Mein Job, mein Büro, mein PC: Alles BYOD bei Ihnen?

24. Juni 2013

Je größer der Anteil digital erwachsener Mitarbeiter im Unternehmen ist, desto mehr müssen sich Unternehmen darauf einstellen, dass diese höchste Ansprüche an die Kommunikationstechnik stellen. „Höchste“ heißt: Mindestens so praktisch wie mein eigenes Smartphone oder mein Tablet soll’s schon sein. Unternehmen, die beim Recruiting und bei der Motivation punkten wollen, kommen an einer Strategie für BYOD nicht vorbei – „Bring Your Own Device“.

And it works

„And it works.“ Drei kurze Worte im Eintrag von Edith Ebbesmeyer im Firmen-Blog von Adidas. Entgegen aller Bedenken aus Unternehmerkreisen habe sich ihr Chief Information Officer (CIO) Jan Brecht mit seinem Team entschieden, ein aktives „Bring Your Own Device“ (BYOD)-Programm zu lancieren. Damit Mitarbeiter mit ihren eigenen Smartphones und Pads auf ihre Firmenmailbox und das Intranet zugreifen. Wenn man das Konzept vom „empowered employee” ernst nehme, bedeute dies, dass man alle Mitarbeiter dabei unterstütze, ihren Arbeitsplatz so zu gestalten, dass damit Produktivität maximiert werde, zitiert sie den Kommunikationsstrategen des Sportartikelherstellers. „Und es funktioniert.“

Menschen-Sicht vor Maschinen-Blick

Brecht gilt in IT- und Kommunikationskreisen derzeit als eine Art Vorzeige-Chef. Wo auch immer in Tagungen und Konferenzen über Chancen und Risiken von BYOD diskutiert und nach gangbaren Wegen gesucht wird, poppt irgendwann eine Powerpoint-Seite mit seinem Namen auf. Denn er zeigt beispielhaft: Wer auf die Menschen schaut, ist in diesem Thema weiter als jener, der nur die Technik im Blick hat.

In der Regel haben die IT-Verantwortlichen eines Unternehmens eine fast diametral entgegengesetzte Sicht der Dinge wie etwa Personalverantwortliche. Die suchen nach künftigen Leistungsbringern, für die digitale Kommunikation Ausdruck intensiven Lebens, von Neugier und Lernbereitschaft, von Offenheit und Vernetzung ist. Für diesen Personenkreis, denen die entsprechenden Kommunikationsgeräte längst zu persönlichen Lebensbegleitern geworden sind, ist der Zugriff aufs vertraute Instrument ein gravierender Faktor bei der Entscheidung für oder gegen einen Arbeitgeber.

Firmen gehen zu wenig strukturiert vor

Deutsche Unternehmen jedoch, so stellten erst jüngst zur Cebit die Analytiker von Deloitte fest, gehen bei der systematischen Integration privater mobiler Endgeräte in die unternehmenseigene IT-Struktur noch zu unstrukturiert vor. Manches könne sogar kontraproduktiv wirken, heißt es in einem Papier des Beratungsunternehmens. Diejenigen, die sich für BYOD entschieden haben, stellten oft zu hohe Ansprüche an die Effekte und konkreten Auswirkungen.

Ein adäquater Ansatz zum systematischen Management privater Endgeräte in Unternehmen müsse vielmehr in vier Schritten umgesetzt werden: der Ziel-Festlegung, der Risiko-Evaluierung, der Richtlinien-Definition und der Operationalisierung bzw. Implementierung. Bei der Risikobewertung seien alle Stakeholder mit einzubeziehen, denn die sinnvolle Gestaltung einer Anwendungsrichtlinie verlange nach einer umfassenden Funktionsintegration wie IT, Personal, Finanzen und Recht.

„Der Trend BYOD nimmt zu. Das gilt vor allem für die USA. In Deutschland ist das bislang in geringerem Ausmaß der Fall, aber die Tendenz ist eindeutig. Kritisch ist, dass viele Unternehmen die Nutzung eigener Geräte grundsätzlich verbieten – aber rund 30% der jüngeren Mitarbeiter solche Verbote schlichtweg ignorieren“, erklärt Peter Wirnsperger, Partner TMT bei Deloitte.

IT-Support deutscher Firmen ist noch schlecht auf BYOD eingestellt und kann der massenhaften Nachfrage unter den Mitarbeitern kaum gerecht werden.

