Raumgewinn ohne Platzanspruch

22. Januar 2012

Weil sich Jobanforderungen und Arbeitsorganisation ändern und flexibel an neue Gegebenheiten anpassen, wird über kurz oder lang auch der fixe, persönliche Schreibtisch der Vergangenheit angehören. „Rollcontainer statt Schublade“ ist der erste Schritt zum „nonterritorialen Büro“.

Flexibles Bürokonzept mit Desk-Sharing-Prinzip

Optimale Raumaufteilung – einer der Erfolgsfaktoren, wenn das Spitzenteam der Brose Baskets wieder einmal in der Bundesliga auftrumpft. Optimale Raumaufteilung – auch ein Erfolgsfaktor beim Hauptsponsor des Basketballteams, dem Automobilzulieferer Brose. Vor inzwischen mehr als zehn Jahren hat das Unternehmen angefangen, die Arbeitswelt in seinen Büros zu verändern. Brose hat sich vom Althergebrachten gelöst und Prozesse und Installationen nach eigenen Bedürfnissen umgestaltet. Eine Entscheidung, die sich bezahlt gemacht hat: „Allein durch das flexible Bürokonzept mit Desk-Sharing-Prinzip spart Brose 20 Prozent der Kosten für Fläche, IT und gebäudetechnische Einrichtungen. Zwölf Mitarbeiter teilen sich zehn Schreibtische, weil sich stets ein Teil unserer Angestellten auf Dienstreise, in der Weiterbildung oder im Urlaub befindet“, zieht das Unternehmen Bilanz.

Aber nicht nur mit Meterstab und Zählliste lässt sich der Erfolg nachmessen. Die Unabhängigkeit eines Mitarbeiters von einem bestimmten Arbeitsplatz erlaube es Brose, die Zusammensetzung des Kundenteams den wechselnden Bedürfnissen eines Projektes anzupassen. Auf diesem Weg lassen sich auch Kunden und Lieferanten in die Projektarbeit integrieren. Für die Daten-, Sprach- und Videoübertragungen nutzt Brose ein eigenständiges, weltweit vernetztes Kommunikationssystem. Das vereinfache und beschleunige die Zusammenarbeit bei fachübergreifenden internationalen Projekten. Alle Dokumente sind auf einem Zentral-Server gespeichert, die Arbeit erfolgt weitgehend papierlos. Dies erfordere von den Beschäftigten Selbstdisziplin und -organisation, was bei Brose im Grundsatz des „clean desk" verwirklicht ist. „Das bedeutet“, so heißt es aus Bamberg: „zum Arbeitsende räumt jeder Mitarbeiter seinen Schreibtisch auf und bringt seine Arbeitsunterlagen und -gegenstände in einem persönlichen mobilen Schrank unter.“ Dank des flexiblen Möbelsystems lasse sich aus jedem identischen Arbeitsplatz in kürzester Zeit ein individueller Arbeitsplatz herstellen. Außerdem befinden sich innerhalb der Büros kombinierte Besprechungs-Pausenzonen mit Kaffeebar, mobilen Tischen und TV-Geräten als Treffpunkte. Denn spontane Zusammenkünfte und verstärkte Kommunikation untereinander sind eines der Ziele, mit denen beim „Desk Sharing“ die Produktivität verbessert werden soll.

Erforschung des Arbeitsplatzes der Zukunft

Was sich in Bamberg bereits etabliert hat, ist für viele Firmen in Deutschland noch Zukunftsmusik. Die Noten dafür können sie sich beim „Office Innovation Center“ (OIC) des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart aber schon ansehen. Die dort entwickelten und experimentell untersuchten Konzepte gehen noch einige Schritte weiter als die „Neue Brose Arbeitswelt“.

