Vom richtigen Umgang mit Praktikanten und Trainees

22. Januar 2012

Die Zeiten, in denen Ferienjobber, Praktikanten und Trainees „nur mal so“ ins Unternehmen hinein geschnuppert haben, sind lang vorbei. Arbeitsrecht, Versicherungen, Datenschutz, Compliance: Die ganze Bandbreite an Regeln, Vorschriften und Empfehlungen, die für normale Beschäftigte gelten, haben ihre Entsprechung auch bei den Besuchern auf Zeit. Im Folgenden hat die Redaktion - nach bestem Wissen und größtmöglicher Sorgfalt - zu den wichtigsten Aspekten Informationen von A bis Z zusammengestellt. Für die Richtigkeit der Angaben können wir jedoch trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernehmen.

Arbeitsrecht, Datenschutz, etc.

Entgeld, Musterverträge, etc.

Arbeitsrecht

Auch für Praktikumsverhältnisse ist das allgemeine Arbeitsrecht anzuwenden. Es gelten die Regelungen aus dem BGB, das Kündigungsschutzgesetz und viele weitere Vorschriften. Es werden jedoch nur einige kurze Aspekte herausgegriffen, die für Praktika besonders relevant sind. Auch ein bestehendes Compliance-System ist für Praktikanten und Trainees verbindlich. (siehe auch „Entgelt“)

Quelle: IHK Leipzig; Handelskammer Hamburg

Arbeitsschutzbestimmungen

Auch für Praktikanten gelten die Bestimmungen des Arbeitsschutzes, wie auch für alle anderen Mitarbeiter. Von besonderer Bedeutung ist z. B. das Jugendarbeitsschutzgesetz, wenn der Praktikant zwar bereits 15 Jahre alt ist aber das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat. Dann ist eine tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden nicht zu überschreiten und die wöchentliche Arbeitszeit darf nicht mehr als 40 Stunden betragen. Für Jugendliche gilt die 5-Tage-Woche. An Wochenenden darf nur in Ausnahmefällen gearbeitet werden, wenn das Gesetz dies zulässt. In der darauffolgenden Woche sind dann aber zwei weitere freie Tage zu gewähren. Grundsätzlich sind bei der Durchführung von Praktika die Gefahrstoff-Verordnungen mit speziellen Technischen Regeln (GefStoffV und TRGS) sowie einschlägige Unfallverhütungsvorschriften (UVV) zu beachten.

Quellen: IHK Leipzig, Praktikant24.de

Berufsgenossenschaft

Sind Praktikanten der Berufsgenossenschaft zu melden? Nein, in der gesetzlichen Unfallversicherung ist ohne Anmeldung und ohne Antrag (kraft Gesetzes) versichert, wer die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt. Praktikanten sind versichert, wenn sie den Weisungen des Unternehmers über die tägliche Arbeitszeit, die Art ihrer Tätigkeit und den Einsatzort Folge leisten müssen sowie in die Arbeits- und Ablauforganisation eingegliedert sind. Natürlich kann das Unternehmen die Berufsgenossenschaft über die Beschäftigung von Praktikanten unterrichten. Ein Versicherungsverhältnis wird mit der Meldung allerdings nicht begründet. Die BGFW empfiehlt, Unfälle und Berufskrankheiten von Praktikanten in jedem Fall der Berufsgenossenschaft zu melden, auch dann, wenn Zweifel an der Zuständigkeit und/oder am Versicherungsschutz bestehen.

Quelle: BG Textil, Elektro, Medienerzeugnisse

Datenschutz

Angelegenheiten, die der Geheimhaltung unterliegen, gibt es in jedem Betrieb. Deshalb sollte die Verpflichtung zur datenschutzrechtlichen Geheimhaltung Bestandteil eines jeden Praktikumsvertrages und Ausbildungsvertrages sein. Gleich zu Beginn des Praktikums oder der Ausbildung sollten die Praktikanten zur Verschwiegenheit und zur datenschutzrechtlichen Geheimhaltung durch eine Erklärung im Vertrag verpflichtet werden, welche auch die Schweigepflicht nach der Beendigung des Praktikums beinhaltet. Im Rahmen der Erklärung sollte ferner geregelt werden, dass die Verwendung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Kundenschutzes untersagt ist, was ausschließt, dass der Praktikant oder der Auszubildende außerhalb des betrieblichen Rahmens an Kunden herantritt.
Während der Ausbildung oder dem Praktikum sollte den Praktikanten und Auszubildenden der Zugang zu personenbezogenen Daten außerdem auf ein absolutes und unvermeidliches Mindestmaß beschränkt werden. Auch Geschäftsvorgänge und Betriebsabläufe, die in ihrer Geheimhaltungsstufe sehr hoch bzw. hoch eingestuft sind, sollten ihnen nur in Ausnahmefällen dargelegt oder zugänglich gemacht werden. Um datenschutzrechtlich für eine sichere und solide Basis zu sorgen, sollten Auszubildende oder Praktikanten gleich zum Antritt der Ausbildung bzw. des Praktikums nach Paragraph 5 des Bundesdatenschutzgesetzes schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.