Mitarbeiter ziehen vertraute Geräte vor

„Gerade bei der schnell fortschreitenden Entwicklung von mobilen Geräten (insbesondere Smartphones und Tablet-PCs) wollen die Beschäftigten ihre privaten Geräte einsetzen, da diese leistungsfähiger und nutzerfreundlicher sind“, kommentiert das Alexander Dix, Datenschutzbeauftrager der Stadt Berlin, der vor allem die vielfach noch unterentwickelte Kommunikations-Infrastruktur der öffentlichen Hand vor Augen hat.

Sein Schluss gilt gleichwohl branchenübergreifend: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können berufliche und private Aufgaben kombinieren, was zu mehr Motivation und einer deutlichen Steigerung der Effizienz und Produktivität beitragen kann. Das Unternehmen erscheint als flexibler und attraktiver Arbeitgeber und spart Geld für die Hardware.“

Zugriff aufs Firmennetz mit privaten Geräten

Die IT-Abteilungen von Firmen, die mit diesem Ansinnen überflutet werden, dagegen fürchten das x-beliebige Nutzen privater Geräte im Job wie der Teufel das Weihwasser. Haben doch Mitarbeiter darüber Zugriff auf die internen IT-Ressourcen von Anwendungen bis zum Speicherplatz seines Arbeitgebers.

Um hier die nötige Absicherung zu schaffen, sind hoher technischer Aufwand und permanentes Monitoring erforderlich – und das in Zeiten, da E-Commerce und eine fortschreitende Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowieso schon stark an den vorhandenen personellen und finanziellen Ressourcen knabbern.

Private Tablets oft noch außen vor in der IT-Infrastruktur

Entsprechend groß ist die Zurückhaltung auf dieser Seite. Eine Umfrage von Dell im Herbst 2013 unter deutschen IT-Verantwortlichen, wie gut ihre Support-Teams auf BYOD vorbereitet sind, bestätigt das: Lediglich 37% der Teilnehmer gaben an, dass sie benutzereigene Tablets mit unterschiedlichen Betriebssystemen problemlos in ihrem Unternehmens-Netzwerk unterstützen können.

36% können zwar traditionelle Endgeräte unabhängig von Betriebssystem und Besitzer einbinden, jedoch keine Tablets. 14% der Teilnehmer gaben an, benutzereigene Endgeräte generell nicht ohne weiteres unterstützen zu können. Die restlichen 13% lehnen dies sogar rundweg ab. Das heißt: Insgesamt fast zwei Drittel der IT-Support-Teams (63%) können oder wollen benutzereigene Tablets nicht unterstützen.

„Diese Wir-können-oder-wollen-nicht-Haltung gegenüber BYOD ist nicht überraschend“, sagt Hans-Heinrich Aenishänslin, Regional Sales Senior Manager bei Dell, „doch diesem Trend können sich Unternehmen eigentlich nicht entziehen. Es wird entscheidend sein, dass die IT den Einsatz von zusätzlichen Endgeräten, die von außen ins Unternehmen kommen, mit ihrer System-Management-Lösung integriert unterstützen kann.“

Geräte-Wechsel bremst Mitarbeiter aus

Wessen Argumente auch immer überwiegen: Es gibt einen guten Grund für Unternehmen jeder Größe, sich mit dem Thema zu befassen. Fast drei Viertel (71%) aller Berufstätigen in Deutschland nutzen privat angeschaffte Geräte wie Computer und Handys für ihre tägliche Arbeit. Das hat eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Brancheverbands Bitkom ergeben. Danach nutzen 35% der Erwerbstätigen einen privat gekauften, tragbaren Computer für den Job, und 32% nutzen einen stationären Computer. 31% setzen ihr privates Handy ein und 19% ihr Smartphone. Bereits 8% gebrauchen einen privaten Tablet Computer für ihre tägliche Arbeit.

Höhere Motivation bringt höhere Produktivität

Eine leistungsfähige BYOD-Strategie, zu diesem Schluss kommt Deloitte, stehe im Einklang mit den spezifischen Unternehmensanforderungen und -eigenschaften und gehöre daher an die Gesamtstrategie angepasst. BYOD eigne sich dann nicht nur gut zur Steigerung der Mitarbeitermotivation und deren Produktivität – es könne auch als Recruiting-Instrument eingesetzt werden.

„BYOD ist für manche ein Megatrend. Es gibt aber auch Stimmen, die BYOD schon wieder auf dem Rückzug wähnen – die Wahrheit liegt irgendwo zwischen Hype und Abstiegsprognose. Gerade bei Smartphones und Tablets mit ihren schnellen Replacement-Zyklen wird sich 'Bring Your Own Device' weiter etablieren. Mehrwert und Kosten für entsprechende Sicherheitslösungen und Support-Angebote stehen hier in einem gesunden Verhältnis“, ergänzt Deloitte-Experte Wirnsperger.

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