Gute Protokolle: „Balsam für die Kommunikation“

12. Oktober 2017

Damit aus einem Meeting nachhaltiges Handeln entsteht, braucht es ein zuverlässiges und verständliches Protokoll. Die Grundsätze dafür sind einfach, ihre konsequente Umsetzung macht Mühe, wie Anke Peters, stellvertretende Vorstandsvorsitzende im Institut für Internationale Kommunikation (IIK) erläutert.

  • Protokolle sind Grundlage effizienten Arbeitens und produktiver Führung – und verdienen daher höchste Wertschätzung
  • Die Qualität der Protokolle hängt von der sorgfältigen Vorbereitung der Protokollanten sowie ihrer zügigen Veröffentlichung ab
  • Protokolle dürfen nicht nur für die Ablage geschrieben werden, sondern müssen ihre Öffentlichkeit erreichen

Was macht ein gutes Meeting-Protokoll aus?

Anke Peters: Der Grundstein für ein gutes Protokoll wird schon vom Moderator eines Meetings gelegt – wenn die Moderation bedacht und strukturiert abläuft, mit Rücksicht auf den Protokollierenden, dann wird nicht nur die Meetingzeit optimal genutzt, sondern gleichzeitig werden die besten Konditionen für ein fehlerfreies Protokoll geschaffen. Moderation und Protokollführung sollten daher im besten Fall nicht bei ein und derselben Person liegen. Und nicht nur der Moderator, sondern auch der Protokollführer sollte sich auf ein Meeting vorbereiten: Gibt es bestimmte formale Anforderungen, so sollten diese dem Protokollführer vorab vertraut sein. Ist der Protokollführer fachfremd oder steht ein besonders komplexes Thema auf der Agenda, so sollte sich der Protokollführer durchaus auch inhaltlich in Grundzügen auf bestimmte Themen vorbereiten, um Nachfragen während des Meetings zu minimieren. Und schon bevor das Meeting überhaupt offiziell begonnen hat, sollte sich der Protokollführer erste Notizen machen wie Uhrzeit, anwesende Personen usw. – damit man den „Startschuss“ nicht verpasst.

Lohnt sich denn eine solche Vorbereitung?

Anke Peters: Die gute Vorbereitung wird man als geübter Leser dem fertigen Protokoll anmerken. Sicherlich kann man im Laufe der Zeit den protokollarischen Schreibstil verbessern – dieser will, wie fast alles im Leben, geübt sein: Das, was allgemein als „sachlich“, „nüchtern“, „distanziert“ beschrieben wird, geht ungeübten Protokollanten oft nicht einfach von der Hand. Klar ist: Ein gutes Protokoll liest sich leicht (einfacher Satzbau, klare Wortwahl), ist wertungsfrei, deutlich formal gegliedert (leichte und schnelle Orientierung für den Leser) und inhaltlich richtig. So wird es zum wertvollen Instrument in der internen Kommunikation.

Wie entfaltet ein Meeting-Protokoll maximalen Nutzen?

Anke Peters: Allein schon durch seine Existenz. Wie oft geraten Entscheidungen und Beschlüsse in Vergessenheit, weil sie nicht festgehalten wurden und dann im Alltagsgeschäft untergehen? Alle Verabredungen müssen daher protokolliert werden und zwar – so banal das auch klingt – zunächst einmal inhaltlich korrekt. Außerdem müssen die betroffenen Akteure und eventuelle Fristen klar genannt sein. Gute Protokolle sind daher „Balsam“ für die interne Kommunikation. Ein verständlicher Schreibstil – ein Protokoll ist kein Roman und auch keine Bühne zur Selbstentfaltung des Protokollführers – sowie allgemein akzeptierte formale Vorgaben maximieren den Nutzen.

Gibt es Empfehlungen für eine „nützliche“ Protokoll-Sprache?

Anke Peters: Klare Sätze spiegeln klare Gedanken und eindeutige Verabredungen. Eine Adaption der Grice’schen Konversationsmaximen schadet auch hier nicht: Protokolle sollten so informativ sein wie notwendig – Überlänge schätzt man nur bei Kinofilmen. Inhaltlich muss alles korrekt sein, es dürfen keine Falschaussagen festgehalten werden – zitiert man Beteiligte, so sollten diese die Möglichkeit haben, ihre eigenen Aussagen freizugeben und gegebenenfalls richtigzustellen. Exkurse, in die man sich eventuell während eines Meetings verrannt hat, sollten nicht festgehalten werden. Stichwort: Ergebnisprotokoll. Allein Relevantes zählt. Andernfalls muss man eventuell auf einen Anhang zurückgreifen. Der Stil muss klar und eindeutig sein, nicht weitschweifig, sondern konzentriert und geordnet.

Wieviel Platz ist für Meinungen oder Wertungen durch den Protokollführer?

