Viel Aufwand für nichts beim Arbeitszeugnis?

Wirtschaftswissenschaftler stellen Aussagekraft und Wert von Zeugnissen in Frage. Das Verstecken und Enttarnen von Aussagen führt in die Irre, so eine repräsentative Untersuchung.

  • Arbeitszeugnisse verursachen einen hohen Aufwand, der durch das Ergebnis nicht gerechtfertigt ist.
  • Beim Verfassen und beim Lesen sind mangels ausreichender Qualifikation der Zuständigen dem Zufall Tür und Tor geöffnet.
  • Theoretische Argumente „pro Arbeitszeugnis“ halten der Erfahrung in der betrieblichen Praxis nicht stand.

„Welchen Nutzen soll ein Dokument in der Personalauswahl stiften, das schablonenhaft erstarrt ist und bei dem der Leser nicht weiß, ob oder zu welchem Anteil er die Wahrheit über einen Bewerber erfährt? Richtig! Keinen!“ Klare Worte, die Prof. Dr. Klaus Watzka findet. Vor wenigen Wochen zusammen ist er mit seiner Kollegin Steffi Grau mit Antworten auf die Frage „Wie sinnvoll und nützlich sind Arbeitszeugnisse heute noch?“ an die Öffentlichkeit getreten. Seither gehört der Professor für Betriebswirtschaft an der Ernst-Abbe-Hochschule Jena zu den neuen Hoffnungsträgern für klare Sprache im Personalmanagement. Rüttelt er doch mit guten Argumenten an einem fragwürdigen Ritual.

Wahr und wohlwollend kaum vereinbar

Insbesondere geht er dabei mit der Vorgabe aus der Rechtsprechung ins Gericht, dass Arbeitszeugnisse einerseits wahr, andererseits aber auch wohlwollend formuliert sein müssen, um den Arbeitnehmer in seinem weiteren beruflichen Fortkommen nicht zu stark zu behindern. „Die Frage ist, ob diese beiden Vorgaben überhaupt zu vereinbaren sind“, so Watzka. Gespräche mit Personalverantwortlichen ließen vermuten, dass sich die Unternehmen zur Umgehung rechtlicher Probleme bei schwacher Leistung oder negativem Verhalten des Mitarbeiters aus dieser Formulierungszwickmühle zwischen Wahrheit und Wohlwollen herauswinden, indem Negatives überhaupt nicht angesprochen wird oder in positiven Formulierungen versteckt wird.

Sind verschlüsselte Aussagen ausreichend präzise?

„Aber wie rational ist es eigentlich, dass der Zeugnisersteller zunächst Wahrheiten versteckt, die der Zeugnisleser dann mühsam enttarnen soll? Und funktioniert das überhaupt mit hinreichender Präzision?“ will der Forscher wissen. Diese Frage sei höchst relevant, da Arbeitszeugnisse bei der Erstellung (Bürokratie-)Kosten verursachen und nach wie vor ein Standardbaustein jeder Bewerbungsunterlage sind, also im Rahmen der Personalauswahl für eine neue Stelle potenziell eine wichtige Funktion wahrnehmen. Über eine empirische Fragebogenuntersuchung zur Erstellung und zur Nutzung von Arbeitszeugnissen in deutschen Unternehmen haben Grau und Watzka daher die Absichten und den Nutzen bei Zeugniserstellern und Zeugnisauswertern erkundet. Die Ergebnisse stützen die Zweifel an Sinn und Nutzen von Arbeitszeugnissen.

Routine statt Individualität

Unter anderem haben die beiden Wissenschaftler der Ernst Abbe-Hochschule herausgefunden, wörtlich zitiert:

