Souverän die Fragen meistern

Präsentationen und Vorträge sind keine Einbahnstraße. Im Dialog mit den Zuhörern treten Fragen auf, die zwar stören mögen, die sich aber ummünzen lassen – ganz im Sinne des Redners.

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Die meisten Fragen, das wissen zum Beispiel Eltern kleiner Kinder ganz genau, kommen erstens stets im falschen Augenblick und lassen sich zweitens kaum schnell und überzeugend beantworten. Das gleiche hat schon manche Präsentation oder manchen Vortrag aus der Bahn geworfen: Ein Zuhörer, der mit einer vermeintlich unschuldigen Frage dazwischen grätscht. Die Vortragenden geraten dadurch häufig in eine Zwickmühle. Wollen sie sich entgegenkommend zeigen und Antwort geben, so müssen sie den Aufbau und den Ablauf ihrer Präsentation unterbrechen, vielleicht sogar zerstören. Weisen sie den Fragesteller ab, wirken sie mitunter ignorant oder dialogfeindlich. 

  • Erste Empfehlung daher für alle, die sich nicht souverän genug fühlen, um eine solche Unterbrechung zu meistern, sowie für alle, denen an einem störungsfreien Ablauf ihres Vortrags gelegen ist: Vorher die Regeln kommunizieren. „Mir liegt viel daran, Ihnen dieses Thema durchgängig darzustellen. Bitte notieren Sie sich Ihre Fragen, damit wir uns anschließend damit befassen können.“ Gewiefte Vortragende stellen für diesen Fall (bei einer überschaubaren Teilnehmerzahl) farbige Notizzettel oder -karten zur Verfügung.

Sollbruchstellen helfen Störungen vermeiden

Wie verhält man sich aber, wenn Teilnehmer trotzdem und hartnäckig auf ihrem Fragerecht beharren? Vor allem dann, wenn sie Verständnisprobleme signalisieren? Unter Umständen sind jene, die sich melden, nur die Spitze des Eisbergs und im Publikum gibt es weitere, eher zurückhaltende Teilnehmer, die ebenfalls Verständnisprobleme haben. Hier greifen die beiden nächsten Empfehlungen.

  • Kein Thema ist derart aus einem Block gemeißelt, dass es überhaupt keine Unterbrechung zulässt. Daher bietet es sich an, von vorneherein Sollbruchstellen einzuarbeiten, an denen eventuelle Fragesteller bedient werden. Das lässt sich zum Beispiel mit dem Satz kommunizieren: „Lassen Sie mich bitte diesen Gedanken noch zu Ende führen. Danach können wir gleich auf Ihre Frage eingehen – es könnte sein, dass Sie bei diesem komplexen Thema nicht der einzige sind, dem etwas auf den Nägeln brennt.“
  • Noch eine Stufe höher auf der Rednerqualität ist das eigene Angebot: „Gibt es an dieser Stelle Fragen?“ Dies sollte allerdings nicht als Floskel dienen, sondern - mit einigen Sekunden Bedenkzeit ausgestattet – auch von der Mimik und Körpersprache her als ehrliche Einladung erkennbar sein. Wer in diesem Moment schon das Manuskript weiterblättert oder die Präsentation weiterklickt, signalisiert eher ein „Haltet bloß die Klappe jetzt!“ Vorteil solcher „Haltestellen“ auf der Vortragsfahrt ist ihre Planbarkeit. Mitunter lässt sich durch einen Vertrauten im Publikum, der eine bestellte Frage stellt, sogar eine Auflockerung in der Dramaturgie erzielen.

Gegenfeuer aus der Brandzone schieben

Als irritierend oder störend werden Fragen empfunden, die gar keine sind. Wenn etwa erkennbar wird, dass der Fragende die Inhalte (oder gleich den Vortragenden) in Frage stellt oder herabwürdigen will. Oder wenn der vermeintliche Fragesteller zu einem Ko-Referat anhebt, mit dem er a) selbst glänzen will, b) seine Gegenposition auswalzt, c) vom Thema ablenkt oder d) alles zusammen im Schilde führt. Was ist dann zu tun?

