Messe – nie wieder?

In vielen Firmen gehört die Arbeit am Messestand zu den Aufgaben, denen Mitarbeiter am liebsten aus dem Weg gehen. Mit etwas Planung und wenig Aufwand lässt sich diese Ablehnung in Motivation verwandeln.

Entscheider aus den Chefetagen großer und kleiner Unternehmen und Behörden sind besonders messeaktiv: 89% von ihnen besuchen zumindest gelegentlich Messen – gut drei Viertel mindestens einmal im Jahr, so die Leseranalyse Entscheidungsträger in Wirtschaft und Verwaltung (LAE). Damit sie bei diesen Besuchen gut betreut und mit Informationen versorgt werden, um anschließend als Kunde wiederzukehren, braucht es qualifiziertes und motiviertes Standpersonal.

Messeleben hat sich gewandelt

Der Dienst am Stand ist – je mehr Erfahrung einzelne Mitarbeiter damit gemacht haben – heute weniger begehrt als einst, als ausgelassene, abendliche Partys noch über mehr Zugkraft verfügten als eine Woche Urlaub am Ballermann.

Seit die Dauer der Messen geschrumpft ist und die Intensität der dort angebotenen Kommunikation massiv zugenommen hat, ist die physische wie die psychische Belastung eines Arbeitstages auf der Messe extrem hoch. Seit ausführliche Reports und Statusmeldungen jeden einzelnen bis in die Abendstunden hinein beschäftigt halten, fordern Messearbeiten Fitness für den ganzen, freizeit- und entspannungslosen Tag. Kein Wunder, dass die Reaktion von Mitarbeitern auf ein bevorstehendes Messe-Engagement meist so lautet: „Nicht schon wieder!“

Abschreckende Mehrfach-Belastung

Dazu trägt auch bei, dass Standpersonal gleich in mehrerlei Hinsicht aus der „Komfort-Zone“ herausbefohlen wird. So ist zum Beispiel nicht die bequeme Kleidung im Sinne des Unternehmens, die einen Arbeitstag im Stehen unterstützen würde, sondern ein hochwertiges, stilvolles Äußeres – vom Schuh bis zum Halstuch.

Vielfach sind zudem die ausgewählten Unterkünfte, in denen sich die Mitarbeiter nachts von den Anstrengungen des Tages erholen sollen, aus Budgetgründen eher unkomfortabel. Die trockene, heiße Messeluft belastet Haut und Organismus deutlich mehr als die Arbeit im Büro.

Frische im Kopf statt im Glas

Erfahrenen Messe-Coaches und -Trainern zufolge sind dies denn auch die Ansatzpunkte für Unternehmen, denen frische und kommunikative Mitarbeiter wichtiger sind als teure Erfrischungen für die Gäste. Denn Champagnermarken sind austauschbar, menschliche Eindrücke nicht.

Mit einem fröhlichen Morgen-Kickoff zu Beginn des Messetages allein ist es nicht getan. Es ist nur ein Teil eines komplexen Prozesses, bei der die individuellen Fähigkeiten aller Beteiligten eine zentrale Rolle spielen. Weshalb von der Auswahl der geeigneten Mitarbeiter über deren Training und Qualifikation bis zum Zeit- und Freizeitmanagement des Messepersonals das Know-how der HR-Abteilung und der Personalverantwortlichen besonders gefragt ist.

Tipps und Tricks

Nach der Messe ist vor der Messe – die wichtigsten Faktoren, damit Mitarbeiter die „Herausforderung“ Messe gern annehmen und ihre Aufgaben dort effizient erfüllen, sind:

Eine sorgfältige Planung.

Das Messeteam wird frühzeitig zusammengestellt. Wie bei jedem Mannschaftssport geht es darum, Positionen zu definieren und dafür die richtigen Menschen auszuwählen. „Offensive“ für Kontakt und Kommunikation, „Defensive“ für Logistik und die Arbeit hinter den Kulissen sowie einen routinierten Libero, der dafür sorgt, dass Mitglieder der Standbesatzung von Zeit zu Zeit Luft zum Atmen bekommen. Hier verfügt die Personalabteilung über das erforderliche Wissen, um Kriterien aufzustellen und geeignete Mitarbeiter auszuwählen.

Eine ausführliche Vorbereitung.

Alle Maßnahmen auf der Messe gehören vorher besprochen – im Team erfahrener und neuer Teilnehmer. Jeder muss über seine Rolle Bescheid wissen und über klare Anweisungen verfügen, z.B. welche Aussagen getroffen werden, wie mit Besuchern umgegangen wird, welche Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche es gibt. Ein Messestand ist vergleichbar mit dem Betrieb in einem großen Restaurant – es liegt in der Hand des ausstellenden Unternehmens, ob es als 5-Sterne-Lokal wahrgenommen wird oder als Schnellimbiss. Ein „Maitre de Service“ ist Organisator genauso wie Vertrauensperson fürs Team. Auch hier ist HR auf seinem klassischen Terrain gefordert, um die Grundlagen zu schaffen.

Eine wahrnehmbare Identität.

Der Messeauftritt ist Teil der Öffentlichkeitsarbeit des Unternehmens, genauso wie er auf den personellen Ressourcen aufsetzt. Es darf daher keine Abweichungen vom üblichen Image geben, weder in Übertreibung nach oben noch in Nachlässigkeiten nach unten. Je besser geplant und je ausführlicher vorbereitet das Projekt ist, desto weniger Nachbesserungen, Ausfälle und Reparaturen sind zu erwarten – und desto mehr Reputation nach außen.

Vertretbare Ziele.

Die Zeiten, in denen ein Messe-Erfolg allein an der Zahl der eingesammelten Visitenkarten gemessen wurde, sind vorbei. Nicht die Masse der Leads ist entscheidend, sondern ihre Klasse. 12 Visitenkarten am Tag lassen sich mit Inhalten hinterlegen und ins Marketing einspeisen – 120 sind so nutzlos wie ein Haufen Altpapier. Mitarbeiter, die an vertretbaren Zielen mitgearbeitet haben, werden motiviert und erfolgreich ans Werk gehen. Entsprechende Schulungs- und Entwicklungsmaßnahmen sollten langfristig durch HR gesteuert werden.

Unmittelbare Nacharbeit.

Die Ergebnisse des Messeauftritts werden täglich und sorgfältig dokumentiert; wegen der vertretbaren Ziele ist das auch ohne übertriebenen Aufwand möglich. Auch das Reporting und seine Präsentation im Unternehmen gehört in den unmittelbaren Anschluss der Messe. Damit bekommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die auf der Messe hart gearbeitet haben, eine unmittelbare Anerkennung für ihre Leistung – die auch in Jahresgesprächen und Zeugnissen dokumentiert wird. Ihre Bereitschaft, an einer weiteren Messe mitzuarbeiten, wird ungleich größer sein, als wenn am Tag Routine einkehrt, als wäre „außer Spesen nichts gewesen“.