  • Nur noch 7,3% der Zeugnisse werden wirklich individuell angefertigt. Dominierende Hilfsmittel sind PC-gestützte Zeugnisgeneratoren (41,7%), selbst erstellte Textbausteine (27,1%) und Textbausteine aus Literatur/Internet (24%). Viel spricht also für eine „schablonenhafte Erstarrung“ des Arbeitszeugnisses, die der Individualität des einzelnen Mitarbeiters nur sehr eingeschränkt gerecht wird.
  • Als gravierendste Probleme geben Zeugnisersteller selbst den „Konflikt zwischen Wahrheit und Wohlwollen“ (18,3%) und die mangelnde „Individualität des Zeugnisses“ (18,3%) an. Überraschenderweise stellt sich das zentrale Problem aber bei der „Rekonstruktion des Werdegangs des Mitarbeiters“ im Unternehmen (28,3%)! Dies wirft kein gutes Licht auf die Führung der Personalakte als wichtige Zeugnisgrundlage.
  • Nur ein Drittel der Unternehmen führt im Vorfeld der Zeugniserstellung ein Vorgespräch mit dem Vorgesetzten (durchschnittliche Länge: ca. 15 Minuten). Die wichtigste Quelle für eine valide Einschätzung von Leistung und Verhalten wird also nur unzureichend genutzt.
  • Die Spannweite für die Anzahl der im Bewertungsteil zugrunde gelegten Bewertungskriterien differiert im Sample zwischen 2 und 17 (Mittelwert: 6,9). Arbeitszeugnisse fallen also hinsichtlich der Differenziertheit der vorgenommenen Leistungs- und Verhaltensbewertung extrem unterschiedlich aus.
  • Lediglich die Hälfte der Unternehmen schätzt die Aussagekraft der von ihnen selbst erstellten Zeugnisse als „hoch“ oder „sehr hoch“ ein. Das ist entlarvend. Man entledigt sich also vielfach nur einer Pflichtaufgabe und hat dabei den „Kunden“, also den späteren Zeugnisleser nicht im Blick.
  • Es gibt keine einheitliche Zeugnissprache und auch keine einheitliche Notenskala für die Gesamtbewertung eines Mitarbeiters! Dieser Schluss muss aus einer Mini-Fallstudie im Fragebogen gezogen werden. Die Teilnehmer sollten dabei für die Verhaltens- und Leistungsbeschreibung eines fiktiven Mitarbeiters eine Zeugnispassage entwerfen. Es zeigte sich eine extreme Formulierungsvielfalt. Wenn aber schon die Chiffrierung nicht einheitlich gelingt, wie sollte dann die Dechiffrierung auf Seiten des Zeugnislesers einheitlich sein?
  • Die häufigste Reaktion auf die Fallstudie zeigte, dass viele Unternehmen schwache Leistungen oder negatives Verhalten im Zeugnis überhaupt nicht thematisieren. „Weg mit Schaden“ scheint oftmals die Grundhaltung zu sein. Die Angst vor (rechtlichen) Auseinandersetzungen dominiert also oftmals die Pflicht zur Wahrheit. Welchen Nutzen haben Zeugnisse dann aber für die Personalauswahl?
  • In großen Unternehmen sind durchschnittlich mehr als fünf Mitarbeiter im Personalbereich mit Analyse und Erstellung von Zeugnissen befasst. Die Prozesse sind also wenig spezialisiert – mit negativen Folgen für die Expertise.
  • 49,5% der Zeugnisersteller haben keinerlei Schulung für ihre Tätigkeit erhalten (in kleinen Unternehmen sogar 80%). Bei den Zeugnisauswertern beträgt der ungeschulte Anteil 53,9% (in kleinen Unternehmen sogar 90%). Auch hier offenbar die Grundhaltung „Zeugnis kann jeder.“ Beherrschen diese Mitarbeiter dann wirklich die behauptete „Zeugnissprache“? Trotzdem fühlen sich 68,2% bei der Zeugnisanalyse „sicher“ – eine trügerische Sicherheit?
  • Die Hälfte der Unternehmen nutzt bei der Personalauswahl Arbeitszeugnisse nur „weniger intensiv“ (41,4%) oder sogar „kaum“/„gar nicht“ (9,1%).
  • Bei der Analyse einer Bewerbungsmappe sind Arbeitszeugnisse mit großem Abstand auf Lebenslauf und Anschreiben nur das drittwichtigste Dokument für die Personalauswahl.
  • Für die Analyse von Arbeitszeugnissen wenden die meisten Unternehmen (48,8% als Modalwert) nur eine Zeitspanne von 0 bis 3 Minuten auf. Ist damit wirklich eine fundierte Zeugnisanalyse möglich?
  • 54% der Zeugnisauswerter lesen ein Zeugnis nicht komplett durch (sog. „Selektivleser“). Selektivleser interessieren sich vor allem für die Tätigkeitsbeschreibung (85%), die Schlussformel (61%) und die zusammenfassende Leistungsaussage (54%). Auch in einer anderen Frage stellt sich eine „ausführliche Tätigkeitsbeschreibung“ als „wichtigster Vorteil“ von Arbeitszeugnissen heraus.
  • Nur 27% der befragten Zeugnisanalytiker schätzen die Aussagekraft von Arbeitszeugnissen für die Personalauswahl als „hoch“ ein (kein einziger als „sehr hoch“!).

Beschreiben statt bewerten

Die Autoren der Studie sehen vor dem Hintergrund dieser Ergebnisse drei grundsätzliche Handlungsoptionen. Dabei ist die „Komplettabschaffung der Zeugnispflicht“ die radikalste Lösung. Es müsste dann allerdings auf anderem Wege sichergestellt sein, dass ein ausscheidender Arbeitnehmer eine Bestätigung über seine ausgeübten Tätigkeiten und wahrgenommenen Funktionen erhält. Praktikabler sei die Beschränkung der gesetzlichen Zeugnispflicht auf eine aussagekräftige Darstellung der ausgeübten Tätigkeiten. Aus ihr muss auch hervorgehen, wie lange (z.B. 15 Monate) und mit welchem relativen Zeitanteil an der Gesamtbeschäftigung (z.B. 50%) die Tätigkeit wahrgenommen wurde. Es entsteht dann ein Dokument, das einer Stellenbeschreibung ähnelt. „Informationen über ausgeübte Tätigkeiten sind laut unserer Studienergebnisse für einstellende Unternehmen auch die eindeutig wichtigste Information. Dies würde einen kompletten Verzicht auf wertende Aussagen, also auf das qualifizierte Zeugnis bedeuten.“ Aus Sicht der Autoren wäre das der zu favorisierende Weg.

Vergleichbarkeit durch Standardisierung

Wolle man indes auf wertende Aussagen zu Leistung und Verhalten nicht gänzlich verzichten, dann sollten sie anhand eines vom Gesetzgeber vorgegebenen Kriterienkatalogs getroffen werden. Diese Vereinheitlichung schaffe eine bessere Vergleichbarkeit von Arbeitszeugnissen. Eine Bewertungsskala sollte ebenfalls standardisiert vorgegeben werden und nur drei Stufen umfassen:

  • sehr deutlich über der betriebsüblichen Leistung
  • betriebsübliche Leistung
  • sehr deutlich unter der betriebsüblichen Leistung.

Die Regeleinstufung wäre eine weit verstandene „betriebsübliche Leistung“. Die Spitzeneinstufung sei den wirklichen Leistungsträgern vorbehalten und dürfe nicht justitiabel sein, sondern müsse allein der Einschätzung des Arbeitgebers vorbehalten sein. Die schlechteste Einstufung sollte im Ausnahmefall dann eingesetzt werden, wenn Leistung oder Verhalten des Mitarbeiters auch Überlegungen zu einer personen- oder verhaltensbedingten Kündigung rechtfertigen.