Grundlagen bestehen schon

Was die rechtliche Seite der Erreichbarkeit nach Feierabend angeht, ist diese schon jetzt klar geregelt. „Man muss nicht erreichbar sein. Das Diensthandy darf während der Ferien ausgeschaltet bleiben“, heißt es in einem Ratgeber der IG Metall. Privatnummern müssten dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt werden. Auch sei der Arbeitnehmer nicht verpflichtet, seine E-Mails während seines Urlaubs regelmäßig abzurufen, um auf dem Laufenden zu sein.

Für Rufbereitschaften dagegen seien in der Regel Umfang und Dauer genau festgelegt und würden auch finanziell abgegolten. „Dabei muss die Rufbereitschaft so organisiert sein, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten nicht überschritten und dass die Regelungen zur Ruhezeit und Nachtarbeit eingehalten werden“, so die Gewerkschaft. Ähnlich wie beim Wahrnehmen des Urlaubsanspruchs dient dies dem Erhalt der Gesundheit beim Mitarbeiter – etwas, worauf Unternehmen nicht von ungefähr selbst Anspruch erheben.

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