Geplante Urlaubs-Übergabe nimmt den Stress raus

6. Oktober 2016

Wie das Weitergeben von Arbeiten und Aufgaben an die Urlaubsvertretung am besten gelingt, erläutert Anna Peck, wissenschaftliche Expertin des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft e. V. (ifaa).

  • Tipp 1: Übergabe fließend vollziehen und nicht auf den letzten Tag legen.
  • Tipp 2: Information über Abwesenheit breit streuen; nicht nur den unmittelbaren Vertreter in Kenntnis setzen.
  • Tipp 3: Vor dem Urlaub Projekte so weit wie möglich abschließen, keine neuen Aufgaben mehr starten.

Warum ist eine gut geplante Übergabe vor dem Urlaub so wichtig?

Peck: Der große Urlaub – darauf freut sich doch jeder von uns am meisten. Ganz gleich, ob einer zu Hause bleibt oder wegfährt: Ausreichende Regenerationsphasen sind wichtig, um langfristig leistungsfähig zu bleiben. Die Erholung gelingt am besten, wenn der Urlaub gut vorbereitet ist. Dazu gehört auch eine Urlaubsübergabe an Kollegen.

Wie lässt sich der Übergabestress verringern?

Peck: Wer in Urlaub geht, sollte Kollegen und Kolleginnen rechtzeitig auf diesen Urlaub hinweisen, sodass ihn Fragen und Anliegen der Kollegen vor und nicht während des Urlaubs erreichen. Außerdem gilt es, eine hektische Urlaubsübergabe in letzter Minute zu vermeiden. Planen Sie eine Übergabe am besten ein paar Tage vor dem letzten Arbeitstag. Falls man vergessen hat etwas mitzuteilen, ist das dann leicht nachzuholen. Je besser die Vertretung informiert ist, desto entspannter lässt sich der Urlaub antreten.

Gibt es weitere Grundregeln, die im Vorfeld zu befolgen sind, um spätere Störungen zu vermeiden?

Peck: Nicht nur die unmittelbaren Kollegen und Kontakte in anderen Abteilungen sollten über die Abwesenheit frühzeitig informiert sein, sondern auch die wichtigsten Ansprechpartner und Kunden. Außerdem sollte Wichtiges vor dem Urlaub erledigt und Projekte sollten abgeschlossen sein, sodass der Mitarbeiter mit einem „freien Kopf“ in den Urlaub geht. Besonders wichtig aber ist es, vor dem Urlaub schon an die Zeit danach zu denken.

Warum das?

Peck: Unsere Empfehlung: Vereinbaren Sie möglichst wenige Termine in den ersten Tagen nach Ihrem Urlaub. So bleibt mehr Zeit, entspannter zurück in den Job zu finden und Aufgaben, die während des Urlaubs aufgelaufen sind, abzuarbeiten. Das Gleiche gilt übrigens auch, wenn der Urlaub mit einer großen Reise verbunden ist. Da sollten stets auch ein bis zwei „Puffertage“ zu Hause vor und nach dem Urlaub eingeplant sein. So treten die Urlauber ihre Reise entspannter an und können danach zu Hause wieder alles in Ordnung bringen, bevor der Alltag wieder losgeht.

Was ist von automatisierten Urlaubs-Antworten bei E-Mails zu halten?

Peck: Ein wirkungsvolles Instrument. Es informiert den Absender über das Rückkehrdatum und was in der Zwischenzeit mit seiner E-Mail passiert: Wird die E-Mail weitergeleitet oder kann sich der Empfänger an einen benannten Vertreter wenden? Auch das Telefon sollte auf einen Kollegen umgestellt oder der Anrufbeantworter aktiviert sein, damit Anrufer informiert sind bzw. ihre Anliegen beantwortet werden.

Infos zur Person: Anne Peck

Anne Peck befasst sich bei ihrer Arbeit im Institut für angewandte Arbeitswissenschaft e. V. (ifaa) aus zahlreichen Blickwinkeln mit (vermeidbaren) Belastungen am Arbeitsplatz, aber auch mit Aspekten von Personalauswahl und -entwicklung. Mit Beiträgen in Publikationen zum Demografischen Wandel, zur altersgerechten Arbeitsplatz-Gestaltung oder zum „Stress am Arbeitsplatz als mögliche Gesundheitsgefährdung“ hat sie ihre Expertise vielfach gezeigt.

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