Fahren auf Sicht beim E-Recruiting

Was ist besser - wenn die Bewerbung via WWW kommt oder wie bisher per Post? Mehr als 150 Personal"Fachleute aus Industrie und Handel haben im Expertenpanel ihre Meinung dazu geäußert.

Jeder Arbeitnehmer kennt sie, die stressigen Zeiten, wo einfach alles gefühlt gleichzeitig erledigt werden muss. Wer diese Zeiten seelisch und körperlich unbeschadet überstehen will, ist gut beraten sich einige Tipps und Tricks zu Herzen zu nehmen.

Die erste goldene Regel besteht darin, den Stress erst gar nicht entstehen zu lassen. Das ist oft leichter gesagt als getan, aber einige grundlegende Einstellungen zur eigenen Arbeit können hilfreich sein. Ganz wichtig: Auch mal Nein sagen! Für manche mag dies viel Überwindung kosten, aber Übung macht den Meister und mit der Zeit wächst auch das eigene Selbstvertrauen. Niemandem ist geholfen, wenn eine Aufgabe nur halb erledigt wird.

Auch wenn es in Zeiten der modernen Technik möglich ist, muss niemand stets und ständig erreichbar sein. Jeder sollte sich überlegen welchen Mehrwert es tatsächlich bringt, beispielsweise auch außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit verfügbar zu sein.

Wer zudem weiß, auf welche Faktoren er besonders gestresst reagiert, kann sich besser darauf einstellen und diese gegebenenfalls vermeiden. Also einfach mal in ein einer ruhigen Minute hinsetzen und sich selbst reflektieren.

Und dann ist es doch passiert, der Stress ist da. Und nun? Ruhig bleiben, tief durchatmen und los geht es. Aber bitte mit Struktur! Wichtig ist, sich zunächst Prioritäten zu setzen. Welche Tätigkeit ist wirklich wichtig und welche hilft vielleicht andere Aufgaben zu vermeiden? Oft kann auch ein Farbensystem hilfreich sein. Rot für „wichtig“, Gelb für „kann noch etwas warten“ und Grün für „später“. Das hilft den Überblick zu behalten und lindert die Angst, etwas zu vergessen.

Bei der Bearbeitung der Aufgaben gilt, Ablenkung zu vermeiden und fokussiert zu arbeiten. Und wenn der Aufgabenberg nicht zu bewältigen ist, bleibt zu überlegen jemanden um Hilfe zu bitten. Das ist keine Schande und Fragen kostet bekanntlich nichts.

Tritt die elektronische Bewerbungsmappe an die Stelle ihres Pendants auf Papier? Löst das virtuelle Vorstellungsgespräch per Web-Cam das Treffen von Angesicht zu Angesicht ab? Findet der Arbeitgeber seinen Wunschkandidaten im Internet? Fragt man in deutschen Unternehmen nach, zeichnet sich ein uneinheitliches Bild. Die Personalverantwortlichen wägen sorgsam die Vor- und Nachteile der technischen Möglichkeiten ab. Kleine, mittelständische und große Unternehmen bevorzugen zum Teil sehr unterschiedliche Lösungen.

So gestehen beinahe zwei Drittel der 152 befragten Personalverantwortlichen aus Industrie- und Dienstleistungsbetrieben der Online-Bewerbung eine gesteigerte Bedeutung zu – sie sei wichtig für ein zeitgemäßes Image des Arbeitgebers. Insgesamt halten 94 Umfrageteilnehmer die Bewerbersuche über das Internet für sehr bedeutend oder bedeutend, 58 sehen sie eher in einer untergeordneten Rolle.

Dabei fällt auf: Gerade die ganz kleinen Unternehmen und die großen Konzerne zeigen sich aufgeschlossen gegenüber dem Internet. Fast drei Viertel der Personaler in Firmen bis 49 Mitarbeiter halten die Aufgabe, künftig mehr Mitarbeiter online zu gewinnen, für bedeutend, ebenso knapp 80 Prozent ihrer Kollegen in den Großunternehmen ab 500 Beschäftigten. In der Gruppe der Mittelständler ist das Interesse geringer und liegt etwas unter 40 Prozent.

Die Verfechter des E-Recruitings bescheinigen dieser Methode eine Reihe von Pluspunkten. Durch die Bank schätzen die Personalverantwortlichen die beschleunigte Reaktionszeit – jeweils knapp die Hälfte der kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie fast zwei Drittel der großen sehen diese als Vorteil. Den geringeren Verwaltungsaufwand schätzen jeweils rund ein Drittel der Kleinbetriebe und der Großkonzerne gleichermaßen – anders als der Mittelstand, wo sich nur ein Viertel der Befragten über die schlanker gewordenen Abläufe freut. Die Kostenersparnis durch virtuelle Bewerberauswahl wiederum scheint ebenfalls nur bei den Kleinen und den Großen tatsächlich zu greifen. Fast 20 bzw. 15 Prozent bemerken die positiven Folgen für die Bilanz. Bei den Mittelständlern sind es lediglich neun Prozent.

Beruhigt sein können Personalchefs, die befürchten, von einer Lawine aus beliebigen Bewerbungs-E-Mails verschüttet zu werden. Nur wenige Umfrageteilnehmer müssen sich mit diesem Problem auseinandersetzen: Neun Prozent der Kleinunternehmer, 13 Prozent der Mittelständler und 17,5 Prozent der Konzerne beklagen sich über verstopfte elektronische Postfächer. Unordentliche und unausgereifte Bewerbungsunterlagen sind insgesamt nur zweieinhalb Prozent der Befragten untergekommen, und weniger als ein Prozent macht sich Sorgen wegen manipulierter Dokumente.