Quelle: Blossey & Partner Datenschutzberatung

Definition

Bei der Ableistung von Praktika darf die Erbringung von Arbeitsleistung nicht im Vordergrund stehen. Allein die Bezeichnung „Praktikum“ im entsprechenden Vertrag reicht nicht dafür aus. Im Praktikumsvertrag sollten daher auch die Praktikumsinhalte genannt werden. Steht bereits die Erbringung von Arbeitsleistungen im Vordergrund, so kann in einem Arbeitsverhältnis auf Probe getestet werden, ob sich der Arbeitnehmer für die zu besetzende Stelle tatsächlich eignet. Praktika sind ihrer Natur nach von kurzer Dauer und vorübergehend. Ein Praktikum ist auch von einem Ausbildungsverhältnis abzugrenzen – was bei manchen „Trainee-Programmen“ nicht gegeben ist, insbesondere wenn sie einer Festanstellung vorgeschaltet sind. Eine planmäßige systematische Ausbildung, so wie in der Lehre, soll in einem Praktikum nicht erfolgen.

Quelle: IHK Leipzig u.a.

Entgelt

Aus rechtlicher Sicht ist ein unentgeltliches Praktikum nur möglich bei echten Praktika, Schülerpraktika, Fachpraktika von Fachoberschülern, Diplomanden und im Rahmen von Umschulungsverhältnissen oder Einfühlungsverhältnissen. Wird die Zusammenarbeit fälschlicherweise als unentgeltliches Praktikum deklariert, kann dies neben der Ungültigkeit des Vertrages oder zumindest der entsprechenden Vertragsklauseln erhebliche finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Zwingende arbeitsrechtliche Bestimmungen oder ergänzend das Berufsbildungsgesetz (BBiG) müssen dagegen beachtet werden bei Schülerferienjobs, Werkstudenten, Anlernverhältnissen, Trainees, Probearbeitsverhältnissen, Aushilfsarbeitsverhältnissen, Eingliederungsverhältnissen, Ein-Euro-Jobs, Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen (ABM), Einstiegsqualifikationen sowie bei unechten Praktikanten und Volontären. Sind „Praktikanten” arbeitsrechtlich als Arbeitnehmer einzustufen, gelten neben dem Anspruch auf die übliche Vergütung, Urlaub und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall die normalen Kündigungsschutzbestimmungen. Auch das BBiG sieht einen Anspruch auf angemessene Vergütung vor. Die weiteren Besonderheiten des BBiG werden bei den einschlägigen Praktikumstypen ausgeführt. Für minderjährige „Praktikanten” gilt zudem das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG).

Quelle: IHK Darmstadt

Geschäftsgeheimnisse

Im Praktikumsvertrag sollte eine Regelung enthalten sein, mit der sich der Praktikant zur Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen verpflichtet, soweit er davon Kenntnis erlangt. Eine solche Regelung auch auf die Zeit nach dem Praktikum zu erstrecken, ist zulässig. Dessen ungeachtet, ist Zurückhaltung bei der Einbeziehung von Praktikanten in wichtige geschäftliche Interna angebracht.

Quelle: IHK Leipzig

Musterverträge

Das IHK Infoportal für Praktikanten „Praktikant24.de“ hat für Arbeitgeber eine Reihe von Musterverträgen zusammengestellt, mit denen sich die Beschäftigung von Trainees und Praktikanten regeln lässt: (zu den Musterverträgen). Die Vertragsformulare wurden nach Angaben des Portals mit größter Sorgfalt erstellt, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Sie sind als Checkliste mit Formulierungshilfen zu verstehen und sollen eine Anregung bieten, wie die typische Interessenlage zwischen den Parteien sachgerecht ausgeglichen werden kann. Das Portal weist darauf hin, dass viele Festlegungen in solchen Vereinbarungen frei bestimmt werden können.