Anke Peters: Eigene Wertungen gehören nicht in ein gutes Protokoll. Das ist nicht immer eine leichte Aufgabe, besonders nicht, wenn Themen emotional belegt sind und dementsprechend heiß diskutiert werden, z. B. Budgetkürzungen oder personelle Veränderungen. In diesen Fällen ist es auch schwierig, das „Kondensat“ eines Meetings zu erstellen – aber genau das sollte ein gutes Protokoll sein. Genauso, wie es schlicht und ergreifend „schleunigst“ nach einem Meeting den Beteiligten zur Verfügung zu stehen hat, damit Verabredungen umgesetzt und beschlossene Fristen eingehalten werden.

Welche Protokoll-Form empfiehlt sich für welche Art von Meeting?

Anke Peters: Hier gibt es kein Standardrezept. Auch eingespielte Routinen sollte man regelmäßig hinterfragen, besonders natürlich, wenn es zu Problemen kommt. Klar ist: Irgendeine Form der Dokumentation sollte immer genutzt werden – und sei es nur, dass man eine kurze E-Mail nach einem Gespräch (auf dem Flur, am Telefon, per Skype) an alle Beteiligten schreibt, die die Ergebnisse festhält. Denn nur so erreicht man Verbindlichkeit. So ist klar, wer an einem Meeting teilgenommen hat, welche Beschlüsse man umsetzen möchte und wer wofür zuständig und ansprechbar ist.

In welchem Maß sollte man schon beim Schreiben des Protokolls an dessen Nutzung denken?

Anke Peters: Wichtig ist, dass Protokolle nicht nur für irgendeine Schublade oder Ablage geschrieben werden, sondern dass sie ihre Öffentlichkeit erreichen, um zum einen handlungsrelevant zu werden und zum anderen Betroffene zu informieren. Das können die Beteiligten einer Besprechung sein, alle Führungskräfte oder alle Abteilungsmitglieder bis hin zur gesamten Belegschaft. Für bestimmte Sitzungen ist allerdings natürlich auch eine feste Form notwendig – so z. B. für Mitgliederversammlungen von Vereinen, auf denen Beschlüsse gefasst werden, die dann notariell umgesetzt werden sollen (Satzungsänderungen u. a.). Nur durch die Erfüllung bestimmter Vorgaben erreichen solche Protokolle Gültigkeit!

Gretchenfrage: Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll?

Anke Peters: Im Alltag wird wahrscheinlich am häufigsten eine Mischform aus Verlaufs- und Ergebnisprotokoll verwendet. Das reine Beschlussprotokoll sollte man z. B. nach wichtigen Telefonaten einsetzen – hier geht es selten darum, dass Verabredungen nachvollzogen werden müssen, sondern hier reicht es zumeist, in kürzester Form an Aufgaben und Fristen zu erinnern. Das Verlaufsprotokoll sollte nur eingesetzt werden, wenn wirklich bedeutsam ist, welche Personen welchen Redebeitrag geleistet hat – in seiner Ausführlichkeit ist es eine besondere Herausforderung, natürlich gerade bei der Mitschrift einer hitzigen Diskussion.

Woran erkennt man ein schlechtes Protokoll?

Anke Peters: Leider entstehen Probleme oft dadurch, dass der Protokollant ad hoc benannt wird oder fachfremd ist – und der Moderator sich dieser Tatsache nicht bewusst ist oder keine Rücksicht darauf nimmt. Traut sich der Protokollierende dann nicht, Nachfragen während der Sitzung zu stellen, wird das Protokoll fehlerhaft und muss dann zunächst im Nachgang mühevoll mit Hilfe anderer Sitzungsteilnehmer „geflickt“ werden – oder bleibt sogar fehlerhaft und ist dann kein nützliches Instrument.

Kann man auch einen ungeübten Protokollanten erkennen?

Anke Peters: Ja. Daran, dass er den „Startschuss“ verpasst – also in den ersten Minuten einer Sitzung mit sich und dem Protokoll zu tun hat, statt sich auf das Gespräch zu konzentrieren. So geht schnell der Überblick verloren. Da nur noch wenige Berufstätige das Stenografieren beherrschen, fällt es vielen schwer, schon im normalen Tempo gesprochene Sprache in aufschlussreichen Notizen festzuhalten – und erst recht bei hitzigen Diskussionen. Kennt man dann als Protokollant nicht einmal alle Teilnehmer einer Sitzung, kann kein gutes Protokoll entstehen…

Wieviel Zeit darf sich der Protokollant mit der Ablieferung lassen?

Anke Peters: Sehr gefährlich: zu lange warten mit der Reinschrift. Notizen sollte man möglichst schnell, im Idealfall direkt nach einer Besprechung, verschriftlichen. Andernfalls ist die Gefahr groß, dass Darstellungen „schief“ sind oder dass die Erinnerungen der Beteiligten an Beschlüsse nicht mehr übereinstimmen – diese unangenehme Erfahrung muss man dann unter Umständen bei Freigaberunden machen.

Kann man „Protokoll“ auch lernen?