Aufwand Personalsuche. Entwarnung auch beim Stichwort Kosten: Bei keinem der befragten Unternehmer hat das Sortieren und Beantworten der virtuellen Post das Budget gesprengt. Negative Folgen und zusätzlichen Aufwand beobachten von Klein bis Groß nur sechs Prozent. Gerade in den Kleinbetrieben rechnet eine überwältigende Mehrheit unter den Verantwortlichen damit, dass sich mit E-Recruiting langfristig Kosten senken lassen: Fast 82 Prozent sind davon überzeugt. Bei den Mittelständlern sehen rund 54 Prozent Sparpotenzial und bei den Konzernen fast zwei Drittel.

Weitgehende Einigkeit herrscht zudem bei der Frage, ob sich Mühe und Ertrag beim Online-Verfahren die Waage halten. Nur elf Prozent der Kleinunternehmer antworten hier mit Nein, ebenso 13 Prozent der Mittelständler und 16 Prozent der Großfirmen. Insgesamt erfreulich: „Überhaupt keine Nachteile“ durch den elektronischen Bewerbungsprozess haben immerhin elf Prozent der Personal-Experten festgestellt.

Warum zögern manche Betriebe trotzdem beim E-Recruiting – wo sind die Baustellen? Von den 58 befragten Personalverantwortlichen, die der Bewerbung via Internet von vornherein nur eine Nebenrolle zubilligen, gab insgesamt rund die Hälfte zu Protokoll, dass sie sich bewusst zurückhalten. Unter den Skeptikern finden sich Kleinfirmen wie Großkonzerne gleichermaßen. Mehr als ein Viertel von ihnen erklärte, die bewährte Methode der Bewerberauswahl nach wie vor zu bevorzugen – also die Unterlagen mit der Post anzufordern und die Kandidaten zum Gespräch einzuladen. Diese Wertschätzung für den persönlichen Kontakt nannten zudem 13 Prozent der Unternehmer ausdrücklich als Grund. Ein weiteres Zehntel sucht sich die Kandidaten bevorzugt aus der Region rund um den Firmensitz und hält Stellenausschreibungen im weltweiten Datennetz daher nicht für sinnvoll.

Andere Personaler nutzen zwar das Internet, haben aber dennoch Vorbehalte. Gerade die Verantwortlichen in den kleinen Unternehmen bis 49 Mitarbeiter empfinden Online-Bewerbungen als zu unpersönlich. 45 Prozent nennen die Anonymität als Nachteil. Ihre Kollegen im Mittelstand und bei den Großkonzernen sehen dieses Problem dagegen als nicht so schwerwiegend an. Nur jeweils rund ein Fünftel störte sich an den standardisierten Lebensläufen und eingescannten Unterlagen.

Kostenersparnis. Trotzdem können die Personalverantwortlichen jetzt schon die Veränderungen feststellen, die das E-Recruiting für ihre Arbeit mit sich bringt. So bemerken die Teilnehmer am Randstad Expertenpanel eine Reihe von Trends, positive wie negative. Einige der Befragten etwa konstatieren eine mangelnde Qualität der Bewerbungsunterlagen, haben verstärkt Einsendungen von Kandidaten auf dem Schreibtisch, die nicht dem Anforderungsprofil der Stellenausschreibung entsprechen, oder stolpern über schlechtes Schriftdeutsch.

Mehrere Arbeitgeber freuen sich dagegen über präzisere Bewerbungen, eine breitere Auswahl an Arbeitsproben und generell über ausgeprägte Kenntnisse in Sachen Computer und EDV. Standardisierte Vorlagen wie der Euro-Lebenslauf sind bekanntlich im Internet zu bekommen, und die Kandidaten passen ihre Unterlagen professionell an die Vorgaben an. Wieder anderen Personalverantwortlichen fiel der stark vergrößerte Einzugskreis ihrer Stellenanzeigen auf sowie die Flexibilität der Bewerber: So fanden sie unerwartet Kurzbewerbungen aus dem Ausland in ihrem Postfach.

Ebenfalls interessant: Insgesamt betrachtet hätten die meisten der befragten Geschäftsführer, Abteilungsleiter und Personalreferenten keine Berührungsängste, sich auch selbst via Internet um einen Arbeitsplatz bewerben. Nur eine Minderheit würde um eine Online-Stellenausschreibung einen Bogen machen. 44 Prozent der Befragten empfahlen, Job-Gesuche am besten parallel auf Papier und via E-Mail zu verschicken, während sich nur jeweils etwas mehr als ein Viertel einzig und allein auf eine der beiden Varianten verlassen würde.

Doch auch wenn die Bewerbung über das Internet eine ganze Reihe neuer Chancen bietet – eine technische Errungenschaft stieß bei den Personalern im Expertenpanel fast rundweg auf Ablehnung. Das Vorstellungsgespräch via Web-Cam. Die altmodische Begegnung in Fleisch und Blut ist offenbar nicht zu ersetzen. Denn für die virtuelle Art und Weise, einen potenziellen künftigen Mitarbeiter kennen zu lernen, können sich von den 152 Umfrageteilnehmern nur zwei erwärmen.