Vertrauensarbeitszeit? Geht doch.

6. Oktober 2016

Flexible Gestaltung der eigenen Arbeitszeit mit klaren Spielregeln: Eine Frage des Employer Brandings, ist Andreas Bolder, Director Group Human Resources bei Randstad, überzeugt.

  • Flexible Arbeitszeit macht einen Arbeitgeber für Bewerber attraktiv.
  • Überstunden sind kein Leistungsnachweis.
  • Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Vorgesetzte das Prinzip glaubwürdig leben.
  • Eindeutige und verlässliche Regeln sind unverzichtbar, ihre ständige Überprüfung und Anpassung auch.

„Work-Life-Balance“, der Ausgleich zwischen Arbeits- und Privatleben, ist ein intensiv diskutiertes Thema, das sich nachhaltig auf der HR-Agenda etabliert hat. Aus gutem Grund: Immer häufiger sind zwei Elternteile berufstätig und müssen ihre Zeit und Ambitionen aufeinander abstimmen. Die neu in den Arbeitsmarkt eintretenden so genannten Generationen Y und Z platzieren selbstbewusst andere Anforderungen an ihre Arbeit.

Hinzu kommt, dass die rasant fortschreitende Entwicklung bei internetbasierten Arbeitsvorgängen die Unabhängigkeit von Zeit und Ort erhöht. Der Spruch: „Work is, what you do, not where you go“ beschreibt bereits heute die Arbeitsrealität vieler Berufsbilder. Das Ende von starren Nine to Five-Regelungen - wie im gleichnamigen Film mit Jane Fonda - ist nahe. Kein Arbeiten nach Stechuhr, sondern selbstbestimmt, flexibel und ortsunabhängig. Immer noch stößt eine solche Arbeitsform jedoch auf Skepsis.

Flexibilität punktet bei der Wahl des Arbeitgebers

Dass moderne Arbeitsmodelle hoch im Kurs stehen, zeigt auch die weltweit größte Employer-Branding Studie des Randstad Award. Die Umfrage erhebt jährlich Daten rund um das Thema „Arbeitgeberattraktivität“. Zur diesjährigen Studie wurden allein in Deutschland über 9.000 Personen zwischen 18 und 65 Jahren befragt. Unter die Top 5 Faktoren, die bei der Wahl eines attraktiven Arbeitgebers entscheidend sind, wählten 53% der Befragten den Faktor „Ausgewogenes Berufs- und Privatleben“. 46% nannten eine flexible Gestaltung der Arbeitszeiten als wichtigen Attraktivitätsfaktor.

Vertrauen verzichtet auf Zeitkontrolle

Diese Daten sprechen für das Modell Vertrauensarbeitszeit. Der wohl entscheidendste Unterschied gegenüber anderen Arbeitszeitmodellen liegt schon im Namen selbst: Vertrauensarbeitszeit benötigt und symbolisiert Vertrauen. Es gibt für Unternehmen kaum eine bessere Möglichkeit, Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss zu geben, als durch den Verzicht auf Zeitkontrolle.

Die Mitarbeiter werden nicht nach Anwesenheit, sondern nach Leistung und Beitrag zum Erfolg beurteilt. Die Anzahl der Überstunden ist kein Leistungsausweis mehr, sondern ein Hinweis auf Verbesserungspotential im organisatorischen Bereich. Denn Vertrauensarbeitszeit unterstützt flexibles ortsungebundenes Arbeiten und eine Berücksichtigung des individuellen Arbeitsstils. Berufs- und Privatleben werden so besser in Einklang gebracht.

Beispiel: Vertrauensarbeitszeit in der Praxis

Der Personaldienstleister Randstad Deutschland beschäftigt circa 2.700 interne Mitarbeiter in rund 550 Niederlassungen und in der Zentrale in Eschborn. Vertrauensarbeitszeit wird in den meisten Standorten schon seit über zehn Jahren gelebt. Die Mitarbeiter organisieren Arbeitsaufgaben und -zeit in Absprache mit den Teamleitern weitgehend eigenverantwortlich. Aber auch das bedarf klarer Spielregeln. Doch wie regelt man Vertrauen und Flexibilität?

Regeln sind mit Betriebsrat abgestimmt

Bei Randstad wurden gemeinsam mit dem Betriebsrat in einem eigenen Arbeitszeitprojekt Regelungen entworfen, die inzwischen bundesweit in der Praxis erprobt sind. Darin sind Empfehlungen eines externen Beraters sowie Erfahrungen der Mitarbeiter und Führungskräfte eingeflossen. Die ausgearbeiteten Regeln wurden intensiv kommuniziert, FAQ-Listen erstellt sowie Schulungen für Mitarbeiter und Führungskräfte durchgeführt.

Darüber hinaus wurde der Umgang mit der Vertrauensarbeitszeit in einem ständigen Verbesserungsprozess optimiert. Als Resümee des Prozesses können Rahmenbedingungen festgehalten werden, die auch auf andere Unternehmen übertragbar sind; sie sind am Ende des Artikels unter „So funktioniert Vertrauensarbeitszeit“ aufgeführt.