Ihr Browser kann keine Inlineframes darstellen. Um dieses Video anzuschauen, besuchen Sie die http://www.iao.fraunhofer.de/images/filme/oic.html Mediathek des Fraunhofer IAO

Unter dem Leitsatz „Office is where you want“ erforschen die Fraunhofer-Spezialisten dort, in welchem Umfang und in welchen Anwendungen sich neue Technologien nutzen lassen, um Arbeitsplätze unter den verschiedensten Aspekten zu optimieren – vom Raumbedarf über gesundheitliche Fragen und Produktivitäts-Faktoren bis hin zur verminderten Umweltbelastung im „Grünen Büro“. Auf Basis von arbeits- und zukunftswissenschaftlichen Forschungsmethoden entwickelt das interdisziplinär besetzte „Office 21“- Projektteam Konzepte und Lösungen, die den Anforderungen an Innovation, Kreativität, Flexibilität und Leistungsfähigkeit gerecht werden und dabei Nachhaltigkeitsaspekte wie Wirtschaftlichkeit, Ressourcenschonung und soziale Aspekte berücksichtigen.

Ganzheitliche Ansätze, bei denen auch berücksichtigt ist, dass sich die Arbeitskräfte wohl und motiviert fühlen, und deren Ergebnisse sich auch für die betriebliche Praxis eignen, genießen dabei Vorrang vor theoretischen Insellösungen. Die OIC-Experten erforschen dabei laufend das Umfeld, für das sie ihre Konzepte entwickeln. Gegenwärtig etwa beschäftigen sie sich im Rahmen einer Studie „Wissensarbeit 2020plus“ mit Fragen wie: Wo stehen wir heute und in welche Richtung verändert sich die Arbeits- und Beschäftigungssituation für Wissensarbeiter in den nächsten 10 bis 20 Jahren? Wie wirkt sich der Einsatz von bildbasierten Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen auf unsere Mobilität, auf Arbeitsorte und auf die Büroumgebungen selbst aus? Welche Rolle spielen virtuelle Netzwerke? Wie werden wir mit intelligenten Gebäuden oder Räumen kommunizieren, damit uns diese optimal in unserem Alltag auch bis ins hohe Alter unterstützen? Wie verändert sich mittelfristig unsere Wohn- und Lebenssituation auch im Alter insgesamt? Die entsprechende Umfrage finden Sie hier.

Mit technischen und organisatorischen Lösungen allein ist es nicht getan

Eine „interaktive Kreativitäts-Landschaft“, wie sie sich das Office Innovation Center von Fraunhofer für die Zukunft vorstellt. Welche Potentiale schon heute bestehen, hat das Office 21-Projektteam in der Publikation Information Work 2009 dargestellt. Als Beitrag zur Identifikation nutzbarer Produktivitätspotentiale im Büro beschreibt die Studie aktuelle Trends und zeigt, wie sich stationäre bzw. mobile Wissensarbeit in einem spezifischen Technologie- und Arbeitsumfeld ganz unterschiedlich entwickelt. Grundlage dazu bildet eine empirische Erhebung von Fraunhofer IAO im Rahmen des Verbundforschungsprojektes Office 21. Neben zahlreichen explorativen Gesamtauswertungen zum allgemeinen Arbeitsumfeld von Bürobeschäftigten werden insbesondere die Unterschiede bei vier speziellen Typen von Wissensarbeitern näher untersucht und beschrieben. Und zwar sowohl im Hinblick auf typische technologische Ausstattungs- und Qualitätsmerkmale als auch in Bezug auf damit verbundene Kennwerte für deren Prozess-Performance, Arbeitszufriedenheit und Wohlbefinden.

Erkenntnis: Mit technischen und organisatorischen Lösungen allein ist es nicht getan. Denn mit dem Territorium im Büro geben die Mitarbeiter ein Stück Sicherheit auf, müssen sich von Gewohnheiten lösen und sich neuen Organisationsformen und Spielregeln unterwerfen. Gerade das „clean desk“-Prinzip stellt eine große Hürde dar, bedeutet es doch weitestgehend den Verzicht auf eine Individualisierung des persönlichen Arbeitsplatzes – keine Kinderzeichnungen und Urlaubsfotos an der Pinwand, kein Lieblingskaktus auf dem Fensterbrett und kein angebrochene Colaflasche „für morgen“. Im Idealfall allerdings wird durch die dauernde Veränderung Kreativität und Ideenreichtum freigesetzt, auf dem Innovationen und Verbesserungen des Status Quo gedeihen.

