Neue Wege führen durchs Meeting

12. Oktober 2017

Wenn im Unternehmen „Veränderung“ angesagt ist, bieten sich liebgewordene Meeting-Rituale als Ansatzpunkt an. Nicht jede Idee allerdings hat das Zeug zum Wow-Effekt.

  • Die Qualität eines Meetings wächst mit dem Vorhandensein einfacher, verständlicher und konsequent befolgter Regeln
  • Meetings dürfen nicht im Ritual erstarren, sollen aber auch kein Spielball für Experimente sein
  • Meetings erzielen dann die größte Wirkung, wenn sie in eine Gesamtstrategie von Prozessen und Kommunikation eingebunden sind

Meetings tragen im Idealfall dazu bei, die Kommunikation im Unternehmen anzukurbeln, das Gemeinschaftsgefühl zu stärken und die Produktivität zu steigern. Allerdings sind sie auch anfällig dafür, als Plauderstunde, lästige Pflicht oder hierarchisch geprägte Informationsschleuder wahrgenommen zu werden, wenn ein Unternehmen keine Meeting-Kultur pflegt. Wie groß der Bedarf an Innovation im Meeting-Raum ist, zeigt die große Zahl immer neuer Vorschläge, mit denen Besprechungen belebt werden sollen. Einige davon sind hier mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt – als Anregung dafür, das Thema aktiv aufzugreifen. Am besten mit einem eigenen Meeting zum Thema.

Meetings durchstehen

Aus dem Besprechungsraum alle möglichen Sitzgelegenheiten zu entfernen, wird immer wieder als das Non-plus-ultra des Effizienzgewinns empfohlen. Sprich: Wenn die Teilnehmer es sich nicht bequem machen können, verplempern sie auch nicht zu viel Zeit in der Komfortzone.

Vorteil: Die Meetings werden tatsächlich kürzer.

Nachteil: Aber nicht, weil sich die Teilnehmer stärker konzentrieren. Sondern weil sie möglichst schnell zurück zu ihrem Bürostuhl möchten, koste es, was es wolle.

Meetings im Liegestütz absolvieren

Seit geraumer Zeit kursiert ein Meme im Internet, das angebliche Meetingteilnehmer im Liegestütz zeigt, während sie ihre Redebeiträge liefern. Idee dahinter: Solche Besprechungen gehen noch schneller über die Bühne als jene im Stehen.

Vorteil: Es äußern sich nur noch jene, die wirklich etwas zu sagen haben. Keine Charts, keine Powerpoints, keine Handouts, kein Protokoll.

Nachteil: Außer Muskelaufbau kein greifbares Ergebnis, aber viele passive Zuschauer.

Meetings bewerten

In Zeiten, in denen noch so kleine Prozesse im Unternehmen sich dem Controlling stellen müssen, unterziehen sich auch Meeting-Strukturen und -Abläufe dieser Pflicht. Vom Zeitaufwand der Beteiligten über den Raum- und Technikbedarf bis hin zum Bewerten des Outputs ergeben sich zahlreiche Messpunkte. Eine definierte Meeting-Kultur sowie klar formulierte Meeting-Regeln liefern dem Controlling die Maßeinheiten.

Vorteil: Der Wert jedes Meetings wird bilanzierbar, erkannte Mehrwerte lassen sich vervielfältigen.

Nachteil: Vermeintlich unergiebigen Meetings wird der Hahn abgedreht, weil sich soziale Komponenten und langfristige (Neben-)Wirkungen nicht messen lassen.

Meetings mit Frohsinn aufladen

Schon vor zehn Jahren hat „The Chief Happiness Officer“ Alexander Kjerulf in seinem Blog dazu geraten, Meetings eine fröhliche Note zu geben – und empfiehlt dafür zum Beispiel, zu Beginn jeden Anwesenden zu einer positiven Meldung zu veranlassen: erledigte Aufgaben, erfahrene Unterstützung, überraschende Erkenntnisse. Dadurch erhalte die weitere Besprechung eine motivierende Note.

Vorteil: Keiner kommt mehr unvorbereitet.

Nachteil: Was machen wir mit jenen, die nichts, aber auch gar nichts etwas Gutes abgewinnen möchten?

Meetings ohne Hierarchie

Um sich von Chef-Appellen und Teamleader-Rapportstunden zu befreien, suchen Meetingteilnehmer ihr Heil in der Anarchie: Alle Anwesenden sind gleichberechtigt, einzig der gewählte Moderator (vielleicht sogar im Rotationsverfahren wechselnd) wacht über die Einhaltung der Regeln, die für alle gleich sind. Dieses Mehr an Demokratie soll dafür sorgen, dass Ideen und Beschlüsse auf breiter Ebene im Unternehmen akzeptiert werden.

Vorteil: Ein Signal größtmöglicher Wertschätzung für die Vorschläge und Initiativen jedes Einzelnen.

Nachteil: Das Unternehmen muss zuerst „Demokratie“ lernen.

Meetings mit Bewegungsübungen auflockern

Auch hierfür begeistert sich Alexander Kjerulf. „Es dauert nur eine Minute, aufzustehen, sich zu schütteln, zu beugen und zu strecken, wieder hinsetzen.“ So bewegen sich nicht nur die Gedanken, sondern auch die Körper.

Vorteil: Absolut unkompliziert in der Durchführung.

Nachteil: Ohne eine Unternehmenskultur, die frei ist von Spott und Hohn, enden solche Übungen in der Lächerlichkeit (oder darin, dass sich „bessere Leute“ ausklinken).

Meetings mit Stille anreichern

Dass es Momente des Schweigens und der Stille in einem Meeting gibt, ist in traditionellen Hierarchien gang und gebe. Etwa, wenn der Chef nach zehnminütigem Vortrag wissen will: „Na, was halten Sie davon?“ Meistens sind solche Pausen für die Teilnehmer nur schwer zu ertragen. Japaner nutzen daher gelegentliches Schweigen in Verhandlungen gern zur Verunsicherung westlicher Partner.

Vorteil: Wenn keiner redet, kann man wenigstens mal in Ruhe nachdenken und sich sortieren. Auf Dauer führt das zu mehr Substanz und weniger heißer Luft.

Nachteil: Ohne Plan B zum „Weitermachen danach“ dauern solche Pausen mitunter so lange, dass der Meeting-Faden reißt.

Meetings gehaltvoll dokumentieren

Seit es Meetings gibt, gibt es Protokolle. Und seit es Protokolle gibt, sind sie in den meisten Fällen unvollständig, nicht für jeden gleichermaßen verständlich oder schlummern in den Tiefen des E-Mail-Speichers. Einheitliche Standards und eine Kultur des sorgsamen und produktiven Umgangs – etwa durch Nachbesprechung zu Beginn des nächsten Meetings oder durch obligatorische Reviews in der Zwischenzeit – sind daher unverzichtbar

Vorteil: Extrem hilfreich.

Nachteil: Extrem mühsam.

investor relations