Ist mehr „Officienz“ für die Personalabteilung möglich?

2. Juni 2014

Auf der Suche nach Wegen zur Prozessverschlankung, nach Potenzialen zur Kostensenkung und nach Ideen zur Effizienzsteigerung sieht sich der HR-Bereich mit der Frage nach der Automatisierung von Aufgaben und Abläufen konfrontiert. Der Stand der Technik wie auch der Datenschutz ziehen hier noch Grenzen.

Effizienzgewinne durch Software und Selbstbedienung

Als interner Dienstleister und als Baustein im Rentabilitätsgefüge von Unternehmen haben HR- und Personalabteilungen noch Nachholbedarf. Anders als zum Beispiel in der Produktion oder in anderen Verwaltungsbereichen scheinen die Möglichkeiten stark eingeschränkt, mittels Automatisierung bei Standardprozessen schnelle und spürbare Effizienzgewinne zu realisieren.

Effizienz im Büro angekommen

Denn selbst wenn sich dank juristischer Fallstricke manches Zeugnis heute so liest, als sei es vom Computer generiert, stehen die Individualität von Mitarbeitern sowie unternehmensinterner Bedarf und Bedürfnisse einem reinen Input-Output-Verfahren entgegen. Andererseits hat HR, wie alle anderen Verwaltungseinheiten auch, bei der reinen Büroarbeit im Bereich der Software längst seinen Beitrag zur Effizienz geleistet, zum Beispiel bei der Personalabrechnung oder beim Führen von Zeitkonten. Auch beim Reisemanagement oder bei der Planung von Schulungen und Seminaren entlasten und beschleunigen elektronische Systeme inzwischen die Arbeit signifikant.

Wenn es darum geht, die personalwirtschaftlichen Geschäftsabläufe effizienter und kundennäher zu gestalten, wird bisher allerdings ein Faktor eher unterschätzt, der ebenfalls eine Form von Automatisierung darstellt: die Selbstbedienung. In entsprechender Konfiguration entlastet sie nicht nur die Abteilung von Routinearbeiten, sondern stellt Führungskräften, ähnlich wie bei anderen Steuergrößen, auch Entscheidungshilfen parat.

Selbstbedienung als Ansatzpunkt

Schon 2010 hat die perbit Software GmbH unter wissenschaftlicher Begleitung durch die Hochschule RheinMain eine umfassende Marktstudie durchgeführt, in die explizit auch kleine und mittlere Unternehmen eingebunden waren. Den Ergebnissen zufolge sind HR-Self-Services für Mitarbeiter und Führungskräfte bei der Mehrheit der befragten Unternehmen schon recht gut etabliert: Über die Hälfte setzte sie bereits ein und ein weiteres Viertel plante die Einführung in naher Zukunft.

Akzeptanz und Stellenwert von Manager- und Mitarbeiter-Self-Services werden durchweg als hoch eingeschätzt. Der Schwerpunkt im Einsatz liegt nach einer Mitteilung zur Studie allerdings bislang noch auf administrativen Prozessen. Gleichwohl lassen die Antworten einen Trend hin zur Nutzung auch für qualitative Prozesse erkennen, wie etwa im Bereich des Talent Managements.

Standardisierung vor allem beim Datenschutz erforderlich

Hürden für umfassende Business-Project-Management-Systeme

Nachholbedarf zeichnet sich jedoch bei einer tiefer greifenden Automatisierung von HR-Prozessen ab. Zwar hatten schon vor vier Jahren überraschend viele Unternehmen (75 Prozent) immerhin die wichtigsten Prozesse dokumentiert. Jedoch war der Anteil, der dafür Unterstützung seitens der IT beispielsweise in Form eines übergreifenden Business-Process-Management-Systems in Anspruch nahm, mit rund einem Viertel vergleichsweise gering. Der hohe planerische und finanzielle Aufwand sowie die fällige Neugestaltung der Abläufe für solche Systeme erscheinen vielen kleineren Unternehmen als zu großes Hindernis – zumal sich ein Return on Investment dort besonders schwer abschätzen lässt.

Konsequenz: In der Regel steht die Automatisierung bei der Personalverwaltung außer Frage. Bei der Personalentwicklung hingegen bestehen kaum Ansatzpunkte. Was unterm Strich darauf hinausläuft, dass die Effizienzgewinne der einen Seite in einen Qualitätsgewinn der anderen Seite investiert werden – und sich der Saldo in etwa ausgleicht.

Neue Aufgaben beim Datenschutz

Allerdings zeichnet sich eine Form von Automatisierungsbedarf nach innen ab, den viele Unternehmen bisher nur schemenhaft auf dem Radar haben: Da inzwischen elektronische oder IT-gestützte Verfahren zunehmend manuelle Verfahren bei der Personaldatenverarbeitung ersetzen, wachsen die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Besonderes Augenmerk muss nach Auffassung des Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit „neben dem Missbrauch, etwa in Form unzulässiger Auswertungen, dem sogenannten Kontextverlust zuteilwerden.“ Jede EDV-gestützte Personaldatenverarbeitung könne Verknüpfungsergebnisse liefern, die sonst nur unter besonders hohem Aufwand – wenn überhaupt – erzielbar wären. Die Praxis bestätige, dass dies nicht nur theoretische Überlegungen sind.

Richtlinien und Standards bei Datenverwaltung

Gerade bei der Einführung neuer Personalinformations- oder Personalverwaltungssysteme, aber auch sonstiger Verfahren automatisierter Verarbeitung von Mitarbeiterdaten (zum Beispiel zur automatisierten Gleitzeitverarbeitung), ist nach Überzeugung des Beauftragten der Datenschutz bereits im Planungsstadium zu berücksichtigen – mit einheitlichen Standards und konsequenter Überprüfung. Somit wird dank dieser Anforderungen ein klarer Fall für ein automatisiertes Verfahren mit integrierten Richtlinien: „Die verantwortlichen Stellen sollten ihre Mitarbeiter umfassend und frühzeitig entsprechend informieren. Nur dies führt zu einer entsprechenden Transparenz bei den Betroffenen, fördert die Akzeptanz und beugt unnötigen Auseinandersetzungen vor.“

Die Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder hat zur automatisierten Personaldatenverarbeitung allgemeine datenschutzrechtliche Handlungsempfehlungen erarbeitet. Sie stehen im Internet zum Download bereit.

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