In nonterritorialen Büros oder informellen Arbeitsbereichen gibt es keine festen Arbeitsplätze. Der jeweilige Schreibtisch steht seinem Nutzer immer nur für begrenzte Zeit zum Arbeiten zur Verfügung. Dieses Prinzip eignet sich für Mitarbeiter, die viel im Außendienst oder überwiegend auf Dienstreisen und in Besprechungen sind. Elektronische Reservierungs- und Anmeldeprozeduren ebenso wie der Zugang zu Arbeitsmitteln und Daten müssen ebenso neu installiert werden wie Verantwortlichkeiten beim Verteilen – und es muss Vorsorge getroffen sein, wenn aus überraschenden Gründen einmal der Plan nicht aufgeht und mehr Mitarbeiter anwesend sind als Arbeitsplätze. Eine Einbindung in flexible Arbeitsmodelle (siehe Beitrag „Vertrauen wirkt auch auf Entfernung“ zum Thema Home Office in dieser Ausgabe) und eine Ausdehnung von Betriebszeiten sind aus Sicht aller Fachleute daher unverzichtbar.

Das Bürokonzept 2010

B.Braun in Melsungen hat mit seinem „Bürokonzept 2010“ den Anspruch auf einen persönlichen Schreibtisch im Unternehmen aufgelöst. Treibende Kraft und tragende Säule des nonterritorialen Büros sind moderne Informations- und Kommunikationstechniken. Ein Blick zu B. Braun in Melsungen und seinem „Bürokonzept 2010“ zeigt, wie sie sich besonders fortschrittlich nutzen lassen. Mit innovativen Ideen und Ansätzen sorgt das Unternehmen für die nahtlose Integration der gesamten technischen Infrastruktur in das alltägliche Arbeitsumfeld der Mitarbeiter.“ Das Unternehmen gilt als führend in der Umsetzung innovativster Produktionstechniken sowie der Entwicklung modernster Arbeitsformen. Tom Wagner, Head of Systems Management bei B. Braun: „Das Bürokonzept 2010 wurde 1998 von Herrn Braun, Vorstandsvorsitzender der B. Braun Melsungen AG, persönlich initiiert. Elementarer Bestandteil dieses Konzeptes ist die Abkehr von der festen Bürostruktur hin zur offenen Gestaltung des Arbeitsumfeldes. Es gab also keine festen Arbeitsplätze mehr.“

Die Küche vom B.Braun Bürokonzept 2010. Bei B. Braun entwickelte man ein Konzept, das die Informations- und Kommunikationstechniken perfekt in das Büroumfeld integriert. Ein Thema war unter anderem der stetig wachsende Platzbedarf für Aktenordner und die damit verbundene Notwendigkeit einer elektronischen Archivierungslösung. Das ausgeklügelte Bürokonzept in Verbindung mit modernsten Kommunikationstechnologien macht sich für B. Braun heute bezahlt. Der zentrale Einsatz von Multifunktionsgeräten anstelle von lokalen Druckern und Faxgeräten senkte die Kosten im Outputbereich erheblich und sorgte für eine starke Verbesserung der damit verbundenen Arbeitsprozesse.

Die Anmerkungen von Unternehmenschef Ludwig Georg Braun in einem Interview zu den neuen Wegen der Bürokommunikation zeigen, wie grundlegend der Wandel am Arbeitsplatz aussehen wird, der sich gerade erst anbahnt: „Der Weg moderner Bürozusammenarbeit unter den Mitarbeitern wird sich in den Arbeitsumgebungen widerspiegeln, d. h. dass sich in den zugeordneten Bereichen keine festen Sitzordnungen mehr finden“, sagte Braun. „Die klassische Bürostruktur des Zwei- bis Vier-Mann-Büros wird sich auflösen, und den bisherigen klassischen Arbeitsplatz mit eigenem Schreibtisch, eigenem Telefon und eigenem Computer, der an Tagen der Abwesenheit des Mitarbeiters leer bleibt, wird es nicht mehr geben. Modernste, abteilungs- und etagenweise gebundene Bürokonzepte machen es möglich, dass die ehemals festen und permanent vorgehaltenen Arbeitsplätze abgelöst werden durch ,Büropools‘, auf die die Mitarbeiter bei Bedarf zurückgreifen.“

Video: Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO

investor relations