Anke Peters: Man kann ja (fast) alles lernen, so natürlich auch ein gutes Protokoll zu schreiben. Das fängt bei den Formalien an, die sich noch leicht verinnerlichen lassen. Das Problem ist wohl eher, das Protokollieren eine ungeliebte Pflicht ist und Ungeliebtes lernt sich eben schlechter. Aber man sollte es nicht nur als Pflicht sehen: Als Protokollant trägt man eine wichtige Verantwortung und ist eben auch in der Position, zu gewichten: Welchen Aspekten räumt man wie viel Raum ein? Was lasse ich weg? Wen zitiere ich wörtlich? Die deutliche Frage an die Anwesenden, was man nach einer andauernd langen Diskussion denn nun im Protokoll festhalten solle, hilft zu einer gewissen Meetingdisziplin und dem ein oder anderen Kollegen zur Fokussierung. Ein gutes Protokoll ist ein sehr hilfreiches Instrument und sollte daher auch von Führungskräften wertgeschätzt werden!

Der einfachste Weg, sich solches Wissen anzueignen, führt wohin?

Anke Peters: Ist man unsicher, hilft es, sich einzulesen – liest man gute Protokolle von Kolleginnen und Kollegen, so bekommt man schnell ein Gefühl für gelungene Formulierungen und Textbausteine, die einem als Protokollant das Leben leichter machen. Und zur Not kann man auch ein spezielles Schreibtraining belegen. Früher oder später trifft es wahrscheinlich jeden einmal im Berufsleben – deshalb sollte man Chancen ergreifen, sich früh als Protokollführer zu beweisen.

Ist es besser, immer die gleiche(n) Person(en) damit zu beauftragen oder ein rollierendes System zu nutzen?

Anke Peters: Das kommt tatsächlich auf den Anlass an. Für unsere monatlichen Bereichsleitersitzungen verwenden wir beim IIK beispielsweise ein rollierendes System, um die Belastung gleichmäßig zu verteilen. Außerdem ist der erwartete Standard hier allen Beteiligten vertraut. Hinzukommt allerdings eine Freigabestufe: Die Protokolle werden von der Abteilungsleitung „Kommunikation“ gegengelesen, um einerseits (inhaltliche) Fehler auszumerzen und andererseits eine gewisse Einheitlichkeit zu garantieren. Bei Meetings mit externer Beteiligung – beim IIK beispielsweise die Präsidiumssitzungen auf Vereinsebene – protokolliert stets dieselbe Person, weil hier sowohl die formalen als auch die stilistischen Anforderungen höher sind. Dennoch kann ich nur dafür plädieren, dass man sich als Mitarbeiter nicht vor der Herausforderung scheut, ein Protokoll zu übernehmen – aber eben unter den genannten Voraussetzungen.

Kann man auch mal auf ein Protokoll verzichten?

Anke Peters: Kurz und knapp: Nein, das kann ich wirklich nicht empfehlen. Je nach Gesprächspartner ist sogar bei vermeintlich informellen Gesprächen „zwischen Tür und Angel“, die dann aber eine Wendung nehmen, eine kurze Verschriftlichung angezeigt: Sobald man Aspekte bespricht, die für das eigene Unternehmen in irgendeiner Form relevant oder die mit Handlungsaufforderungen verbunden sind, würde ich das Vereinbarte immer kurz in einer schriftlichen Nachricht festhalten, etwa in einer E-Mail. Ganz im Sinne von „Wer schreibt, der bleibt“. Gerade für Personalverantwortliche ist es hilfreich, wenn Führungskräfte so verfahren: Der Vorwurf, ein Mitarbeiter würde Arbeitsanweisungen nicht oder nicht fristgerecht befolgen, lässt sich nur dann belegen, wenn es diese Arbeitsanweisungen schriftlich gibt – ob nun in einem Sitzungsprotokoll oder in einer E-Mail. Außerdem kann man sich diese Notizen einfach auf Wiedervorlage legen. So garantiert man, dass wirklich Fortschritte erzielt werden und der Stand der Umsetzung von protokollierten Entscheidungen oder Anweisungen einfach verfolgbar ist.

Infos zur Person: Anke Peters

Anke Peters

Anke Peters M.A., MBA, ist Germanistin und Anglistin sowie stellvertretende Vorstandsvorsitzende des Instituts für Internationale Kommunikation e.V. in Düsseldorf und Berlin. Das IIK ist eine Non-Profit-Institution (e.V.) nach deutschem Recht und Kooperationspartner zahlreicher Hochschulen im In- und Ausland. Allen, die sich mit Protokollen befassen rät sie: „Denken Sie bitte die zumeist fehlende weibliche Form immer mit – nicht nur der männliche Protokollant, sondern auch die weibliche Protokollantin ist gemeint… Ein Aspekt, der nicht nur beim Protokollen, sondern unter Umständen auch bei Protokollen eine Rolle spielt.“

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