Urlaubsplanung zwischen Hoffen und Bangen

6. Oktober 2016

Es allen Recht zu machen, geht nicht. Allen Risiken vorzubeugen, schränkt stark ein. Dennoch lassen sich Störungen und Engpässe in der Urlaubszeit gut vorbereitet meistern.

  • Urlaubsplanung hat eine Schlüsselfunktion im Personal- und Arbeitszeitmanagement einer Firma.
  • Übergaben an Vertreter verdienen Konzentration und Aufmerksamkeit.
  • Vorsorgeprinzip beim Genehmigen von Urlauben vermeidet unliebsame Überraschungen.

Gescheiterte Urlaubsplanung bringt Arbeitgeber und Arbeitnehmer in die Bredouille. Gerade zur Sommerszeit in den großen Ferien macht sich das oft schmerzhaft im Betriebsablauf bemerkbar. Die einen tun sich leichter damit, die entstehenden Probleme abzufedern, die anderen schwerer. Für alle gleich ist das Szenario: Man kann sich noch so viel Mühe mit der Urlaubsplanung machen – das wirkliche Leben mischt die Karten doch immer wieder neu. Dann erweist sich mancher vermeintliche Trumpf als „Fahrkarte“. Drei beispielhafte Fälle zeigen, was sich so oder ähnlich jedes Jahr in Unternehmen aller Größen und Branchen ereignet – obwohl das anspruchsvolle Thema Urlaubsplanung schon bestmöglich angegangen worden war.

Fallbeispiel 1

„Das machen wir nach meinem Urlaub“, hatte der Leiter des Ingenieurbüros vor 14 Tagen am Telefon gesagt. „Dann können Ihre Leute auch ein paar entspannte Tage genießen.“ Fünf Minuten ist es her, da war er wieder an der Strippe. „Unser Kunde hat umdisponiert. Er will die Planungen auf dem Tisch haben, bevor er mit seiner Familie nach Portugal fliegt. Ich bin um 14 Uhr bei Ihnen um alles zu besprechen.“ Dem Chef der Baufirma droht der Schädel zu platzen. Wie stellt sich der Mann das vor? Alle seine Leute „genießen ein paar entspannte Tage“.

Flexible Urlaubsplanung vs. strenge Vorgaben

Schlechte Erfahrungen mit Vertrauensvorschuss und Großzügigkeit sind vielfach die Grundlage für enge Grenzen und das Beharren auf strengen Vorgaben bei der Urlaubsplanung. Ein Verhalten, das sich mit der gern geforderten Flexibilität und einem attraktiven Image als Arbeitgebermarke kaum vereinbaren lässt. Mit einer sorgfältig ermittelten Sollstärke der verfügbaren Kräfte – wie sie zum Beispiel Feuerwehren oder Verkehrsunternehmen pflegen – ist die erste Vorsorge gegen überraschende Lücken getroffen; sie lässt sich den Beteiligten auch glaubwürdig kommunizieren. Für alle weiteren Zwischenfälle und Störungen schafft, auch kurzfristig, der Einsatz flexibel abrufbarer Arbeitskräften für Abhilfe.

Fallbeispiel 2

Ganz entspannt hatte der Abteilungsleiter seiner Sachbearbeiterin „gute Reise“ gewünscht. Laut Dispo laufen alle anstehenden Druckaufträge erst nach ihrer Rückkehr an, den Rest würde er selbst nebenher erledigen können. Innerlich hatte er sich noch auf die Schulter geklopft. Jetzt ist er ratlos, starrt auf eine E-Mail: „Sehr geehrte Frau M., wir brauchen die Plakate doch schon zum 1. August. Was die Veredelung angeht, machen wir’s so, wie Sie das beim ersten Meeting vorgeschlagen hatten. Die Varianten aus dem Angebot überschreiten doch unser Budget.“ Frau M. ist beim Trekking in Nepal, Notizen zum ersten Meeting im Nirwana. Dem Chef steht ein von Ahnungslosigkeit geprägtes Gespräch mit dem Kunden bevor.

Detaillierte Urlaubsübergabe lohnt den zeitlichen Invest

Auf schmalem Grat wandeln Firmen beim rechten Zeitpunkt und bei der angemessenen Dauer von Übergaben zwischen Kollegen vor Urlaubsantritt. In der Regel findet sie am letzten Arbeitstag des Urlaubers und in aller Eile statt, häufig ohne Rücksicht auf die Situation und die Wissenstiefe des Vertreters. Hintergrund ist der Wunsch des Arbeitgebers nach maximaler Effizienz und möglichst wenig „vergeudeter Zeit“. Dass sich ein geplantes Vorgehen und eine Übergabe des Staffelstabs einige Tage früher bezahlt machen, hat Anna Peck, wissenschaftliche Expertin des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft e. V. (ifaa) im Interview unter dem Motto „Geplante Urlaubs-Übergabe nimmt den Stress raus“ vor Augen geführt.

Fallbeispiel 3

Es hatte nicht an Gemurre und Widerstand gemangelt, als die mittelständische Maschinenbaufirma schon im Dezember die Reisepläne der Mitarbeiter für das kommende Jahr abgefragt hatte. Nur das Versprechen, das dadurch verlässlich und gerecht geplant werden könne, hatte letztlich alle zum Mitmachen bei der Premiere bewogen. Und nun das: Ein schwerer Sturz bei der gemeinsamen Radtour hat gleich vier Kollegen außer Gefecht gesetzt, die nicht pünktlich zurück sein werden. Zwei weitere stecken wegen Streiks in Asien fest. Ein anderer fällt wegen erkrankter Kinder aus. In der Personalabteilung ist die Lage angespannt: „Wir können doch nicht unser Versprechen widerrufen und Urlauber hier behalten?“

Fingerspitzengefühl bei Urlaubsplanern und Personalverantwortlichen

Die auf den Tag genau ausgezirkelte Berücksichtigung der Einzelurlaube zum Beispiel: Arbeitnehmer zögern häufig, wenn sie sich sehr frühzeitig auf ein Urlaubsdatum festlegen sollen. Das Recht, danach zu fragen, hat jeder Arbeitgeber, schließlich will er ja ordentlich planen und braucht gegebenenfalls auch eine Begründung, um bei einer Häufung zu einem bestimmten Termin auch Urlaubsanträge ablehnen zu können. In der Zwickmühle stecken hier vor allem Mitarbeiter, deren Partner ebenfalls berufstätig sind. Verfahren beide Arbeitgeber mit unterschiedlichem Tempo und Verbindlichkeit bei der Planung, ist der gemeinsame Urlaub schnell gefährdet. Da ist Fingerspitzengefühl bei Urlaubsplanern und Personalverantwortlichen gefragt – und Erfahrung, um beim Bemessen der Kontingente genügend Handlungsspielraum für unerwartete Zwischenfälle zu bewahren.

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