Vertrauensarbeitszeit ist ein Führungsthema

Die Führungskräfte sind entscheidend für den Erfolg der Vertrauensarbeitszeit. Sie müssen selbst von dem Modell überzeugt sein. Micromanager und Kontrollfreaks müssen Loslassen lernen. Denn nichts ist wirkungsvoller als ein vorbildliches Arbeitszeitmanagement durch die Führungskraft. Dazu gehört auch:

  • Das Arbeitszeitmodell aktiv vorleben. Wenn der Chef immer bis 21 Uhr arbeitet, sinkt die Glaubwürdigkeit des Modells.
  • Anerkennung der Arbeitsergebnisse statt der Arbeitszeit.
  • Sprüche und Verhaltensweisen, die das „lange Arbeiten“ heroisieren, müssen verbannt werden – auch wenn sie spaßig gemeint sind. Wenn jemand um 15.30 Uhr das Büro verlässt, dann hat er nicht „einen halben Tag Urlaub genommen“, sondern lebt die Vertrauensarbeitszeit.
  • Die Freizeit des Mitarbeiters respektieren. Außer bei geplanter Rufbereitschaft muss ein Mitarbeiter in der Freizeit nicht erreichbar sein. D.h., auch keine E-Mails an Mitarbeiter am späten Abend.
  • Urlaub ist Urlaub! Das gilt für alle. Chefs, die aus dem Urlaub ständig Mails verschicken, und tägliche Anweisungen geben, konterkarieren das Ziel.

Planung baut auf Eigenverantwortung auf

Generell gilt der Grundgedanke, dass Arbeit ein kontinuierlicher Prozess ist. Sie wird nie komplett abgeschlossen. Natürlich gehört vorausschauende Planung dazu, um den Arbeitsberg abends zu verlassen, bewusst Feierabend zu machen und erst am nächsten Morgen weiterzuarbeiten. Es liegt in der Eigenverantwortung des Mitarbeiters, selbst zu entscheiden, wann es genug ist für heute.

Aber es gilt auch der Führungskraft zu signalisieren, wann eine Überlastsituation droht. In deren Verantwortung liegt dann das rechtzeitige Reagieren auf eine solche. Denn Vertrauensarbeitszeit an sich ist noch kein Garant für eine ausgewogenes Berufs- und Privatleben. Die höhere Selbstbestimmung fordert ein besseres Selbstmanagement. Ein solcher Umdenkprozess erfolgt nicht von heute auf morgen, sondern muss von allen Beteiligten aktiv mit Leben gefüllt werden. Arbeitszeit kann man regeln, Vertrauen muss wachsen.

So funktioniert Vertrauensarbeitszeit

  1. Alle Beteiligten müssen sich mental von der üblichen Anwesenheitskultur verabschieden. Sie müssen verstehen, dass ein Unterschied zwischen Anwesenheits- und Arbeitszeit besteht.
  2. Im Unternehmen muss generell eine vertrauensvolle, offene Kultur gepflegt werden, nicht nur in punkto Arbeitszeit.
  3. Führungskräfte müssen mit gutem Vorbild voran gehen.
  4. Das Modell sollte unter Beteiligung der Mitarbeiter /Arbeitnehmervertretungen entwickelt und auf Dauer angelegt werden.
  5. Die Arbeit muss realistisch mit den vorhandenen Mitarbeiter-Ressourcen geplant und auch das „Unvorhergesehene“ mit einkalkuliert werden.
  6. Die Erreichbarkeitszeiten sind so abzustimmen, dass Kunden immer einen Ansprechpartner finden und der Produktivprozess reibungsarm vonstatten geht. In der Praxis kann das bedeuten, dass Kernzeiten definiert werden, in der immer ein Ansprechpartner da ist.
  7. Die Interessen aller müssen gleichermaßen berücksichtigt werden. Die wenigen Mitarbeiter, die das System ausnutzen, müssen angemessene Konsequenzen spüren. Und umgekehrt: Führungskräfte müssen dafür sorgen, dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird und die Regelarbeitszeit nicht dauerhaft überschritten wird.
  8. Es bedarf definierter Prozesse für den Umgang mit Überlastsituationen, Mehrarbeit und Konfliktsituationen. Dazu gehört auch, besonders leistungsmotivierte Mitarbeiter davor zu bewahren, sich selbst auszubeuten. Geleistete zusätzliche Arbeitszeit muss in Freizeit ausgeglichen werden können.
  9. Es gilt, die Praxis regelmäßig kritisch zu beleuchten und zu optimieren.

Über die Person: Andreas Bolder

Andreas Bolder ist Director Group Human Resources beim Personaldienstleister Randstad Deutschland, Eschborn, mit ca. 2.700 internen Mitarbeitern in rund 550 Niederlassungen in 300 Städten.

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