  • So belastend es manchem erscheinen mag und so hoch die emotionale Hürde auch ist: Hier hilft nur eine klare Ansage im Stil von „Ich verstehe Ihr Anliegen. Aber dies ist (noch) nicht der rechte Moment, darüber zu diskutieren. Bitte bewahren Sie Ihre Gedanken bis zum Schluss meines Vortrags auf.“ Bei gut organisierten Veranstaltungen oder Meetings sind solche Zwischenfälle durch einen aufmerksamen Moderator zu lösen, der dem Vortragenden zur Seite springt.
  • Begegnet einem eine Frage, deren Inhalt sowieso in Kürze Gegenstand der Präsentation ist, nutzt der Vortragenden dies, um sein Verständnis für die Belange der Zuhörer offensiv zu signalisieren: „Eine prima Frage, ich habe fast schon darauf gewartet, wie sie gleich sehen und hören werden.“
  • Mitunter verbergen sich versteckte Vorwürfe in Fragen: „Wieso ist das Blau in Ihrer Präsentation so hell? Unsere Firmenfarbe ist doch viel dunkler.“ Jetzt bloß nicht mit Ironie oder Sarkasmus kontern: „Ich wollte nur mal testen, ob einer hinguckt…“ oder „Ich wollte Ihnen bewusst etwas Erhellendes anbieten…“ Sondern den Ball aufnehmen. Zum Beispiel mit der Einladung: „Genau hinsehen und genau hinhören, darauf kommt es an, wenn wir aus dieser Veranstaltung etwas mitnehmen wollen. Sie werden sicher feststellen, dass auch an anderer Stelle davon die Rede ist, welche große Änderungen selbst kleine Abweichungen vom Das-haben-wir-immer-schon-so-gemacht haben.“

Missverständnisse und Frageketten positiv aufgreifen

Wenn am Ende des Vortrags dann die Fragerunde läuft, sind häufig zwei Phänomene zu beobachten. Das eine: Gerade dann, wenn keine Zwischenfragen erlaubt waren, haben sich mitunter Missverständnisse Bahn gebrochen, die sich in vermeintlich wirren Fragen und Anmerkungen äußern. Das andere: Es sprudelt aus den Fragenden nur so heraus, sie reihen eine ganze Kette von Fragen aneinander.

  • Im ersten Fall lohnt es sich, dem offensichtlichen Missverstehen mit einer Gegenfrage auf die Spur zu kommen: „Gibt es hier am Tisch/im Raum noch jemanden, für den bei diesem Aspekt offene Fragen bestehen?“ Wenn dies der Fall ist, empfiehlt sich das Sammeln dieser Fragen und ein zusammenfassendes Eingehen – bei Bedarf mit Unterstützung der nochmals aufgerufenen Präsentationsfolien. Wenn sich kein weiterer meldet, dann kommt die klare Ansage: „Meine Antwort auf Ihre Frage wird etwas umfangreicher ausfallen. Im Interesse der anderen Teilnehmer möchte ich das anschließend unter vier Augen mit Ihnen klären. Sind Sie einverstanden?“
  • Im zweiten Fall ist es ratsam, aus der Kette der Fragen jene herauszulösen, die sich schnell und unkompliziert beantworten lässt, und anschließend so zu verfahren wie bei den Missverständnissen.
  • Sollte es dazu kommen, dass jemand Fragen stellt, die schon längst beantwortet sind, ist die keine Aufforderung, dessen Unaufmerksamkeit oder Verständnisarmut bloßzustellen. Gewiefte Vortragende nutzen die Gelegenheit, ihre Kernbotschaften noch einmal kurz, präzis und mit einem „Genau auf diese Antworten kommt es an.“ gewürzt ins Bewusstsein des Publikums zu hämmern.