(Mit-)Teilen ist Gold

26. August 2013

Nichts ist wertloser als der Tagungsband im Wandregal oder auf der Festplatte. Erst wenn Teilnehmer an Seminaren, Tagungen oder Messen ihr neues Wissen mit dem Team teilen, entsteht echter Mehrwert. Eine kleine Anleitung zum effizienten Wissensschürfen.

Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erzählen – nach einer Dienstreise muss er sogar. Egal ob er dabei eine Konferenz besucht oder eine Messe, ob er mit Geschäftspartnern gesprochen hat oder mit anderen Experten: Erst durchs (Mit)Teilen werden seine neuen Erfahrungen fürs Unternehmen so richtig wertvoll. Der Tagungsband, der im Wandregal verstaubt, oder die Daten, die vom USB-Stick auf die Festplatte gespeichert werden, bringen nur einen kleinen Bruchteil der Wertschöpfung, den unmittelbar weitergegebenes Wissen bietet.


Auf die Vorbereitung kommt es an
Wie die kurzen folgenden Anleitungen für verschiedene Anlässe zeigen, kommt es besonders auf zwei Dinge an, um den Inhalt der besuchten Veranstaltungen auch für Nicht-Teilnehmer verfügbar zu machen: Das ist zum einen die gezielte Vorbereitung, damit die Dokumentation nicht an unzulänglichem Arbeitsmaterial scheitert. Das ist zum anderen, dass die Berichterstattung bzw. Weitergabe des Wissens unmittelbar nach der Rückkehr erfolgt. Jeder Zeitverzug trübt die Erinnerung und birgt das Risiko, dass andere Dinge aus dem Tagesgeschäft höhere Priorität gewinnen und das Feedback unter den Tisch fällt.


Freiheit für Seitenblicke bewahren
Wenngleich das unmittelbar erlangte Wissen und die daraus abgeleitete Kommunikation im Mittelpunkt des Interesses stehen, sind doch Ableitungen und Verknüpfungen sehr wertvoll, die sich aus der Nachbereitung ergeben. Daraus ergibt sich nicht nur die Aufgabe einer zielgerichteten Moderation von Referat und anschließender Fragerunde, sondern auch die Aufforderung an die Reisenden, sich für solche Seitenblicke und Transferarbeiten offen zu halten. Ein vorbereitendes Gespräch, das über ein „Gute Fahrt!“ und andere fromme Wünsche hinausgeht, ist daher empfehlenswert.

Praktische Agenda für Messebesuch, Tagung und Seminar

Besuch von Messen, Events und Kunden

  • Vor dem Besuch werden die Ziele der Reise festgelegt. Für Besucher heißen die: Wer wird besucht? Welche Themen werden angesprochen? Welche Fragen werden gestellt? Welche Unterlagen werden benötigt? Aussteller/Gastgeber fragen sich: Welche Besucher erwarten wir sicher, welche optional? Welche Informationen/Auskünfte wollen wir von ihnen erhalten? Welche Informationen wollen wir ihnen geben?
  • Während des Messe-/Kundenbesuchs werden die Gespräche in kurzen Protokollen unmittelbar dokumentiert – die Visitenkarte des Gesprächspartners wird ans Protokoll geheftet. Genormte Formblätter erleichtern hier die Arbeit, weil sie auch Mitarbeitern, die der Schriftform eher zurückhaltend gegenüberstehen, einen Leitfaden liefern. Außerdem werden die Ergebnisse damit besser vergleichbar; Änderungs- oder Verbesserungsvorschläge bekommen eine Grundlage.
  • Bei längeren Messen/Kundenbesuchsreisen täglich, bei kurzen Besuchen am ersten Tag danach präsentiert jeder Besucher, Aussteller oder Gastgeber seinem (anwesenden) Team eine Zusammenfassung der Antworten/Informationen auf die vorgegebenen Fragen. Für eine (abwesende) Gruppe wird ein Gesamtprotokoll erstellt. Ebenso wie beim Einzelbesucher sind ein zusammenfassendes Kurzreferat sowie eine Frage-Antwort-Runde mit anschließendem Protokoll obligatorisch für die erste Besprechung nach der Messe bzw. dem Besuch.

Teilnahmen an Tagungen und Kongressen

  • Vor dem Besuch werden die Ziele des Besuchs festgelegt. Für Teilnehmer heißen die: Was ist der Zweck der Teilnahme? Welche Themen sind für uns wichtig? Wo sollen wir Fragen stellen? Sollen bestimmte Referenten angesprochen werden? Referenten fragen sich: Welche Zielgruppe ist zu erwarten? Welche Botschaften sollen ihnen vermittelt werden? Welche Dialoge mit Teilnehmern/anderen Referenten erscheinen nützlich?
  • Während der Tagung protokolliert der Teilnehmer/Referent die Informationen bzw. neue Erkenntnisse und neue Kontakte. Ideal sind auch hier genormte Formblätter.
  • Unmittelbar nach der Rückkehr – solange das erworbene Wissen noch frisch ist – gibt der Teilnehmer/Referent ein Kurzreferat vor dem Team und steht in einer Frage-Antwort-Runde zur Verfügung. Das Protokoll wird hinterlegt und verfügbar gemacht.

Teilnahme an Weiterbildungen und Seminaren

  • Vor der Abreise besprechen Teamleiter und/oder Personalverantwortlicher mit dem Teilnehmer den Zweck und das Ziel der Maßnahme. Gemeinsam wird eine Checkliste erarbeitet, an der sich anschließend die Erfüllung der Wünsche und Ziele sowie das Erreichen der vom Unternehmen angestrebten Erfolge überprüfen lässt.
  • Während der Veranstaltung überprüft der Teilnehmer regelmäßig die Inhalte anhand der Checkliste und fertigt kurze Protokolle (Formblatt) an, in denen auch Platz für weiterführende Erkenntnisse und Wahrnehmungen vorgesehen ist.
  • Nach der Rückkehr – es sollten nur wenige Tage verstreichen – findet die Nachbesprechung mit Teamleiter/Personalverantwortlichem statt. Das Protokoll ist dabei Grundlage des Gesprächs; es dient auch der Leistungskontrolle des Seminaranbieters.
  • In der darauf folgenden Teamsitzung referiert der Teilnehmer kurz Inhalte und Erkenntnisse des Seminars gegenüber seinen Kollegen.

Bei allen Prozessen zum Abschöpfen und Verteilen des erworbenen Wissens sind drei Elemente gleich: die gründliche, überlegte Vorbereitung mit schriftlichen Leitfäden; die konsequente, ebenfalls schriftliche Protokollierung parallel zur Veranstaltung; die unmittelbare, persönliche Wiedergabe im Team mit der Möglichkeit zu Rückfragen und Feedback. Die Ausgestaltung der einzelnen Schritte mag sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Die Erkenntnis, dass erst geteiltes Wissen wertvolles Wissen ist, bleibt für alle gleich.

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