Quelle: Praktikant24.de

Pflege- und Krankenversicherung

Die meisten Studenten sind während ihrer Studienzeit familienversichert oder aber selbst über die Krankenversicherung der Studenten (KVdS) versichert. Bei Beendigung des Studiums und Beginn einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung müssen sie jedoch selbst Mitglied in einer gesetzlichen Krankenversicherung werden. Normalerweise sind Volontariate, Trainee-Programme und oft auch Referendariate schon eine sozialversicherungspflichtige Arbeitsstelle (Ausnahmen bei verbeamteten Referendaren). Sobald der Praktikant/Trainee einen Arbeitsvertrag unterschreibt, muss der Arbeitgeber sie auch nach ihrer Kasse fragen. Bei Absolventen, die an ihr Studium ein Praktikum anhängen (sog. Nachpraktikum), ist der Versicherungsschutz von der Höhe des Praktikantenentgelts abhängig: Verdienen sie mehr als 400 Euro monatlich, sind sie wie ein normaler Angestellter sozialversicherungspflichtig beschäftigt, also auch krankenversichert. Überschreitet das monatliche Entgelt die 400-Euro-Grenze nicht, gilt das Praktikum als Minijob. In diesem Fall sind sie nicht über ihren Arbeitgeber krankenversichert. Das gilt auch, wenn das Praktikum unentgeltlich ist. In beiden Fällen müssen sie sich selbst in der Krankenversicherung anmelden.

Quelle: HEK Hanseatische Krankenkasse

Merkblatt der Berufsgenossenschaften (PDF Download) (in diesem Fall BG Textil, Elektro, Medienerzeugnisse)

Rechtliche Rahmenbedingungen (PDF Download) für Studium und Praktika von ausländischen Studierenden in Deutschland im Rahmen der EU-Bildungsprogramme

Sozialversicherung, Steuern, etc.

Sozialversicherung

Wird ein Entgelt gezahlt, so ist der Praktikant in sämtlichen Sparten der Sozialversicherung als Beschäftigter versicherungspflichtig (Krankenversicherung § 5 I Nr. 1 SGB V; Pflegeversicherung § 20 SGB XI; Rentenversicherung § 1 Nr. 1 SGB VI; Arbeitslosenversicherung § 25 I SGB III). Durch eine andere Bezeichnung des Praktikumsverhältnisses darf diese Regelung nicht umgangen werden. Bis zu einer Vergütung von 325 Euro trägt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge allein. Bei unbezahlten Praktika ist der Praktikant in der Renten- und Arbeitslosenversicherung als „zur Berufsausbildung Beschäftigter“ zu behandeln. Der Beitrag wird aus einem fiktiven Entgelt ermittelt. Nach der Höhe des Entgeltes sollten Arbeitgeber sich beim zuständigen Rentenversicherungsträger oder bei der Krankenversicherung erkundigen, da es vom durchschnittlichen Lohnniveau abhängt und jährlich neu festgelegt wird.

Quelle: IHK Leipzig

Steuern

Steuerpflichtig werden Praktikanten und Trainees, wenn sie für ihr Praktikum ein Entgelt erhalten. Die Frage nach der Höhe der Steuer ist von verschiedenen Aspekten abhängig (z.B. die Höhe des Bezugs oder weitere Einnahmen aus anderen Arbeitsverhältnissen). In der Regel ist es die Aufgabe der Personalabteilung des Praktikumsgebers, dazu Auskunft zu] erteilen. Die Lohnsteuerkarte muss sich der Praktikant beim Einwohnermeldeamt am Erstwohnsitz selbst besorgen.

Quelle: Westfälische Wilhelms-Universität Münster

Unfallversicherung

Schulpraktikanten müssen sich in der Regel selbst unfallversichern. Manche Schulen erkennen ein Ferienpraktikum jedoch als schulische Veranstaltung an. Wenn dies der Fall ist, ist der Praktikant – wie bei einem Schülerbetriebspraktikum – gesetzlich unfallversichert. Dies sollte also auf jeden Fall im Vorfeld mit der Schulleitung abgeklärt werden. Wenn Praktikanten über einen längeren Zeitraum in einem Betrieb praktizieren (Fachoberschüler z.B. absolvieren ein 1-jähriges Praktikum), dann werden sie nicht mehr als Schüler, sondern als Arbeitnehmer bewertet. Das bedeutet, dass sie über den Betrieb unfallversichert werden müssen. Sofern sie keinen Lohn erhalten, entstehen für den Betrieb dadurch keinerlei Mehrkosten gegenüber der Berufsgenossenschaft.

Quelle: Praktikant24.de

Zeugnis

Auch Praktikanten ist nach Ablauf des Praktikums ein Zeugnis auszustellen. Darin ist die Dauer der Tätigkeit anzugeben sowie die erworbenen Fähigkeiten und Kenntnisse.

Quelle: IHK Leipzig

Vertiefende Informationen

Merkblatt der IHK Leipzig (PDF Download)

investor relations